Zmiany w spółce z o.o. przez S24

Czy zmiany można przeprowadzić przez S24?

W opisanej sytuacji zasadniczo można wykorzystać S24 do sprzedaży udziałów, podjęcia uchwał dotyczących zarządu i złożenia wniosku o zmianę danych w KRS, ale tylko w zakresie, w jakim system udostępnia odpowiednie wzorce dokumentów. Jeżeli konieczna jest czynność wykraczająca poza wzorzec S24 albo umowa spółki zawiera szczególne ograniczenia, potrzebna może być forma tradycyjna, notariusz albo zgłoszenie przez Portal Rejestrów Sądowych. Przy tej ocenie pomocne może być też omówienie: błąd w S24 i zwrot wniosku do KRS.

Najważniejsze jest sprawdzenie aktualnej treści umowy spółki. Jeżeli spółka została założona w S24, ale później jej umowę zmieniono w sposób tradycyjny lub dodano postanowienia niedostępne we wzorcu, nie każdą czynność da się bezpiecznie przeprowadzić wyłącznie przez S24.

W dokumentach elektronicznych składanych w systemie stosuje się kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty, o ile dana czynność i system dopuszczają taki sposób podpisu. Każda osoba podpisująca umowę sprzedaży udziałów, uchwałę albo wniosek musi mieć możliwość złożenia właściwego podpisu elektronicznego.

Zobacz również: zmiana prezesa zarządu w spółce z o.o.

Rezygnacja prezesa z funkcji w zarządzie

Rezygnacja prezesa jest jednostronnym oświadczeniem woli. Nie wymaga uchwały wspólników o jej przyjęciu, ale musi zostać skutecznie zakomunikowana spółce. W dwuosobowym zarządzie rezygnację można co do zasady doręczyć drugiemu członkowi zarządu, ponieważ zgodnie z art. 205 § 2 Kodeksu spółek handlowych oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta.

Dla bezpieczeństwa rezygnację warto sporządzić w sposób pozwalający wykazać datę jej złożenia. Może to być dokument podpisany elektronicznie i doręczony w sposób możliwy do udokumentowania albo dokument papierowy z potwierdzeniem odbioru. Jeżeli w oświadczeniu nie wskazano późniejszej daty, mandat wygasa z chwilą skutecznego dojścia oświadczenia do spółki.

Jeżeli po rezygnacji w zarządzie pozostaje drugi członek, nie stosuje się szczególnej procedury przewidzianej dla sytuacji, w której rezygnacja ostatniego członka zarządu doprowadziłaby do całkowitego braku obsadzenia zarządu. Trzeba jednak sprawdzić umowę spółki: jeżeli wymaga ona zarządu dwuosobowego, należy jak najszybciej powołać brakującą osobę.

W orzecznictwie wskazuje się, że rezygnacja członka zarządu wymaga zakomunikowania spółce. Tak wypowiedział się m.in. Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 19 sierpnia 2004 r., sygn. akt V CK 600/03, oraz w wyroku z dnia 7 maja 2010 r., sygn. akt III CSK 176/09. Zasady składania rezygnacji spółce kapitałowej doprecyzowała także uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 31 marca 2016 r., sygn. akt III CZP 89/15.

Sprzedaż udziałów obecnemu i nowemu wspólnikowi

Co do zasady zbycie udziałów w spółce z o.o. wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Dla spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca w systemie teleinformatycznym, Kodeks spółek handlowych przewiduje jednak możliwość zbycia udziałów przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w tym systemie. Oświadczenia zbywcy i nabywcy opatruje się właściwym podpisem elektronicznym.

W opisanym wariancie dotychczasowy prezes może sprzedać 49% udziałów obecnemu członkowi zarządu i 1% nowej osobie, jeżeli umowa spółki nie zakazuje takiej transakcji ani nie uzależnia jej od zgody spółki lub spełnienia dodatkowych warunków. Jeżeli umowa wymaga zgody spółki, należy najpierw przeprowadzić procedurę udzielenia zgody w sposób określony w umowie, a gdy umowa nie reguluje szczegółów, stosować zasady z Kodeksu spółek handlowych.

Jeżeli udziały są zbywane między podmiotami powiązanymi, przy ustalaniu ceny trzeba sprawdzić obowiązki dotyczące cen transferowych w małej spółce z o.o.. Przed zmianą struktury właścicielskiej warto też ustalić, czy spółka wypłacała lub planuje zaliczkę na dywidendę, ponieważ wpływa to na rozliczenia i ekonomiczną wartość udziałów.

Nowa osoba staje się wspólnikiem wobec spółki od chwili, gdy spółka otrzyma zawiadomienie o przejściu udziału wraz z dowodem dokonania czynności. Sam wpis w KRS nie tworzy statusu wspólnika. Wpis i dokumenty składane do akt rejestrowych mają znaczenie informacyjne i porządkujące. Gdy rejestr zawiera dane niezgodne ze stanem faktycznym, należy ustalić, jak poprawić błędny wpis w KRS spółki z o.o..

Jeżeli po transakcji jeden wspólnik będzie miał 99% udziałów, a drugi 1%, w KRS ujawniany będzie co do zasady wspólnik posiadający co najmniej 10% udziałów. Wspólnik z 1% udziałów powinien natomiast znaleźć się na aktualnej liście wspólników i w księdze udziałów spółki. Zmiana struktury właścicielskiej wymaga także ustalenia beneficjenta rzeczywistego spółki z o.o. w CRBR.

Powołanie nowego prezesa i uzupełnienie zarządu

Po rezygnacji dotychczasowego prezesa wspólnicy mogą powołać obecnego członka zarządu na funkcję prezesa, o ile umowa spółki nie przewiduje innego organu albo innego trybu powołania. Jeżeli umowa wymaga zarządu dwuosobowego, trzeba jednocześnie albo niezwłocznie powołać drugiego członka zarządu.

Uchwała o powołaniu prezesa lub członka zarządu powinna wskazywać osobę powołaną, funkcję oraz datę powołania. Do zgłoszenia do KRS dołącza się zgodę osoby powołanej na pełnienie funkcji, chyba że zgoda wynika z podpisania wniosku albo protokołu w sposób akceptowany przez system. Praktycznie warto przygotować odrębne oświadczenie o zgodzie oraz adres do doręczeń członka zarządu.

Jeżeli wszyscy wspólnicy są obecni albo reprezentowani, zgromadzenie wspólników może odbyć się bez formalnego zwołania, pod warunkiem że nikt z obecnych nie zgłosi sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia ani wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. W spółce po sprzedaży udziałów oznacza to udział nabywcy 99% i nabywcy 1% udziałów.

Zobacz również: zgłoszenie zmiany danych w KRS Pełną procedurę rejestrową opisujemy w poradniku dotyczącym zmiany danych spółki z o.o. w KRS.

Kolejność czynności krok po kroku

Najbezpieczniejsza kolejność zależy od treści umowy spółki, ale w typowej spółce S24 bez ograniczeń w obrocie udziałami można przyjąć następujący porządek działań:

1. sprawdzenie aktualnej umowy spółki, zwłaszcza postanowień o zbyciu udziałów, zarządzie i reprezentacji;
2. złożenie rezygnacji przez prezesa na ręce drugiego członka zarządu albo prokurenta oraz zachowanie dowodu doręczenia;
3. zawarcie umów sprzedaży udziałów: 49% na rzecz obecnego wspólnika i 1% na rzecz nowej osoby, najlepiej przy użyciu wzorca S24, jeżeli system i stan spółki na to pozwalają;
4. zawiadomienie spółki o przejściu udziałów i przekazanie dowodów dokonania czynności;
5. aktualizacja księgi udziałów oraz przygotowanie nowej listy wspólników;
6. odbycie zgromadzenia wspólników i podjęcie uchwał o powołaniu prezesa oraz, jeżeli jest to potrzebne, drugiego członka zarządu;
7. uzyskanie zgód osób powołanych do zarządu na pełnienie funkcji oraz przygotowanie ich adresów do doręczeń;
8. przygotowanie wniosku do KRS i załączników w systemie;
9. podpisanie i opłacenie wniosku oraz złożenie go do sądu rejestrowego;
10. rozważenie aktualizacji danych w innych rejestrach lub systemach, jeżeli zmiana wpływa na ujawnione tam informacje, w tym na dane beneficjentów rzeczywistych.

Jeżeli umowa spółki wymaga zgody na zbycie udziałów, procedurę należy uzupełnić o uzyskanie tej zgody przed zawarciem umowy sprzedaży. Jeżeli zgody ma udzielić zarząd, trzeba ocenić, czy po rezygnacji prezesa pozostały członek zarządu może skutecznie reprezentować spółkę w tym zakresie zgodnie z umową i przepisami.

Dokumenty do zgłoszenia w KRS

Do wniosku o wpis zmian w KRS zwykle potrzebne są dokumenty potwierdzające zdarzenia, które mają zostać ujawnione albo złożone do akt rejestrowych. W praktyce będą to przede wszystkim: Przed przygotowaniem dokumentów warto sprawdzić akta rejestrowe spółki z o.o. w PRS, aby oprzeć wniosek na aktualnych danych.

• oświadczenie o rezygnacji prezesa wraz z dowodem doręczenia spółce;
• uchwała albo uchwały o powołaniu prezesa i ewentualnie drugiego członka zarządu;
• zgody osób powołanych do zarządu na pełnienie funkcji oraz ich adresy do doręczeń;
• aktualna lista wspólników podpisana przez zarząd;
• dokumenty potwierdzające sprzedaż udziałów albo zawiadomienie spółki o przejściu udziałów z dowodem transakcji;
• dane wspólnika posiadającego co najmniej 10% udziałów, jeżeli taki wspólnik podlega ujawnieniu w KRS.

Wniosek o zmianę danych w rejestrze powinien zostać złożony w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis, chyba że szczególny przepis przewiduje inny termin. System wskaże wymagane formularze, załączniki i opłaty właściwe dla wybranego trybu. Przy okazji wniosku rejestrowego trzeba również zweryfikować adres do e-Doręczeń w KRS dla spółki z o.o..

Co z osobą nabywającą 1% udziałów?

Osoba kupująca 1% udziałów musi skutecznie zawrzeć umowę zbycia udziałów i doprowadzić do zawiadomienia spółki o przejściu udziałów. Od tej chwili spółka powinna traktować ją jako wspólnika: wpisać do księgi udziałów, uwzględnić na liście wspólników i dopuścić do wykonywania praw udziałowych, np. udziału w zgromadzeniu wspólników.

Nie należy utożsamiać statusu wspólnika z widocznością w KRS. Wspólnik mający 1% udziałów co do zasady nie będzie ujawniany w rubryce wspólników, jeżeli nie osiąga progu ujawnienia. Nadal jednak jest wspólnikiem w rozumieniu Kodeksu spółek handlowych. Przekroczenie terminu aktualizacji może narazić spółkę na karę za brak zgłoszenia do CRBR w spółce z o.o..

FAQ

Czy rezygnację prezesa trzeba składać przez S24?

Nie. Rezygnacja jest oświadczeniem składanym spółce, a nie czynnością, która sama w sobie wymaga wpisu w S24. Trzeba jednak mieć dowód jej skutecznego doręczenia, aby następnie wykazać zmianę składu zarządu przy zgłoszeniu do KRS.

Czy sprzedaż udziałów w S24 zastępuje notariusza?

Tak, ale tylko wtedy, gdy spełnione są warunki dla użycia wzorca w systemie teleinformatycznym. W zwykłym trybie sprzedaż udziałów wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.

Kiedy nabywca 1% udziałów staje się wspólnikiem?

Wobec spółki przejście udziału jest skuteczne od chwili, gdy spółka otrzyma zawiadomienie o zbyciu udziałów wraz z dowodem dokonania czynności. Wpis w KRS nie jest warunkiem powstania statusu wspólnika.

Czy wspólnik posiadający 1% udziałów będzie widoczny w KRS?

Zwykle nie w rubryce wspólników, ponieważ ujawnia się tam wspólników spełniających ustawowy próg udziałowy, w szczególności posiadających co najmniej 10% udziałów. Wspólnik 1% powinien jednak znaleźć się na liście wspólników i w księdze udziałów.

Czy obecny członek zarządu może zostać prezesem?

Tak, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej. Potrzebna jest odpowiednia uchwała właściwego organu, najczęściej zgromadzenia wspólników, oraz zgłoszenie zmiany funkcji w KRS.

Podsumowanie

Zmiany w spółce z o.o. założonej przez S24 można w dużej części przeprowadzić online, ale nie należy zakładać, że każda czynność automatycznie mieści się w systemie. Trzeba sprawdzić umowę spółki, prawidłowo doręczyć rezygnację, skutecznie zawrzeć umowy sprzedaży udziałów, zawiadomić spółkę, uzupełnić dokumentację wspólników i zgłosić zmiany w KRS. Nowy wspólnik z 1% udziałów uzyskuje status wspólnika po skutecznym przejściu udziałów i zawiadomieniu spółki, nawet jeżeli nie będzie ujawniony jako wspólnik w samym rejestrze. Niezależnie od zmian korporacyjnych należy pilnować, kto podpisuje sprawozdanie finansowe spółki z o.o. i kiedy je wysłać.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
3. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769
4. Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 19 sierpnia 2004 r., sygn. akt V CK 600/03
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 maja 2010 r., sygn. akt III CSK 176/09
6. Uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 31 marca 2016 r., sygn. akt III CZP 89/15

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.