Wynajem domu spółki prezesowi zarządu

Status nieruchomości w spółce

Jeżeli spółka wybudowała dom z zamiarem sprzedaży, nieruchomość mogła być ujmowana jako towar handlowy lub inwestycja przeznaczona do zbycia. Zmiana planów i przeznaczenie domu do długotrwałego używania przez spółkę albo przez osobę trzecią zwykle wymaga ponownej oceny jego kwalifikacji księgowej i podatkowej.

Jeżeli dom ma być wykorzystywany przez okres dłuższy niż rok, może pojawić się obowiązek przekwalifikowania go ze składnika przeznaczonego do sprzedaży na składnik majątku używany w działalności. W praktyce trzeba odrębnie ocenić grunt, budynek mieszkalny, nakłady wykończeniowe oraz cel wykorzystania nieruchomości.

Ważna jest także amortyzacja. Grunt nie podlega amortyzacji. Budynki i lokale mieszkalne, co do zasady, nie dają obecnie prawa do podatkowych odpisów amortyzacyjnych w CIT, nawet jeżeli są ujęte w ewidencji środków trwałych. Inaczej mogą wyglądać ujęcie bilansowe i rozliczenia podatkowe, dlatego decyzję warto poprzedzić analizą dokumentów księgowych.

Zobacz również: użyczenie lokalu spółce z o.o. przez wspólnika

Czy spółka może wynająć dom prezesowi?

Tak, spółka jako właściciel może oddać dom w najem prezesowi zarządu, także na cele mieszkaniowe jego rodziny. Nie jest to jednak zwykła umowa z osobą trzecią. Prezes jest osobą pełniącą funkcję w organie spółki, a często również wspólnikiem lub osobą powiązaną, dlatego warunki najmu powinny być rynkowe i dobrze udokumentowane.

Umowa powinna określać co najmniej: strony, przedmiot najmu, wysokość czynszu, termin płatności, zasady ponoszenia opłat za media, sposób rozliczania napraw, okres trwania umowy, zasady korzystania przez rodzinę prezesa oraz ewentualny zakaz podnajmu. Warto sporządzić porównanie stawek najmu podobnych domów w okolicy, aby wykazać, że czynsz nie jest zaniżony.

Jeżeli umowę zawiera spółka z o.o. z członkiem zarządu, trzeba pamiętać o art. 210 Kodeksu spółek handlowych. Co do zasady spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Podpisanie umowy przez tego samego prezesa w imieniu własnym i w imieniu spółki może być wadliwe.

Zobacz również: wynajem nieruchomości spółce przez wspólnika

Faktury i VAT przy najmie domu

Najem domu przez spółkę jest usługą. Jeżeli najemca jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, spółka nie musi automatycznie wystawiać faktury co miesiąc, chyba że najemca zażąda faktury w ustawowym terminie. Niezależnie od faktury spółka musi prawidłowo ująć sprzedaż w ewidencjach podatkowych.

Najem nieruchomości mieszkalnej na własny rachunek wyłącznie na cele mieszkaniowe korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT. Zwolnienie zależy jednak od rzeczywistego sposobu korzystania z domu. Jeżeli dom ma służyć mieszkaniu prezesa i jego rodziny, zastosowanie zwolnienia jest co do zasady możliwe. Jeżeli część domu ma służyć działalności gospodarczej, spotkaniom służbowym albo innym celom niemieszkalnym, rozliczenie VAT może wymagać podziału lub odrębnej analizy.

Najistotniejsze jest to, że spółka odliczyła VAT od wydatków na zakup i budowę, ponieważ pierwotnie zakładała sprzedaż nieruchomości. Zmiana przeznaczenia na najem zwolniony z VAT albo na nieodpłatne używanie może powodować obowiązek korekty podatku naliczonego. Dla nieruchomości korekta jest rozliczana w wieloletnim okresie przewidzianym w ustawie o VAT. Trzeba ustalić moment oddania budynku do używania, kwotę odliczonego VAT oraz faktyczny zakres wykorzystania do czynności opodatkowanych i zwolnionych.

Czynsz, media i przychód spółki

Przychodem spółki z najmu jest przede wszystkim czynsz należny od prezesa. Jeżeli umowa przewiduje jedną łączną kwotę za korzystanie z domu i media, cała kwota może być traktowana jako wynagrodzenie spółki. Jeżeli natomiast media są wyraźnie wyodrębnione, rozliczane według faktycznego zużycia i ponoszone ekonomicznie przez najemcę, można bronić stanowiska, że spółka działa w tym zakresie jedynie jako pośrednik w płatnościach.

W umowie warto wskazać, kto zawiera umowy z dostawcami mediów, kto ponosi opłaty stałe, jak rozliczane są zaliczki i nadpłaty oraz czy najemca zwraca spółce koszty na podstawie refaktury, noty albo innego dokumentu księgowego. Im bardziej precyzyjne postanowienia, tym mniejsze ryzyko sporu z organem podatkowym.

Jeżeli prezes jest wspólnikiem albo osobą powiązaną ze spółką, czynsz powinien być ustalony tak, jak między niezależnymi podmiotami. Zaniżony czynsz, brak czynszu albo przerzucanie prywatnych kosztów mieszkaniowych na spółkę może być oceniane nie tylko podatkowo, ale również korporacyjnie, w tym jako działanie sprzeczne z interesem spółki.

Potrącenie czynszu z wynagrodzenia prezesa

Zapłata czynszu może być rozliczana przez potrącenie z wynagrodzenia prezesa, ale tylko wtedy, gdy pozwala na to podstawa prawna jego wynagrodzenia i gdy rozliczenie jest prawidłowo udokumentowane. Inaczej należy oceniać wynagrodzenie z powołania, kontraktu menedżerskiego, umowy B2B, a inaczej wynagrodzenie ze stosunku pracy.

Przy klasycznym potrąceniu cywilnoprawnym potrzebne są wzajemne, wymagalne i jednorodzajowe wierzytelności: spółka ma wierzytelność o czynsz, a prezes ma wierzytelność o wynagrodzenie. Dla celów dowodowych najlepiej przygotować pisemne oświadczenie o potrąceniu albo stałą zgodę na potrącanie określonych należności.

Jeżeli prezes jest jednocześnie pracownikiem, należy stosować ograniczenia wynikające z prawa pracy, w tym zasady ochrony wynagrodzenia i wymóg zgody pracownika na potrącenia dobrowolne. Sama uchwała zarządu albo zapis księgowy może nie wystarczyć.

Użyczenie domu prezesowi

Alternatywą dla najmu jest użyczenie. Zgodnie z art. 710 Kodeksu cywilnego przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu rzeczy. Oznacza to, że prezes nie płaci czynszu, ale umowa może przewidywać, że ponosi zwykłe koszty utrzymania domu, w szczególności zużyte media.

Nieodpłatność użyczenia nie oznacza braku skutków podatkowych. Jeżeli prezes otrzymuje możliwość bezpłatnego zamieszkania w domu należącym do spółki, powstaje u niego przysporzenie majątkowe. Wartość tego świadczenia co do zasady ustala się według równowartości czynszu, jaki należałby się za najem podobnego domu.

Jeżeli świadczenie wynika z pełnienia funkcji w zarządzie, przychód może być kwalifikowany do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W takim przypadku spółka powinna ustalić wartość świadczenia, doliczyć ją do przychodu prezesa oraz jako płatnik pobrać zaliczkę na PIT, o ile spełnione są przesłanki płatnika.

Jeżeli z domu korzysta także rodzina prezesa, trzeba ustalić, kto faktycznie otrzymuje świadczenie i na jakiej podstawie. W wielu przypadkach organy podatkowe mogą uznać, że korzyść rodziny jest pochodną świadczenia przyznanego prezesowi. Gdy jednak umowa obejmuje także małżonka lub inne osoby jako samodzielnych użytkowników, rozliczenie może wymagać odrębnej oceny.

Skutki CIT po stronie spółki

Przy odpłatnym najmie spółka wykazuje przychód z czynszu. Koszty związane z utrzymaniem nieruchomości mogą być kosztem podatkowym tylko w zakresie, w jakim pozostają w związku z przychodem albo zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wyłączone przez przepisy CIT.

Przy użyczeniu spółka zasadniczo nie uzyskuje czynszu, a część wydatków może zostać zakwestionowana jako koszt niezwiązany z działalnością gospodarczą, zwłaszcza gdy dom służy prywatnym potrzebom prezesa i jego rodziny. Ryzyko rośnie, jeżeli spółka ponosi koszty mediów, remontów, wyposażenia lub utrzymania nieruchomości bez ekwiwalentu.

Jeżeli spółka jest opodatkowana ryczałtem od dochodów spółek, czyli tzw. estońskim CIT, nieodpłatne albo nierynkowe udostępnienie domu prezesowi, szczególnie gdy jest on wspólnikiem lub osobą powiązaną, może wymagać analizy pod kątem ukrytych zysków lub wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Najbezpieczniejszy wariant

Najbardziej przejrzystym rozwiązaniem jest zwykle odpłatny najem na warunkach rynkowych, zawarty z zachowaniem właściwej reprezentacji spółki, z jasno opisanym sposobem rozliczania mediów i z oceną korekty VAT. Użyczenie jest dopuszczalne cywilnoprawnie, ale podatkowo bywa bardziej ryzykowne, ponieważ generuje nieodpłatne świadczenie po stronie prezesa i może utrudniać rozliczanie kosztów po stronie spółki.

Jeżeli część domu ma służyć celom służbowym, na przykład jako miejsce spotkań albo gabinet wykorzystywany w interesie spółki, należy to opisać w dokumentach i oddzielić od części prywatnej. Samo twierdzenie, że dom jest potrzebny prezesowi do pracy, nie wystarczy, jeżeli w praktyce nieruchomość pełni funkcję mieszkalną dla jego rodziny.

FAQ

Czy spółka musi wystawiać prezesowi fakturę za najem?

Jeżeli prezes wynajmuje dom jako osoba prywatna, faktura jest wystawiana zasadniczo na jego żądanie. Brak faktury nie zwalnia jednak spółki z obowiązku prawidłowego ujęcia czynszu w ewidencjach i rozliczeniach podatkowych.

Jaka stawka VAT ma zastosowanie do najmu domu na cele mieszkaniowe?

Najem nieruchomości mieszkalnej na własny rachunek wyłącznie na cele mieszkaniowe może korzystać ze zwolnienia z VAT. Jeżeli dom jest wykorzystywany także do celów służbowych albo innych niż mieszkaniowe, trzeba odrębnie ocenić zakres zwolnienia.

Czy można potrącać czynsz z wynagrodzenia prezesa?

Tak, ale potrzebna jest właściwa podstawa prawna i dokumentacja. Przy wynagrodzeniu pracowniczym trzeba dodatkowo stosować ograniczenia prawa pracy i uzyskać zgodę wymaganą dla potrąceń dobrowolnych.

Czy użyczenie domu jest neutralne podatkowo?

Nie. Użyczenie może być cywilnoprawnie bezpłatne, ale po stronie prezesa zwykle powstaje przychód z nieodpłatnego świadczenia. Po stronie spółki trzeba ocenić koszty, VAT oraz ewentualne ryzyka związane z podmiotami powiązanymi.

Czy umowę może podpisać sam prezes?

Co do zasady nie powinien podpisywać jej sam ze sobą. Przy umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu należy zastosować szczególne zasady reprezentacji, najczęściej przez radę nadzorczą albo pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników.

Podsumowanie

Udostępnienie domu należącego do spółki prezesowi zarządu jest możliwe, ale wymaga starannego przygotowania. Odpłatny najem jest zwykle prostszy do obrony, jeżeli czynsz jest rynkowy, umowa została prawidłowo podpisana, a media są jasno rozliczone. Użyczenie może wydawać się wygodne, lecz najczęściej powoduje przychód prezesa z nieodpłatnego świadczenia i większe ryzyko podatkowe po stronie spółki. Przy ocenie takiej sytuacji pomocne może być również omówienie tematu: samochód spółki dla prezesa.

Przed podjęciem decyzji trzeba sprawdzić co najmniej: reprezentację spółki, status nieruchomości, możliwość korekty VAT, zasady PIT dla prezesa, rozliczenie kosztów w CIT oraz ewentualne konsekwencje dla spółki opodatkowanej estońskim CIT.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350

2. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

3. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

4. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny.

5. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.