Członek zarządu wykonuje zlecenie dla spółki

Członek zarządu z powołania a wykonywanie zadań dla spółki

Członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może pełnić funkcję wyłącznie na podstawie powołania, bez umowy o pracę, umowy zlecenia albo kontraktu menedżerskiego. Powołanie tworzy relację korporacyjną ze spółką. Oznacza to, że członek zarządu ma obowiązek prowadzić sprawy spółki i ją reprezentować, ale nie staje się z tego powodu pracownikiem ani zleceniobiorcą.

Do typowych czynności zarządczych należą m.in. podejmowanie decyzji gospodarczych, organizowanie pracy spółki, negocjowanie i zawieranie umów z kontrahentami, nadzorowanie realizacji zleceń, kontrola finansów, kontakt z urzędami oraz reprezentacja spółki na zewnątrz. Takie działania mogą być wykonywane w ramach samego powołania, również nieodpłatnie, jeżeli uchwała wspólników albo umowa spółki nie przewiduje wynagrodzenia.

Problem pojawia się wtedy, gdy członek zarządu nie tylko zarządza realizacją zlecenia, ale sam wykonuje usługę, którą spółka sprzedała klientowi. Przykładem może być napisanie programu, przygotowanie projektu technicznego, wykonanie prac graficznych albo osobiste świadczenie usług doradczych. W takiej sytuacji trzeba ocenić, czy jest to jeszcze czynność zarządcza, czy już odrębne świadczenie na rzecz spółki.

Kiedy nie trzeba zawierać dodatkowej umowy

Nie ma obowiązku zawierania dodatkowej umowy, jeżeli członek zarządu wykonuje czynności mieszczące się w normalnym zakresie prowadzenia spraw spółki. Dotyczy to przede wszystkim decyzji organizacyjnych, koordynowania zlecenia, nadzorowania pracowników albo podwykonawców, kontaktu z klientem, akceptowania harmonogramów i podpisywania dokumentów w imieniu spółki.

Brak wynagrodzenia za pełnienie funkcji członka zarządu nie jest sam w sobie niedopuszczalny. W spółkach z o.o. często zdarza się, że wspólnik będący członkiem zarządu działa bez wynagrodzenia, ponieważ korzyść ekonomiczną uzyskuje pośrednio jako wspólnik, np. przez wzrost wartości udziałów albo przyszłą dywidendę. Nie oznacza to jednak, że każda praca wykonana przez wspólnika na rzecz spółki będzie automatycznie neutralna podatkowo.

Im bardziej dana czynność przypomina zwykłą usługę rynkową, którą spółka musiałaby kupić od zewnętrznego wykonawcy, tym większe znaczenie ma jej formalne uregulowanie. W szczególności dotyczy to zadań specjalistycznych, powtarzalnych, mierzalnych i bezpośrednio związanych z przychodem spółki z konkretnego kontraktu.

Obowiązki wspólnika w umowie spółki

Jeżeli praca ma wynikać z samego faktu bycia wspólnikiem, trzeba sprawdzić umowę spółki. Zgodnie z art. 159 Kodeksu spółek handlowych, jeżeli wspólnikowi mają być przyznane szczególne korzyści albo jeżeli na wspólników mają być nałożone, oprócz wniesienia wkładów na pokrycie udziałów, inne obowiązki wobec spółki, należy je dokładnie określić w umowie spółki pod rygorem bezskuteczności wobec spółki.

Przy świadczeniach powtarzających się warto również rozważyć konstrukcję powtarzających się świadczeń niepieniężnych wspólnika. W takim przypadku obowiązek powinien być opisany w umowie spółki, a wspólnikowi co do zasady przysługuje wynagrodzenie. To rozwiązanie bywa stosowane, gdy wspólnik ma regularnie świadczyć określone usługi na rzecz spółki, ale nie zawsze będzie odpowiednie dla jednorazowego zadania.

Jeżeli umowa spółki nie przewiduje obowiązku wykonywania pracy przez wspólnika, spółka nie powinna traktować takiego obowiązku jako automatycznego. Możliwe jest jednak zawarcie odrębnej umowy, np. umowy o dzieło, umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług albo umowy B2B, jeżeli odpowiada to rzeczywistemu charakterowi zadania.

Ryzyko nieodpłatnych świadczeń po stronie spółki

Najważniejsze ryzyko podatkowe polega na tym, że organ podatkowy może uznać, iż spółka otrzymała nieodpłatne świadczenie. Chodzi o sytuację, w której spółka uzyskuje konkretną korzyść majątkową bez ponoszenia kosztu albo bez innego ekwiwalentu. W podatku dochodowym od osób prawnych podstawą takiej kwalifikacji jest art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 kwietnia 2018 r., sygn. 0111-KDIB2-2.4010.11.2018.5.MZ, wskazano, że dla celów podatkowych przez nieodpłatne świadczenia należy rozumieć zdarzenia, których skutkiem jest nieodpłatne przysporzenie w majątku podatnika, mające konkretny wymiar finansowy. W praktyce oznacza to, że bezpłatne wykonanie na rzecz spółki pracy o realnej wartości rynkowej może wymagać analizy podatkowej.

Ocena nie zawsze będzie jednoznaczna. Inaczej można potraktować nieodpłatne pełnienie funkcji zarządczej przez wspólnika, a inaczej wykonanie przez niego konkretnej usługi, którą spółka następnie sprzedaje klientowi. Znaczenie mają m.in. treść umowy spółki, uchwały wspólników, charakter świadczenia, jego wartość, powtarzalność oraz to, czy wspólnik otrzymuje jakikolwiek ekwiwalent.

Umowa o dzieło, zlecenie albo inna umowa z członkiem zarządu

Przy jednorazowym rezultacie, takim jak stworzenie konkretnego programu komputerowego, przygotowanie dokumentacji, projektu graficznego albo raportu, często rozważa się umowę o dzieło. Jeżeli jednak istotą współpracy jest staranne działanie, bieżąca obsługa albo wykonywanie powtarzalnych czynności, właściwsza może być umowa zlecenia albo umowa o świadczenie usług.

Wybór nazwy umowy nie przesądza o jej skutkach. Liczy się rzeczywisty sposób wykonywania pracy. Umowa o dzieło powinna prowadzić do oznaczonego, sprawdzalnego rezultatu. Umowa zlecenia lub umowa o świadczenie usług zwykle obejmuje wykonywanie czynności w czasie, bez gwarancji konkretnego dzieła. Jeżeli członek zarządu prowadzi działalność gospodarczą, możliwa jest także umowa B2B, ale trzeba wtedy ocenić m.in. VAT, PIT oraz ryzyko zakwestionowania pozorności takiego modelu.

W przypadku stworzenia oprogramowania szczególnie ważne jest uregulowanie praw autorskich. Sama zapłata za wykonanie programu nie zawsze oznacza skuteczne przeniesienie autorskich praw majątkowych. Umowa powinna określać pola eksploatacji, moment przejścia praw, wynagrodzenie za przeniesienie praw albo udzielenie licencji oraz zasady korzystania z kodu źródłowego.

ZUS i podatki przy umowie z członkiem zarządu

Jeżeli członek zarządu pełni funkcję wyłącznie na podstawie powołania i nie pobiera wynagrodzenia, samo powołanie nie generuje składek z tego tytułu. Jeżeli jednak członek zarządu otrzymuje wynagrodzenie z tytułu powołania, trzeba odrębnie ocenić obowiązki w zakresie składki zdrowotnej i podatku.

Umowa zlecenia co do zasady może być tytułem do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, chyba że konkretna sytuacja pozwala zastosować wyjątek. Umowa o dzieło zawarta poza stosunkiem pracy zasadniczo nie stanowi samodzielnego tytułu do składek ZUS, ale płatnik składek albo osoba fizyczna zlecająca dzieło musi zgłosić zawarcie takiej umowy do ZUS na formularzu RUD w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia, jeżeli spełnione są warunki z art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Trzeba także pamiętać o podatku dochodowym. Przy niewielkich umowach, których kwota należności nie przekracza 200 zł, możliwe są szczególne zasady poboru zryczałtowanego podatku, jeżeli spełnione są warunki ustawowe. Nie należy jednak ustalać symbolicznego wynagrodzenia wyłącznie po to, aby ominąć opodatkowanie nieodpłatnego świadczenia. Wynagrodzenie powinno dać się racjonalnie uzasadnić charakterem i wartością pracy.

Jak spółka powinna podpisać umowę z członkiem zarządu

Umowa między spółką z o.o. a członkiem jej zarządu wymaga szczególnego sposobu reprezentacji. Zgodnie z art. 210 Kodeksu spółek handlowych, w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Oznacza to, że członek zarządu nie powinien podpisywać umowy sam ze sobą, działając jednocześnie jako wykonawca i jako reprezentant spółki. Jeżeli spółka nie ma rady nadzorczej, zgromadzenie wspólników powinno powołać pełnomocnika do zawarcia konkretnej umowy albo określonego rodzaju umów z tym członkiem zarządu. Co do zasady przepisy nie wprowadzają ogólnego zakazu, aby pełnomocnikiem był wspólnik, ale w praktyce trzeba ocenić konflikt interesów i treść uchwały.

W spółce jednoosobowej obowiązują dodatkowe ograniczenia. Jeżeli jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, czynność prawna między nim a spółką wymaga zachowania formy aktu notarialnego, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach. Dlatego w takich sytuacjach szczególnie ważne jest prawidłowe przygotowanie dokumentów.

Co jest najbezpieczniejsze przy jednorazowym stworzeniu oprogramowania

Jeżeli członek zarządu będący wspólnikiem ma jednorazowo stworzyć oprogramowanie potrzebne spółce do realizacji zlecenia, najbezpieczniejszym rozwiązaniem zwykle jest zawarcie odrębnej umowy odpowiadającej rzeczywistemu charakterowi pracy. Przy konkretnym, indywidualnie oznaczonym rezultacie może to być umowa o dzieło, ale tylko wtedy, gdy rzeczywiście chodzi o rezultat, a nie o stałe świadczenie usług programistycznych.

Umowa powinna określać zakres prac, termin, wynagrodzenie, zasady odbioru, odpowiedzialność za wady, poufność, przeniesienie autorskich praw majątkowych albo licencję oraz sposób korzystania z efektów pracy przez spółkę i jej klienta. Warto zadbać, aby wynagrodzenie nie było pozorne i aby dokumenty potwierdzały rzeczywiste wykonanie dzieła.

Jeżeli prace mają być powtarzalne albo długotrwałe, lepiej rozważyć umowę o świadczenie usług, wynagrodzenie z tytułu powołania obejmujące określony zakres obowiązków, zmianę umowy spółki albo inny model dopasowany do faktycznego sposobu działania spółki.

FAQ

Czy członek zarządu może pracować dla spółki bez wynagrodzenia?

Może pełnić funkcję członka zarządu bez wynagrodzenia, jeżeli przepisy wewnętrzne spółki nie stanowią inaczej. Gdy jednak wykonuje odrębną usługę o konkretnej wartości, brak wynagrodzenia może wywołać ryzyko podatkowe po stronie spółki.

Czy do realizacji zlecenia spółki przez członka zarządu zawsze potrzebna jest umowa?

Nie zawsze. Jeżeli chodzi o zarządzanie, nadzór i reprezentację, wystarczy powołanie. Jeżeli członek zarządu ma osobiście wykonać usługę sprzedawaną przez spółkę klientowi, odrębna umowa jest zazwyczaj bezpieczniejsza.

Kto podpisuje umowę z członkiem zarządu?

Spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Wynika to z art. 210 Kodeksu spółek handlowych. Członek zarządu nie powinien podpisywać takiej umowy jednocześnie za siebie i za spółkę.

Czy umowa o dzieło z członkiem zarządu podlega ZUS?

Samodzielna umowa o dzieło co do zasady nie jest tytułem do składek ZUS, ale trzeba zgłosić ją do ZUS na formularzu RUD, jeżeli spełnione są ustawowe warunki. Inaczej może być, gdy dzieło jest wykonywane na rzecz własnego pracodawcy albo w ramach stosunku pracy.

Czy symboliczne wynagrodzenie usuwa ryzyko podatkowe?

Nie zawsze. Wynagrodzenie powinno odpowiadać charakterowi i wartości świadczenia. Symboliczna kwota może ograniczyć ryzyko tylko wtedy, gdy da się ją racjonalnie uzasadnić. W przeciwnym razie organ podatkowy może badać, czy spółka nie uzyskała częściowo nieodpłatnego świadczenia.

Podsumowanie

Członek zarządu będący wspólnikiem spółki z o.o. może wykonywać czynności zarządcze w ramach samego powołania, także bez wynagrodzenia. Nie oznacza to jednak, że każda praca wykonana dla spółki mieści się w funkcji zarządczej. Jeżeli członek zarządu wykonuje konkretną usługę, którą spółka wykorzystuje w działalności albo sprzedaje klientowi, warto zawrzeć odrębną umowę, zadbać o prawidłową reprezentację spółki i ocenić skutki podatkowe oraz składkowe.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
4. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 kwietnia 2018 r., sygn. 0111-KDIB2-2.4010.11.2018.5.MZ

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.