Najem mieszkania przez spółkę z o.o.

Rodzaj umowy zależy od tego, kto jest najemcą

Jeżeli właścicielem mieszkania jest spółka z o.o., może ona zawrzeć umowę najmu zarówno z osobą fizyczną, jak i z inną spółką. W praktyce należy najpierw ustalić, czy chodzi o zwykły najem lokalu, czy o najem instytucjonalny lokalu mieszkalnego.

Przy najmie mieszkania osobie fizycznej najczęściej stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o ochronie praw lokatorów. Jeżeli natomiast spółka z o.o. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali, może zawrzeć z osobą fizyczną umowę najmu instytucjonalnego. Definicję takiej umowy zawiera art. 19f ustawy o ochronie praw lokatorów.

Zgodnie z tym przepisem umową najmu instytucjonalnego lokalu jest umowa najmu lokalu mieszkalnego zawierana przez osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali.

Jeżeli najemcą ma być inna spółka z o.o., co do zasady będzie to zwykła umowa najmu regulowana Kodeksem cywilnym. W takim przypadku istotne znaczenie ma to, że obie strony są przedsiębiorcami, co wpływa na dopuszczalny okres umowy.

Maksymalny okres zwykłej umowy najmu

Podstawowe znaczenie ma art. 661 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nim najem zawarty na czas dłuższy niż 10 lat poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony. Jeżeli jednak najem jest zawarty między przedsiębiorcami, ten skutek następuje dopiero po upływie 30 lat.

Oznacza to, że przy zwykłym najmie mieszkania osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej najbezpieczniejszy maksymalny okres umowy na czas oznaczony wynosi 10 lat. Umowa zawarta na 12, 15 albo 20 lat nie jest z tego powodu nieważna, ale po upływie 10 lat będzie traktowana jak umowa zawarta na czas nieoznaczony.

Jeżeli natomiast spółka z o.o. wynajmuje mieszkanie innej spółce z o.o., mamy do czynienia z umową między przedsiębiorcami. W takim wariancie umowa może zostać zawarta na czas oznaczony dłuższy niż 10 lat, ale po upływie 30 lat będzie traktowana jak zawarta na czas nieoznaczony.

Trzeba też uważać na sytuację, w której najemcą jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. Sam fakt posiadania firmy nie zawsze przesądza sprawę. Znaczenie ma to, czy umowa jest zawierana w związku z działalnością gospodarczą tej osoby i czy lokal ma służyć celom tej działalności. Przy mieszkaniu wynajmowanym na cele prywatne należy liczyć się z podejściem właściwym dla najmu konsumenckiego.

Najem instytucjonalny a długi czas trwania umowy

Najem instytucjonalny jest szczególnym typem najmu lokalu mieszkalnego. Ustawa przewiduje, że taka umowa jest zawierana na czas oznaczony, a przepisu art. 661 § 1 Kodeksu cywilnego nie stosuje się. W praktyce pozwala to zawrzeć umowę z osobą fizyczną na okres dłuższy niż 10 lat bez automatycznego przekształcenia po 10 latach w najem na czas nieoznaczony.

Nie oznacza to jednak, że każda spółka z o.o. będąca właścicielem jednego mieszkania może automatycznie skorzystać z najmu instytucjonalnego. Kluczowe jest prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Warto sprawdzić rzeczywisty zakres działalności spółki, jej umowę, wpisy rejestrowe oraz praktyczny sposób wykorzystywania nieruchomości.

Przy najmie instytucjonalnym najemca składa w formie aktu notarialnego oświadczenie o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego. To jeden z głównych powodów, dla których ten typ umowy jest korzystniejszy dla właściciela niż zwykły najem mieszkania.

W umowie najmu instytucjonalnego można także przewidzieć kaucję zabezpieczającą należności wynajmującego oraz koszty egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Jej wysokość musi mieścić się w granicach przewidzianych w ustawie o ochronie praw lokatorów.

Forma umowy najmu i dokumenty notarialne

Zwykła umowa najmu nie zawsze wymaga szczególnej formy dla swojej ważności, ale przy najmie długoterminowym forma pisemna jest praktycznie konieczna. Zgodnie z art. 660 Kodeksu cywilnego umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być stwierdzona pismem. Jeżeli tego nie zachowano, umowę poczytuje się za zawartą na czas nieoznaczony.

Przy najmie instytucjonalnym wymóg jest surowszy. Umowa oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Dodatkowo konieczne jest notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w zakresie opróżnienia i wydania lokalu.

Niezależnie od typu najmu strony mogą zastosować dodatkowe zabezpieczenia, na przykład oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji co do zapłaty czynszu i innych należności. Takie oświadczenie również wymaga aktu notarialnego. Zakres zabezpieczenia powinien być precyzyjnie opisany, aby w razie sporu można było z niego skutecznie skorzystać.

Jeżeli po stronie spółki umowę podpisują członkowie zarządu, należy sprawdzić zasady reprezentacji wynikające z KRS i umowy spółki. Szczególna ostrożność jest potrzebna, gdy najemcą miałby być członek zarządu spółki albo osoba, wobec której przepisy wymagają szczególnej reprezentacji spółki.

Ujawnienie umowy najmu w księdze wieczystej

Prawo najmu może zostać ujawnione w księdze wieczystej prowadzonej dla nieruchomości. Podstawą jest ustawa o księgach wieczystych i hipotece, w szczególności przepisy pozwalające ujawniać prawa osobiste i roszczenia dotyczące nieruchomości.

Wpis najmu do księgi wieczystej nie jest obowiązkowy, ale przy bardzo długiej umowie może mieć duże znaczenie praktyczne. Ujawnienie prawa w księdze wieczystej wzmacnia pozycję najemcy wobec osób, które później nabyłyby prawa do nieruchomości.

W praktyce sąd wieczystoksięgowy będzie wymagał dokumentu stanowiącego podstawę wpisu. Może to być w szczególności umowa najmu z podpisem właściciela nieruchomości poświadczonym notarialnie albo odrębna zgoda właściciela na wpis prawa najmu do księgi wieczystej, również z podpisem notarialnie poświadczonym.

Jeżeli właścicielem jest spółka z o.o., notariusz powinien zweryfikować osoby uprawnione do reprezentacji spółki. Dla bezpieczeństwa w samej umowie warto jasno wskazać, że strony przewidują możliwość ujawnienia najmu w księdze wieczystej oraz kto ponosi koszty wpisu.

Co wybrać: zwykły najem czy najem instytucjonalny?

Jeżeli najemcą ma być inna spółka z o.o., najczęściej stosuje się zwykłą umowę najmu między przedsiębiorcami. Taki model pozwala zachować czas oznaczony do 30 lat w rozumieniu art. 661 Kodeksu cywilnego, a po tym okresie umowa będzie traktowana jako zawarta na czas nieoznaczony.

Jeżeli najemcą ma być osoba fizyczna, zwykły najem daje stabilność zasadniczo do 10 lat. Dłuższy okres można rozważać, ale trzeba brać pod uwagę ustawowe przekształcenie po 10 latach w umowę na czas nieoznaczony. Jeżeli spółka spełnia warunki dla najmu instytucjonalnego, ten wariant może być korzystniejszy przy planowanej umowie na bardzo długi czas.

Ostateczny wybór zależy od celu najmu, sposobu korzystania z lokalu, statusu najemcy, polityki podatkowej spółki oraz poziomu zabezpieczenia, jakiego oczekuje właściciel. Przy umowach wieloletnich warto unikać wzorów internetowych i przygotować dokument dopasowany do konkretnej nieruchomości.

FAQ

Czy spółka z o.o. może wynająć własne mieszkanie osobie fizycznej?

Tak. Spółka z o.o. jako właściciel lokalu może zawrzeć umowę najmu z osobą fizyczną. Trzeba jednak dobrać właściwy typ umowy i uwzględnić przepisy o ochronie praw lokatorów, jeżeli lokal jest wynajmowany na cele mieszkaniowe.

Na ile lat można zawrzeć zwykłą umowę najmu z osobą fizyczną?

Najbezpieczniejszy okres to maksymalnie 10 lat. Umowa zawarta na dłużej nie musi być nieważna, ale po 10 latach będzie traktowana jak zawarta na czas nieoznaczony.

Czy między dwiema spółkami z o.o. można zawrzeć najem na 30 lat?

Tak. Jeżeli obie strony są przedsiębiorcami, art. 661 Kodeksu cywilnego przewiduje granicę 30 lat. Dopiero po jej upływie najem zawarty na dłuższy czas jest traktowany jak umowa na czas nieoznaczony.

Czy najem instytucjonalny może trwać dłużej niż 10 lat?

Tak, jeżeli spełnione są warunki najmu instytucjonalnego. Wynajmujący musi prowadzić działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali, a umowa musi być zawarta na czas oznaczony i spełniać wymagania ustawy o ochronie praw lokatorów.

Czy umowę najmu trzeba podpisać u notariusza?

Sama umowa najmu zwykle nie musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Przy najmie instytucjonalnym notarialne jest natomiast oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji. Notarialne poświadczenie podpisu może być też potrzebne do wpisu prawa najmu w księdze wieczystej.

Czy wpis najmu do księgi wieczystej jest obowiązkowy?

Nie. Wpis jest dobrowolny, ale przy długoterminowych umowach może zwiększyć bezpieczeństwo najemcy i uporządkować sytuację prawną nieruchomości wobec przyszłych nabywców lub innych osób trzecich.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego - Dz.U. 2001 nr 71 poz. 733
3. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.