Rezygnacja prezesa zarządu spółki z o.o.

Jak skutecznie złożyć rezygnację z funkcji prezesa zarządu?

Rezygnacja z funkcji prezesa zarządu spółki z o.o. oznacza w praktyce rezygnację z mandatu członka zarządu. Sam tytuł „prezes” jest funkcją w ramach zarządu, dlatego dla bezpieczeństwa w oświadczeniu warto napisać, że rezygnuje Pan zarówno z funkcji prezesa zarządu, jak i z mandatu członka zarządu spółki. Szersze omówienie samej procedury zawiera tekst o tym, jak wygląda rezygnacja z zarządu spółki z o.o..

Zgodnie z art. 202 Kodeksu spółek handlowych mandat członka zarządu spółki z o.o. wygasa między innymi wskutek rezygnacji. Do rezygnacji stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie. Oznacza to, że jest to jednostronne oświadczenie woli i co do zasady nie wymaga przyjęcia ani zatwierdzenia przez wspólników.

Najbezpieczniej złożyć rezygnację w formie pisemnej, z własnoręcznym podpisem, oraz zachować dowód doręczenia. Może to być potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej, potwierdzenie doręczenia kurierem, podpis na kopii pisma albo protokół zgromadzenia wspólników, na którym oświadczenie zostało złożone.

W treści rezygnacji warto wskazać:

• pełną nazwę spółki, numer KRS i siedzibę,
• imię i nazwisko składającego rezygnację,
• jednoznaczne oświadczenie o rezygnacji z funkcji prezesa i członka zarządu,
• datę, od której rezygnacja ma być skuteczna, jeżeli ma nastąpić później niż w chwili doręczenia,
• podpis oraz datę sporządzenia pisma.

Komu złożyć rezygnację, gdy w zarządzie zostają inni członkowie?

Jeżeli rezygnacja jednego członka zarządu nie powoduje, że spółka zostaje bez zarządu, oświadczenie składa się spółce. W praktyce powinno ono zostać doręczone zgodnie z zasadami reprezentacji biernej spółki, czyli tak, aby spółka mogła zapoznać się z jego treścią.

Najczęściej oznacza to doręczenie rezygnacji na adres spółki oraz przekazanie jej innemu członkowi zarządu albo prokurentowi, jeżeli prokurent jest ustanowiony. Dobrą praktyką jest jednoczesne przesłanie kopii wspólnikom, zwłaszcza gdy rezygnacja jest związana ze sprzedażą 100% udziałów i zmianą kontroli nad spółką. W podobnych sprawach warto porównać także niezgłoszenie sprzedaży udziałów i rezygnacja z zarządu.

Nie należy opierać się wyłącznie na ustnych zapewnieniach nabywcy udziałów, że „wszystko zostanie załatwione”. Sprzedaż udziałów nie wykreśla automatycznie dotychczasowego zarządu z KRS i nie zastępuje prawidłowego złożenia rezygnacji. Jeżeli po rezygnacji nadal widnieje wpis w rejestrze, osobno trzeba ocenić brak wykreślenia z KRS po rezygnacji.

Co zrobić, gdy rezygnuje jedyny albo ostatni członek zarządu?

Inaczej wygląda sytuacja, gdy wskutek rezygnacji w spółce z o.o. nie pozostałby żaden członek zarządu. Wtedy zastosowanie ma szczególna procedura przewidziana w art. 202 K.s.h., chyba że umowa spółki reguluje tę kwestię inaczej.

W takim przypadku członek zarządu składa rezygnację wspólnikom i jednocześnie zwołuje zgromadzenie wspólników. Zaproszenie na zgromadzenie powinno zawierać oświadczenie o rezygnacji. Co do zasady rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników.

To rozwiązanie ma zapobiec sytuacji, w której spółka nagle zostaje bez organu uprawnionego do prowadzenia jej spraw i reprezentacji. W spółce nierentownej albo zagrożonej niewypłacalnością prawidłowe przeprowadzenie tej procedury jest szczególnie ważne, bo później może być analizowane przez wierzycieli, urząd skarbowy albo sąd.

Czy wpis w KRS decyduje o ustaniu funkcji?

Wykreślenie z KRS co do zasady nie jest warunkiem skuteczności rezygnacji. Jeżeli rezygnacja została prawidłowo złożona i stała się skuteczna, mandat wygasa niezależnie od tego, czy sąd rejestrowy zdążył już ujawnić zmianę.

Wpis w KRS ma jednak duże znaczenie praktyczne. Dopóki dana osoba widnieje w rejestrze jako członek zarządu, może otrzymywać korespondencję z sądu, urzędu skarbowego, ZUS albo od kontrahentów. Może też być wskazywana przez osoby trzecie jako osoba reprezentująca spółkę, mimo że faktycznie już nie pełni funkcji.

Spółka powinna zgłosić zmianę do KRS w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis. Obecnie wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS składa się elektronicznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Obowiązek zgłoszenia obciąża spółkę, czyli jej aktualny zarząd albo osoby uprawnione do reprezentacji zgodnie z przepisami i umową spółki.

Co zrobić, jeżeli spółka nie zgłasza zmiany do KRS?

Były członek zarządu nie powinien biernie czekać, jeżeli po skutecznej rezygnacji nadal figuruje w KRS. W pierwszej kolejności warto wezwać spółkę i nowych wspólników do niezwłocznego złożenia wniosku aktualizacyjnego oraz zachować dowód wysłania takiego wezwania.

Jeżeli spółka nadal nie działa, można zawiadomić sąd rejestrowy o niezgodności wpisu z rzeczywistym stanem prawnym i dołączyć dokumenty potwierdzające skuteczną rezygnację. Sąd rejestrowy może podjąć czynności przewidziane w ustawie o KRS, w szczególności wezwać spółkę do złożenia wniosku albo wszcząć postępowanie przymuszające.

Do zawiadomienia warto dołączyć kopię rezygnacji, dowód doręczenia, zaproszenie na zgromadzenie wspólników, protokół zgromadzenia albo inne dokumenty, które pokazują, kiedy i komu oświadczenie zostało skutecznie złożone.

Czy trzeba zawiadamiać urząd skarbowy?

Sama skuteczność rezygnacji z funkcji członka zarządu nie zależy od zawiadomienia urzędu skarbowego. Zasadniczo aktualne dane osób reprezentujących spółkę powinny wynikać z KRS, a obowiązek złożenia odpowiednich zgłoszeń rejestrowych spoczywa na spółce.

Nie oznacza to jednak, że były członek zarządu powinien zignorować sprawę. Jeżeli spółka ma zaległości albo toczy się postępowanie podatkowe, warto zachować komplet dowodów potwierdzających datę ustania mandatu. W razie korespondencji z organu podatkowego należy odpowiedzieć, przedstawiając dokumenty wykazujące rezygnację i wskazując, od kiedy dana osoba nie pełni funkcji w zarządzie.

Nie można mieć pełnej pewności, że nabywca udziałów albo nowy zarząd wykonają wszystkie formalności. W interesie ustępującego członka zarządu jest samodzielne dopilnowanie dokumentów i kontrola, czy wpis w KRS został zaktualizowany.

Odpowiedzialność po rezygnacji z zarządu

Rezygnacja nie działa wstecz. Ogranicza odpowiedzialność za przyszłość, ale nie usuwa automatycznie ryzyk dotyczących okresu, w którym dana osoba faktycznie pełniła funkcję członka zarządu.

W sprawach podatkowych podstawowe znaczenie ma art. 116 Ordynacji podatkowej. Przepis przewiduje, że za zaległości podatkowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą odpowiadać solidarnie całym swoim majątkiem członkowie jej zarządu, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się w całości albo w części bezskuteczna, a członek zarządu nie wykaże przesłanek uwalniających od odpowiedzialności.

Do najważniejszych okoliczności obrony należą wykazanie, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości, otwarto właściwe postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu, ewentualnie że niezgłoszenie wniosku nastąpiło bez winy członka zarządu. Możliwe jest też wskazanie mienia spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych w znacznej części.

Podobne ryzyko praktyczne występuje wobec wierzycieli cywilnych na podstawie art. 299 K.s.h. Jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu mogą odpowiadać za jej zobowiązania, chyba że wykażą ustawowe okoliczności zwalniające. Dlatego przy spółce nierentownej trzeba ocenić nie tylko datę rezygnacji, ale także moment powstania zobowiązań i moment wystąpienia stanu niewypłacalności.

Jeżeli spółka stała się niewypłacalna, członkowie zarządu powinni pamiętać o obowiązkach wynikających z Prawa upadłościowego, w szczególności o terminowym złożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości. Sama sprzedaż udziałów nie zwalnia z odpowiedzialności za zaniechania z okresu, w którym dana osoba była członkiem zarządu.

Jak zabezpieczyć się przy sprzedaży 100% udziałów?

Przy zmianie właściciela spółki warto rozdzielić dwie czynności: sprzedaż udziałów oraz rezygnację z zarządu. Umowa sprzedaży udziałów nie zastępuje rezygnacji członka zarządu ani uchwały o zmianie składu zarządu.

W praktyce najbezpieczniej przygotować komplet dokumentów jeszcze przed finalizacją transakcji. Należy ustalić, czy po rezygnacji pozostanie w spółce inny członek zarządu, czy trzeba zastosować procedurę dla ostatniego członka zarządu. Warto także uzgodnić, kto i kiedy złoży wniosek do KRS, ale nie opierać bezpieczeństwa prawnego wyłącznie na zapewnieniach kupującego.

Przy spółce z problemami finansowymi warto dodatkowo sporządzić protokół przekazania dokumentów, ksiąg, dostępu do rachunków bankowych, deklaracji podatkowych, umów i korespondencji urzędowej. Taki dokument może później pomóc wykazać, kiedy dotychczasowy zarząd utracił realny wpływ na sprawy spółki.

Praktyczna lista czynności

• Sprawdź umowę spółki, czy zawiera szczególne zasady rezygnacji członków zarządu.
• Ustal, czy jesteś jedynym albo ostatnim członkiem zarządu.
• Przygotuj pisemne oświadczenie o rezygnacji z funkcji prezesa i członka zarządu.
• Doręcz rezygnację właściwemu adresatowi i zachowaj dowód doręczenia.
• Jeżeli wymaga tego sytuacja, zwołaj zgromadzenie wspólników i umieść oświadczenie o rezygnacji w zaproszeniu.
• Wezwij spółkę do złożenia wniosku aktualizacyjnego do KRS.
• Kontroluj wpis w KRS i w razie bierności spółki zawiadom sąd rejestrowy.
• Zabezpiecz dokumenty dotyczące sytuacji finansowej spółki z okresu pełnienia funkcji.

FAQ

Czy rezygnacja prezesa wymaga uchwały wspólników?

Nie. Rezygnacja jest jednostronnym oświadczeniem członka zarządu. Uchwała wspólników może być potrzebna do powołania nowego zarządu, ale co do zasady nie jest warunkiem skuteczności rezygnacji.

Czy mogę przestać być prezesem dopiero po wykreśleniu z KRS?

Nie. Wpis w KRS zwykle potwierdza zmianę, ale jej nie tworzy. Dla ustania funkcji kluczowe jest skuteczne złożenie rezygnacji, chyba że w oświadczeniu wskazano późniejszą datę albo zastosowanie ma szczególna procedura dla ostatniego członka zarządu.

Czy nabywca udziałów może załatwić wszystkie formalności za mnie?

Może pomóc organizacyjnie, ale nie warto opierać się wyłącznie na jego deklaracjach. To Pan powinien mieć dowód złożenia rezygnacji i kontrolować, czy spółka zgłosiła zmianę do KRS.

Czy po rezygnacji odpowiadam za długi spółki?

Rezygnacja zasadniczo ogranicza ryzyko za przyszłe zobowiązania, ale nie wyłącza odpowiedzialności za okres, w którym pełnił Pan funkcję. Odpowiedzialność zależy od rodzaju długu, daty jego powstania, bezskuteczności egzekucji oraz możliwości wykazania przesłanek uwalniających od odpowiedzialności.

Czy trzeba zgłaszać rezygnację do urzędu skarbowego?

Skuteczność rezygnacji nie zależy od zawiadomienia urzędu skarbowego. W praktyce najważniejsze jest prawidłowe doręczenie oświadczenia, aktualizacja KRS i zachowanie dowodów, które można przedstawić organowi podatkowemu, jeżeli zwróci się do byłego członka zarządu.

Podsumowanie

Prezes zarządu spółki z o.o. może skutecznie zrezygnować z funkcji bez zgody wspólników lub kupującego udziały. Trzeba jednak prawidłowo ustalić adresata oświadczenia. Jeżeli w zarządzie pozostają inne osoby, rezygnację składa się spółce. Jeżeli rezygnuje jedyny albo ostatni członek zarządu, należy zastosować szczególną procedurę złożenia rezygnacji wspólnikom i zwołania zgromadzenia wspólników, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej.

Wykreślenie z KRS nie jest co do zasady momentem wygaśnięcia mandatu, ale ma duże znaczenie dowodowe i praktyczne. Przy spółce nierentownej należy dodatkowo zabezpieczyć dokumenty dotyczące sytuacji finansowej, ponieważ odpowiedzialność podatkowa i cywilna może obejmować zobowiązania powstałe w czasie pełnienia funkcji.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
3. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 31 marca 2016 r., sygn. akt III CZP 89/15

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.