Wynagrodzenie prezesa zarządu w spółce z o.o.

Jaka forma wynagrodzenia prezesa jest możliwa?

W spółce z o.o. powołanie do zarządu tworzy przede wszystkim stosunek organizacyjny między spółką a członkiem zarządu. Samo powołanie wystarcza do pełnienia funkcji prezesa, reprezentowania spółki i prowadzenia jej spraw, ale nie przesądza jeszcze, w jaki sposób prezes ma być wynagradzany.

W praktyce stosuje się kilka rozwiązań:

1. wynagrodzenie przyznane uchwałą za pełnienie funkcji w zarządzie,
2. umowę o pracę, jeżeli rzeczywiście występuje podporządkowanie pracownicze i można je wykazać,
3. kontrakt menedżerski albo umowę o świadczenie usług zarządzania,
4. odrębną umowę doradczą zawartą z prezesem jako przedsiębiorcą, ale tylko dla czynności innych niż funkcje zarządcze,
5. premię, tantiemę albo inne wynagrodzenie zmienne, jeżeli zostało prawidłowo uregulowane w uchwale lub umowie.

Nie ma jednej formy najlepszej dla każdej spółki. Przy wynagrodzeniu rocznym rzędu około 200 tys. zł netto trzeba analizować nie tylko wygodę wypłat, lecz także PIT, składki, VAT, możliwość zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych, relacje między wspólnikami oraz ryzyko uznania części świadczeń za ukrytą dystrybucję zysku.

W spółce, w której prezes ma 50% udziałów, zwykle warto szczególnie dokładnie udokumentować, za co konkretnie otrzymuje wynagrodzenie. Im bardziej wynagrodzenie przypomina wypłatę zysku dla wspólnika, a nie zapłatę za realną pracę lub pełnienie funkcji, tym większe ryzyko podatkowe.

Zobacz również: wykonywanie pracy dla spółki przez jej udziałowca i prezesa

Wynagrodzenie z powołania

Najprostszym rozwiązaniem jest przyznanie prezesowi wynagrodzenia uchwałą właściwego organu spółki. W wielu spółkach jest to zgromadzenie wspólników, chyba że umowa spółki przewiduje inne zasady albo kompetencję innego organu.

W uchwale warto wskazać co najmniej:

• osobę, której wynagrodzenie dotyczy,
• podstawę wypłaty, czyli pełnienie funkcji członka zarządu albo prezesa zarządu,
• wysokość wynagrodzenia miesięcznego albo sposób jego obliczenia,
• termin wypłaty,
• zasady premii, jeżeli ma być przyznawana,
• okres obowiązywania uchwały albo informację, że obowiązuje do zmiany lub odwołania.

Wynagrodzenie z powołania nie jest tym samym co dywidenda. Prezes otrzymuje je za pełnienie funkcji w zarządzie, a wspólnik otrzymuje dywidendę z tytułu udziału w zysku po podjęciu uchwały o podziale zysku.

Podatkowo wynagrodzenie z powołania jest co do zasady rozliczane jako przychód z działalności wykonywanej osobiście. Spółka pełni funkcję płatnika podatku dochodowego. W aktualnym stanie prawnym wynagrodzenie członka zarządu z powołania wiąże się również z obowiązkiem rozliczenia składki zdrowotnej, natomiast nie jest typowym tytułem do ubezpieczeń społecznych tak jak umowa o pracę.

Umowa o pracę z prezesem zarządu

Umowa o pracę z członkiem zarządu jest dopuszczalna, ale wymaga realnego istnienia cech stosunku pracy. Chodzi przede wszystkim o wykonywanie pracy pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę oraz za wynagrodzeniem.

W przypadku prezesa mającego 50% udziałów problemem może być wykazanie rzeczywistego podporządkowania. Nie jest to sytuacja identyczna jak przy jednoosobowym wspólniku, ale nadal trzeba ocenić, czy w spółce faktycznie istnieje organ lub osoba mogąca wydawać prezesowi polecenia pracownicze, kontrolować wykonywanie pracy i egzekwować obowiązki.

Umowa o pracę daje prezesowi stabilność, urlop, ochronę pracowniczą i pełne ubezpieczenia. Dla spółki oznacza jednak wyższe obciążenia składkowe i konieczność prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Jeżeli w rzeczywistości prezes sam organizuje swoją pracę i nie podlega pracowniczemu kierownictwu, taka umowa może być kwestionowana.

Kontrakt menedżerski i umowa o zarządzanie

Kontrakt menedżerski pozwala elastycznie określić obowiązki prezesa, zasady odpowiedzialności, cele biznesowe, premie, zakaz konkurencji, poufność oraz warunki rozwiązania współpracy. Często jest praktyczniejszy niż umowa o pracę, gdy zarządca ma dużą samodzielność.

Trzeba jednak pamiętać, że kontrakty menedżerskie i umowy o podobnym charakterze są na gruncie podatku dochodowego traktowane szczególnie. Sam fakt, że menedżer prowadzi działalność gospodarczą, nie zawsze oznacza, że przychód z zarządzania będzie rozliczany jak zwykły przychód z działalności gospodarczej.

W praktyce faktury za zarządzanie spółką przez prezesa mogą być kwestionowane, jeżeli są tylko formalnym opakowaniem wynagrodzenia za pełnienie funkcji członka zarządu. Ryzyko dotyczy zwłaszcza prawa do odliczenia VAT, kosztów podatkowych spółki i prawidłowej kwalifikacji przychodu po stronie prezesa.

Szerzej problem ten omawia analiza, kiedy dopuszczalna jest faktura od członka zarządu dla własnej spółki z o.o..

Czy prezes może prowadzić działalność i wystawiać faktury?

Prezes może prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą, ale nie każda faktura wystawiona spółce będzie bezpieczna. Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy faktura obejmuje „zarządzanie spółką”, „prowadzenie przedsiębiorstwa” albo czynności, które w istocie należą do obowiązków członka zarządu.

Bezpieczniejszy model polega na rozdzieleniu dwóch zakresów:

• czynności zarządczych wykonywanych jako prezes zarządu, wynagradzanych np. uchwałą albo kontraktem,
• odrębnych usług specjalistycznych, np. doradztwa technologicznego, finansowego, projektowego albo handlowego, wykonywanych jako przedsiębiorca.

Odrębna umowa doradcza ma sens tylko wtedy, gdy spółka rzeczywiście korzysta z dodatkowej wiedzy prezesa, a czynności doradcze nie sprowadzają się do zwykłego prowadzenia spraw spółki. Umowa powinna dokładnie opisywać zakres usług, rezultaty, sposób dokumentowania pracy, wynagrodzenie, odpowiedzialność usługodawcy i brak podporządkowania właściwego dla stosunku pracy.

Jeżeli usługi są pozorne albo pokrywają się z funkcją zarządczą, organ podatkowy może zakwestionować faktury, odliczenie VAT albo zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów. W skrajnych przypadkach spółka i prezes muszą liczyć się także z korektami podatkowymi i odsetkami.

Reprezentacja spółki przy umowie z członkiem zarządu

Przy zawieraniu umowy między spółką z o.o. a członkiem jej zarządu trzeba zachować szczególną reprezentację. Zgodnie z art. 210 Kodeksu spółek handlowych w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Jeżeli w spółce nie ma rady nadzorczej, zgromadzenie wspólników powinno powołać pełnomocnika do zawarcia konkretnej umowy albo określonego rodzaju umów z członkiem zarządu. Uchwała powinna być precyzyjna: wskazywać osobę pełnomocnika, członka zarządu, z którym ma być zawarta umowa, rodzaj umowy i najważniejsze warunki.

Naruszenie art. 210 K.s.h. może prowadzić do poważnych skutków, w tym do kwestionowania ważności umowy. To z kolei wpływa na rozliczenia podatkowe, ubezpieczeniowe i możliwość zaliczenia wypłat do kosztów spółki.

Głosowanie, konflikt interesów i wspólnik-prezes

Jeżeli prezes jest jednocześnie wspólnikiem, trzeba odróżnić kilka decyzji: powołanie do zarządu, ustalenie wynagrodzenia, zawarcie umowy, udzielenie absolutorium oraz rozstrzyganie sporów ze spółką. Każda z tych czynności może wymagać innej procedury.

Szczególnej analizy wymaga przy tym wynagrodzenie wspólnika spółki z o.o. za powtarzające się świadczenia, ponieważ jego podstawa i zakres powinny wynikać z umowy spółki.

Art. 244 K.s.h. wyłącza wspólnika od głosowania między innymi przy uchwałach dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki, udzielenia mu absolutorium, zwolnienia go z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką. Przy uchwałach o wynagrodzeniu należy dodatkowo uwzględnić konflikt interesów i treść umowy spółki.

Dla bezpieczeństwa warto, aby uchwały dotyczące wynagrodzenia wspólnika-prezesa były podejmowane transparentnie, z uzasadnieniem biznesowym i dokumentacją potwierdzającą rynkowy poziom świadczenia. Przy równym podziale udziałów 50/50 szczególnie ważne jest też sprawdzenie, czy umowa spółki nie przewiduje szczególnych większości, prawa weta albo odmiennych zasad powoływania zarządu.

Dywidenda, premia i tantiema dla prezesa

Dywidenda przysługuje wspólnikowi z tytułu udziałów, jeżeli spółka osiągnęła zysk przeznaczony do podziału i zgromadzenie wspólników podjęło odpowiednią uchwałę. Nie jest wynagrodzeniem za pracę ani za pełnienie funkcji prezesa.

Po stronie wspólnika trzeba przy tym zachować zwykłe zasady wypłaty zysku; opisuje je poradnik dywidenda w spółce z o.o. – terminy, uchwała i podatek.

Premia albo tantiema może być elementem wynagrodzenia członka zarządu, ale powinna mieć jasną podstawę: uchwałę, kontrakt albo regulamin wynagradzania kadry zarządzającej. Warto określić, czy premia zależy od zysku netto, EBITDA, przychodów, realizacji budżetu, pozyskania kontraktów, płynności finansowej albo innych mierzalnych celów.

Gdy pojawia się utrata płynności spółki z o.o., zarząd powinien w pierwszej kolejności zabezpieczyć wykonanie zobowiązań i obowiązków ustawowych, a dopiero potem oceniać dodatkowe wypłaty.

Nie należy mieszać premii z dywidendą. Jeżeli prezes otrzymuje zarówno wynagrodzenie, jak i dywidendę, dokumentacja powinna pokazywać, które świadczenie wynika z funkcji zarządczej, a które z praw udziałowych. Ma to znaczenie podatkowe, rachunkowe i dowodowe w razie sporu między wspólnikami.

Wynagrodzenia prezesa nie należy również zastępować rozliczeniami, które służą finansowaniu spółki. Dopłaty wspólników w spółce z o.o. oraz pożyczka wspólnika dla spółki z o.o. mają inne cele, podstawy prawne i skutki podatkowe niż zapłata za pełnienie funkcji w zarządzie.

Zakaz konkurencji i działalność prezesa poza spółką

Członek zarządu spółki z o.o. nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani uczestniczyć w podmiotach konkurencyjnych w zakresie określonym w art. 211 K.s.h. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zgody udziela organ uprawniony do powołania zarządu.

Jeżeli działalność gospodarcza prezesa ma taki sam albo zbliżony profil jak działalność spółki, należy uzyskać zgodę spółki i dobrze opisać jej zakres. Brak zgody może prowadzić do roszczeń spółki wobec członka zarządu, zwłaszcza gdy dojdzie do konfliktu wspólników albo zmiany kontroli nad spółką.

Zgoda na działalność konkurencyjną nie powinna być blankietowa. Najlepiej wskazać, jakiego rodzaju aktywność jest dopuszczalna, na jakich rynkach, wobec jakich klientów i czy prezes może wykorzystywać zasoby spółki.

Co wybrać w opisanej sytuacji?

Przy prezesie posiadającym 50% udziałów najczęściej rozważa się model mieszany: wynagrodzenie z powołania albo kontrakt menedżerski za pełnienie funkcji zarządczej, a niezależnie od tego dywidendę jako wspólnik, jeżeli spółka osiąga zysk i wspólnicy zdecydują o jego podziale.

Umowa o pracę może być odpowiednia, jeżeli rzeczywiście istnieje podporządkowanie pracownicze. Jeżeli prezes faktycznie samodzielnie kieruje spółką i nie ma realnego przełożonego, bezpieczniejszy bywa kontrakt menedżerski albo wynagrodzenie z powołania.

Faktury z działalności gospodarczej warto ograniczyć do realnych usług doradczych lub specjalistycznych, które są inne niż samo zarządzanie spółką. W takim modelu potrzebna jest staranna umowa, dowody wykonania usług i procedura zawarcia umowy zgodna z art. 210 K.s.h.

Przed wyborem formy wynagrodzenia warto porównać całkowity koszt spółki i kwotę netto po stronie prezesa, ale także ocenić ryzyko podatkowe, ZUS, VAT, relacje między wspólnikami i planowaną wypłatę dywidendy.

Jeżeli spółka jest opodatkowana ryczałtem od dochodów spółek, model wynagrodzenia powinien uwzględniać warunki estońskiego CIT w spółce z o.o. oraz ryzyko, że świadczenia dla wspólnika zostaną uznane za ukryte zyski w estońskim CIT.

FAQ

Czy prezes spółki z o.o. może otrzymywać wynagrodzenie tylko z powołania?

Tak. Spółka może przyznać członkowi zarządu wynagrodzenie uchwałą za pełnienie funkcji. Nie trzeba wtedy zawierać umowy o pracę ani kontraktu menedżerskiego, ale uchwała powinna jasno określać wysokość i zasady wypłaty.

Czy prezes mający 50% udziałów może być zatrudniony na umowę o pracę?

Może, ale tylko wtedy, gdy realnie występują cechy stosunku pracy, zwłaszcza podporządkowanie pracownicze. W spółce z równym podziałem udziałów trzeba szczególnie starannie ocenić, kto faktycznie kieruje pracą prezesa i kontroluje jej wykonywanie.

Czy prezes może wystawiać faktury za zarządzanie spółką?

To rozwiązanie jest ryzykowne. Jeżeli faktura obejmuje czynności należące do funkcji członka zarządu, organy mogą zakwestionować rozliczenie. Bezpieczniejsze jest fakturowanie tylko odrębnych, rzeczywistych usług doradczych lub specjalistycznych.

Kto podpisuje umowę spółki z prezesem zarządu?

Spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Zasada ta dotyczy umów między spółką a członkiem zarządu, w tym umowy o pracę, kontraktu menedżerskiego i umowy doradczej.

Czy dywidenda może zastąpić wynagrodzenie prezesa?

Nie w pełnym sensie. Dywidenda jest wypłatą dla wspólnika z zysku spółki, a wynagrodzenie jest zapłatą za pełnienie funkcji lub wykonywanie usług. Można otrzymywać oba świadczenia, ale powinny mieć odrębne podstawy i dokumentację.

Czy wynagrodzenie prezesa może być premią od zysku?

Tak, ale zasady premii powinny wynikać z uchwały, kontraktu albo innego dokumentu obowiązującego w spółce. Warto określić mierniki, termin wypłaty i warunki utraty prawa do premii, aby uniknąć sporów i problemów podatkowych.

Podsumowanie

Dla prezesa spółki z o.o. posiadającego 50% udziałów najczęściej praktyczne są trzy rozwiązania: wynagrodzenie z powołania, kontrakt menedżerski albo umowa o pracę, jeżeli faktycznie istnieje podporządkowanie pracownicze. Działalność gospodarcza prezesa może być wykorzystana do odrębnych usług doradczych, ale nie powinna pozornie zastępować wynagrodzenia za zarządzanie spółką.

Kluczowe jest prawidłowe przygotowanie uchwał, zachowanie zasad reprezentacji z art. 210 K.s.h., rozdzielenie wynagrodzenia od dywidendy oraz udokumentowanie rynkowego charakteru świadczeń. Przy większych kwotach warto przygotować model wynagrodzenia wspólnie z prawnikiem i doradcą podatkowym.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037

2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych

3. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

4. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych

5. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.