Oddalenie wniosku KRS po zmianie statutu stowarzyszenia

Co oznacza oddalenie albo nierozpoznanie wniosku przez KRS?

W opisanej sytuacji problem nie sprowadza się wyłącznie do braku jednego podpisu. Trzeba rozdzielić trzy kwestie: skuteczność uchwały o zmianie statutu, skuteczność wyboru nowego zarządu oraz skutki tego, że wniosek do KRS nie został prawidłowo uzupełniony.

Jeżeli sąd rejestrowy wezwał do uzupełnienia braków, a stowarzyszenie nie było w stanie tego zrobić, postępowanie rejestrowe mogło zakończyć się niekorzystnie dla wnioskodawcy. Niezależnie od użytej w korespondencji nazwy rozstrzygnięcia praktyczny skutek jest taki, że zmiany nie zostały wpisane do KRS. Stowarzyszenie powinno więc ocenić, czy złożenie kolejnego, poprawnego wniosku wystarczy, czy konieczne będzie ponowne podjęcie uchwał przez walne zebranie członków.

Najpierw należy sprawdzić treść dotychczasowego statutu, protokół walnego zebrania, uchwały o zmianie statutu, uchwały wyborcze, listę obecności, sposób liczenia głosów oraz dokument rezygnacji członka zarządu. Dopiero na tej podstawie można bezpiecznie ustalić, kto jest obecnie uprawniony do reprezentowania stowarzyszenia.

Obowiązek zgłoszenia zmiany statutu stowarzyszenia do KRS

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy Prawo o stowarzyszeniach zarząd stowarzyszenia ma obowiązek zawiadomić sąd rejestrowy o zmianie statutu. W sprawie wpisu zmiany statutu do Krajowego Rejestru Sądowego stosuje się odpowiednio zasady i tryb przewidziane dla wpisu stowarzyszenia do rejestru. Sąd rejestrowy dokonuje wpisu po stwierdzeniu, że zmiany są zgodne z prawem i statutem.

Wniosek do KRS powinien być kompletny formalnie. W praktyce oznacza to przede wszystkim prawidłowe formularze lub zgłoszenie w systemie, właściwe uchwały, protokół, tekst jednolity statutu, dokumenty dotyczące osób wchodzących w skład zarządu oraz podpisy osób uprawnionych do działania za stowarzyszenie. Zakres dokumentów zależy od rodzaju zgłaszanych zmian i od tego, czy zmieniany jest tylko statut, tylko zarząd, czy obie te kwestie jednocześnie.

Termin na złożenie wniosku o wpis danych do KRS wynosi co do zasady 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis. Przekroczenie tego terminu nie powoduje automatycznie nieważności uchwał, ale zwiększa ryzyko problemów rejestrowych, korespondencji z sądem oraz trudności w bieżącym funkcjonowaniu organizacji.

Od kiedy obowiązuje zmieniony statut stowarzyszenia?

W praktyce najtrudniejsze pytanie brzmi: czy nowy statut obowiązuje od chwili podjęcia uchwały przez walne zebranie, czy dopiero od chwili wpisu zmiany do KRS. Ma to kluczowe znaczenie wtedy, gdy na tym samym walnym zebraniu uchwalono nowy statut i od razu wybrano zarząd według nowych zasad.

W orzecznictwie pojawiały się poglądy, że uchwała o zmianie statutu może wywoływać skutki już od chwili jej podjęcia. W wyroku z dnia 5 grudnia 1990 r., sygn. akt I PR 440/90, Sąd Najwyższy wskazał, że uchwała zebrania ogólnego członków stowarzyszenia o zmianie statutu, podjęta zgodnie ze statutem, ma moc stanowiącą, a rejestracja zmian ma znaczenie deklaratywne.

Podobnie w wyroku z dnia 18 września 2008 r., sygn. akt I OSK 333/08, Naczelny Sąd Administracyjny odnosił się do deklaratoryjnego charakteru wpisu danych dotyczących sposobu reprezentacji. Z tego punktu widzenia zmiana sposobu reprezentacji mogłaby być skuteczna od chwili podjęcia uchwały, z uwzględnieniem ochrony osób działających w zaufaniu do danych ujawnionych w rejestrze.

Istnieje jednak również odmienne stanowisko, zgodnie z którym wpis zmiany statutu do KRS ma charakter konstytutywny, czyli zmiana statutu staje się skuteczna dopiero po jej wpisaniu do rejestru. W tym kierunku powoływano m.in. postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 czerwca 2008 r., sygn. akt I OZ 80/08, oraz wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 31 stycznia 1996 r., sygn. akt I ACr 615/95.

Dla stowarzyszenia najbezpieczniejsze jest ostrożne podejście: dopóki zmiana statutu nie została wpisana do KRS, nie należy opierać kluczowych czynności wyłącznie na nowych postanowieniach statutu, zwłaszcza jeżeli zmieniają one sposób wyboru zarządu, liczbę członków zarządu, kadencję albo zasady reprezentacji.

Czy trzeba ponownie zwołać walne zebranie?

W wielu takich sprawach ponowne zwołanie walnego zebrania jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem, ale nie zawsze jedynym. Wszystko zależy od tego, czy wcześniejsze uchwały można uznać za skuteczne na gruncie dotychczasowego statutu oraz czy brak podpisu był wyłącznie brakiem formalnym wniosku, czy objawem głębszego problemu z reprezentacją.

Jeżeli wybór zarządu był zgodny także ze starym statutem, można rozważyć złożenie nowego wniosku do KRS z kompletem aktualnych dokumentów, w tym dokumentem rezygnacji członka zarządu i uchwałą o uzupełnieniu składu, jeżeli statut tego wymaga. W takim wariancie ponowne podejmowanie uchwały o zmianie statutu może nie być konieczne, ale trzeba bardzo dokładnie sprawdzić dokumenty.

Jeżeli natomiast zarząd został wybrany wyłącznie według zasad z nowego statutu, który nie został wpisany do KRS, ryzyko jest większe. Wtedy rozsądne może być zwołanie walnego zebrania według dotychczasowego, bezspornie obowiązującego statutu. Takie zebranie może ponownie podjąć uchwałę o zmianie statutu, wybrać albo uzupełnić zarząd według zasad, które nie budzą wątpliwości, oraz upoważnić właściwe osoby do złożenia kompletnego wniosku do KRS.

Jeżeli w statucie przewidziano minimalną liczbę członków zarządu, rezygnacja jednej osoby może spowodować, że zarząd utraci zdolność do prawidłowego działania. Wtedy trzeba ustalić, czy możliwe jest uzupełnienie składu przez sam zarząd, komisję rewizyjną albo walne zebranie. Decyduje treść statutu.

Co z czynnościami zarządu podjętymi przed wpisem do KRS?

Ocena czynności zarządu zależy od tego, czy zarząd został skutecznie powołany. Jeżeli wybór zarządu był ważny, a wpis do KRS miał tylko ujawnić istniejący stan, czynności zarządu co do zasady pozostają skuteczne. Problemem może być jednak wykazanie tego wobec banku, kontrahenta, urzędu albo sądu, jeżeli dane w KRS nadal wskazują poprzedni zarząd.

Jeżeli natomiast wybór zarządu okaże się wadliwy, czynności podjęte przez osoby działające jako zarząd mogą zostać zakwestionowane. W przypadku umów zawieranych przez osobę działającą jako organ osoby prawnej bez umocowania znaczenie może mieć art. 39 Kodeksu cywilnego, który przewiduje możliwość potwierdzenia umowy przez osobę prawną. W praktyce właściwy organ stowarzyszenia powinien wtedy rozważyć potwierdzenie najważniejszych czynności, zwłaszcza umów, uchwał organizacyjnych i zobowiązań finansowych.

Nie każda wadliwość automatycznie oznacza, że wszystkie działania są bezskuteczne. Inaczej ocenia się czynności wewnętrzne, inaczej umowy z osobami trzecimi, a jeszcze inaczej czynności techniczne, które nie tworzą zobowiązań. Dlatego warto przygotować listę czynności podjętych w okresie spornym i podzielić je według znaczenia oraz ryzyka.

Jak praktycznie wyprostować sytuację?

Najbardziej uporządkowany sposób działania wygląda następująco:

1. ustalić, który statut należy stosować do zwołania najbliższego walnego zebrania,
2. sprawdzić, czy poprzednie uchwały zostały podjęte zgodnie z wymaganą większością, quorum i porządkiem obrad,
3. ustalić, kto obecnie może skutecznie reprezentować stowarzyszenie wobec KRS,
4. uzyskać i zachować pisemną rezygnację członka zarządu, jeżeli została złożona,
5. zwołać walne zebranie, jeżeli jest potrzebne do ponownego podjęcia uchwał albo uzupełnienia składu zarządu,
6. podjąć uchwały w sposób możliwie jednoznaczny: o zmianie statutu, wyborze lub uzupełnieniu zarządu, przyjęciu tekstu jednolitego statutu oraz ewentualnym potwierdzeniu wcześniejszych czynności,
7. złożyć nowy, kompletny wniosek do KRS wraz z wymaganymi załącznikami.

W nowym wniosku nie należy opierać się na dokumentach, których kompletność budzi wątpliwości. Jeżeli osoba, która zrezygnowała, nie pełni już funkcji, trzeba wykazać to dokumentem rezygnacji i aktualnymi uchwałami. Jeżeli jej podpis jest wymagany dlatego, że w chwili składania wniosku była członkiem zarządu albo wnioskodawcą, należy rozważyć przygotowanie nowego wniosku podpisanego przez osoby, które aktualnie i bezspornie mają do tego prawo.

Najbezpieczniejsze warianty działania

W praktyce można rozważyć dwa warianty. Pierwszy jest prostszy: jeżeli dotychczasowe uchwały są poprawne, a problem dotyczył tylko braków formalnych, stowarzyszenie składa nowy wniosek do KRS, uzupełnia dokumenty dotyczące rezygnacji i ewentualnie wyboru kolejnej osoby do zarządu.

Drugi wariant jest bardziej ostrożny: stowarzyszenie zwołuje walne zebranie według starego statutu, ponownie porządkuje uchwały, wybiera zarząd w sposób niebudzący wątpliwości i dopiero wtedy składa kompletny wniosek do KRS. Ten wariant jest szczególnie wskazany, gdy nowy zarząd został wybrany na podstawie zasad, które miały wynikać dopiero z niewpisanego jeszcze statutu.

Jeżeli w sprawie istnieje realny spór personalny, konflikt między członkami albo ryzyko podważania uchwał, bezpieczniejsze będzie ponowne walne zebranie z bardzo starannie przygotowanym porządkiem obrad, listą obecności, protokołem i treścią uchwał.

FAQ

Czy brak wpisu zmiany zarządu w KRS oznacza, że nowy zarząd nie istnieje?

Nie zawsze. Wpis zmiany składu zarządu często ma charakter ujawniający, ale sam wybór musi być dokonany zgodnie ze statutem. Jeżeli zarząd został wybrany wadliwie, sam późniejszy wpis albo próba wpisu nie naprawia automatycznie uchwały.

Czy po nieudanym wniosku do KRS można złożyć nowy wniosek?

Tak. Jeżeli zmiany nadal mają zostać ujawnione, stowarzyszenie może złożyć nowy wniosek. Powinien on jednak usuwać przyczyny poprzedniego problemu, czyli zawierać prawidłowe podpisy, komplet uchwał i dokumenty potwierdzające aktualny skład zarządu.

Czy rezygnacja członka zarządu wymaga przyjęcia przez stowarzyszenie?

Co do zasady rezygnacja jest jednostronnym oświadczeniem osoby pełniącej funkcję. Trzeba jednak sprawdzić statut i dokument rezygnacji, aby ustalić datę jej skuteczności oraz to, czy po rezygnacji zarząd nadal ma wymagany minimalny skład.

Czy trzeba powtarzać wszystkie uchwały z poprzedniego walnego zebrania?

Nie zawsze. Jeżeli uchwały były prawidłowe, może wystarczyć nowy wniosek do KRS. Jeżeli jednak istnieje wątpliwość, czy walne zebranie mogło wybrać zarząd według nowego, niewpisanego jeszcze statutu, powtórzenie albo potwierdzenie uchwał może być najbezpieczniejsze.

Czy czynności spornego zarządu można później potwierdzić?

W wielu przypadkach tak, zwłaszcza gdy chodzi o umowy zawarte w imieniu stowarzyszenia. Trzeba jednak każdą czynność ocenić osobno, bo inne zasady mogą dotyczyć umów, uchwał wewnętrznych, pism do urzędów i decyzji finansowych.

Podsumowanie

Po nieudanym wniosku do KRS najważniejsze jest szybkie uporządkowanie podstaw działania stowarzyszenia. Trzeba ustalić, który statut należy stosować, czy wybór zarządu był skuteczny, czy rezygnacja członka zarządu wymaga uzupełnienia składu oraz kto może podpisać kolejny wniosek do sądu rejestrowego.

Jeżeli wybór zarządu według nowego statutu budzi wątpliwości, najbezpieczniej jest zwołać walne zebranie zgodnie z dotychczasowym statutem i ponownie podjąć uchwały w sposób odporny na zarzuty formalne. Czynności podjęte w okresie spornym warto przeanalizować i, jeżeli to potrzebne, potwierdzić przez prawidłowo umocowany organ.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769 z późn. zm.
2. Ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach - Dz.U. 1989 nr 20 poz. 104 z późn. zm.
3. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 z późn. zm.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 grudnia 1990 r., sygn. akt I PR 440/90
5. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 18 września 2008 r., sygn. akt I OSK 333/08
6. Postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 czerwca 2008 r., sygn. akt I OZ 80/08
7. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 31 stycznia 1996 r., sygn. akt I ACr 615/95
8. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 23 sierpnia 2006 r., sygn. akt III CZP 56/06

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.