Odpowiedzialność za długi stowarzyszenia w ZUS

Odpowiedzialność za składki ZUS w stowarzyszeniu prowadzącym szkołę

Jeżeli stowarzyszenie jest organem prowadzącym prywatną szkołę i zatrudnia pracowników, może być płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne. Zaległości wobec ZUS są traktowane w szczególny sposób, ponieważ do należności z tytułu składek stosuje się odpowiednio wybrane przepisy Ordynacji podatkowej.

Podstawą jest art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który odsyła m.in. do regulacji dotyczących odpowiedzialności osób trzecich za zaległości. W praktyce oznacza to, że ZUS nie musi ograniczać się wyłącznie do majątku stowarzyszenia, jeżeli spełnione są ustawowe warunki przeniesienia odpowiedzialności na osoby zarządzające.

Kluczowe jest ustalenie, jaki status ma stowarzyszenie oraz jaką funkcję pełniła konkretna osoba. Inaczej ocenia się członka zarządu, inaczej zastępcę prezesa będącego członkiem zarządu, a inaczej członka komisji rewizyjnej, która jest organem kontroli wewnętrznej.

Stowarzyszenie rejestrowe a odpowiedzialność członków zarządu

Stowarzyszenie wpisane do KRS jest osobą prawną. Co do zasady samo odpowiada za swoje zobowiązania własnym majątkiem. Odpowiedzialność prywatnym majątkiem członków zarządu nie powstaje automatycznie z chwilą pojawienia się długu.

W przypadku zaległości składkowych ZUS może jednak wydać decyzję o odpowiedzialności członków zarządu, jeżeli egzekucja z majątku stowarzyszenia okaże się w całości lub w części bezskuteczna. Podstawą tej odpowiedzialności jest art. 116a w związku z art. 116 Ordynacji podatkowej, stosowany do składek na podstawie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Odpowiedzialność ma charakter solidarny i obejmuje majątek osobisty członków organu zarządzającego. W praktyce ZUS może dochodzić zaległości od wszystkich członków zarządu albo od wybranych osób, a osoba, która zapłaci więcej niż wynikałoby z jej udziału, może następnie rozważać roszczenia regresowe wobec pozostałych odpowiedzialnych osób.

Istotne jest również to, że odpowiedzialność dotyczy zaległości związanych z okresem pełnienia funkcji. Nie powinno się odpowiadać za składki, których termin płatności przypadał po skutecznej rezygnacji, o ile dana osoba rzeczywiście przestała pełnić funkcję i można to wykazać.

Kiedy członek zarządu może bronić się przed odpowiedzialnością

Członek zarządu nie jest pozbawiony możliwości obrony. W postępowaniu przed ZUS i ewentualnie przed sądem może wykazywać okoliczności wyłączające odpowiedzialność przewidziane w przepisach. W szczególności znaczenie może mieć to, czy we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości, czy otwarto właściwe postępowanie restrukturyzacyjne, czy brak takich działań nastąpił bez winy danej osoby albo czy wskazano majątek stowarzyszenia pozwalający na zaspokojenie zaległości w znacznej części.

Nie wystarczy zwykle samo twierdzenie, że finansami zajmował się wyłącznie prezes albo księgowa. Członek zarządu powinien interesować się sytuacją finansową stowarzyszenia, żądać dokumentów, protokołować sprzeciw wobec ryzykownych decyzji i reagować, gdy pojawiają się zaległości wobec ZUS lub pracowników.

Jeżeli zarząd dowiaduje się o niewypłacalności albo narastających długach, powinien niezwłocznie ustalić skalę zadłużenia, sprawdzić dokumenty księgowe, wezwać do zwołania posiedzenia zarządu lub walnego zebrania oraz rozważyć działania naprawcze. Ocena, czy należało składać wniosek upadłościowy lub podejmować inne formalne kroki, zależy od statusu stowarzyszenia, rodzaju prowadzonej działalności i konkretnego stanu finansów.

Czy zastępca prezesa odpowiada tak jak prezes

Jeżeli zastępca prezesa jest członkiem zarządu stowarzyszenia, to co do zasady jest traktowany jako osoba wchodząca w skład organu zarządzającego. Sama nazwa funkcji nie przesądza o zwolnieniu z odpowiedzialności. Znaczenie ma przede wszystkim to, czy dana osoba formalnie należała do zarządu w okresie, w którym powstały zaległości składkowe.

Fakt, że zastępca prezesa pracował w szkole, ale nie prowadził księgowości, nie wyłącza automatycznie ryzyka odpowiedzialności. Może natomiast mieć znaczenie przy ocenie winy, zakresu wiedzy o zadłużeniu i tego, jakie działania mógł realnie podjąć. W praktyce trzeba analizować statut, uchwały, zakres obowiązków, protokoły posiedzeń oraz to, kto faktycznie podejmował decyzje finansowe.

Komisja rewizyjna a długi stowarzyszenia

Komisja rewizyjna jest organem kontroli wewnętrznej, a nie organem zarządzającym. Prawo o stowarzyszeniach wymaga, aby stowarzyszenie miało zarząd oraz organ kontroli wewnętrznej. Są to odrębne organy o innych zadaniach.

Jeżeli osoba pełni wyłącznie funkcję członka komisji rewizyjnej, nie jest członkiem zarządu i nie działała faktycznie jak osoba zarządzająca stowarzyszeniem, to co do zasady nie odpowiada za zaległe składki ZUS na podstawie przepisów o odpowiedzialności członków organu zarządzającego.

Nie oznacza to jednak, że członek komisji rewizyjnej może całkowicie ignorować nieprawidłowości. Jeżeli organ kontrolny dowiaduje się o poważnym zadłużeniu, powinien żądać dokumentów, odnotować ustalenia, rekomendować działania zarządowi albo walnemu zebraniu członków. Jest to istotne dla bezpieczeństwa organizacji i dla wykazania, że komisja wykonywała swoje obowiązki kontrolne.

Stowarzyszenie zwykłe i odpowiedzialność członków

Jeżeli nie chodzi o stowarzyszenie wpisane do KRS, lecz o stowarzyszenie zwykłe, zasady odpowiedzialności mogą być bardziej dotkliwe. Stowarzyszenie zwykłe działa na podstawie przepisów Prawa o stowarzyszeniach i nie jest osobą prawną. Za zobowiązania stowarzyszenia zwykłego odpowiada ono swoim majątkiem, a w określonych sytuacjach także jego członkowie na zasadach przewidzianych w ustawie.

Dlatego przed oceną odpowiedzialności trzeba ustalić, czy szkołę prowadzi stowarzyszenie rejestrowe, stowarzyszenie zwykłe, fundacja, spółka albo inny podmiot. W sprawach składkowych i pracowniczych status organu prowadzącego ma zasadnicze znaczenie.

Czy należy złożyć pisemną rezygnację

Tak, rezygnację warto złożyć na piśmie, nawet jeżeli wcześniej została złożona ustnie. Pisemna forma ułatwia wykazanie daty i treści oświadczenia. Rezygnację należy skierować do właściwego adresata zgodnie ze statutem i zasadami reprezentacji stowarzyszenia. Dobrą praktyką jest doręczenie jej za potwierdzeniem odbioru, przesłanie listem poleconym albo złożenie na kopii z podpisem osoby przyjmującej.

W rezygnacji warto wskazać funkcję, z której dana osoba rezygnuje, datę złożenia oświadczenia oraz żądanie podjęcia czynności aktualizacyjnych w dokumentach stowarzyszenia. Jeżeli osoba była ujawniona w KRS, aktualizacji powinny dokonać właściwe organy stowarzyszenia. Sam wpis w KRS ma znaczenie dowodowe i organizacyjne, ale dla bezpieczeństwa najważniejsze jest posiadanie dowodu skutecznego złożenia rezygnacji.

Co zrobić po informacji o długach w ZUS

Osoba pełniąca funkcję w zarządzie albo komisji rewizyjnej powinna przede wszystkim ustalić fakty. Należy zażądać dokumentów z ZUS, zestawienia zaległości, listy pracowników, deklaracji rozliczeniowych, informacji o egzekucji oraz dokumentów księgowych. Warto sprawdzić, kiedy powstały zaległości i kto w tym czasie pełnił funkcje w zarządzie.

Jeżeli dana osoba jest członkiem komisji rewizyjnej, powinna wyraźnie oddzielić swoje działania kontrolne od działań zarządczych. Nie powinna podpisywać dokumentów jako osoba reprezentująca stowarzyszenie, jeśli nie ma do tego podstaw. Jeżeli natomiast jest członkiem zarządu, nie powinna poprzestać na rezygnacji bez zabezpieczenia dokumentów dotyczących okresu pełnienia funkcji.

W praktyce pomocne jest sporządzenie notatki lub protokołu z ustaleń, wezwanie zarządu do wyjaśnień, zawiadomienie organu kontroli wewnętrznej albo walnego zebrania oraz uzyskanie kopii dokumentów potwierdzających, że dana osoba nie tworzyła zaległości albo podejmowała działania naprawcze.

FAQ

Czy członek komisji rewizyjnej odpowiada za długi stowarzyszenia wobec ZUS?

Co do zasady nie, jeżeli rzeczywiście pełnił wyłącznie funkcję w organie kontrolnym i nie był członkiem zarządu. Odpowiedzialność za zaległości składkowe na podstawie przepisów stosowanych przez ZUS dotyczy przede wszystkim osób wchodzących w skład organu zarządzającego.

Czy zastępca prezesa może odpowiadać za zaległe składki?

Tak, jeżeli zastępca prezesa jest członkiem zarządu. Dla ZUS istotne jest formalne pełnienie funkcji w organie zarządzającym w okresie powstania zaległości. Brak faktycznego prowadzenia księgowości nie wyłącza automatycznie odpowiedzialności.

Czy odpowiedzialność członka zarządu powstaje automatycznie?

Nie. ZUS musi przeprowadzić postępowanie i wydać decyzję. Zasadniczym warunkiem jest bezskuteczność egzekucji z majątku stowarzyszenia oraz ustalenie, że zaległości dotyczą okresu pełnienia funkcji przez daną osobę.

Czy rezygnacja ustna wystarczy?

Ustna rezygnacja może prowadzić do sporów dowodowych. Bezpieczniej złożyć rezygnację na piśmie, zachować potwierdzenie doręczenia i dopilnować, aby stowarzyszenie odnotowało zmianę w swoich dokumentach, a w razie potrzeby także w KRS.

Czy można odpowiadać za długi powstałe po rezygnacji?

Co do zasady nie powinno się odpowiadać za zaległości, których termin płatności przypadał po skutecznym zakończeniu pełnienia funkcji. Dlatego tak ważne jest udokumentowanie daty rezygnacji i zachowanie potwierdzenia jej doręczenia.

Podsumowanie

Za długi stowarzyszenia wobec ZUS największe ryzyko ponoszą członkowie zarządu, w tym prezes i zastępca prezesa, jeżeli w okresie powstania zaległości formalnie wchodzili w skład organu zarządzającego. Odpowiedzialność nie jest jednak automatyczna i zależy od spełnienia ustawowych warunków, w tym od bezskuteczności egzekucji z majątku stowarzyszenia.

Członek komisji rewizyjnej nie jest członkiem zarządu i co do zasady nie odpowiada za zaległości składkowe tylko z powodu pełnienia funkcji kontrolnej. Dla bezpieczeństwa powinien jednak działać pisemnie, dokumentować swoje stanowisko i złożyć formalną rezygnację, jeżeli nie chce dalej uczestniczyć w pracach organu.