Obywatel Ukrainy w zarządzie spółki z o.o.

Kto może być członkiem zarządu spółki z o.o.?

Podstawowe warunki pełnienia funkcji w zarządzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością określa Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 18 KSH. Zgodnie z tym przepisem członkiem zarządu może być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych.

Pełną zdolność do czynności prawnych ma co do zasady osoba pełnoletnia, która nie została ubezwłasnowolniona. W praktyce trzeba więc ustalić, czy kandydat ukończył 18 lat i czy nie istnieją wobec niego ograniczenia wynikające z orzeczenia sądu.

Drugim kluczowym warunkiem jest brak prawomocnego skazania za przestępstwa wskazane w art. 18 KSH. Przepis ten obejmuje m.in. określone przestępstwa z Kodeksu karnego oraz przestępstwa wymienione w Kodeksie spółek handlowych. Jeżeli dana osoba została skazana za takie przestępstwo, nie może być członkiem zarządu przez okres przewidziany w ustawie, chyba że wcześniej nastąpi zatarcie skazania albo w konkretnych przypadkach sąd skróci zakaz.

W opisanej sytuacji oznacza to, że osoba karana może być wspólnikiem spółki z o.o., ale nie zawsze może zasiadać w zarządzie. To zależy od rodzaju przestępstwa, daty uprawomocnienia się wyroku, zatarcia skazania oraz ewentualnych dodatkowych zakazów orzeczonych przez sąd.

Czy obywatel Ukrainy może zostać członkiem zarządu?

Tak. Przepisy KSH nie wymagają, aby członek zarządu spółki z o.o. miał obywatelstwo polskie. Obywatel Ukrainy może więc zostać członkiem zarządu, także jednoosobowego, jeżeli spełnia warunki z art. 18 KSH.

W praktyce przed powołaniem warto uzyskać od kandydata co najmniej pisemne oświadczenie, że ma pełną zdolność do czynności prawnych i nie jest objęty zakazem pełnienia funkcji w organach spółek. Jeżeli sprawa ma większe znaczenie gospodarcze, rozsądne może być także ustalenie jego sytuacji w zakresie karalności i ewentualnych zakazów sądowych.

Sam fakt posiadania karty pobytu czasowego jest istotny z perspektywy legalnego pobytu w Polsce, ale nie zastępuje automatycznie analizy prawa do wykonywania funkcji w zarządzie. Trzeba sprawdzić, na jakiej podstawie cudzoziemiec przebywa i pracuje w Polsce oraz czy w jego przypadku obowiązuje zezwolenie na pracę albo zwolnienie z tego obowiązku. W podobnych sprawach warto porównać także zezwolenie na pracę dla cudzoziemca w zarządzie.

Zezwolenie na pracę przy pełnieniu funkcji w zarządzie

Pełnienie funkcji w zarządzie przez cudzoziemca może być traktowane jako aktywność wymagająca oceny na gruncie przepisów o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Obecnie kwestie te są uregulowane odrębną ustawą o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Co do zasady zezwolenie na pracę może być wymagane, jeżeli cudzoziemiec w związku z pełnieniem funkcji w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców albo spółki kapitałowej w organizacji przebywa w Polsce przez okres przekraczający łącznie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. W praktyce odpowiada to dawniej znanemu modelowi zezwolenia na pracę dla członka zarządu.

Nie zawsze jednak trzeba występować o zezwolenie. Niektórzy cudzoziemcy korzystają ze zwolnień, np. z uwagi na szczególną podstawę pobytu, określony status ochronny, dostęp do rynku pracy wynikający z decyzji pobytowej albo szczególne przepisy dotyczące obywateli Ukrainy. Dlatego nie wystarczy stwierdzić, że dana osoba ma kartę pobytu. Trzeba sprawdzić konkretną podstawę jej pobytu i uprawnienia do pracy.

Jeżeli obywatel Ukrainy ma być członkiem zarządu tylko formalnie, bez realnego wykonywania pracy i bez dłuższego pobytu w Polsce, ryzyko może być inne niż wtedy, gdy faktycznie stale prowadzi sprawy spółki, podpisuje umowy, kontaktuje się z kontrahentami i przebywa w Polsce przez większą część roku. Decydujące znaczenie mają okoliczności konkretnej sprawy.

Jak powołać obywatela Ukrainy do jednoosobowego zarządu?

Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, członka zarządu spółki z o.o. powołuje się uchwałą wspólników. W spółce jednoosobowej uchwałę podejmuje jedyny wspólnik. Jeżeli spółka została założona przez internet, część czynności można przeprowadzić elektronicznie, ale trzeba dopasować tryb działania do tego, czy spółka jest jeszcze w organizacji, czy została już wpisana do KRS.

Standardowo potrzebne są:

• uchwała o powołaniu członka zarządu,
• zgoda powołanej osoby na pełnienie funkcji, chyba że zgoda wynika z podpisu pod wnioskiem albo z odrębnych dokumentów,
• adres do doręczeń członka zarządu,
• zgłoszenie zmiany do KRS w odpowiednim systemie elektronicznym,
• aktualizacja danych spółki tam, gdzie jest to wymagane w związku z reprezentacją.

Jeżeli obywatel Ukrainy nie ma numeru PESEL albo profilu zaufanego, może pojawić się kwestia technicznego podpisania dokumentów elektronicznych. W praktyce można wtedy korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, o ile dany tryb postępowania na to pozwala.

Jeżeli poprzednio jako członek zarządu została wskazana osoba objęta zakazem z art. 18 KSH, należy jak najszybciej uporządkować dokumenty spółki. Sąd rejestrowy może badać przeszkody do wpisu członka organu, a złożenie nieprawidłowych dokumentów może prowadzić do wezwania do uzupełnienia braków albo odmowy wpisu.

Notariusz, język polski i tłumacz przysięgły

Nie każda czynność związana z powołaniem zarządu wymaga aktu notarialnego. Samo powołanie członka zarządu zwykle następuje uchwałą. Notariusz może być jednak potrzebny np. przy zmianie umowy spółki, sprzedaży udziałów albo protokołowaniu określonych uchwał zgromadzenia wspólników.

Zgodnie z Prawem o notariacie czynności notarialnych dokonuje się w języku polskim. Jeżeli osoba biorąca udział w czynności nie zna języka polskiego, notariusz powinien zadbać o to, aby treść czynności była dla niej zrozumiała. Może to oznaczać konieczność udziału tłumacza przysięgłego albo dokonania dodatkowych czynności w języku obcym, jeżeli notariusz spełnia wymagane warunki.

Warto zaplanować to wcześniej. Brak tłumacza w dniu podpisania dokumentów może uniemożliwić przeprowadzenie czynności i opóźnić zmianę w spółce.

Na co uważać przy jednoosobowym zarządzie z cudzoziemcem?

Jednoosobowy zarząd jest dopuszczalny, ale w praktyce wymaga dobrej organizacji. Jeśli jedyny członek zarządu mieszka poza Polską, często wyjeżdża albo ma ograniczoną dostępność, spółka może mieć problem z szybkim podpisywaniem dokumentów, odbieraniem korespondencji i reprezentacją przed urzędami.

Trzeba też pamiętać, że członek zarządu ponosi odpowiedzialność za prowadzenie spraw spółki. Nie powinien być wyłącznie osobą podstawioną, która formalnie figuruje w KRS, ale faktycznie nie ma wpływu na działalność spółki. Taki układ może rodzić ryzyka cywilne, podatkowe, administracyjne, a w skrajnych przypadkach również karne.

Jeżeli wspólnik nie może zasiadać w zarządzie z powodu karalności, powinien szczególnie ostrożnie rozdzielić swoje uprawnienia właścicielskie od faktycznego prowadzenia spraw spółki. Wspólnik może podejmować decyzje właścicielskie w granicach prawa, ale bieżące prowadzenie spraw i reprezentacja spółki należą do zarządu.

FAQ

Czy obywatel Ukrainy może być prezesem jednoosobowego zarządu spółki z o.o.?

Tak, jeżeli ma pełną zdolność do czynności prawnych i nie obejmuje go zakaz pełnienia funkcji w organach spółek wynikający z art. 18 KSH albo z innego orzeczenia sądu. Obywatelstwo nie jest przeszkodą.

Czy karta pobytu czasowego wystarczy do pełnienia funkcji członka zarządu?

Nie zawsze. Karta pobytu potwierdza określony tytuł pobytowy, ale trzeba sprawdzić, czy cudzoziemiec ma prawo wykonywać daną aktywność w Polsce i czy nie jest potrzebne zezwolenie na pracę albo inne uprawnienie.

Czy osoba karana może być wspólnikiem spółki z o.o.?

Co do zasady tak. Zakaz z art. 18 KSH dotyczy m.in. członków zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatorów i prokurentów, a nie samego posiadania udziałów. Trzeba jednak sprawdzić, czy wobec danej osoby nie orzeczono dodatkowego zakazu prowadzenia działalności lub zajmowania określonych stanowisk.

Czy członek zarządu z Ukrainy musi mieć PESEL?

Przepisy nie uzależniają możliwości bycia członkiem zarządu wyłącznie od posiadania numeru PESEL. PESEL albo odpowiedni podpis elektroniczny mogą być jednak potrzebne praktycznie przy składaniu dokumentów w systemach elektronicznych lub podpisywaniu zgłoszeń do KRS.

Czy przy powołaniu cudzoziemca do zarządu potrzebny jest notariusz?

Samo powołanie członka zarządu zwykle nie wymaga aktu notarialnego. Notariusz może być potrzebny przy innych czynnościach, np. zmianie umowy spółki albo sprzedaży udziałów. Jeżeli cudzoziemiec nie zna języka polskiego, trzeba uwzględnić udział tłumacza.

Podsumowanie

Obywatel Ukrainy może zostać członkiem jednoosobowego zarządu spółki z o.o. w Polsce. Musi jednak spełniać ogólne wymogi stawiane wszystkim członkom zarządu, czyli mieć pełną zdolność do czynności prawnych i nie być objęty zakazem wynikającym z art. 18 KSH.

Najważniejsze ryzyka praktyczne dotyczą legalności pobytu i pracy, długości pobytu w Polsce, obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę lub możliwości skorzystania ze zwolnienia. Dodatkowo trzeba prawidłowo przygotować uchwałę o powołaniu, zgody i adresy do doręczeń oraz zgłosić zmianę do KRS.

Jeżeli osoba powoływana do zarządu nie zna języka polskiego, należy z wyprzedzeniem ustalić, czy przy planowanych czynnościach notarialnych konieczny będzie tłumacz przysięgły. Pozwala to uniknąć opóźnień i problemów z ważnością albo skutecznością dokumentów.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie - Dz.U. 1991 nr 22 poz. 91
3. Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Dz.U. 2025 poz. 621

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.