Rezygnacja z zarządu spółki z o.o.

Rezygnacja z funkcji członka zarządu spółki z o.o.

Rezygnacja z funkcji członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest jednostronnym oświadczeniem woli. Oznacza to, że członek zarządu nie musi prosić wspólników o zgodę, czekać na uchwałę o odwołaniu ani uzyskiwać akceptacji prezesa. Uchwała wspólników jest potrzebna wtedy, gdy to spółka odwołuje członka zarządu, natomiast rezygnacja pochodzi od samej osoby pełniącej funkcję.

Zgodnie z art. 202 § 4 Kodeksu spółek handlowych mandat członka zarządu wygasa między innymi wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu. Art. 202 § 5 K.s.h. nakazuje odpowiednio stosować do rezygnacji przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie. W praktyce oznacza to możliwość rezygnacji w każdym czasie, z zastrzeżeniem odpowiedzialności odszkodowawczej w wyjątkowych przypadkach, gdy odpłatna funkcja została porzucona bez ważnego powodu i spółka poniosła przez to szkodę.

Najważniejsze jest więc nie to, czy spółka „przyjmie” rezygnację, lecz czy oświadczenie zostało prawidłowo złożone właściwemu adresatowi. Jeżeli rezygnacja dotarła do spółki w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią, mandat wygasa zgodnie z treścią oświadczenia albo z chwilą jego dojścia do spółki.

Zobacz również: rezygnacja z funkcji prezesa zarządu

Czy rezygnacja wymaga aktu notarialnego?

Nie. Rezygnacja członka zarządu spółki z o.o. nie wymaga aktu notarialnego. Nie jest to zmiana umowy spółki ani czynność, dla której Kodeks spółek handlowych przewiduje szczególną formę notarialną.

Przepisy nie narzucają też jednej obowiązkowej formy oświadczenia, ale dla celów dowodowych najlepsza jest forma pisemna. Pismo powinno być podpisane i doręczone w sposób pozwalający ustalić datę odbioru albo przynajmniej datę, od której spółka mogła zapoznać się z jego treścią. Bezpieczne są zwłaszcza: osobiste doręczenie z pokwitowaniem, list polecony za potwierdzeniem odbioru, przesyłka kurierska albo wiadomość elektroniczna podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeżeli spółka faktycznie może odebrać taką korespondencję.

W oświadczeniu warto wskazać: pełną nazwę spółki, jej adres lub numer KRS, imię i nazwisko rezygnującego, funkcję, z której następuje rezygnacja, jednoznaczne stwierdzenie rezygnacji, datę sporządzenia pisma, ewentualną późniejszą datę skuteczności oraz podpis.

Kiedy rezygnacja staje się skuteczna?

Do oświadczenia o rezygnacji stosuje się ogólne reguły składania oświadczeń woli. Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie, które ujawnia ją w sposób dostateczny. Z kolei art. 61 § 1 K.c. stanowi, że oświadczenie woli składane innej osobie jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

Nie trzeba więc wykazywać, że prezes, wspólnik albo pracownik spółki faktycznie przeczytał pismo. Wystarczy, że oświadczenie dotarło do spółki w sposób umożliwiający zapoznanie się z nim w zwykłym toku czynności. Przy przesyłce pocztowej będzie to zwykle data doręczenia albo moment, w którym spółka mogła odebrać przesyłkę zgodnie z normalnymi zasadami obrotu.

Członek zarządu może wskazać w piśmie późniejszą datę ustania funkcji. Jest to praktyczne, gdy spółka potrzebuje czasu na powołanie nowego członka zarządu, przygotowanie zgłoszenia do KRS albo zachowanie ciągłości reprezentacji. Jeżeli późniejsza data nie została wskazana, decydujące znaczenie ma chwila skutecznego dojścia oświadczenia do spółki.

Komu złożyć oświadczenie o rezygnacji?

Co do zasady oświadczenie składa się spółce, a nie prywatnie wspólnikom. W spółce z o.o. doręczenia pism oraz oświadczeń spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu albo prokurenta, co wynika z art. 205 § 2 Kodeksu spółek handlowych. Tak rozumiana reprezentacja bierna ma zasadnicze znaczenie przy ustalaniu, czy rezygnacja została skutecznie doręczona.

Stanowisko to potwierdza uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 31 marca 2016 r., sygn. III CZP 89/15. Sąd Najwyższy przyjął, że oświadczenie członka zarządu spółki kapitałowej o rezygnacji z funkcji jest składane spółce reprezentowanej według zasad reprezentacji biernej, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach szczególnych.

W dwuosobowym zarządzie rezygnację można więc co do zasady doręczyć drugiemu członkowi zarządu, np. prezesowi. Prezes nie musi jej akceptować ani „przyjmować”. Jeżeli mógł zapoznać się z treścią oświadczenia, rezygnacja jest skuteczna, chyba że w konkretnym przypadku trzeba zastosować szczególną procedurę dotyczącą ostatniego członka zarządu.

Nie zawsze wystarczy samo poinformowanie wspólników. Wspólnik jako taki nie jest automatycznie organem właściwym do odbioru oświadczenia o rezygnacji. Inaczej będzie, gdy wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu, prokurentem albo gdy mamy do czynienia z procedurą z art. 202 § 6 K.s.h. dotyczącą całkowitego opróżnienia zarządu.

Powiązany temat omawia artykuł: rezygnacja z funkcji prokurenta spółki z o.o..

Rezygnacja ostatniego albo jedynego członka zarządu

Od zwykłej rezygnacji trzeba odróżnić sytuację, w której wskutek rezygnacji w zarządzie nie pozostałby żaden obsadzony mandat. Wtedy zastosowanie ma art. 202 § 6 K.s.h. Przepis ten przewiduje szczególny tryb dla członka zarządu, którego rezygnacja doprowadziłaby do całkowitego braku zarządu.

W takiej sytuacji członek zarządu składa rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Zaproszenie na zgromadzenie wspólników powinno zawierać również oświadczenie o rezygnacji. Rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników.

Nie jest konieczne, aby wspólnicy na tym zgromadzeniu powołali nowy zarząd albo formalnie zgodzili się na odejście dotychczasowego członka zarządu. Procedura ma przede wszystkim dać wspólnikom realną możliwość zabezpieczenia ciągłości działania spółki i powołania nowego organu.

Jeżeli rezygnuje kilku członków zarządu jednocześnie, trzeba ustalić, czy po ich rezygnacjach w zarządzie pozostanie choć jedna osoba. Gdy pozostaje inny członek zarządu, stosuje się zwykłe zasady doręczenia spółce. Gdy rezygnacja wszystkich osób prowadzi do pustego zarządu, konieczna jest szczególna ostrożność i zastosowanie trybu z art. 202 § 6 K.s.h., chyba że umowa spółki przewiduje inne rozwiązanie.

Rezygnacja a wpis w KRS

Wykreślenie członka zarządu z KRS nie jest warunkiem skuteczności rezygnacji. Mandat wygasa na skutek prawidłowo złożonego oświadczenia, a wpis w rejestrze powinien tylko odzwierciedlać aktualny stan prawny. W praktyce wpis ma jednak duże znaczenie informacyjne i dowodowe, zwłaszcza wobec kontrahentów, banków, organów podatkowych i wierzycieli. Rezygnacja członka zarządu nie zwalnia samej spółki z dalszego wykonywania obowiązków spółki z o.o. w Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Spółka powinna zgłosić zmianę składu zarządu do KRS w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego wpis. Zgłoszenia dokonuje się elektronicznie w systemie właściwym dla postępowania rejestrowego. Jeżeli po rezygnacji w zarządzie pozostaje inny członek zarządu albo zostaje powołany nowy zarząd, obowiązek aktualizacji wpisu spoczywa na spółce działającej przez osoby uprawnione do reprezentacji.

Jeżeli spółka nie zgłasza zmiany, były członek zarządu powinien zachować komplet dowodów i wezwać spółkę do złożenia wniosku do KRS. Gdy wezwanie nie pomaga, można zawiadomić sąd rejestrowy o niezgodności wpisu ze stanem rzeczywistym, dołączając kopię rezygnacji i dowód jej doręczenia. Sąd rejestrowy może podjąć czynności w ramach postępowania przymuszającego, w tym wzywać obowiązanych pod rygorem grzywny.

Czy można cofnąć rezygnację?

Po skutecznym dojściu oświadczenia o rezygnacji do spółki mandat co do zasady wygasa i nie odżywa przez samo późniejsze cofnięcie rezygnacji. Odwołanie oświadczenia woli jest skuteczne tylko wtedy, gdy doszło do adresata jednocześnie z tym oświadczeniem albo wcześniej.

Jeżeli po skutecznej rezygnacji strony chcą, aby ta sama osoba ponownie pełniła funkcję w zarządzie, potrzebne jest jej ponowne powołanie w trybie przewidzianym w umowie spółki i Kodeksie spółek handlowych, najczęściej uchwałą wspólników.

Odpowiedzialność członka zarządu po rezygnacji

Rezygnacja nie usuwa odpowiedzialności za okres, w którym dana osoba rzeczywiście pełniła funkcję członka zarządu. Może to mieć znaczenie przy zobowiązaniach spółki, podatkach, składkach ZUS, obowiązkach rachunkowych oraz odpowiedzialności z art. 299 Kodeksu spółek handlowych.

Dla oceny odpowiedzialności istotne są przede wszystkim konkretne daty: kiedy powstało zobowiązanie, kiedy spółka stała się niewypłacalna, czy i kiedy należało złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości, jakie czynności podejmował członek zarządu oraz kiedy skutecznie przestał pełnić funkcję. Dlatego dowód daty rezygnacji może być później równie ważny jak sama treść oświadczenia.

Zobacz również: odpowiedzialność prezesa za zobowiązania spółki z o.o.

Jak bezpiecznie przygotować i doręczyć rezygnację?

Bezpieczne złożenie rezygnacji wymaga kilku praktycznych kroków. Przed wysłaniem pisma warto sprawdzić umowę spółki, aktualny skład zarządu, sposób reprezentacji, istnienie prokury oraz to, czy rezygnacja nie doprowadzi do całkowitego opróżnienia zarządu.

• przygotuj jednoznaczne, pisemne oświadczenie o rezygnacji z funkcji,
• oznacz spółkę i funkcję, z której rezygnujesz,
• wskaż datę sporządzenia pisma oraz ewentualnie późniejszą datę skuteczności rezygnacji,
• ustal właściwy sposób doręczenia: do członka zarządu, prokurenta albo – przy ostatnim członku zarządu – według art. 202 § 6 K.s.h.,
• zachowaj kopię pisma, potwierdzenie nadania, potwierdzenie odbioru i dalszą korespondencję,
• monitoruj, czy spółka zgłosiła zmianę do KRS.

W typowej sytuacji, gdy prezes i członek zarządu chcą zrezygnować, ale w zarządzie pozostaje jeszcze zastępca prezesa, nie jest potrzebny akt notarialny. Najbezpieczniej przygotować osobne oświadczenia dla każdej osoby i doręczyć je spółce tak, aby pozostający członek zarządu albo prokurent mógł zapoznać się z ich treścią. Jeżeli rezygnujący chcą uniknąć sporu o datę ustania funkcji, powinni zadbać o jednoznaczne potwierdzenie doręczenia.

FAQ

Czy wspólnicy muszą przyjąć rezygnację członka zarządu?

Nie. Rezygnacja jest jednostronnym oświadczeniem woli. Dla jej skuteczności nie jest potrzebna uchwała wspólników ani zgoda spółki. Trzeba natomiast prawidłowo doręczyć oświadczenie właściwemu adresatowi.

Czy prezes musi zgodzić się na rezygnację członka zarządu?

Nie. Jeżeli prezes jest osobą, wobec której można skutecznie doręczyć oświadczenie spółce, jego brak zgody nie ma znaczenia dla wygaśnięcia mandatu. Ważne jest to, czy spółka mogła zapoznać się z treścią rezygnacji.

Czy rezygnację można wysłać pocztą?

Tak. List polecony za potwierdzeniem odbioru jest częstym i bezpiecznym sposobem doręczenia, o ile zostanie skierowany do właściwego adresata. Warto zachować kopię pisma, potwierdzenie nadania i potwierdzenie odbioru albo dokumentację awizacji.

Czy można zrezygnować z datą przyszłą?

Tak. Członek zarządu może wskazać, że rezygnacja będzie skuteczna od późniejszej daty. Takie rozwiązanie pomaga spółce powołać nowy zarząd albo przygotować zgłoszenie do KRS.

Czy wykreślenie z KRS decyduje o wygaśnięciu mandatu?

Nie. Mandat wygasa wskutek skutecznej rezygnacji, a nie dopiero z chwilą wykreślenia z KRS. Mimo to aktualizacja wpisu jest ważna, ponieważ rejestr ma znaczenie informacyjne i dowodowe wobec osób trzecich.

Co zrobić, gdy spółka nie zgłasza rezygnacji do KRS?

Najpierw warto pisemnie wezwać spółkę do złożenia wniosku i dołączyć kopię rezygnacji oraz dowód doręczenia. Jeżeli spółka nadal pozostaje bierna, można zawiadomić sąd rejestrowy o niezgodności wpisu ze stanem rzeczywistym.

Czy po rezygnacji nadal odpowiadam za zobowiązania spółki?

Po skutecznym wygaśnięciu mandatu nie pełnisz już funkcji członka zarządu, ale rezygnacja nie usuwa odpowiedzialności za wcześniejszy okres. Ocena zależy od dat zobowiązań, sytuacji finansowej spółki, obowiązków upadłościowych oraz dowodów potwierdzających moment rezygnacji.

Podsumowanie

Rezygnacja z zarządu spółki z o.o. jest możliwa bez aktu notarialnego i bez zgody wspólników, prezesa albo drugiego członka zarządu. Dla skuteczności najważniejsze jest prawidłowe doręczenie oświadczenia spółce oraz możliwość wykazania daty, w której spółka mogła zapoznać się z jego treścią.

Jeżeli po rezygnacji w zarządzie pozostaje choć jedna osoba, stosuje się zwykłe zasady doręczenia spółce. Jeżeli rezygnacja prowadzi do całkowitego opróżnienia zarządu, trzeba zastosować szczególną procedurę z art. 202 § 6 K.s.h. Po skutecznej rezygnacji należy dopilnować aktualizacji KRS, a dokumenty potwierdzające rezygnację zachować na wypadek późniejszych sporów o odpowiedzialność.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 202, art. 205 i art. 210, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 60, art. 61 i art. 746, Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
3. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności art. 22 i art. 24, Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769
4. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 31 marca 2016 r., sygn. III CZP 89/15
5. Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 19 sierpnia 2004 r., sygn. V CK 600/03
6. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 stycznia 2020 r., sygn. III PK 199/18
7. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 5 lutego 2020 r., sygn. II FSK 1749/19
8. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 15 kwietnia 2019 r., sygn. I ACa 485/18

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.