Umowa członka zarządu z własną spółką z o.o.

Czy członek zarządu może mieć umowę ze swoją spółką?

Tak. Sam fakt, że dana osoba jest prezesem albo członkiem zarządu spółki z o.o., nie wyłącza możliwości zawarcia z nią umowy. Członek zarządu może pełnić funkcję na podstawie powołania, a dodatkowo wykonywać dla spółki konkretne zadania, np. prowadzić sprzedaż, marketing, obsługę projektów, doradztwo techniczne albo nadzór nad zespołem.

Trzeba jednak odróżnić kilka podstaw zatrudnienia lub wynagradzania. Powołanie do zarządu tworzy stosunek organizacyjny między członkiem zarządu a spółką. Jeżeli wspólnicy chcą wypłacać wynagrodzenie za samo pełnienie funkcji, powinni podjąć uchwałę określającą zasady tego wynagrodzenia. Natomiast umowa o pracę, zlecenie, kontrakt menedżerski albo umowa B2B powinny odpowiadać rzeczywistym obowiązkom i być prawidłowo podpisane w imieniu spółki.

Podstawę takiego rozróżnienia potwierdza art. 203 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Przepis ten stanowi, że odwołanie członka zarządu nie pozbawia go roszczeń ze stosunku pracy albo innego stosunku prawnego dotyczącego pełnienia funkcji członka zarządu.

Kto podpisuje umowę ze spółką z o.o. z członkiem zarządu?

Kluczowy jest art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych. W umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Oznacza to, że nie stosuje się zwykłych zasad reprezentacji przez zarząd.

W praktyce, jeżeli spółka ma dwóch członków zarządu, drugi członek zarządu nie powinien podpisywać umowy z pierwszym członkiem zarządu jako reprezentant spółki. Przepis art. 210 K.s.h. ma charakter szczególny i ma zapobiegać konfliktowi interesów. Spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza, jeżeli została ustanowiona, albo pełnomocnik wybrany przez zgromadzenie wspólników.

Pełnomocnictwo powinno być udzielone w uchwale zgromadzenia wspólników. Dobrą praktyką jest wskazanie w uchwale osoby pełnomocnika, zakresu jego umocowania, rodzaju umowy, stron, podstawowych warunków wynagrodzenia oraz tego, czy pełnomocnik może negocjować i podpisywać aneksy.

Uchwała wspólników o wynagrodzeniu i zawarciu umowy

Wynagrodzenie członków zarządu może zostać uregulowane uchwałą wspólników. Zgodnie z art. 203¹ Kodeksu spółek handlowych uchwała wspólników może ustalać zasady wynagradzania członków zarządu, w szczególności maksymalną wysokość wynagrodzenia, zasady przyznawania świadczeń dodatkowych albo maksymalną wartość takich świadczeń.

Ten sam przepis wskazuje, że wynagrodzenie członków zarządu zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub innej umowy określa organ albo osoba powołana uchwałą zgromadzenia wspólników do zawarcia umowy z członkiem zarządu. Jeżeli więc spółka nie ma rady nadzorczej, najczęściej wspólnicy powołują pełnomocnika, a następnie ten pełnomocnik podpisuje umowę z członkiem zarządu.

W typowym przypadku warto przygotować: porządek obrad zgromadzenia, projekt uchwały o wynagrodzeniu lub zasadach wynagradzania, projekt uchwały o powołaniu pełnomocnika, projekt umowy oraz protokół zgromadzenia. Jeżeli umowa spółki przewiduje szczególne wymogi dotyczące zwołania zgromadzenia, kworum albo większości głosów, trzeba je uwzględnić.

Umowa o pracę, zlecenie, kontrakt B2B czy wynagrodzenie z powołania?

Wybór podstawy wypłaty zależy od tego, co członek zarządu faktycznie robi dla spółki. Inaczej należy uregulować samo pełnienie funkcji w zarządzie, a inaczej stałą pracę operacyjną albo konkretne usługi wykonywane dla spółki.

Jeżeli członek zarządu ma otrzymywać wynagrodzenie za marketing, sprzedaż, programowanie, szkolenia albo inne zadania niezwiązane wyłącznie z pełnieniem funkcji, warto opisać je odrębnie od obowiązków zarządczych. Umowa powinna wskazywać zakres usług, sposób dokumentowania wykonania, wynagrodzenie, terminy płatności i odpowiedzialność stron.

O czym pamiętać w spółce z dwoma wspólnikami?

W spółce z dwoma wspólnikami, w której obaj są członkami zarządu, procedura powinna być szczególnie staranna. Nie wystarczy, że prezes podpisze umowę z drugim członkiem zarządu, a drugi członek zarządu podpisze umowę z prezesem. Każda umowa między spółką a członkiem zarządu powinna zostać zawarta przy reprezentacji z art. 210 K.s.h.

Najbezpieczniejszy schemat to: zwołanie zgromadzenia wspólników, podjęcie uchwały o zasadach wynagradzania, powołanie pełnomocnika do zawarcia umowy z konkretnym członkiem zarządu, podpisanie umowy przez pełnomocnika w imieniu spółki oraz zachowanie dokumentacji potwierdzającej wykonanie świadczeń.

Jeżeli spółka jest jednoosobowa, a jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, trzeba dodatkowo sprawdzić art. 210 § 2 K.s.h. W takim przypadku czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką co do zasady wymaga formy aktu notarialnego, z ustawowym wyjątkiem dla czynności dokonywanych przy wykorzystaniu wzorca w systemie teleinformatycznym.

Skutki wadliwego podpisania umowy

Podpisanie umowy z członkiem zarządu przez osobę nieuprawnioną może prowadzić do poważnych problemów: sporu o ważność lub skuteczność umowy, ryzyka zakwestionowania wypłat, problemów podatkowych i ubezpieczeniowych, a także odpowiedzialności osób, które dopuściły do nieprawidłowego rozliczenia. W razie wątpliwości trzeba ocenić konkretną umowę, uchwały wspólników i faktyczny sposób wykonywania pracy albo usług.

Nie każdą wadę da się naprawić prostym aneksem. Czasami konieczne jest ponowne podjęcie uchwały, zawarcie nowej umowy z prawidłową reprezentacją, uporządkowanie rozliczeń i przygotowanie dokumentów potwierdzających rynkowy charakter wynagrodzenia.

FAQ

Czy prezes może sam podpisać umowę ze spółką?

Nie powinien. W umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Samodzielne podpisanie umowy przez prezesa po stronie własnej i po stronie spółki narusza szczególną zasadę reprezentacji.

Czy drugi członek zarządu może podpisać umowę z prezesem?

Co do zasady nie jest to bezpieczne rozwiązanie. Przy umowach z członkiem zarządu nie stosuje się zwykłej reprezentacji przez zarząd, lecz art. 210 K.s.h. Umowę powinien podpisać pełnomocnik powołany przez zgromadzenie wspólników albo rada nadzorcza.

Czy sama uchwała wystarczy do wypłaty wynagrodzenia?

Jeżeli chodzi o wynagrodzenie za pełnienie funkcji w zarządzie, uchwała wspólników może być wystarczającą podstawą wypłaty, o ile jest prawidłowo podjęta i precyzyjna. Jeżeli jednak członek zarządu ma wykonywać dodatkowe usługi albo być zatrudniony, potrzebna jest także odpowiednia umowa zawarta przy prawidłowej reprezentacji spółki.

Czy wynagrodzenie członka zarządu z powołania podlega ZUS?

Wynagrodzenie z samego powołania co do zasady nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych, ale obecnie wiąże się z obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego. Inaczej rozlicza się umowę o pracę, umowę-zlecenie albo kontrakt, dlatego przed wypłatą trzeba ustalić właściwy tytuł ubezpieczenia.

Czy członek zarządu może wykonywać marketing lub sprzedaż dla spółki?

Tak, ale takie czynności powinny być realne, odrębnie opisane i udokumentowane. W umowie warto wskazać zakres usług, sposób raportowania, wynagrodzenie oraz to, że nie chodzi wyłącznie o obowiązki wynikające z pełnienia funkcji w zarządzie.

Podsumowanie

Członek zarządu spółki z o.o. może pobierać wynagrodzenie od własnej spółki, ale wymaga to prawidłowego rozdzielenia funkcji zarządczej od ewentualnej pracy lub usług. Najważniejsza zasada wynika z art. 210 K.s.h.: umowy z członkiem zarządu nie podpisuje zwykły zarząd, lecz rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Warto także jasno określić podstawę wynagrodzenia, obowiązki, sposób rozliczenia składek i podatku oraz dokumentować faktyczne wykonanie zadań. Dobrze przygotowane uchwały i umowy ograniczają ryzyko sporu ze wspólnikami, ZUS-em lub organem podatkowym.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 203, art. 203¹ i art. 210 - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Art. 210 Kodeksu spółek handlowych - umowa między spółką a członkiem zarządu
3. Art. 203¹ Kodeksu spółek handlowych - określenie wynagrodzenia członków zarządu
4. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz.U. 2004 nr 210 poz. 2135

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.