Składki ZUS prezesa spółki z o.o. z 95% udziałów

Czy wspólnik z 95% udziałów musi płacić ZUS?

Jeżeli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma dwóch wspólników, z których jeden posiada 95% udziałów, a drugi pozostałe 5%, sam status wspólnika większościowego nie powoduje obowiązku opłacania składek ZUS na zasadach właściwych dla wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. Nie zmienia tego fakt, że wspólnik większościowy jest jednocześnie prezesem zarządu.

Podstawowe znaczenie ma art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przepis ten zalicza do osób prowadzących pozarolniczą działalność między innymi wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W powiązaniu z art. 6 ust. 1 pkt 5 tej ustawy stanowi podstawę obowiązkowych ubezpieczeń społecznych z tego tytułu.

Ustawodawca nie wymienia jednak w tym przepisie wspólnika większościowego, dominującego kapitałowo ani tak zwanego niemal jedynego wspólnika. Dla zastosowania wskazanej podstawy istotne jest, czy spółka jest jednoosobowa w rozumieniu prawa, a nie to, jak duża dysproporcja występuje między udziałami wspólników.

Zgodnie z art. 4 § 1 pkt 3 Kodeksu spółek handlowych spółką jednoosobową jest spółka kapitałowa, której wszystkie udziały albo akcje należą do jednego wspólnika albo akcjonariusza. Jeżeli więc udziały w spółce z o.o. skutecznie należą do dwóch różnych osób, spółka nie jest jednoosobowa tylko dlatego, że jedna z tych osób kontroluje niemal wszystkie głosy.

Nie istnieje ustawowy próg 90%, 95% ani 99%, którego przekroczenie automatycznie zmieniałoby wspólnika dwuosobowej spółki w jedynego wspólnika na potrzeby ubezpieczeń społecznych.

Uchwała SN III UZP 8/23 — koniec koncepcji niemal jedynego wspólnika jako samodzielnego tytułu ZUS

Przez wiele lat w orzecznictwie pojawiały się rozstrzygnięcia, w których znaczną przewagę udziałową jednego wspólnika łączono z koncepcją wspólnika niemal jedynego albo iluzorycznego uczestnictwa drugiej osoby. Prowadziło to do sporów z ZUS, zwłaszcza w spółkach o strukturze udziałów 99/1 lub 95/5.

W starszym orzecznictwie, między innymi w wyrokach Sądu Najwyższego z 3 sierpnia 2011 r., I UK 8/11, oraz z 11 września 2013 r., II UK 36/13, rozważano znaczenie dominującej pozycji jednego wspólnika. Orzeczenia te nie mogą jednak stanowić podstawy do pomijania późniejszego rozstrzygnięcia Sądu Najwyższego dotyczącego bezpośrednio tytułu ubezpieczeniowego wspólnika dwuosobowej spółki.

W uchwale z 21 lutego 2024 r., III UZP 8/23, Sąd Najwyższy rozstrzygnął zagadnienie dotyczące wspólnika posiadającego aż 99% udziałów w dwuosobowej spółce z o.o. i możliwość samodzielnego kształtowania uchwał zgromadzenia wspólników.

Sąd Najwyższy stwierdził, że taki wspólnik nie podlega ubezpieczeniom społecznym na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 5 w związku z art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Uchwała przesądza, że dominacja kapitałowa nie wystarcza do rozszerzenia przepisu dotyczącego wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. na wspólnika spółki dwuosobowej. Prawidłowy podział udziałów 99/1 nie tworzy więc sam przez się obowiązku składek społecznych z tytułu posiadania udziałów. Ta sama zasada odnosi się do układu 95/5.

Znaczenie funkcji prezesa zarządu

Pełnienie funkcji prezesa zarządu nie jest tym samym co zatrudnienie w spółce. Członek zarządu może wykonywać obowiązki wyłącznie na podstawie powołania albo łączyć mandat z odrębną umową o pracę, umową o świadczenie usług lub innym stosunkiem prawnym.

Trzeba zatem rozróżnić dwie niezależne kwestie: status wspólnika oraz podstawę wykonywania obowiązków członka zarządu. Brak obowiązku składek społecznych wynikającego z posiadania 95% udziałów nie oznacza, że prezes nigdy nie będzie podlegał ubezpieczeniom z innego tytułu.

Prezes wykonujący obowiązki wyłącznie na podstawie powołania

Jeżeli prezes został powołany do zarządu uchwałą właściwego organu i nie zawarto z nim odrębnej umowy stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych, sam mandat nie powoduje obowiązku opłacania składek emerytalnych, rentowych, chorobowych ani wypadkowych.

Nie ma przy tym znaczenia, czy prezes posiada większość udziałów, pakiet mniejszościowy, czy w ogóle nie jest wspólnikiem. Decydująca jest podstawa prawna wykonywania funkcji i ewentualne występowanie innych tytułów ubezpieczeniowych.

Prezes zatrudniony na umowę o pracę

Umowa o pracę może stanowić odrębny tytuł do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. W przypadku wspólnika większościowego trzeba jednak zbadać, czy rzeczywiście istnieje stosunek pracy, w szczególności czy praca jest wykonywana w warunkach podporządkowania pracowniczego, odpłatnie oraz na rzecz spółki jako pracodawcy.

Sam dokument zatytułowany umową o pracę nie przesądza o istnieniu takiego stosunku. Jednocześnie posiadanie 95% udziałów nie pozwala automatycznie zakwestionować każdego zatrudnienia. Ocena zależy od sposobu organizacji pracy, realnego wykonywania obowiązków oraz charakteru podporządkowania.

Przy zawieraniu umowy między spółką z o.o. a członkiem jej zarządu trzeba również przestrzegać art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Co do zasady spółkę reprezentuje wtedy rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Nie wystarcza zwykła reprezentacja przez zarząd, którego członkiem jest osoba zawierająca umowę ze spółką.

Naruszenie właściwych zasad reprezentacji może mieć konsekwencje dla ważności czynności prawnej i oceny podstawy zatrudnienia.

Kontrakt menedżerski i umowa o świadczenie usług

Jeżeli członek zarządu wykonuje obowiązki na podstawie kontraktu menedżerskiego lub umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, może powstać obowiązek ubezpieczeń właściwy dla tego rodzaju umowy.

Należy wtedy ustalić między innymi rzeczywisty charakter kontraktu, wysokość i zasady wypłaty wynagrodzenia, inne tytuły ubezpieczeniowe oraz ewentualny zbieg tytułów. Samo nazwanie umowy kontraktem menedżerskim nie przesądza jeszcze o wszystkich skutkach składkowych.

Wynagrodzenie prezesa z powołania a składka zdrowotna i podatek

Od składek społecznych należy odróżnić ubezpieczenie zdrowotne. Na podstawie art. 66 ust. 1 pkt 35a ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego podlegają osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, które pobierają z tego tytułu wynagrodzenie, z uwzględnieniem ustawowych warunków i wyłączeń.

Oznacza to, że prezes wykonujący funkcję wyłącznie na podstawie uchwały o powołaniu, bez umowy o pracę i bez kontraktu menedżerskiego, co do zasady:

• nie opłaca składek społecznych wyłącznie z tytułu powołania do zarządu;
• podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu powołania, jeżeli pobiera wynagrodzenie spełniające ustawowe przesłanki;
• podlega odpowiedniemu rozliczeniu podatku dochodowego od otrzymywanego wynagrodzenia.

W typowej sytuacji wynagrodzenia członka zarządu z powołania składka zdrowotna wynosi 9% podstawy jej wymiaru. Obowiązki zgłoszeniowe, obliczenie i odprowadzenie składki należą zasadniczo do spółki jako podmiotu wypłacającego wynagrodzenie. Nie należy utożsamiać tego obowiązku ze składkami przedsiębiorcy wynikającymi ze statusu jedynego wspólnika.

Wynagrodzenie członka zarządu przyznane wyłącznie uchwałą o powołaniu jest co do zasady kwalifikowane na potrzeby PIT jako przychód z działalności wykonywanej osobiście na podstawie art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Spółka pełni wówczas odpowiednie obowiązki płatnika podatku.

Jeżeli prezes wykonuje funkcję bez wynagrodzenia, samo nieodpłatne powołanie nie tworzy omawianego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego. Nie wyklucza to jednak obowiązków wynikających z innych podstaw, na przykład zatrudnienia w innym podmiocie lub prowadzenia indywidualnej działalności gospodarczej.

Kiedy struktura udziałów może wymagać dodatkowego zbadania?

Uchwała III UZP 8/23 nie oznacza, że w każdej sprawie wystarczy powołać się na dwie osoby ujawnione w dokumentach spółki. Przedmiotem ustalenia powinno być jednak to, czy spółka rzeczywiście jest pod względem prawnym spółką dwuosobową, a nie czy wspólnik mniejszościowy ma dostatecznie duży wpływ gospodarczy.

Znaczenie mogą mieć okoliczności dotyczące skuteczności i ważności nabycia udziałów, rzeczywistego charakteru dokonanej czynności lub ewentualnej pozorności umowy. Zgodnie z art. 180 Kodeksu spółek handlowych przy zbywaniu udziałów należy przestrzegać wymaganej formy, z uwzględnieniem szczególnych regulacji mających zastosowanie w określonych sytuacjach.

Jeżeli przeniesienie części udziałów było nieważne, pozorne lub w ogóle nie doszło skutecznie do skutku, może się okazać, że wszystkie udziały nadal należą do jednej osoby. Taki przypadek wymaga oceny rzeczywistego stanu prawnego i może prowadzić do wniosków odmiennych niż przy prawidłowej spółce dwuosobowej.

Nie można natomiast wyprowadzać obowiązku składek społecznych wyłącznie z tego, że drugi wspólnik:

• posiada jedynie 1% albo 5% udziałów;
• nie ma możliwości przegłosowania wspólnika większościowego;
• rzadko uczestniczy w zgromadzeniach wspólników;
• nie pracuje na rzecz spółki i nie uczestniczy w jej bieżącym zarządzaniu;
• nie otrzymał dotychczas dywidendy.

Takie okoliczności mogą opisywać typową pozycję wspólnika mniejszościowego. Nie świadczą same w sobie o nieważności nabycia udziałów ani o jednoosobowym charakterze spółki.

Czy wspólnik mniejszościowy musi aktywnie uczestniczyć w działalności spółki?

Wspólnik mniejszościowy nie musi posiadać szczególnych uprawnień ani aktywnie zarządzać przedsiębiorstwem, aby spółka pozostawała dwuosobowa. Posiadanie udziałów w spółce z o.o. nie oznacza obowiązku osobistej pracy na rzecz spółki.

Umowa spółki może przewidywać szczególne uprawnienia wspólnika mniejszościowego, wymagać kwalifikowanej większości głosów w określonych sprawach albo przyznawać indywidualne prawa. Takie rozwiązania mogą mieć znaczenie korporacyjne, lecz nie są warunkiem wyłączenia wspólnika większościowego z tytułu ubezpieczeniowego właściwego dla jedynego wspólnika.

W szczególności nie ma potrzeby sztucznego zwiększania pakietu mniejszościowego, przyznawania prawa weta lub zmiany zasad podziału zysku wyłącznie dlatego, że wspólnik większościowy obawia się składek ZUS związanych z samym posiadaniem udziałów.

Dokumenty spółki powinny odpowiadać rzeczywistym czynnościom prawnym. Jeżeli strony zawierają umowę sprzedaży albo darowizny udziałów, jej skuteczność trzeba oceniać według właściwych przepisów Kodeksu spółek handlowych i Kodeksu cywilnego, a nie według arbitralnego procentowego progu udziałów.

Skutki braku zgłoszenia i nieopłacania składek

Jeżeli jedyną okolicznością wskazywaną przez ZUS jest posiadanie 95% udziałów w rzeczywiście dwuosobowej spółce z o.o., nie stanowi to wystarczającej podstawy do żądania składek społecznych jako od jedynego wspólnika.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy w toku postępowania zostanie wykazane, że spółka była w danym okresie prawnie jednoosobowa albo że dana osoba podlegała obowiązkowym ubezpieczeniom z innego tytułu. Wówczas mogą powstać obowiązki zgłoszenia, skorygowania dokumentów rozliczeniowych i zapłaty zaległych składek.

Nieopłacone w terminie należne składki mogą wiązać się z odsetkami za zwłokę. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje także określone sankcje za naruszenie obowiązków płatnika, w tym w ustawowych warunkach opłatę dodatkową. Nie oznacza to jednak, że samo posiadanie 95% udziałów stwarza zaległość albo uzasadnia wymierzenie sankcji.

Przed podjęciem decyzji o dobrowolnej zapłacie rzekomych zaległości trzeba sprawdzić podstawę prawną żądania, wskazany okres ubezpieczenia, istnienie innych tytułów oraz dokumenty dotyczące własności udziałów.

Co zrobić po otrzymaniu decyzji z ZUS?

Jeżeli ZUS wyda decyzję stwierdzającą podleganie ubezpieczeniom społecznym z powodu uznania wspólnika większościowego za niemal jedynego wspólnika, należy dokładnie przeanalizować jej uzasadnienie i wskazane podstawy prawne.

W szczególności trzeba ustalić, czy organ kwestionuje sam status prawny spółki, ważność zbycia udziałów, rzeczywiste zatrudnienie prezesa, czy też opiera decyzję wyłącznie na dominującej pozycji kapitałowej.

Co do zasady od decyzji ZUS przysługuje odwołanie do właściwego sądu pracy i ubezpieczeń społecznych, składane za pośrednictwem ZUS w terminie miesiąca od doręczenia decyzji. Szczegółowe pouczenie o sposobie i terminie wniesienia środka zaskarżenia powinno znajdować się w decyzji.

Jeżeli decyzja dotyczy wyłącznie uznania wspólnika posiadającego 95% udziałów za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność na podstawie art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy systemowej, istotnym argumentem odwołania będzie uchwała III UZP 8/23. Jeżeli natomiast organ wykazuje brak skutecznego nabycia udziałów przez drugą osobę albo istnienie stosunku pracy, odwołanie musi odnosić się również do tych ustaleń.

Jak prawidłowo ustalić obowiązki wobec ZUS w spółce 95/5?

Nie ma potrzeby automatycznego restrukturyzowania prawidłowo funkcjonującej spółki dwuosobowej tylko dlatego, że jeden wspólnik posiada 95% udziałów. Właściwym rozwiązaniem jest w pierwszej kolejności ocena prawnego statusu spółki oraz wszystkich podstaw wykonywania pracy i otrzymywania wynagrodzenia.

Jeżeli wspólnicy skutecznie nabyli swoje udziały i spółka ma dwóch właścicieli, należy oddzielić tę okoliczność od kwestii wynagrodzenia prezesa. Trzeba sprawdzić uchwałę o powołaniu do zarządu, ewentualne umowy oraz sposób rozliczania wypłat.

W razie wątpliwości co do istniejącego lub planowanego modelu wynagradzania członka zarządu można rozważyć wystąpienie o interpretację indywidualną w zakresie przewidzianym przepisami dla przedsiębiorców. Jej dopuszczalność i zakres zależą od rodzaju zagadnienia, a interpretacja nie zastępuje ustalania spornych faktów ani postępowania dowodowego w sprawie rzeczywistego zatrudnienia lub własności udziałów.

FAQ – ZUS wspólnika większościowego i prezesa spółki z o.o.

Czy przy podziale udziałów 99/1 powstaje obowiązek składek społecznych?

Nie z samego statusu wspólnika. Uchwała Sądu Najwyższego III UZP 8/23 dotyczy wprost wspólnika dwuosobowej spółki z o.o. posiadającego 99% udziałów. Jeżeli podział udziałów jest prawnie skuteczny, dominujący wspólnik nie podlega z tego powodu ubezpieczeniom społecznym jako wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. Nadal możliwe są obowiązki z innych tytułów.

Czy 5% udziałów drugiego wspólnika wystarczy, aby spółka nie była jednoosobowa?

Tak, jeżeli drugi wspólnik rzeczywiście i skutecznie posiada te udziały. Przepisy nie wymagają, aby miał określony minimalny procent kapitału, prawo weta albo aktywnie uczestniczył w zarządzaniu spółką. Inna ocena może być konieczna, gdy sama czynność przeniesienia udziałów była nieważna lub pozorna.

Czy brak umowy o pracę prezesa oznacza całkowity brak ZUS?

Nie zawsze. Brak umowy o pracę nie przesądza o wszystkich możliwych obowiązkach. Trzeba sprawdzić, czy prezes wykonuje usługi na innej podstawie, pobiera wynagrodzenie z powołania albo posiada inne tytuły do ubezpieczeń. Wynagrodzenie z powołania może powodować obowiązek składki zdrowotnej, mimo że nie stanowi samoistnego tytułu do składek społecznych.

Czy prezes z 95% udziałów może być pracownikiem swojej spółki?

Nie jest to automatycznie wykluczone. Trzeba jednak wykazać rzeczywiste cechy stosunku pracy, w szczególności podporządkowanie pracownicze, oraz prawidłowe zawarcie umowy z zachowaniem zasad reprezentacji spółki z art. 210 Kodeksu spółek handlowych. Dominująca pozycja wspólnika może utrudniać wykazanie podporządkowania, dlatego decydujące znaczenie mają konkretne okoliczności.

Czy warto zwiększyć udział drugiego wspólnika z 5% do 10%?

Nie ma takiej konieczności wyłącznie z powodu składek społecznych właściwych dla jedynego wspólnika. Ustawa nie przewiduje minimalnego udziału procentowego drugiej osoby. Zmiana struktury udziałów może mieć inne uzasadnienie biznesowe lub korporacyjne, ale nie należy przedstawiać jej jako warunku uniknięcia ZUS przy prawidłowej spółce dwuosobowej.

Czy uchwała III UZP 8/23 pozwala odzyskać wcześniej zapłacone składki?

Uchwała może mieć znaczenie przy analizie wcześniejszych rozliczeń, ale nie powoduje automatycznego zwrotu wszystkich składek. Należy ustalić, z jakiego tytułu były opłacane, jaki okres obejmują, czy istnieje prawomocna decyzja ZUS oraz czy zachodzą warunki do korekty dokumentów lub dochodzenia zwrotu nienależnie opłaconych składek. Osobnego sprawdzenia wymagają terminy i ewentualne ograniczenia wynikające z przepisów.