Zmiana wspólnika w spółce cywilnej krok po kroku

Czy można sprzedać udział w spółce cywilnej nowemu wspólnikowi?

Spółka cywilna nie jest spółką handlową i nie ma udziałów w takim znaczeniu jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Jest umową wspólników, którzy dążą do wspólnego celu gospodarczego. Majątek używany w działalności jest objęty szczególną wspólnością łączną wspólników, a nie udziałami procentowymi, które można swobodnie sprzedać osobie trzeciej.

Zgodnie z art. 863 Kodeksu cywilnego wspólnik nie może rozporządzać udziałem we wspólnym majątku wspólników ani udziałem w poszczególnych składnikach tego majątku. W czasie trwania spółki nie może też domagać się podziału wspólnego majątku. Dlatego prosta sprzedaż udziałów w spółce cywilnej rozumiana jako przeniesienie miejsca dotychczasowego wspólnika na nową osobę jest rozwiązaniem obarczonym poważnym ryzykiem nieważności.

Takie podejście potwierdza orzecznictwo. W wyroku z 11 lutego 2009 r., sygn. V CSK 325/08, Sąd Najwyższy uznał za nieważną umowę zbycia udziału w spółce cywilnej, wskazując, że wystąpienie wspólnika ze spółki dwuosobowej prowadziło do jej rozwiązania. W uchwale 7 sędziów z 10 czerwca 2011 r., sygn. III CZP 135/10, Sąd Najwyższy podkreślił, że wspólnik występujący ze spółki traci członkostwo i status współuprawnionego do majątku wspólników, a przysługuje mu roszczenie o rozliczenie według art. 871 Kodeksu cywilnego.

W praktyce zamiast umowy sprzedaży udziału stosuje się zmianę umowy spółki: nowy wspólnik przystępuje do spółki za zgodą dotychczasowych wspólników, a następnie dotychczasowy wspólnik występuje ze spółki i jest rozliczany zgodnie z umową oraz art. 871 Kodeksu cywilnego.

Bezpieczna procedura zmiany wspólnika w spółce cywilnej

Jeżeli spółka ma dwóch wspólników i jeden z nich chce odejść, a na jego miejsce ma wejść nowa osoba, najbezpieczniejszy wariant wygląda następująco: najpierw następuje dopisanie nowego wspólnika, następnie zmienia się umowę spółki i dopiero później dochodzi do wystąpienia dotychczasowego wspólnika. Dzięki temu spółka nie zostaje ani przez chwilę jednoosobowa.

Najczęściej procedura obejmuje:

1. sprawdzenie aktualnej umowy spółki, w szczególności zasad zmiany umowy, przyjmowania nowych wspólników, wypowiedzenia udziału, reprezentacji i rozliczeń;
2. przygotowanie aneksu, w którym dotychczasowi wspólnicy wyrażają zgodę na przystąpienie nowej osoby;
3. określenie wkładu nowego wspólnika oraz udziału każdego wspólnika w zyskach i stratach;
4. ustalenie, czy zmienia się nazwa, siedziba, przedmiot działalności, rachunek bankowy, reprezentacja albo dane kontaktowe spółki;
5. zgłoszenie nowego wspólnika w CEIDG oraz aktualizację wpisów dotychczasowych wspólników;
6. aktualizację danych spółki cywilnej w REGON i urzędzie skarbowym;
7. wystąpienie dotychczasowego wspólnika oraz jego rozliczenie;
8. ponowną aktualizację danych, jeżeli odejście wspólnika powoduje kolejną zmianę danych spółki.

Umowa spółki cywilnej powinna być stwierdzona pismem. Zmianę umowy również należy sporządzić pisemnie. Jeżeli jednak w majątku lub w zobowiązaniach spółki występują składniki wymagające szczególnej formy, na przykład nieruchomość, użytkowanie wieczyste albo określone prawa, trzeba sprawdzić, czy aneks nie wymaga formy aktu notarialnego albo dodatkowych zgód kontrahentów, banku lub organu administracji.

Co powinien zawierać aneks do umowy spółki?

Aneks powinien jednoznacznie wskazywać datę wejścia nowego wspólnika, nowy skład osobowy spółki, wysokość i rodzaj wkładu, udział w zyskach i stratach, zasady prowadzenia spraw i reprezentacji, sposób rozliczenia występującego wspólnika oraz zasady odpowiedzialności wewnętrznej między wspólnikami.

Warto uregulować także, kto przejmuje bieżące obowiązki organizacyjne, kto podpisuje zgłoszenia aktualizacyjne, kto informuje kontrahentów i bank, czy zmienia się nazwa spółki oraz czy dotychczasowy wspólnik ma otrzymać pieniądze, składniki majątku, wierzytelność wobec pozostałych wspólników albo inne świadczenie.

Jeżeli wspólnicy chcą ograniczyć podatkowe skutki wystąpienia dotychczasowego wspólnika, nie wystarczy wpisać dowolnego procentu udziału w zyskach. Ustalenie udziałów powinno odpowiadać rzeczywistym uzgodnieniom gospodarczym i nie może prowadzić do pozorności. Art. 867 Kodeksu cywilnego pozwala odmiennie ustalić udział w zyskach i stratach, a nawet zwolnić wspólnika od udziału w stratach, ale nie pozwala całkowicie wyłączyć wspólnika od udziału w zyskach.

Odpowiedzialność za długi po zmianie wspólnika

Za zobowiązania spółki cywilnej wspólnicy odpowiadają solidarnie. Zmiana składu osobowego nie powinna być traktowana jako sposób na automatyczne uwolnienie od starych długów. Występujący wspólnik co do zasady nadal może odpowiadać wobec wierzycieli za zobowiązania powstałe w okresie, w którym był wspólnikiem.

Wewnętrzne uzgodnienie, że nowy wspólnik przejmie określone zobowiązania, jest ważne między stronami aneksu, ale nie zawsze wystarczy wobec wierzyciela. Zwolnienie dotychczasowego dłużnika z długu wymaga zgody wierzyciela. Dlatego przy kredytach, leasingach, umowach najmu, dotacjach, koncesjach i większych kontraktach trzeba sprawdzić umowy i uzyskać wymagane zgody.

CEIDG, REGON, NIP-2, VAT i ZUS po zmianie wspólnika

Spółka cywilna nie jest przedsiębiorcą w CEIDG. Przedsiębiorcami są jej wspólnicy. Osoba fizyczna, która przystępuje do spółki cywilnej, powinna mieć wpis w CEIDG obejmujący wykonywanie działalności jako wspólnik spółki cywilnej. Po uzyskaniu członkostwa w spółce należy uzupełnić wpis o NIP i REGON spółki cywilnej.

Dotychczasowi wspólnicy powinni zaktualizować wpisy w CEIDG, jeżeli zmieniają się dane objęte wpisem, w szczególności informacja o uczestnictwie w spółce cywilnej, kody PKD, adresy albo firma przedsiębiorcy. Co do zasady zmiany danych ewidencyjnych w CEIDG zgłasza się w terminie 7 dni od dnia zmiany.

Dane spółki cywilnej trzeba też zaktualizować w rejestrze REGON oraz w urzędzie skarbowym. Aktualizacja w urzędzie skarbowym następuje na formularzu NIP-2, a dane wspólników wykazuje się w załączniku NIP-D. Jeżeli spółka jest podatnikiem VAT albo zmieniają się dane istotne dla VAT, należy sprawdzić potrzebę aktualizacji VAT-R.

Wspólnik spółki cywilnej jest odrębnym płatnikiem składek na własne ubezpieczenia, chyba że w konkretnej sytuacji ma inny tytuł do ubezpieczeń albo korzysta z ustawowych preferencji. Zgłoszenia i wyrejestrowania w ZUS zwykle trzeba wykonać w terminie 7 dni od powstania lub ustania obowiązku ubezpieczeń. Jeżeli spółka zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców, należy dodatkowo sprawdzić obowiązki płatnika składek związane z tymi osobami.

Podatki przy zmianie wspólnika w spółce cywilnej

Zmiana składu osobowego spółki cywilnej może rodzić kilka różnych skutków podatkowych. Nie każda zmiana wspólnika oznacza taki sam podatek. Znaczenie ma przede wszystkim to, czy nowy wspólnik wnosi wkład, czy zwiększa się majątek spółki, czy występujący wspólnik otrzymuje pieniądze albo składniki majątku oraz czy później dochodzi do darowizny.

Podatek od czynności cywilnoprawnych od umowy spółki wynosi 0,5%. Przy zmianie umowy spółki cywilnej PCC pojawia się wtedy, gdy zmiana powoduje zwiększenie majątku spółki, na przykład przez wniesienie albo podwyższenie wkładu. Obowiązek podatkowy przy umowie spółki cywilnej ciąży solidarnie na wspólnikach. Deklarację PCC-3 i podatek składa się zasadniczo w terminie 14 dni od dokonania czynności, chyba że podatek pobiera notariusz.

Jeżeli dotychczasowy wspólnik występuje ze spółki, rozliczenie następuje według art. 871 Kodeksu cywilnego. Wspólnikowi zwraca się rzeczy wniesione tylko do używania, wypłaca wartość wkładu oznaczoną w umowie, a ponadto wypłaca część wartości wspólnego majątku pozostałego po odliczeniu wkładów, odpowiadającą jego udziałowi w zyskach. Przychód podatkowy i dochód po stronie występującego wspólnika trzeba ustalać według przepisów ustawy o PIT, w szczególności art. 14 ust. 3 pkt 11 i art. 24 ust. 3c.

Jeżeli występujący wspólnik otrzyma składniki majątku zamiast pieniędzy, opodatkowanie może powstać dopiero przy ich późniejszym odpłatnym zbyciu, jeżeli spełnione są warunki z ustawy o PIT. W praktyce konieczne jest ustalenie wartości podatkowej składników, dotychczasowych kosztów, amortyzacji i wcześniejszych wypłat ze spółki.

W przypadku przekazania majątku z ojca na córkę można rozważać zwolnienie z podatku od spadków i darowizn dla najbliższej rodziny na podstawie art. 4a ustawy o podatku od spadków i darowizn. Warunkiem jest co do zasady zgłoszenie darowizny na formularzu SD-Z2 w terminie 6 miesięcy od powstania obowiązku podatkowego. Przy pieniądzach trzeba zadbać o udokumentowanie przelewu albo przekazu. Jeżeli obdarowany przejmuje długi lub ciężary darczyńcy, czynność może dodatkowo podlegać PCC w tej części.

Procedura krok po kroku

Przy typowej zmianie w rodzinnej spółce cywilnej, w której teść występuje, a zięć ma wejść do spółki razem z żoną, praktyczny harmonogram może wyglądać następująco:

1. przeanalizować umowę spółki, majątek, umowy z kontrahentami, kredyty, leasingi i zobowiązania publicznoprawne;
2. ustalić datę wejścia nowego wspólnika oraz datę wystąpienia dotychczasowego wspólnika;
3. przygotować aneks dopuszczający nowego wspólnika do spółki;
4. określić wkład nowego wspólnika oraz udziały wszystkich wspólników w zyskach i stratach od daty zmiany;
5. złożyć lub zaktualizować wpisy CEIDG wspólników;
6. zgłosić zmianę w REGON i na NIP-2 z NIP-D, a w razie potrzeby także VAT-R;
7. sprawdzić i wykonać zgłoszenia w ZUS;
8. sporządzić rozliczenie na dzień wystąpienia dotychczasowego wspólnika;
9. zawrzeć dokument wystąpienia wspólnika albo kolejny aneks potwierdzający nowy skład spółki;
10. ponownie zaktualizować CEIDG, REGON, NIP-2/NIP-D oraz inne rejestry, jeżeli dane zmieniły się po wystąpieniu wspólnika;
11. rozliczyć PCC, PIT i ewentualną darowiznę, w tym SD-Z2, jeżeli darowizna korzysta ze zwolnienia rodzinnego;
12. poinformować bank, księgowość, kontrahentów i podmioty udzielające licencji, zezwoleń albo finansowania.

Nie należy wykonywać wszystkich czynności jedną ogólną umową nazwaną sprzedażą udziałów. Bezpieczniej rozdzielić przystąpienie nowego wspólnika, zmianę umowy, wystąpienie dotychczasowego wspólnika i ewentualną darowiznę. Ułatwia to rozliczenia i ogranicza ryzyko podatkowe oraz cywilnoprawne.

Jeżeli przy okazji zmiany składu osobowego wspólnicy uznają, że spółka cywilna przestaje odpowiadać skali działalności, osobnym wariantem do rozważenia może być przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o, ale nie zastępuje ono prawidłowego uregulowania bieżących rozliczeń i odpowiedzialności wspólników.

FAQ

Czy spółka cywilna może zostać jednoosobowa?

Nie. Spółka cywilna jest umową co najmniej dwóch wspólników. Jeżeli w spółce dwuosobowej jeden wspólnik skutecznie wystąpi, a wcześniej nie przyjęto nowego wspólnika, spółka co do zasady ulega rozwiązaniu.

Czy można jednym dokumentem wprowadzić nowego wspólnika i usunąć starego?

W praktyce sporządza się czasem jeden rozbudowany aneks, ale trzeba bardzo ostrożnie ułożyć skutki czasowe. Dla bezpieczeństwa przy spółce dwuosobowej lepiej wyraźnie wskazać, że najpierw następuje przystąpienie nowego wspólnika, a dopiero potem wystąpienie dotychczasowego wspólnika.

Czy nowy wspólnik odpowiada za stare długi spółki cywilnej?

To zależy od rodzaju zobowiązania, treści aneksu, zgód wierzycieli i momentu powstania długu. Wewnętrzne ustalenie między wspólnikami nie musi zwalniać dotychczasowego wspólnika wobec wierzyciela. Przy istotnych zobowiązaniach trzeba uzyskać wyraźną zgodę wierzyciela albo podpisać odpowiedni aneks do umowy z kontrahentem.

Czy od wejścia nowego wspólnika zawsze płaci się PCC?

Nie zawsze. PCC od zmiany umowy spółki cywilnej pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy zmiana powoduje zwiększenie majątku spółki, na przykład przez wniesienie lub podwyższenie wkładu. Stawka od umowy spółki wynosi 0,5%.

Czy darowizna od ojca dla córki jest zwolniona z podatku?

Może być zwolniona na podstawie art. 4a ustawy o podatku od spadków i darowizn, jeżeli zostaną spełnione warunki zwolnienia, w szczególności zgłoszenie SD-Z2 w terminie 6 miesięcy. Przy pieniądzach trzeba zadbać o właściwe udokumentowanie przekazania środków.

Podsumowanie

Zmiana wspólnika w spółce cywilnej wymaga starannego rozdzielenia czynności cywilnoprawnych, rejestrowych i podatkowych. Najbezpieczniejszy model przy spółce dwuosobowej polega na tym, że nowy wspólnik najpierw wchodzi do spółki, a dopiero potem dotychczasowy wspólnik z niej występuje. Dzięki temu można zachować ciągłość działalności, numer NIP i REGON spółki cywilnej oraz relacje z kontrahentami, o ile nie sprzeciwiają się temu konkretne umowy lub decyzje administracyjne.

Największe ryzyka dotyczą próby sprzedaży udziału w spółce cywilnej, rozliczenia występującego wspólnika, odpowiedzialności za zobowiązania, zgłoszeń aktualizacyjnych i podatków. W sprawach rodzinnych dodatkowo trzeba prawidłowo zaplanować ewentualną darowiznę i termin zgłoszenia SD-Z2.

Źródła

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 860, 863, 867, 869 i 871 - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, w szczególności art. 4 - Dz.U. 2018 poz. 646
3. Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników - Dz.U. 1995 nr 142 poz. 702
4. Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych - Dz.U. 2024 poz. 295
5. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 2026 poz. 592
6. Ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn - Dz.U. 1983 nr 45 poz. 207
7. Biznes.gov.pl, informacje o aktualizacji danych w CEIDG, NIP-2 i REGON - Działalność jednoosobowa i spółka cywilna - informowanie o zmianach
8. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 lutego 2009 r., sygn. akt V CSK 325/08
9. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 10 czerwca 2011 r., sygn. akt III CZP 135/10
10. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 21 listopada 1995 r., sygn. akt III CZP 160/95
11. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 14 września 2010 r., sygn. akt I FSK 1443/09

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.