Niezgłoszenie nabycia udziałów do KRS

Czy brak zgłoszenia do KRS unieważnia sprzedaż udziałów?

Nie. Sam brak zgłoszenia zmiany wspólnika do KRS nie powoduje nieważności umowy sprzedaży udziałów. Dla ważności zbycia udziałów w spółce z o.o. zasadnicze znaczenie ma zachowanie formy wymaganej przez Kodeks spółek handlowych, czyli formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, chyba że w danej sytuacji przepisy szczególne przewidują inny tryb.

Jeżeli strony zawarły akt notarialny, to co do formy jest to forma mocniejsza niż zwykłe poświadczenie podpisów. Nadal trzeba jednak sprawdzić umowę spółki. Może ona uzależniać sprzedaż udziałów od zgody spółki albo przewidywać inne ograniczenia, np. prawo pierwszeństwa lub wymóg zgody określonego organu. Jeżeli taki warunek istnieje i nie został spełniony, problemem nie jest sam KRS, lecz naruszenie ograniczeń zbywania udziałów.

Wpis w KRS w zakresie zmiany wspólnika ma zasadniczo charakter porządkujący i informacyjny, a nie konstytutywny. Oznacza to, że do przeniesienia udziałów nie dochodzi dopiero z chwilą wpisu w KRS. Trzeba jednak odróżnić skuteczność umowy między sprzedającym i kupującym od skuteczności tej zmiany wobec samej spółki.

Kiedy spółka musi uznać nowego wspólnika?

Zgodnie z art. 187 Kodeksu spółek handlowych przejście udziału, jego części lub ułamkowej części udziału jest skuteczne wobec spółki od chwili, gdy spółka otrzyma od jednego z zainteresowanych zawiadomienie o przejściu udziału wraz z dowodem dokonania tej czynności. W praktyce oznacza to, że nabywca albo zbywca powinien doręczyć spółce zawiadomienie oraz kopię umowy sprzedaży udziałów lub inny dokument potwierdzający przejście udziałów.

Po otrzymaniu zawiadomienia zarząd powinien zaktualizować księgę udziałów. Księga udziałów ma znaczenie praktyczne, ponieważ wskazuje, kogo spółka traktuje jako wspólnika, ile udziałów posiada dana osoba oraz czy na udziałach istnieją określone obciążenia albo ograniczenia.

Na podstawie art. 188 Kodeksu spółek handlowych zarząd po każdej zmianie powinien złożyć sądowi rejestrowemu podpisaną przez wszystkich członków zarządu aktualną listę wspólników. Nie każdy wspólnik spółki z o.o. musi być widoczny bezpośrednio w odpisie KRS jako osoba wpisana w rubryce wspólników. Zależy to m.in. od wielkości posiadanych udziałów i danych ujawnianych w rejestrze. Sama lista wspólników powinna jednak odpowiadać rzeczywistemu stanowi.

Zobacz również: dokumenty do KRS przy zmianie wspólnika spółki z o.o.

Kto odpowiada za zgłoszenie zmiany do KRS?

Obowiązek dokonania zgłoszeń rejestrowych co do zasady obciąża spółkę, a w praktyce jej zarząd. To zarząd składa wnioski do KRS oraz aktualną listę wspólników. Sprzedający udziały nie może skutecznie zastąpić zarządu w obowiązkach rejestrowych spółki, chyba że działa równocześnie jako osoba uprawniona do reprezentacji spółki.

Wniosek o wpis do KRS powinien zostać złożony w terminie wynikającym z ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, co do zasady nie później niż w ciągu 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Przy sprzedaży udziałów należy rozróżnić dwa obowiązki: aktualizację listy wspólników oraz ewentualną zmianę danych ujawnionych bezpośrednio w rejestrze.

Jeżeli zarząd mimo obowiązku nie składa wymaganych dokumentów, sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające. Na podstawie art. 24 ustawy o KRS sąd wzywa obowiązanych do złożenia wniosku albo dokumentów i wyznacza dodatkowy 7-dniowy termin pod rygorem grzywny. Jeżeli obowiązek nadal nie zostanie wykonany, sąd może nałożyć grzywnę i ją ponawiać zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego.

Postępowanie przymuszające powinno być kierowane do osób odpowiedzialnych za dokonanie zgłoszenia, czyli najczęściej do członków zarządu. Co do zasady nie prowadzi się go przeciwko zwykłemu wspólnikowi tylko dlatego, że nabył albo zbył udziały.

Czy brak wpisu może blokować dywidendę albo inne prawa?

Brak aktualizacji KRS nie powinien być samodzielną podstawą do twierdzenia, że nabywca nie ma żadnych praw z udziałów. Jeżeli spółka została skutecznie zawiadomiona o przejściu udziałów i otrzymała dowód zbycia, powinna traktować nabywcę jako wspólnika.

W praktyce spór może powstać przy wykonywaniu konkretnych praw, np. prawa głosu, udziału w zgromadzeniu wspólników, prawa do informacji albo prawa do dywidendy. Jeżeli zarząd nie zaktualizował księgi udziałów albo kwestionuje skuteczność sprzedaży, może odmówić dopuszczenia nabywcy do wykonywania praw. Taka odmowa nie zawsze będzie prawidłowa, ale wymaga szybkiej reakcji i zebrania dowodów.

Przy dywidendzie znaczenie ma to, kto jest uprawniony do zysku według uchwały o podziale zysku oraz przepisów KSH. Jeżeli nabywca był już skutecznie wspólnikiem wobec spółki w istotnym momencie, sama zwłoka zarządu w zgłoszeniu dokumentów do KRS nie powinna pozbawiać go należnej wypłaty. Inaczej może być, gdy umowa sprzedaży udziałów przewiduje szczególne rozliczenie dywidendy między sprzedającym i kupującym.

Co może zrobić nabywca udziałów?

Jeżeli po sprzedaży udziałów spółka nie aktualizuje dokumentów, nabywca powinien działać pisemnie i zachować dowody doręczeń. W pierwszej kolejności warto upewnić się, że spółka otrzymała komplet dokumentów: zawiadomienie o przejściu udziałów, umowę sprzedaży oraz ewentualną zgodę wymaganą przez umowę spółki.

Następnie można wezwać zarząd do wpisania nabywcy do księgi udziałów, sporządzenia aktualnej listy wspólników i złożenia jej do sądu rejestrowego. Jeżeli zmiana powinna być ujawniona bezpośrednio w KRS, wezwanie powinno obejmować także złożenie odpowiedniego wniosku rejestrowego.

Jeżeli zarząd nadal pozostaje bezczynny, możliwe jest zawiadomienie sądu rejestrowego o niezgodności dokumentów rejestrowych z rzeczywistym stanem rzeczy i o niewykonaniu obowiązków przez spółkę. W zależności od okoliczności w grę mogą wchodzić również roszczenia cywilne, np. o naprawienie szkody spowodowanej bezprawną odmową wykonywania praw udziałowych.

• doręcz spółce zawiadomienie o nabyciu udziałów wraz z dowodem zbycia,
• zażądaj aktualizacji księgi udziałów i listy wspólników,
• sprawdź, czy umowa spółki wymagała zgody na zbycie udziałów,
• wezwij zarząd do złożenia dokumentów do KRS,
• w razie bezczynności rozważ zawiadomienie sądu rejestrowego i dochodzenie roszczeń.

FAQ

Czy kupujący udziały może sam zgłosić zmianę wspólnika do KRS?

Co do zasady wnioski rejestrowe i aktualną listę wspólników składa spółka reprezentowana przez zarząd. Nabywca może jednak doręczyć spółce dokumenty, wezwać zarząd do działania oraz zawiadomić sąd rejestrowy o braku wymaganych dokumentów.

Czy sprzedaż udziałów jest ważna bez wpisu nowego wspólnika w KRS?

Zwykle tak, jeżeli umowa została zawarta w wymaganej formie i spełniono warunki wynikające z umowy spółki. Wpis do KRS nie jest co do zasady momentem przeniesienia udziałów, ale brak aktualizacji może powodować problemy dowodowe i organizacyjne.

Od kiedy spółka musi traktować nabywcę jako wspólnika?

Od chwili, gdy spółka otrzyma zawiadomienie o przejściu udziałów wraz z dowodem dokonania czynności, np. kopią umowy sprzedaży udziałów. Do tego momentu spółka może nie mieć podstaw, aby uznać zmianę wspólnika.

Czy brak zgłoszenia do KRS może pozbawić prawa do dywidendy?

Sam brak zgłoszenia nie powinien pozbawiać nabywcy dywidendy, jeżeli był skutecznie wspólnikiem wobec spółki w momencie istotnym dla wypłaty zysku. Trzeba jednak sprawdzić uchwałę o podziale zysku, datę nabycia udziałów oraz postanowienia umowy sprzedaży.

Kto może dostać grzywnę za brak zgłoszenia dokumentów do KRS?

Postępowanie przymuszające jest kierowane do osób zobowiązanych do złożenia wniosku lub dokumentów, najczęściej do członków zarządu spółki. Zwykły wspólnik nie odpowiada za samo złożenie wniosku rejestrowego, jeżeli nie jest osobą uprawnioną do działania za spółkę.

Źródła

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 180, art. 182, art. 187 i art. 188.
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności art. 22 i art. 24.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, przepisy o grzywnie w egzekucji świadczeń niepieniężnych.

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.