Dopisanie wspólnika do spółki cywilnej

Jak dopisać wspólnika do spółki cywilnej?

Dopisanie kolejnej osoby do spółki cywilnej następuje przez zmianę umowy spółki. W praktyce sporządza się aneks, w którym dotychczasowi wspólnicy wyrażają zgodę na przystąpienie nowego wspólnika, a nowy wspólnik przyjmuje prawa i obowiązki wynikające z umowy.

W aneksie warto wskazać co najmniej: datę przystąpienia, dane nowego wspólnika, wysokość i rodzaj jego wkładu, nowe proporcje udziału w zyskach i stratach, zasady reprezentacji, zasady prowadzenia spraw spółki oraz sposób rozliczenia majątku zgromadzonego przed zmianą składu osobowego. Jeżeli zamiast samego dopisania wspólnika strony planują zmianę formy prowadzenia działalności, osobnym rozwiązaniem może być przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. Jeżeli wspólnicy chcą dalej prowadzić biznes w bardziej sformalizowanej formie, alternatywą może być przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną.

Jeżeli umowa spółki cywilnej została zawarta w zwykłej formie pisemnej, aneks zwykle także sporządza się pisemnie. Jeżeli jednak zmiana dotyczy składników wymagających szczególnej formy, np. nieruchomości, konieczna może być forma aktu notarialnego oraz dalsze czynności ujawniające zmianę praw do danego składnika majątku. W umowie warto uregulować także zdarzenia osobowe, zwłaszcza śmierć wspólnika spółki cywilnej a dalsze prowadzenie firmy.

Majątek spółki cywilnej po wejściu nowego wspólnika

Spółka cywilna nie jest odrębną osobą prawną. Majątek wykorzystywany w działalności jest wspólnym majątkiem wspólników, objętym szczególną wspólnością łączną. Wynika to z konstrukcji spółki cywilnej oraz z art. 863 Kodeksu cywilnego.

Zgodnie z art. 863 Kodeksu cywilnego wspólnik nie może rozporządzać udziałem we wspólnym majątku wspólników ani udziałem w poszczególnych składnikach tego majątku. W czasie trwania spółki wspólnik nie może także żądać podziału wspólnego majątku wspólników.

Oznacza to, że nie istnieje klasyczny udział procentowy w każdym składniku majątku, np. w samochodzie, towarach, wyposażeniu czy pieniądzach na rachunku. Procenty 60/40 albo 20/40/40 dotyczą zwykle udziału w zyskach i stratach, a nie udziału w konkretnych rzeczach lub środkach pieniężnych.

Po przystąpieniu nowego wspólnika majątek objęty wspólnością łączną powinien obejmować wszystkich aktualnych wspólników. Jeżeli jednak strony chcą, aby ekonomicznie dotychczas wypracowane środki przypadły wyłącznie starym wspólnikom, trzeba to rozliczyć przed zmianą albo bardzo precyzyjnie uregulować w aneksie.

Pieniądze na koncie spółki cywilnej

Nie ma przepisu, który nakazywałby wypłacić wszystkie pieniądze z rachunku bankowego na dzień wejścia nowego wspólnika. Wypłata nie zawsze będzie też praktyczna, bo środki mogą być potrzebne do bieżącego finansowania działalności, zapłaty podatków, wynagrodzeń, rat leasingowych lub faktur od kontrahentów.

Najbezpieczniej ustalić stan rachunku bankowego na dzień poprzedzający zmianę składu wspólników i opisać w aneksie, jak strony traktują te środki. Można przyjąć, że pozostają one kapitałem obrotowym spółki, można rozliczyć dotychczasowy zysk między starych wspólników albo można ustalić, że nowy wspólnik wnosi wkład odpowiadający części wartości majątku, do którego ma ekonomicznie przystąpić.

Jeżeli pieniądze pozostają na rachunku i nie ma odrębnych postanowień umownych, nowy wspólnik będzie uczestniczył w majątku wspólnym na zasadach wspólności łącznej. Nie oznacza to jednak, że może samodzielnie żądać wypłaty 20%, 40% albo innej części salda rachunku. Rozliczenia wspólników zależą od umowy spółki, zasad prowadzenia spraw spółki i przepisów Kodeksu cywilnego.

Udział w zyskach i stratach po zmianie umowy

Udział w zyskach i stratach to odrębna kwestia od wspólnego majątku wspólników. Zgodnie z art. 867 Kodeksu cywilnego każdy wspólnik jest co do zasady uprawniony do równego udziału w zyskach i w tym samym stosunku uczestniczy w stratach, ale umowa spółki może ustalać inne proporcje.

Jeżeli dotychczas zysk dzielono 60/40, a po dopisaniu wspólnika ma obowiązywać podział 20/40/40, trzeba wyraźnie wskazać w aneksie datę, od której nowe proporcje mają zastosowanie. Warto dopisać, czy dotyczą one tylko zysków osiągniętych po tej dacie, czy także rozliczeń wynikających z wcześniej zawartych umów, które zostaną zafakturowane lub zapłacone później.

Nie można całkowicie wyłączyć wspólnika od udziału w zyskach. Można natomiast w umowie zwolnić wspólnika od udziału w stratach, o ile nie prowadzi to do obejścia prawa ani do niejasnych rozliczeń wobec pozostałych wspólników.

Odpowiedzialność nowego wspólnika za wcześniejsze długi

Zgodnie z art. 864 Kodeksu cywilnego za zobowiązania spółki wspólnicy odpowiadają solidarnie. Odpowiedzialność ta jest bardzo szeroka, ponieważ wierzyciel może dochodzić zapłaty od wszystkich wspólników łącznie, od kilku z nich albo od jednego wybranego wspólnika.

Najwięcej wątpliwości budzi odpowiedzialność osoby, która przystępuje do spółki już po powstaniu danego długu. W praktyce spotyka się spory co do tego, czy nowy wspólnik odpowiada wobec wierzycieli za zobowiązania powstałe przed jego wejściem do spółki. W orzecznictwie akcentowano, że samo brzmienie art. 864 Kodeksu cywilnego nie zawsze wystarcza do automatycznego obciążenia przystępującego wspólnika cudzym wcześniejszym długiem, czego przykładem jest wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 30 października 2013 r., sygn. akt V ACa 609/13.

Z perspektywy praktycznej nie warto pozostawiać tej kwestii bez regulacji. W aneksie można określić wewnętrzne rozliczenia między wspólnikami, np. że dotychczasowe długi ekonomicznie obciążają starych wspólników albo że nowy wspólnik przejmuje określoną część ryzyka. Trzeba jednak pamiętać, że takie postanowienia nie zawsze będą skuteczne wobec wierzyciela bez jego zgody, zwłaszcza gdy chodzi o przejęcie długu.

Spis z natury przy zmianie wspólnika

Przy zmianie wspólnika w spółce cywilnej prowadzącej podatkową księgę przychodów i rozchodów zasadnicze znaczenie ma spis z natury, czyli remanent. Spis sporządza się m.in. przy zmianie wspólnika oraz przy zmianie proporcji udziałów wspólników w zyskach.

Spis z natury obejmuje w szczególności towary handlowe, materiały, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Jego celem jest prawidłowe ustalenie dochodu oraz rozdzielenie rozliczeń podatkowych między wspólników według właściwych proporcji.

W praktyce spis powinien zostać sporządzony na dzień związany ze zmianą składu wspólników lub zmianą udziałów, tak aby dało się oddzielić okres rozliczany według starych proporcji od okresu rozliczanego według nowych proporcji. Warto skoordynować to z księgową, ponieważ błędny remanent może zaburzyć rozliczenia podatku dochodowego wspólników.

PCC, NIP, CEIDG i inne formalności

Sama zmiana składu osobowego spółki cywilnej nie zawsze powoduje podatek od czynności cywilnoprawnych. PCC może jednak wystąpić wtedy, gdy zmiana umowy spółki powoduje zwiększenie podstawy opodatkowania, w szczególności przez wniesienie albo podwyższenie wkładów. W takim przypadku trzeba ustalić podstawę opodatkowania i dopełnić obowiązków deklaracyjnych.

Po dopisaniu wspólnika trzeba również zadbać o aktualizacje ewidencyjne. Każdy wspólnik będący przedsiębiorcą powinien mieć prawidłowy wpis w CEIDG obejmujący uczestnictwo w spółce cywilnej. Sama spółka cywilna może wymagać aktualizacji danych identyfikacyjnych, w szczególności w zakresie NIP i danych wspólników. Jeżeli spółka jest podatnikiem VAT, trzeba rozważyć także aktualizację danych na potrzeby VAT.

Warto sprawdzić również umowy z bankiem, leasingodawcą, wynajmującym, kontrahentami i dostawcami usług księgowych. Niektóre instytucje wymagają zgłoszenia zmiany wspólników, aktualizacji kart wzorów podpisów albo podpisania dodatkowych dokumentów.

Co z fakturami wystawionymi przed i po zmianie?

Faktury wystawione przed wejściem nowego wspólnika pozostają częścią dokumentacji działalności prowadzonej w ramach spółki cywilnej. Nie trzeba ich przepisywać tylko dlatego, że zmienił się skład wspólników. Kluczowe jest prawidłowe ujęcie przychodów i kosztów w okresie, którego dotyczą, oraz rozliczenie ich według właściwych proporcji udziału w zyskach.

Faktury wystawiane po zmianie powinny zawierać aktualne dane identyfikacyjne używane przez spółkę cywilną. Jeżeli zmienia się nazwa, skład wspólników ujawniany w dokumentach albo dane rejestrowe, trzeba zadbać o spójność faktur, umów, pieczątek, rachunku bankowego i danych przekazywanych kontrahentom.

Co powinien zawierać aneks do umowy spółki?

Dobrze przygotowany aneks powinien ograniczać przyszłe spory. W szczególności warto uregulować w nim:

• datę przystąpienia nowego wspólnika,
• wysokość, rodzaj i termin wniesienia wkładu przez nowego wspólnika,
• nowy udział w zyskach i stratach, np. 20/40/40,
• zasady rozliczenia zysków wypracowanych przed zmianą,
• stan środków pieniężnych, towarów, wyposażenia i zobowiązań na dzień zmiany,
• wewnętrzne zasady odpowiedzialności za długi powstałe przed wejściem nowego wspólnika,
• zasady reprezentacji spółki i prowadzenia jej spraw,
• obowiązki związane z aktualizacją danych w urzędach, banku i u kontrahentów.

Im większy majątek i im więcej zobowiązań ma spółka, tym bardziej szczegółowy powinien być aneks. Sam zapis o nowych procentach udziału w zysku często nie wystarcza do bezpiecznego rozliczenia wspólników.

FAQ

Czy trzeba wypłacić pieniądze z konta przed wejściem nowego wspólnika?

Nie ma takiego automatycznego obowiązku. Warto jednak ustalić saldo rachunku na dzień zmiany i zdecydować, czy środki są rozliczanym zyskiem dotychczasowych wspólników, czy pozostają w działalności jako wspólny kapitał obrotowy.

Czy nowy wspólnik nabywa prawa do dotychczasowego majątku?

Po przystąpieniu do spółki nowy wspólnik uczestniczy w majątku objętym wspólnością łączną aktualnych wspólników. Nie oznacza to jednak udziału procentowego w każdym składniku majątku ani prawa do jednostronnego żądania wypłaty części środków.

Czy wystarczy dopisać nowe procenty udziału w zyskach?

Zwykle to za mało. Oprócz nowych proporcji warto opisać wkład nowego wspólnika, datę zmiany, rozliczenie wcześniejszych zysków, odpowiedzialność za stare zobowiązania oraz zasady prowadzenia spraw i reprezentacji.

Czy nowy wspólnik odpowiada za stare długi spółki cywilnej?

To kwestia, która może być sporna w relacjach z wierzycielami. Dlatego w aneksie należy uregulować co najmniej wewnętrzne rozliczenia między wspólnikami, a przy istotnych zobowiązaniach rozważyć także uzyskanie zgód wierzycieli lub zawarcie odrębnych porozumień.

Czy przy dopisaniu wspólnika trzeba zrobić spis z natury?

Tak, jeżeli spółka prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, zmiana wspólnika lub proporcji udziałów w zyskach co do zasady wymaga sporządzenia spisu z natury. Szczegóły warto uzgodnić z księgową prowadzącą rozliczenia spółki.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 860-875, t.j. Dz.U. 2024 poz. 1061 ze zm.
• Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych, t.j. Dz.U. 2024 poz. 295 ze zm.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, Dz.U. 2019 poz. 2544 ze zm.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 30 października 2013 r., sygn. akt V ACa 609/13

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.