Wypłaty dla wspólników spółki cywilnej

Czy wspólnicy spółki cywilnej mogą wypłacać sobie co miesiąc pieniądze?

Tak, w praktyce wspólnicy spółki cywilnej mogą wykonywać comiesięczne przelewy z rachunku firmowego na prywatne rachunki wspólników, o ile robią to zgodnie z umową spółki, zgodną wolą wspólników oraz zasadami rozliczeń majątku wspólnego. Przy układzie udziałów 50/50 równe wypłaty dla obu wspólników są co do zasady naturalne, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej.

Trzeba jednak odróżnić taką wypłatę od klasycznej pensji. Spółka cywilna nie jest odrębną osobą prawną, lecz umową wspólników. Wspólnicy prowadzą działalność wspólnie, a majątek spółki jest objęty współwłasnością łączną wspólników. Dlatego przelew dla wspólnika najczęściej nie jest wynagrodzeniem pracowniczym, lecz wypłatą środków należnych wspólnikowi albo zaliczką na poczet zysku. Przy większej skali działalności wspólnicy czasem rozważają przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o, ale dopóki działają jako spółka cywilna, wypłaty trzeba rozliczać według zasad tej formy. Jeżeli wspólnicy chcą dalej prowadzić biznes w bardziej sformalizowanej formie, alternatywą może być przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną. Szerzej zasady wspólnego majątku wyjaśnia materiał o tym, czyj jest majątek spółki cywilnej i jak go podzielić. Przy większej skali działalności warto też sprawdzić, kiedy spółka cywilna musi stać się spółką jawną.

Najbezpieczniej opisywać przelewy w sposób zgodny z ich rzeczywistym charakterem, na przykład: „zaliczka na poczet zysku wspólnika” albo „wypłata dla wspólnika do rozliczenia”. Określenie „pensja” może wprowadzać w błąd, zwłaszcza przy kontroli podatkowej lub przy analizie kosztów spółki.

Zysk i strata w spółce cywilnej

Zasady udziału w zysku i stratach reguluje Kodeks cywilny. Zgodnie z art. 867 § 1 Kodeksu cywilnego każdy wspólnik jest uprawniony do równego udziału w zyskach i w tym samym stosunku uczestniczy w stratach, bez względu na rodzaj i wartość wkładu. Umowa spółki może jednak ustalić inne proporcje udziału w zyskach i stratach. Nie można natomiast całkowicie wyłączyć wspólnika od udziału w zyskach. W umowie warto uregulować także zdarzenia osobowe, zwłaszcza śmierć wspólnika spółki cywilnej a dalsze prowadzenie firmy.

Art. 868 Kodeksu cywilnego przewiduje, że wspólnik może co do zasady żądać podziału i wypłaty zysków po rozwiązaniu spółki, a jeżeli spółka została zawarta na dłuższy czas, także z końcem każdego roku obrachunkowego. W praktyce wspólnicy często umawiają się na wcześniejsze wypłaty w trakcie roku. Takie wypłaty powinny być traktowane ostrożnie jako zaliczki, ponieważ ostateczny wynik finansowy może być znany dopiero po zamknięciu okresu rozliczeniowego.

Jeżeli na koniec roku okaże się, że spółka osiągnęła zysk, wypłacone kwoty można rozliczyć jako zaliczki na poczet udziału w zysku. Jeżeli spółka poniosła stratę albo zysk był niższy niż suma wypłat, wspólnicy powinni ustalić, czy nadwyżka zostanie zwrócona, potrącona z przyszłych wypłat albo inaczej rozliczona zgodnie z umową spółki. Gdy spór o wypłaty i rozliczenia ma charakter trwały i uniemożliwia dalszą współpracę, odrębnie trzeba ocenić, czy w danych okolicznościach możliwe jest rozwiązanie spółki cywilnej przez sąd.

Jak dokumentować comiesięczne przelewy dla wspólników?

Brak jakiejkolwiek ewidencji wypłat jest ryzykowny. Nawet jeżeli wspólnicy są zgodni, warto pozostawić dokumenty pokazujące, dlaczego pieniądze wyszły z rachunku firmowego i jak mają zostać rozliczone. Ma to znaczenie podatkowe, księgowe oraz dowodowe.

W praktyce warto przygotować co najmniej:

• postanowienie w umowie spółki cywilnej o możliwości wypłat zaliczek na poczet zysku,
• uchwałę albo pisemne ustalenie wspólników określające częstotliwość i wysokość wypłat,
• opis przelewów wskazujący, że są to wypłaty dla wspólników albo zaliczki na poczet zysku,
• zestawienie wypłat przypadających na każdego wspólnika,
• roczne rozliczenie wypłat z faktycznym wynikiem spółki.

Jeżeli spółka prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, wypłata dla wspólnika nie jest ujmowana jako koszt podatkowy. Przy pełnych księgach rachunkowych takie operacje powinny być ujęte na odpowiednich kontach rozrachunkowych lub kapitałowych, zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości.

Skutki podatkowe wypłaty dla wspólnika

Spółka cywilna jest transparentna podatkowo w podatku dochodowym. Oznacza to, że podatnikami PIT są jej wspólnicy, a nie sama spółka cywilna. Przychody i koszty z udziału w spółce przypisuje się wspólnikom proporcjonalnie do ich prawa do udziału w zysku, chyba że umowa spółki przewiduje inne proporcje.

Zgodnie z art. 5b ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychody wspólnika z udziału w spółce niebędącej osobą prawną uznaje się za przychody z działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 8 ust. 1 tej ustawy przychody z udziału w takiej spółce określa się proporcjonalnie do prawa wspólnika do udziału w zysku.

To oznacza, że podatek dochodowy nie powstaje dlatego, że wspólnik przelał sobie pieniądze z rachunku spółki. Dochód do opodatkowania wynika z przychodów i kosztów działalności, a nie z samej technicznej wypłaty środków. Późniejsza wypłata zysku lub zaliczki na zysk co do zasady nie powinna być opodatkowana drugi raz.

Jednocześnie wypłata dla wspólnika nie jest kosztem uzyskania przychodu. Nie można więc obniżyć dochodu spółki przez wpisanie takich przelewów jako wynagrodzenia wspólników, jeżeli w rzeczywistości są to wypłaty z majątku wspólnego.

Zobacz również: amortyzacja ciągnika siodłowego i naczepy w działalności

Czy wspólnik może otrzymywać wynagrodzenie od spółki cywilnej?

Co do zasady regularna wypłata dla wspólnika za prowadzenie spraw spółki lub pracę wykonywaną w ramach wspólnej działalności nie jest zwykłą pensją pracowniczą. Wspólnik działa we własnym interesie jako przedsiębiorca uczestniczący w spółce cywilnej.

Odrębna umowa ze wspólnikiem wymaga szczególnej ostrożności. Jeżeli miałaby dotyczyć czynności wykraczających poza zwykłe obowiązki wspólnika i rzeczywiście spełniać warunki odrębnego stosunku prawnego, trzeba ocenić ją indywidualnie pod kątem prawa cywilnego, podatków, składek oraz ryzyka zakwestionowania przez organy. Nie wystarczy samo nazwanie przelewu „pensją”.

W dwuosobowej spółce cywilnej z udziałami 50/50 najczęściej najprostszy i najbardziej przejrzysty model to wypłaty zaliczek dla obu wspólników w tej samej wysokości, a następnie roczne rozliczenie z faktycznym wynikiem działalności.

Co zrobić, gdy nie wiadomo, czy rok zakończy się zyskiem?

Niepewność co do wyniku finansowego nie blokuje automatycznie wypłat w trakcie roku, ale zwiększa znaczenie ostrożnego dokumentowania. Wspólnicy powinni ustalić limit wypłat, który nie zagrozi płynności spółki, oraz zapisać, że wypłaty są zaliczkowe i podlegają rozliczeniu po zakończeniu roku.

Dobrą praktyką jest okresowe sprawdzanie wyniku działalności, stanu zobowiązań, podatków, składek i środków potrzebnych na bieżące koszty. Wypłacanie całej gotówki z rachunku spółki może być formalnie uzgodnione między wspólnikami, ale gospodarczo ryzykowne, jeżeli spółka ma niezapłacone faktury, podatki albo inne zobowiązania. Jeżeli to wspólnik zasila spółkę prywatnymi środkami, a nie odwrotnie, odrębnym rozwiązaniem jest pożyczka wspólnika dla spółki cywilnej.

FAQ

Czy przelew z konta spółki cywilnej na konto wspólnika jest legalny?

Tak, jeżeli wynika ze zgodnej decyzji wspólników i jest prawidłowo rozliczony. Najlepiej traktować go jako wypłatę dla wspólnika albo zaliczkę na poczet zysku, a nie jako nieudokumentowaną pensję.

Czy taka wypłata jest kosztem podatkowym?

Nie. Wypłata zysku lub zaliczki na zysk dla wspólnika spółki cywilnej nie jest kosztem uzyskania przychodu. Nie powinna obniżać dochodu spółki do opodatkowania.

Czy od wypłaty dla wspólnika trzeba zapłacić PIT?

Sama wypłata pieniędzy z rachunku spółki na rachunek wspólnika co do zasady nie tworzy odrębnego przychodu. PIT rozlicza się od dochodu z działalności przypadającego na wspólnika, zgodnie z jego udziałem w zysku i wybraną formą opodatkowania.

Co jeśli spółka na koniec roku ma stratę?

Wypłacone w trakcie roku kwoty trzeba rozliczyć. W zależności od ustaleń wspólników mogą podlegać zwrotowi, potrąceniu z przyszłych zysków albo innemu rozliczeniu przewidzianemu w umowie spółki lub późniejszym porozumieniu.

Czy trzeba zmienić umowę spółki, aby wypłacać zaliczki?

Nie zawsze jest to bezwzględnie konieczne, ale jest bardzo wskazane. Jasny zapis w umowie spółki albo uchwała wspólników ułatwia wykazanie, że wypłaty były uzgodnione i miały określony sposób rozliczenia. Sama decyzja o zaliczkach nie zmienia danych identyfikacyjnych spółki; jeśli jednak równocześnie zmienia się skład wspólników, warto sprawdzić, jak zgłosić zmiany NIP i REGON spółki cywilnej.