Sprzedaż udziału w spółce z o.o. a wpis do KRS

Forma sprzedaży udziału w spółce z o.o.

Zgodnie z art. 180 Kodeksu spółek handlowych zbycie udziału, jego części albo ułamkowej części udziału w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością powinno nastąpić w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Nie jest to zwykła forma pisemna. Notariusz nie musi sporządzać całej umowy jako aktu notarialnego, ale powinien poświadczyć podpisy stron pod umową.

Jeżeli umowa sprzedaży udziałów została podpisana tylko zwykłym podpisem, bez notarialnego poświadczenia podpisów, to co do zasady nie zachowano wymaganej formy szczególnej. W takim przypadku pojawia się poważne ryzyko nieważności czynności. Jeżeli natomiast podpisy stron zostały poświadczone notarialnie, sama umowa nie staje się nieważna tylko dlatego, że później nie zgłoszono zmiany do KRS.

Przed oceną skutków sprzedaży trzeba także sprawdzić umowę spółki. Może ona przewidywać ograniczenia w zbywaniu udziałów, w szczególności obowiązek uzyskania zgody spółki albo innego organu. Taki warunek jest niezależny od samej formy umowy i może mieć istotne znaczenie dla skuteczności przeniesienia udziałów.

Czy brak zgłoszenia do KRS unieważnia umowę?

Nie. Przepisy nie przewidują zasady, że niezgłoszenie sprzedaży udziałów do KRS w określonym terminie automatycznie unieważnia umowę. Ważność umowy ocenia się przede wszystkim według tego, czy zachowano wymaganą formę, czy strony były uprawnione do jej zawarcia oraz czy spełniono ewentualne ograniczenia wynikające z umowy spółki.

W praktyce brak zgłoszenia może jednak powodować problemy. Dane ujawnione w KRS, lista wspólników oraz księga udziałów mogą nie odpowiadać rzeczywistemu stanowi. Może to utrudnić czynności bankowe, inwestycyjne, sprzedaż kolejnych udziałów, wypłatę dywidendy albo wykazanie, kto jest aktualnym wspólnikiem.

Twierdzenie, że po upływie 6 miesięcy trzeba ponownie zawrzeć identyczną umowę wyłącznie dlatego, że nie dokonano wpisu w KRS, jest zbyt daleko idące. Jeżeli pierwotna umowa była prawidłowa, zwykle należy raczej uporządkować dokumenty spółki i zgłoszenia rejestrowe, a nie powtarzać sprzedaż.

Znaczenie zawiadomienia spółki i dokumentów wewnętrznych

Przeniesienie udziału ma szczególne znaczenie wobec samej spółki. Spółka powinna zostać zawiadomiona o przejściu udziału, a wraz z zawiadomieniem należy przedstawić dowód przejścia udziału, najczęściej umowę sprzedaży z podpisami notarialnie poświadczonymi.

Zarząd spółki prowadzi księgę udziałów i aktualizuje listę wspólników. Po zmianie wspólników zarząd powinien złożyć do sądu rejestrowego aktualną listę wspólników. Jeżeli zmiana dotyczy wspólnika ujawnianego w KRS, sąd rejestrowy może wymagać dokumentów potwierdzających przeniesienie udziałów.

W przypadku sprzedaży 1% udziałów trzeba ustalić, czy sprzedający albo nabywca są ujawniani w KRS jako wspólnicy według właściwych reguł rejestrowych. W spółce z o.o. wpis obejmuje w szczególności wspólników posiadających samodzielnie albo łącznie z innymi co najmniej 10% kapitału zakładowego. Jeżeli nabywca był już większościowym wspólnikiem, zmiana mogła polegać na aktualizacji liczby i wartości jego udziałów, a nie na ujawnieniu zupełnie nowej osoby.

Czego nie podpisywać po latach?

Nie należy podpisywać antydatowanej umowy ani dokumentu, który ma potwierdzać nieprawdziwy przebieg zdarzeń. Jeżeli sprzedaż rzeczywiście nastąpiła dwa lata temu i zawarto prawidłową umowę, dokumenty powinny odzwierciedlać ten stan. Jeżeli natomiast poprzednia umowa była nieważna z powodu braku wymaganej formy, strony mogą rozważyć zawarcie nowej umowy, ale powinna ona wskazywać rzeczywistą datę zawarcia.

Podpisanie nowej umowy może mieć skutki podatkowe, korporacyjne i dowodowe. Może także wpływać na to, kto w danym okresie był wspólnikiem, komu przysługiwały prawa z udziałów i kto mógł wykonywać głos z udziału. Dlatego przed podpisaniem dokumentów warto uzyskać od drugiej strony projekt umowy, uzasadnienie żądania oraz informację, jakie dokumenty znajdują się obecnie w aktach spółki.

Co zrobić w opisanej sytuacji?

Najpierw należy odszukać pierwotną umowę sprzedaży udziału i sprawdzić, czy podpisy obu stron zostały poświadczone przez notariusza. Warto też ustalić, czy umowa spółki przewidywała zgodę na zbycie udziału oraz czy taka zgoda została uzyskana, jeżeli była wymagana.

Następnie można poprosić spółkę albo nabywcę o wyjaśnienie, jaki konkretnie problem wystąpił w KRS. Inaczej ocenia się sytuację, gdy brakuje tylko zgłoszenia aktualnej listy wspólników, a inaczej, gdy sąd rejestrowy zakwestionował formę umowy albo brak wymaganej zgody.

Jeżeli przez dwa lata po sprzedaży nie podpisywała Pani dokumentów spółki i nie wykonywała praw wspólnika, może to wspierać twierdzenie, że strony traktowały sprzedaż jako dokonaną. Nie zastępuje to jednak wymaganej formy prawnej, jeżeli ta nie została zachowana.

FAQ

Czy trzeba ponownie iść do notariusza, jeśli umowa nie została zgłoszona do KRS?

Nie zawsze. Jeżeli pierwotna umowa miała formę pisemną z podpisami notarialnie poświadczonymi i spełniono warunki z umowy spółki, brak zgłoszenia do KRS nie powoduje sam przez się konieczności ponownej sprzedaży udziału.

Czy sprzedaż udziału wymaga aktu notarialnego?

Co do zasady nie jest wymagany akt notarialny. Wymagana jest forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi. Oznacza to, że notariusz poświadcza autentyczność podpisów stron pod umową.

Czy udział 1% zawsze musi być ujawniony w KRS?

Nie zawsze. W KRS ujawnia się określone dane wspólników spółki z o.o., w szczególności tych, którzy posiadają samodzielnie albo łącznie z innymi co najmniej 10% kapitału zakładowego. Mimo to zmiana właściciela udziału powinna znaleźć odzwierciedlenie w dokumentach spółki.

Czy mogę odmówić podpisania nowej umowy?

Można odmówić podpisania dokumentu, którego treść budzi wątpliwości, zwłaszcza gdy ma być antydatowany albo nie odzwierciedla rzeczywistego przebiegu zdarzeń. Przed decyzją warto zażądać projektu dokumentu i wyjaśnienia, dlaczego poprzednia umowa nie wystarcza.

Kto powinien zgłosić zmianę wspólników do KRS?

Obowiązki związane z aktualizacją dokumentów spółki i złożeniem odpowiednich zgłoszeń obciążają zasadniczo zarząd spółki. Sprzedający powinien jednak zadbać o dowody zawarcia umowy i zawiadomienia spółki.

Podsumowanie

Jeżeli sprzedaż udziału została dokonana w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, brak zgłoszenia zmiany do KRS nie unieważnia automatycznie umowy. Może natomiast powodować praktyczne problemy z dokumentami spółki i aktualnością danych rejestrowych.

Jeżeli pierwotna umowa nie miała wymaganej formy albo pominięto zgodę wymaganą przez umowę spółki, sprawa wymaga dokładniejszej analizy. Wtedy podpisanie nowego dokumentu może być potrzebne, ale powinno nastąpić zgodnie z rzeczywistym stanem faktycznym i bez antydatowania.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
3. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 6 czerwca 2012 r., sygn. akt III CZP 22/12

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.