Odwołanie prezesa fundacji przez fundatora

Od czego zacząć odwołanie prezesa fundacji?

W przypadku fundacji podstawowe znaczenie ma statut. To on określa organy fundacji, sposób powoływania i odwoływania zarządu, długość kadencji, zasady reprezentacji oraz ewentualne szczególne wymogi dotyczące uchwał lub decyzji fundatora.

Jeżeli statut przewiduje, że fundator może samodzielnie powoływać i odwoływać prezesa fundacji, należy przygotować pisemną decyzję fundatora. W decyzji warto wskazać:

• datę i miejsce sporządzenia dokumentu,
• dane fundacji, w tym nazwę i numer KRS,
• podstawę statutową, czyli konkretny paragraf statutu przyznający fundatorowi takie uprawnienie,
• imię i nazwisko odwoływanego prezesa,
• datę skuteczności odwołania, jeżeli ma być inna niż data decyzji,
• imię i nazwisko osoby powoływanej na nowego prezesa,
• podpis fundatora.

Jeżeli statut przewiduje więcej niż jednego fundatora, wymaga współdziałania fundatorów albo oddaje kompetencję innemu organowi, na przykład radzie fundacji, trzeba zastosować dokładnie tę procedurę. Sąd rejestrowy bada, czy dokument stanowiący podstawę wpisu został podjęty przez właściwą osobę lub organ.

Czy zmiana prezesa jest zmianą statutu?

Samo odwołanie prezesa i powołanie nowego członka zarządu co do zasady nie jest zmianą statutu. Zmienia się osoba pełniąca funkcję w organie fundacji, a nie treść statutu.

Zmiana statutu będzie potrzebna tylko wtedy, gdy statut zawiera imienne wskazanie prezesa albo gdy fundator chce jednocześnie zmienić zasady powoływania, odwoływania lub reprezentacji fundacji. W typowej sytuacji, gdy statut określa wyłącznie mechanizm powoływania zarządu, wystarczy decyzja właściwego podmiotu i zgłoszenie zmiany danych zarządu do KRS.

Warto odróżnić dwie czynności: podjęcie decyzji o zmianie prezesa oraz wpis tej zmiany do KRS. Decyzja działa w relacjach wewnętrznych zgodnie ze statutem i jej treścią, natomiast wpis w KRS aktualizuje dane ujawnione w rejestrze i ma duże znaczenie wobec osób trzecich, banków, urzędów i kontrahentów.

Czy odwoływany prezes musi wyrazić zgodę?

Nie. Odwołanie prezesa jest jednostronną decyzją uprawnionego podmiotu, jeżeli statut przyznaje takie uprawnienie fundatorowi albo innemu organowi. Brak zgody odwoływanego prezesa nie blokuje odwołania.

Dla bezpieczeństwa dowodowego należy jednak doręczyć odwoływanemu prezesowi pisemne zawiadomienie o odwołaniu. Najlepiej zrobić to w sposób pozwalający wykazać datę doręczenia, na przykład listem poleconym, przesyłką kurierską, osobiście za pokwitowaniem albo pocztą elektroniczną z potwierdzeniem odbioru, jeżeli taka forma komunikacji była używana w praktyce fundacji.

Zawiadomienie jest ważne także praktycznie. Odwoływany prezes powinien przekazać dokumenty, pieczęcie, dostęp do rachunków, hasła, pełnomocnictwa, korespondencję oraz informacje o bieżących sprawach fundacji.

Zgoda nowego prezesa i dane do KRS

Osoba powoływana na prezesa powinna wyrazić zgodę na pełnienie funkcji. Przy zgłoszeniu do KRS wymagane są także dane osoby uprawnionej do reprezentacji, w tym adres do doręczeń. W praktyce do wniosku dołącza się pisemną zgodę nowego prezesa na powołanie oraz oświadczenie o adresie do doręczeń, chyba że zgoda wynika z podpisu pod wnioskiem, pełnomocnictwa albo protokołu obejmującego powołanie.

Jeżeli nowy prezes ma podpisywać wniosek do KRS, należy zwrócić uwagę na aktualny sposób reprezentacji. W okresie przejściowym, po odwołaniu dotychczasowego prezesa, a przed ujawnieniem zmiany w KRS, podpisanie dokumentów powinno być zgodne ze statutem oraz z treścią decyzji powołującej nową osobę.

Jakie wnioski złożyć do KRS?

W przypadku fundacji niewpisanej do rejestru przedsiębiorców zgłoszenie zmiany zarządu składa się zazwyczaj na formularzach papierowych:

• KRS-Z20 - główny formularz zmiany danych podmiotu wpisanego do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej,
• KRS-ZK - załącznik dotyczący zmiany organu uprawnionego do reprezentacji, czyli zarządu fundacji.

Jeżeli fundacja jest wpisana także do rejestru przedsiębiorców, trzeba zweryfikować, czy wniosek powinien zostać złożony elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych. W sprawach podmiotów objętych obowiązkową procedurą elektroniczną papierowy wniosek może zostać zwrócony albo nie wywołać oczekiwanego skutku.

Do wniosku należy zwykle dołączyć:

• decyzję fundatora albo uchwałę właściwego organu o odwołaniu dotychczasowego prezesa i powołaniu nowego,
• zgodę nowego prezesa na powołanie, jeżeli nie wynika z innych dokumentów,
• oświadczenie nowego prezesa o adresie do doręczeń,
• ewentualnie jednolity tekst statutu, jeżeli jednocześnie zmieniono statut,
• dowód uiszczenia opłaty, jeżeli w danej sprawie jest wymagana,
• pełnomocnictwo i opłatę skarbową od pełnomocnictwa, jeżeli wniosek składa pełnomocnik.

Nie trzeba osobiście stawiać się w sądzie rejestrowym. Wniosek papierowy można złożyć w biurze podawczym sądu albo wysłać pocztą do właściwego sądu rejestrowego. Wniosek elektroniczny składa się przez właściwy system teleinformatyczny.

Termin zgłoszenia zmiany prezesa

Zmianę danych ujawnionych w KRS należy zgłosić bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis. W tym przypadku takim zdarzeniem jest podjęcie skutecznej decyzji o zmianie składu zarządu.

Niedochowanie terminu nie powoduje automatycznie nieważności odwołania, ale może wywołać problemy praktyczne. Do czasu aktualizacji KRS kontrahenci, banki i urzędy mogą opierać się na danych ujawnionych w rejestrze. Sąd rejestrowy może także wezwać fundację do złożenia zaległego wniosku.

Co powinno znaleźć się w decyzji fundatora?

Dokument nie musi być aktem notarialnym, chyba że statut wprowadza szczególną formę. W zwykłej sytuacji wystarczy forma pisemna. Treść decyzji powinna być jednoznaczna, aby sąd rejestrowy nie miał wątpliwości, kto został odwołany, kto został powołany i od kiedy zmiana obowiązuje.

Przykładowa konstrukcja decyzji może obejmować następujące elementy:

• powołanie się na odpowiedni paragraf statutu,
• odwołanie dotychczasowego prezesa z funkcji prezesa zarządu oraz, jeżeli pełnił funkcję członka zarządu, także z członkostwa w zarządzie,
• powołanie nowej osoby na prezesa zarządu,
• określenie daty wejścia decyzji w życie,
• zobowiązanie odwołanej osoby do przekazania dokumentów i majątku fundacji,
• podpis fundatora.

Jeżeli statut rozróżnia funkcję prezesa i członka zarządu, trzeba precyzyjnie wskazać, czy dana osoba traci wyłącznie funkcję prezesa, czy także mandat członka zarządu. Ma to znaczenie dla reprezentacji fundacji i dla prawidłowego wypełnienia formularza KRS-ZK.

FAQ

Czy odwołanie prezesa fundacji wymaga wizyty w sądzie?

Nie. Jeżeli sprawa jest prowadzona papierowo, dokumenty można wysłać pocztą albo złożyć w biurze podawczym sądu. Jeżeli fundacja podlega procedurze elektronicznej, wniosek składa się przez Portal Rejestrów Sądowych.

Czy odwoływany prezes może zablokować zmianę?

Co do zasady nie, jeżeli statut przyznaje fundatorowi albo innemu organowi prawo odwołania prezesa. Odwoływany prezes może jednak kwestionować prawidłowość decyzji, dlatego dokumenty powinny być przygotowane zgodnie ze statutem.

Czy nowy prezes musi podpisać zgodę?

Tak, w praktyce zgoda nowego prezesa na powołanie jest potrzebna do KRS, chyba że wynika z podpisu pod wnioskiem, pełnomocnictwa albo dokumentu obejmującego powołanie. Należy też podać adres do doręczeń nowego prezesa.

Czy wpis do KRS decyduje o skuteczności odwołania?

Najczęściej sama decyzja jest skuteczna zgodnie ze statutem i wskazaną w niej datą. Wpis do KRS ujawnia zmianę w rejestrze i ma istotne znaczenie wobec osób trzecich. Jeżeli statut uzależnia skuteczność od dodatkowych warunków, trzeba je spełnić.

Czy przy zmianie prezesa trzeba zmieniać statut?

Nie zawsze. Zmiana statutu jest potrzebna tylko wtedy, gdy zmieniana jest jego treść, na przykład zasady powoływania zarządu albo imienne wskazanie osoby prezesa. Sama zmiana osoby w zarządzie zwykle wymaga jedynie zgłoszenia do KRS.

Źródła

• Ustawa z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach.
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.