Siedziba spółki z o.o. w domu wspólnika

Kiedy spółka musi wykazać tytuł prawny do lokalu?

Urząd skarbowy może zażądać od spółki dokumentu potwierdzającego, że spółka ma prawo korzystać z lokalu wskazanego jako adres siedziby, adres do doręczeń albo miejsce prowadzenia działalności. Sam fakt, że wspólnicy są właścicielami domu, zwykle nie wystarczy, ponieważ spółka z o.o. jest odrębną osobą prawną.

Tytułem prawnym może być w szczególności umowa najmu, umowa użyczenia, umowa podnajmu, zgoda właściciela albo inny dokument, z którego jasno wynika, że spółka może korzystać z danego adresu. W praktyce najbezpieczniejsze są pisemne umowy najmu albo użyczenia, ponieważ precyzyjnie wskazują strony, lokal, zakres korzystania i czas trwania umowy.

Jeżeli dom należy do małżonków, jako wynajmujący albo użyczający powinni wystąpić właściciele nieruchomości. Jeżeli nieruchomość wchodzi do majątku wspólnego małżonków, podpisanie umowy przez oboje małżonków jest praktycznie najbezpieczniejsze, zwłaszcza gdy urząd oczekuje dokumentu jednoznacznie potwierdzającego prawo spółki do adresu.

Reprezentacja spółki przy umowie z członkiem zarządu

Zgodnie z art. 205 Kodeksu spółek handlowych, jeżeli zarząd spółki z o.o. jest wieloosobowy, sposób reprezentacji określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera szczególnych postanowień, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Ta ogólna zasada nie wystarcza jednak wtedy, gdy spółka zawiera umowę z członkiem zarządu. W takiej sytuacji zastosowanie ma art. 210 Kodeksu spółek handlowych. Przepis ten stanowi, że w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Oznacza to, że jeżeli właściciel domu jest jednocześnie członkiem zarządu spółki, umowy najmu albo użyczenia nie powinien podpisywać sam ze sobą jako reprezentant spółki. Po stronie spółki powinna wystąpić rada nadzorcza, jeżeli istnieje, albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Jeżeli natomiast właściciel nieruchomości jest tylko wspólnikiem, ale nie jest członkiem zarządu, art. 210 Kodeksu spółek handlowych zasadniczo nie znajduje zastosowania. Wtedy spółkę reprezentuje zarząd zgodnie z zasadami ujawnionymi w umowie spółki i KRS.

Zobacz również: wynajem lokalu spółce z o.o. przez wspólnika

Czy pełnomocnikiem może być dorosły syn?

Tak, przepisy nie wymagają, aby pełnomocnikiem z art. 210 Kodeksu spółek handlowych był wspólnik, prawnik albo osoba niezwiązana rodzinnie ze wspólnikami. Pełnomocnikiem może być dorosły syn, jeżeli ma pełną zdolność do czynności prawnych i nie zachodzi szczególna okoliczność powodująca konflikt lub nieważność czynności.

Pełnomocnictwo warto określić wąsko. Uchwała może wskazywać, że dana osoba zostaje powołana wyłącznie do zawarcia w imieniu spółki konkretnej umowy najmu albo użyczenia określonej części domu, z oznaczonymi właścicielami i na wskazanych warunkach. Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko sporu o zakres umocowania.

Uchwałę podejmuje zgromadzenie wspólników. W praktyce należy sporządzić protokół zgromadzenia wspólników oraz treść uchwały o powołaniu pełnomocnika. Jeżeli wszyscy wspólnicy są zgodni, czynność można przeprowadzić szybko, ale nadal warto zachować dokumentację w formie pisemnej.

Jak technicznie przygotować uchwałę i umowę?

Najprostszy schemat działania wygląda następująco:

1. zwołać albo odbyć zgromadzenie wspólników zgodnie z umową spółki i przepisami Kodeksu spółek handlowych,
2. podjąć uchwałę o powołaniu pełnomocnika do zawarcia konkretnej umowy ze wskazanymi właścicielami nieruchomości,
3. sporządzić umowę najmu albo użyczenia części domu,
4. podpisać umowę po stronie właścicieli przez właścicieli nieruchomości, a po stronie spółki przez pełnomocnika,
5. przekazać urzędowi skarbowemu kopię umowy lub inny wymagany dokument potwierdzający tytuł prawny spółki do lokalu.

W uchwale należy podać co najmniej dane pełnomocnika, podstawę jego umocowania, oznaczenie umowy, którą ma podpisać, oraz ewentualnie najważniejsze warunki umowy, np. czynsz, czas trwania i opis części nieruchomości. Im bardziej precyzyjna uchwała, tym mniejsze ryzyko zakwestionowania reprezentacji.

Przy spółce z o.o. mającej dwóch wspólników po 50% udziałów szczególnie ważne jest, aby uchwała została podjęta zgodnie z umową spółki. Jeżeli umowa spółki przewiduje szczególne zasady podejmowania uchwał, kworum albo większość, trzeba je zastosować.

Najem czy użyczenie części domu?

Umowa najmu jest odpłatna. Spółka płaci właścicielom czynsz za korzystanie z określonej części domu. Takie rozwiązanie jest czytelne dowodowo, ale rodzi skutki podatkowe po stronie właścicieli, którzy uzyskują przychód z najmu. Po stronie spółki czynsz może być kosztem, jeżeli pozostaje w związku z działalnością i jest właściwie udokumentowany.

Umowa użyczenia jest nieodpłatna. Może wystarczyć do wykazania tytułu prawnego do lokalu, ale jej skutki podatkowe trzeba ocenić ostrożnie. Nieodpłatne korzystanie z lokalu przez spółkę może w określonych sytuacjach powodować powstanie przychodu z nieodpłatnych świadczeń. Ocena zależy od szczegółów, w tym relacji stron i sposobu wykorzystywania nieruchomości.

Jeżeli umowa ma obejmować tylko część domu, należy dokładnie ją opisać. Można wskazać np. konkretny pokój, część pokoju, garaż, powierzchnię w metrach kwadratowych, dostęp do części wspólnych, możliwość korzystania z internetu, energii albo miejsca na dokumentację spółki. Dobrze jest też wskazać, czy lokal ma służyć wyłącznie jako adres rejestrowy, czy również jako faktyczne miejsce pracy.

Co powinno znaleźć się w umowie?

Umowa najmu albo użyczenia na potrzeby urzędu skarbowego powinna być prosta, ale kompletna. Warto zawrzeć w niej w szczególności:

• dokładne oznaczenie stron, czyli właścicieli nieruchomości oraz spółki z o.o.,
• wskazanie, kto podpisuje umowę w imieniu spółki i na jakiej podstawie,
• adres nieruchomości oraz opis części oddanej spółce do korzystania,
• cel korzystania, np. siedziba, adres do doręczeń, przechowywanie dokumentów albo praca biurowa,
• czas trwania umowy i zasady jej wypowiedzenia,
• wysokość czynszu przy najmie albo jednoznaczne wskazanie nieodpłatności przy użyczeniu,
• zasady ponoszenia kosztów mediów, internetu, ogrzewania lub innych opłat, jeżeli mają być rozliczane ze spółką,
• zgodę właścicieli na posługiwanie się adresem przez spółkę wobec urzędów, kontrahentów i w rejestrach.

Dla celów dowodowych umowę należy zawrzeć na piśmie. Jeżeli najem nieruchomości lub pomieszczenia ma trwać dłużej niż rok, forma pisemna ma dodatkowe znaczenie na gruncie przepisów Kodeksu cywilnego. W omawianej sytuacji forma aktu notarialnego co do zasady nie jest potrzebna, o ile nie występuje szczególny przypadek jednoosobowej spółki z o.o. i jedynego członka zarządu, dla którego art. 210 Kodeksu spółek handlowych przewiduje dalej idące wymagania.

Skutki podatkowe i praktyczne ryzyka

Przed wyborem między najmem a użyczeniem warto uwzględnić skutki podatkowe. Przy najmie właściciele uzyskują przychód z najmu. Spółka z kolei powinna płacić czynsz w wysokości uzasadnionej gospodarczo, najlepiej zbliżonej do warunków rynkowych, zwłaszcza gdy strony są powiązane osobowo lub kapitałowo.

Przy użyczeniu brak czynszu nie oznacza automatycznie braku konsekwencji podatkowych. Należy rozważyć, czy po stronie spółki nie powstaje przychód z nieodpłatnego świadczenia. Warto też pamiętać o podatku od nieruchomości: jeżeli część budynku mieszkalnego jest faktycznie zajęta na prowadzenie działalności gospodarczej, może to wpływać na stawkę podatku od nieruchomości. Ocena zależy od rzeczywistego sposobu korzystania z pomieszczeń.

Spółka powinna również zadbać o spójność danych w KRS, urzędzie skarbowym i innych zgłoszeniach. Jeżeli zmienia się adres spółki lub miejsce prowadzenia działalności, może powstać obowiązek aktualizacji danych rejestrowych albo identyfikacyjnych. Zakres aktualizacji zależy od tego, czy zmienia się siedziba w rozumieniu miejscowości, konkretny adres, adres do doręczeń czy miejsce prowadzenia działalności.

FAQ

Czy urząd skarbowy może żądać umowy najmu albo użyczenia?

Tak. Organ może weryfikować, czy spółka rzeczywiście ma prawo posługiwać się wskazanym adresem. Jeżeli dom należy do wspólników, warto przedstawić umowę lub zgodę właścicieli, z której wynika tytuł prawny spółki do lokalu.

Czy umowę ze spółką może podpisać prezes, który jest właścicielem domu?

Jeżeli prezes jest członkiem zarządu i jednocześnie stroną umowy jako właściciel, należy zastosować art. 210 Kodeksu spółek handlowych. Spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Czy pełnomocnictwo dla syna musi być u notariusza?

Co do zasady nie. Przy zwykłej umowie najmu albo użyczenia części domu wystarczająca jest uchwała zgromadzenia wspólników i pisemna dokumentacja. Szczególne wymogi mogą pojawić się w innych stanach faktycznych, np. przy jednoosobowej spółce i jedynym członku zarządu.

Czy można wynająć tylko część pokoju albo garaż?

Tak, ale opis przedmiotu umowy powinien być konkretny. Warto wskazać powierzchnię, przeznaczenie, dostęp do części wspólnych i zasady korzystania z mediów. Im dokładniejszy opis, tym łatwiej wykazać tytuł prawny przed urzędem.

Czy lepsza jest umowa najmu czy użyczenia?

To zależy od celu i skutków podatkowych. Najem jest bardziej przejrzysty gospodarczo, ale powoduje przychód po stronie właścicieli. Użyczenie jest nieodpłatne, lecz może rodzić konieczność analizy przychodu z nieodpłatnych świadczeń po stronie spółki.

Źródła

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 205 i art. 210.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności przepisy o najmie i użyczeniu.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.