Umowa o pracę prezesa i jedynego wspólnika sp. z o.o.

Czy jedyny wspólnik spółki z o.o. może być prezesem na etacie?

Jeżeli jedna osoba ma 100% udziałów w spółce z o.o. i jednocześnie jest prezesem jednoosobowego zarządu, zawarcie z nią umowy o pracę na stanowisku prezesa jest bardzo ryzykowne. W praktyce taka umowa może zostać uznana za nieskuteczną dla celów pracowniczych i ubezpieczeniowych.

Kodeks spółek handlowych nie zakazuje co do zasady odpłatnego pełnienia funkcji w zarządzie ani zawierania umów z członkami zarządu. Problem nie leży jednak w samym KSH, lecz w istocie stosunku pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym.

W przypadku jedynego wspólnika, który jest zarazem jedynym członkiem zarządu, trudno wskazać realnego pracodawcę wydającego polecenia. Ta sama osoba decyduje jako właściciel, reprezentuje spółkę jako zarząd i miałaby wykonywać polecenia jako pracownik. Właśnie dlatego w orzecznictwie przyjmuje się, że dochodziłoby do niedopuszczalnego podporządkowania „samemu sobie”.

Takie stanowisko wynika m.in. z uchwały Sądu Najwyższego z 8 marca 1995 r., sygn. akt I PZP 7/95, a także z późniejszych orzeczeń dotyczących ubezpieczeń społecznych i statusu pracowniczego wspólników spółek z o.o.

Dlaczego ZUS kwestionuje umowę o pracę jedynego wspólnika?

Dla ZUS i sądu kluczowe znaczenie ma nie sama nazwa umowy, lecz to, czy w rzeczywistości istnieje stosunek pracy. Ocenia się przede wszystkim, czy praca jest wykonywana osobiście, odpłatnie, na ryzyko pracodawcy i w warunkach podporządkowania kierownictwu pracodawcy.

Jeżeli obowiązki z umowy o pracę pokrywają się z obowiązkami prezesa zarządu, a jednocześnie prezes jest jedynym wspólnikiem, brakuje elementu podporządkowania. Nie ma podmiotu, który realnie organizuje pracę tej osoby, kontroluje ją, rozlicza z poleceń i ponosi wobec niej typowe ryzyko pracodawcy.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego wielokrotnie wskazywano, że jedyny wspólnik spółki z o.o. nie może być traktowany jak zwykły pracownik własnej spółki, jeżeli równocześnie wykonuje pełnię uprawnień właścicielskich i zarządczych. Dotyczy to w szczególności stanowisk zarządczych, takich jak prezes zarządu, dyrektor zarządzający czy osoba faktycznie kierująca działalnością spółki.

Konsekwencje zakwestionowania etatu mogą być poważne. ZUS może odmówić objęcia ubezpieczeniami pracowniczymi z takiej umowy, zakwestionować podstawę składek, a w określonych sytuacjach także prawo do świadczeń finansowanych z ubezpieczeń społecznych.

Jedyny wspólnik a obowiązkowe ubezpieczenia społeczne

Trzeba odróżnić dwie kwestie: zatrudnienie na etacie oraz tytuł do ubezpieczeń społecznych wynikający z posiadania statusu jedynego wspólnika. Zgodnie z art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność uważa się wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Oznacza to, że jedyny wspólnik spółki z o.o. zasadniczo podlega ubezpieczeniom społecznym jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność, a nie jako pracownik zatrudniony na etacie prezesa. Sama próba podpisania umowy o pracę ze spółką nie usuwa tego problemu, jeżeli nie występują rzeczywiste cechy stosunku pracy.

W praktyce szczególną ostrożność należy zachować wtedy, gdy celem umowy o pracę jest wyłącznie uzyskanie określonych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego albo stworzenie pozornej podstawy do opłacania składek pracowniczych. Takie działania są często analizowane przez ZUS pod kątem rzeczywistego wykonywania pracy i podporządkowania.

Czy wystarczy dodać drugiego wspólnika?

Samo dopisanie drugiego wspólnika nie zawsze rozwiązuje problem. Jeżeli drugi wspólnik ma udział wyłącznie symboliczny, np. bardzo niewielki i pozbawiony realnego wpływu na sprawy spółki, ZUS oraz sąd mogą uznać, że dominujący wspólnik nadal jest „niemal jedynym wspólnikiem”.

W wyroku z 3 sierpnia 2011 r., sygn. akt I UK 8/11, Sąd Najwyższy wskazał, że pracownicze zatrudnienie może być kwestionowane również wtedy, gdy udział drugiego wspólnika jest iluzoryczny. W takim układzie nadal brakuje rzeczywistego oddzielenia właściciela od pracownika i pracodawcy.

Nie da się wskazać jednej bezpiecznej granicy procentowej udziałów, która automatycznie przesądza o ważności etatu. Liczy się całokształt okoliczności: struktura udziałowa, sposób podejmowania uchwał, skład zarządu, faktyczny nadzór nad pracą, zakres obowiązków oraz to, kto rzeczywiście kieruje działalnością spółki.

Reprezentacja spółki przy umowie z członkiem zarządu

Nawet wtedy, gdy członek zarządu może być zatrudniony w spółce, trzeba zachować prawidłową reprezentację. Umowa między spółką z o.o. a członkiem zarządu powinna być zawarta przez radę nadzorczą albo przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników. Wynika to z art. 210 Kodeksu spółek handlowych.

W jednoosobowej spółce z o.o., w której jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, czynność prawna między tym wspólnikiem a spółką wymaga szczególnej ostrożności formalnej. Co do zasady wymagana jest forma aktu notarialnego, a notariusz dokonuje zgłoszenia do sądu rejestrowego w przewidzianym trybie.

Spełnienie wymogów formalnych nie oznacza jednak automatycznie, że powstanie stosunek pracy. Forma aktu notarialnego może zabezpieczać czynność na gruncie KSH, ale nie zastępuje realnego podporządkowania pracowniczego wymaganego przez prawo pracy i analizowanego przez ZUS.

Jak można legalnie wypłacać wynagrodzenie prezesowi?

Jeżeli celem jest regularna wypłata pieniędzy za pełnienie funkcji prezesa, warto rozważyć rozwiązania inne niż umowa o pracę. Najczęściej stosowane są: wynagrodzenie z tytułu powołania uchwałą wspólników, kontrakt menedżerski, umowa o świadczenie usług albo wypłata dywidendy, jeżeli spółka osiąga zysk i spełnione są warunki do jego podziału.

Wynagrodzenie z powołania jest często prostszym rozwiązaniem organizacyjnym, ponieważ nie wymaga wykazywania podporządkowania pracowniczego. Nie oznacza to jednak braku obciążeń publicznoprawnych. Skutki podatkowe i składkowe zależą od aktualnych przepisów, treści uchwały oraz sytuacji osoby pełniącej funkcję. Szczegółowo tę formę wypłaty omawia tekst o wynagrodzeniu z tytułu powołania prezesa zarządu.

Kontrakt menedżerski lub umowa o świadczenie usług mogą być przydatne, gdy zakres obowiązków wykracza poza samo powołanie do zarządu. Trzeba jednak zadbać, aby umowa odpowiadała rzeczywistości, prawidłowo określała obowiązki, wynagrodzenie, odpowiedzialność i sposób rozliczeń, a także nie była tylko nazwą zastępującą faktyczny etat.

Dywidenda nie jest wynagrodzeniem za pracę ani za zarządzanie. Jest wypłatą z zysku dla wspólnika, o ile spółka ma zysk możliwy do podziału i wspólnicy podejmą odpowiednią uchwałę. Nie można więc traktować dywidendy jako stałej pensji za bieżące prowadzenie spraw spółki.

Kiedy etat wspólnika może być możliwy?

Zatrudnienie wspólnika w spółce z o.o. nie jest z góry wykluczone w każdej sytuacji. Może być dopuszczalne, jeżeli wspólnik nie jest jedynym lub niemal jedynym właścicielem, w spółce istnieje realna struktura zarządcza, a praca wykonywana przez wspólnika ma charakter wykonawczy i podlega rzeczywistemu nadzorowi.

Przykładowo wspólnik może wykonywać pracę specjalisty, kierowcy, programisty, handlowca albo pracownika produkcyjnego, jeżeli faktycznie ma przełożonego, wykonuje polecenia, jest rozliczany z czasu i efektów pracy, a jego obowiązki nie pokrywają się z prowadzeniem spraw spółki jako członka zarządu.

Im większa koncentracja udziałów i władzy decyzyjnej w rękach jednej osoby, tym większe ryzyko zakwestionowania umowy o pracę. W przypadku jedynego wspólnika będącego jednocześnie jedynym członkiem zarządu ryzyko to jest szczególnie wysokie.

FAQ

Czy mogę podpisać sam ze sobą umowę o pracę jako prezes?

W jednoosobowej spółce z o.o., w której jedyny wspólnik jest jedynym członkiem zarządu, taka umowa jest co do zasady kwestionowana jako pozbawiona realnego podporządkowania pracowniczego. Dodatkowo należy ocenić wymogi reprezentacji i formy czynności z art. 210 KSH.

Czy uchwała o powołaniu do zarządu wystarczy do wypłaty wynagrodzenia?

Tak, wynagrodzenie z tytułu powołania może być przyznane uchwałą właściwego organu spółki. Nie jest to jednak umowa o pracę. Trzeba osobno ocenić skutki podatkowe, składkę zdrowotną i prawidłowe ujęcie wypłaty w dokumentach spółki.

Czy drugi wspólnik z małym udziałem zabezpiecza umowę o pracę?

Nie zawsze. Jeżeli udział drugiego wspólnika jest iluzoryczny i nie daje rzeczywistego wpływu na sprawy spółki, ZUS może uznać, że dominujący udziałowiec nadal jest niemal jedynym wspólnikiem. Liczy się faktyczna struktura władzy, a nie tylko formalny wpis w umowie spółki.

Czy jedyny wspólnik może być zatrudniony na innym stanowisku niż prezes?

Teoretycznie jest to możliwe, jeżeli praca ma charakter wykonawczy, nie pokrywa się z zarządzaniem spółką i istnieje realny przełożony. W praktyce wymaga to bardzo starannego ułożenia struktury zarządczej i dokumentacji, bo ryzyko sporu z ZUS nadal może wystąpić.

Co grozi po zakwestionowaniu umowy o pracę przez ZUS?

ZUS może odmówić uznania pracowniczego tytułu do ubezpieczeń, zakwestionować rozliczenia składek i prawo do świadczeń związanych z takim zatrudnieniem. Skutki zależą od konkretnej decyzji, okresu objętego kontrolą i faktycznych wypłat.

Podsumowanie

Prezes jednoosobowej spółki z o.o., który jest jednocześnie jej jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu, co do zasady nie powinien opierać wynagrodzenia na umowie o pracę zawartej ze spółką. Największym problemem jest brak realnego podporządkowania, bez którego nie ma typowego stosunku pracy.

Jeżeli celem jest legalna i stała wypłata pieniędzy ze spółki, warto rozważyć wynagrodzenie z powołania, kontrakt menedżerski, umowę o świadczenie usług albo inne rozwiązanie dopasowane do faktycznej roli w spółce. Każde z nich ma jednak własne konsekwencje podatkowe, składkowe i formalne.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
3. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 8 marca 1995 r., sygn. akt I PZP 7/95
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 lutego 2001 r., sygn. akt II UKN 244/00
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 kwietnia 2010 r., sygn. akt II UK 357/09
6. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 sierpnia 2011 r., sygn. akt I UK 8/11

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.