Jednoosobowy zarząd spółki z o.o. a prokura dla tej samej osoby

Czy prezes jednoosobowego zarządu może powołać siebie na prokurenta?

Co do zasady należy przyjąć, że prezes będący jedynym członkiem zarządu spółki z o.o. nie powinien skutecznie powoływać samego siebie na prokurenta. Problem nie polega wyłącznie na dacie powołania, lecz na tym, że ta sama osoba występowałaby jednocześnie jako organ udzielający prokury i jako osoba, której prokura ma zostać udzielona.

Prokura jest szczególnym pełnomocnictwem handlowym. Udziela jej przedsiębiorca, a w spółce z o.o. oświadczenie woli w tym zakresie składa zarząd. Jeżeli zarząd jest jednoosobowy, jedyny członek zarządu reprezentuje spółkę samodzielnie, ale nie oznacza to automatycznie, że może nadać sobie drugą, równoległą podstawę umocowania w postaci prokury.

W praktyce sąd rejestrowy może odmówić wpisania takiej prokury do KRS. Ryzyko jest szczególnie duże wtedy, gdy konstrukcja ma służyć obejściu skutków wygaśnięcia mandatu członka zarządu i pozostawieniu tej samej osoby jako faktycznego reprezentanta spółki mimo braku nowego zarządu.

Czym jest prokura i kto jej udziela w spółce z o.o.?

Zgodnie z art. 109¹ Kodeksu cywilnego prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do CEIDG albo do rejestru przedsiębiorców KRS. Obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Nie można jej ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Prokura musi być udzielona na piśmie pod rygorem nieważności, a prokurentem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Trzeba też pamiętać o ograniczeniach z art. 18 § 2 Kodeksu spółek handlowych: prokurentem nie może być osoba prawomocnie skazana za określone przestępstwa wskazane w tym przepisie.

W spółce z o.o. decyzja o ustanowieniu prokurenta należy do zarządu. Art. 208 § 6 Kodeksu spółek handlowych stanowi, że powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu, a zgodnie z art. 208 § 7 K.s.h. odwołać prokurę może każdy członek zarządu. Przy zarządzie jednoosobowym praktycznie decyzję podejmuje jedyny członek zarządu, ale nadal działa on jako organ spółki, a nie jako osoba prywatna.

Udzielenie i wygaśnięcie prokury należy zgłosić do KRS. Wniosek powinien określać rodzaj prokury, a przy prokurze łącznej także sposób jej wykonywania. Wpis do rejestru ma istotne znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu, bo kontrahenci sprawdzają umocowanie prokurenta przede wszystkim w KRS.

Dlaczego samopowołanie na prokurenta jest problematyczne?

Prokura nie jest zwykłym upoważnieniem technicznym. To bardzo szerokie umocowanie do działania za przedsiębiorcę. W przypadku jedynego członka zarządu powołanie samego siebie na prokurenta prowadziłoby do sytuacji, w której ta sama osoba tworzy umocowanie dla siebie, aby po ustaniu funkcji w zarządzie nadal reprezentować spółkę.

W doktrynie i praktyce rejestrowej takie rozwiązanie jest oceniane jako co najmniej bardzo ryzykowne. Może zostać potraktowane jako obejście zasad reprezentacji spółki i próba zastąpienia organu spółki pełnomocnikiem. Prokurent nie jest organem spółki i nie powinien zastępować zarządu tam, gdzie spółka musi mieć organ zdolny do prowadzenia jej spraw i reprezentowania jej w pełnym zakresie.

Nie zmienia tego argument, że w chwili podpisania uchwały lub oświadczenia prezes jest jeszcze członkiem zarządu. Istotne jest to, że powołuje samego siebie na pełnomocnika ogólnego spółki. Taka czynność może zostać zakwestionowana, a konsekwencją może być odmowa wpisu w KRS i niepewność co do skuteczności czynności podejmowanych później przez tak ustanowionego prokurenta.

Czy można ustanowić prokurę z datą przyszłą?

Sama koncepcja wskazania daty, od której umocowanie ma wywoływać skutki, nie jest najważniejszym problemem w opisanej sprawie. Teoretycznie w treści oświadczenia o udzieleniu pełnomocnictwa można określić późniejszy moment rozpoczęcia umocowania. Nie usuwa to jednak zasadniczej przeszkody: prokurentem miałaby zostać osoba, która sama ustanowiła prokurę na swoją rzecz.

Jeżeli prokura z datą przyszłą miałaby dotyczyć osoby trzeciej, sytuacja byłaby inna. Aktualny zarząd mógłby rozważyć ustanowienie prokurenta, który nie jest tą samą osobą co jedyny członek zarządu, o ile zachowane są wymogi formy, zgody zarządu i zgłoszenia do KRS. Gdy jednak prokurentem ma być sam prezes jednoosobowego zarządu, data przyszła nie rozwiązuje problemu samopowołania.

Dodatkowo po wygaśnięciu mandatu członka zarządu może powstać praktyczna przeszkoda w zgłoszeniu zmian do KRS, składaniu wyjaśnień i odbieraniu korespondencji z sądu rejestrowego. Spółka bez zarządu ma ograniczoną zdolność działania w bieżącym obrocie, nawet jeśli wcześniej próbowała ustanowić prokurenta.

Pełnomocnictwo dla członka zarządu a prokura

W orzecznictwie Sądu Najwyższego dopuszczono możliwość ustanowienia członka zarządu spółki z o.o. pełnomocnikiem do poszczególnych czynności, a następnie także pełnomocnikiem do czynności określonego rodzaju. Dotyczyło to jednak pełnomocnictw szczególnych albo rodzajowych, a nie prokury jako pełnomocnictwa o bardzo szerokim zakresie.

Uchwała Sądu Najwyższego z 23 sierpnia 2006 r., III CZP 68/06, odnosiła się do pełnomocnictwa do poszczególnych czynności. Uchwała Sądu Najwyższego z 24 kwietnia 2014 r., III CZP 17/14, dotyczyła pełnomocnictwa do czynności określonego rodzaju. Z tych orzeczeń nie wynika bezpieczna podstawa do tego, aby jedyny członek zarządu ustanowił sam siebie prokurentem.

Różnica jest istotna. Pełnomocnictwo szczególne może służyć podpisaniu konkretnej umowy albo załatwieniu określonej sprawy. Prokura daje natomiast ogólne umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Dlatego prokura nie powinna być używana jako sposób na utrzymanie reprezentacji przez osobę, której kończy się mandat w zarządzie.

Co zrobić, gdy kadencja zarządu się kończy?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zapewnienie ciągłości zarządu. Wspólnicy powinni podjąć uchwałę o powołaniu nowego członka zarządu albo ponownym powołaniu dotychczasowego prezesa, jeżeli taka jest ich decyzja. Dopiero aktualny zarząd może skutecznie ustanowić prokurenta, w tym byłego prezesa, jeżeli nie zachodzą przeszkody ustawowe.

Jeżeli dotychczasowy prezes nie chce dalej pełnić funkcji, wspólnicy powinni zadbać o to, aby w dniu wygaśnięcia mandatu była już osoba uprawniona do reprezentowania spółki. W przeciwnym razie mogą pojawić się problemy z podpisywaniem umów, obsługą bankową, odbiorem korespondencji, postępowaniami sądowymi i składaniem wniosków do KRS.

Gdy spółka nie ma organu albo organ nie może jej reprezentować, sąd może ustanowić kuratora na podstawie art. 42 Kodeksu cywilnego. Jest to jednak rozwiązanie awaryjne, a nie zwykły mechanizm zarządzania spółką. Kurator działa w granicach określonych przez sąd i powinien podejmować czynności zmierzające do powołania albo uzupełnienia organu.

Jak bezpiecznie powołać byłego prezesa na prokurenta?

Jeżeli wspólnicy chcą, aby były prezes został prokurentem, należy najpierw doprowadzić do prawidłowego obsadzenia zarządu. Nowy zarząd, choćby jednoosobowy, może następnie udzielić prokury byłemu prezesowi, jeżeli spełnia on wymogi ustawowe i nie ma przeszkód z art. 18 § 2 K.s.h.

W dokumentach trzeba wyraźnie określić rodzaj prokury: samoistną, łączną, łączną z członkiem organu zarządzającego albo oddziałową. Trzeba też pamiętać, że do zbycia przedsiębiorstwa, oddania go do czasowego korzystania oraz zbywania i obciążania nieruchomości prokura nie wystarcza; potrzebne jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności.

Po ustanowieniu prokury zarząd powinien złożyć wniosek do KRS. Do czasu ujawnienia zmian kontrahenci mogą mieć wątpliwości, czy dana osoba rzeczywiście jest umocowana do działania. Dlatego dokumenty korporacyjne, wniosek rejestrowy i kolejność uchwał powinny być przygotowane starannie.

FAQ

Czy prokura jest ważna dopiero po wpisie do KRS?

Prokura powinna być udzielona na piśmie pod rygorem nieważności, a jej udzielenie należy zgłosić do KRS. Wpis ma bardzo duże znaczenie praktyczne i informacyjne, ponieważ kontrahenci opierają się na danych z rejestru. Brak wpisu albo odmowa wpisu może powodować poważne ryzyko w obrocie.

Czy były prezes może zostać prokurentem?

Tak, były prezes może zostać prokurentem, jeżeli spełnia ustawowe wymogi i nie ma przeszkód z art. 18 § 2 K.s.h. Prokurę powinien mu jednak udzielić aktualny, prawidłowo powołany zarząd spółki.

Czy prokurent może zastąpić zarząd spółki z o.o.?

Nie. Prokurent jest pełnomocnikiem, a nie organem spółki. Może dokonywać czynności objętych prokurą, ale nie zastępuje zarządu w sprawach, które wymagają istnienia i działania organu spółki.

Czy jedyny członek zarządu może powołać prokurenta będącego inną osobą?

Co do zasady tak. Jeżeli zarząd jest jednoosobowy, jedyny członek zarządu może działać za spółkę i ustanowić prokurenta będącego inną osobą, o ile zachowa wymogi formy i zgłoszenia do KRS oraz sprawdzi, czy nie występują przeszkody ustawowe.

Co zrobić, jeżeli spółka została bez zarządu?

Najpierw należy dążyć do niezwłocznego powołania zarządu przez uprawniony organ spółki, zwykle zgromadzenie wspólników. Jeżeli brak organu uniemożliwia reprezentację albo prowadzenie spraw spółki, możliwe jest wystąpienie o ustanowienie kuratora, ale to rozwiązanie awaryjne.

Podsumowanie

Jednoosobowy zarząd spółki z o.o. nie powinien powoływać samego siebie na prokurenta, ani z datą bieżącą, ani z datą przyszłą. Prokura jest szerokim pełnomocnictwem handlowym, a nie narzędziem do zastępowania zarządu po wygaśnięciu mandatu prezesa.

Bezpieczne rozwiązanie polega na zapewnieniu ciągłości zarządu i dopiero późniejszym ustanowieniu prokurenta przez aktualny organ spółki. Jeżeli prokurentem ma zostać były prezes, powinien zostać powołany przez nowy albo ponownie obsadzony zarząd, a następnie ujawniony w KRS.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 18, art. 205 i art. 208 - tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 18
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 42 oraz art. 109¹-109⁸ - tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1071
3. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 23 sierpnia 2006 r., III CZP 68/06 - orzeczenie SN
4. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 24 kwietnia 2014 r., III CZP 17/14 - informacja SN

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.