Spółka z o.o. 99/1 a ZUS i umowy z prezesem

Spółka z o.o. 99/1 a ZUS — aktualna uchwała SN III UZP 8/23

Kodeks spółek handlowych nie zakazuje podziału udziałów 99% do 1%. Spółką jednoosobową jest spółka kapitałowa, w której wszystkie udziały należą do jednego wspólnika. Jeżeli zatem udziały w spółce z o.o. ważnie należą do dwóch osób, układ 99/1 pozostaje układem dwuosobowym. Sam procentowy rozkład udziałów nie zmienia tej kwalifikacji.

Nie zmieniły się także podstawowe reguły kapitałowe: minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 5000 zł, a wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 zł. Przy projektowaniu umowy spółki warto jednak patrzeć nie tylko na procenty, lecz również na prawa głosu, zasady powoływania organów i sposób podejmowania najważniejszych decyzji.

Dlaczego wspólnik 99% nie jest wspólnikiem jednoosobowej spółki?

W uchwale z 21 lutego 2024 r., III UZP 8/23, Sąd Najwyższy wprost stwierdził, że wspólnik dwuosobowej spółki z o.o. posiadający 99% udziałów nie podlega ubezpieczeniom społecznym na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 5 w związku z art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Ten ostatni przepis obejmuje wspólnika jednoosobowej spółki z o.o., a nie wspólnika dominującego w spółce wieloosobowej.

W starszym orzecznictwie pojawiały się pojęcia „wspólnika iluzorycznego” i „niemal jednoosobowej spółki”. Po uchwale III UZP 8/23 nie można jednak wyprowadzać tytułu ubezpieczeniowego z samej skali dominacji udziałowej, faktycznego wpływu większościowego wspólnika ani z tego, że drugi wspólnik ma tylko 1% udziałów i jest mało aktywny.

Odrębną kwestią byłaby ważność samego objęcia albo nabycia udziałów przez drugiego wspólnika. Jeżeli czynność prowadząca do powstania drugiego wspólnika byłaby pozorna albo nieważna, najpierw trzeba ustalić rzeczywisty stan prawny udziałów. Nie jest to jednak to samo co uznawanie prawidłowo istniejącej spółki 99/1 za jednoosobową tylko dlatego, że jeden wspólnik dominuje.

Zobacz również: odpowiedzialność i sytuacja wspólnika w spółce z o.o.

Jakie inne tytuły mogą mimo to powodować składki?

Brak składek z samego posiadania 99% udziałów nie oznacza „braku ZUS”. Ustawa systemowa przewiduje odrębne tytuły ubezpieczeniowe. Mogą nimi być między innymi stosunek pracy, umowa zlecenia lub inna umowa o świadczenie usług kwalifikowana jak zlecenie, a także pozarolnicza działalność gospodarcza. Przy kilku równoległych tytułach stosuje się zasady zbiegu ubezpieczeń.

Osobnej oceny wymaga kontrakt menedżerski lub umowa, która niezależnie od nazwy w rzeczywistości dotyczy zarządzania spółką albo odpowiada innemu ustawowemu tytułowi ubezpieczeniowemu. Samo wystawienie faktury z działalności gospodarczej nie rozstrzyga jeszcze o kwalifikacji dla ZUS.

Tak samo trzeba oddzielić problem zatrudnienia większościowego wspólnika na etacie. Możliwość uznania stosunku pracy zależy od tego, czy praca jest rzeczywiście wykonywana w warunkach właściwych dla stosunku pracy, w tym czy istnieje realne podporządkowanie pracodawcy. Dominacja udziałowa może mieć znaczenie przy tej ocenie, ale jest to inne zagadnienie niż tytuł ubezpieczeniowy jedynego wspólnika z art. 8 ust. 6 pkt 4.

Prezes na powołaniu, etacie i B2B — rozdziel trzy podstawy

Ta sama osoba może jednocześnie być wspólnikiem, członkiem zarządu i przedsiębiorcą. Każda z tych ról ma jednak własne skutki prawne. Nie należy łączyć ich w jedno ogólne pytanie o „ZUS prezesa”.

Powołanie do zarządu

Sam akt powołania do zarządu nie tworzy tytułu do ubezpieczeń społecznych. Jeżeli członek zarządu otrzymuje wynagrodzenie wyłącznie z tytułu powołania, co do zasady podlega z tego tytułu ubezpieczeniu zdrowotnemu, a podstawę składki stanowi wynagrodzenie z powołania. Przy nieodpłatnym pełnieniu funkcji sam akt powołania nie tworzy tego tytułu zdrowotnego.

Jeżeli obok powołania zawarto umowę o pracę, zlecenie albo inną umowę, skutki ubezpieczeniowe tej umowy ocenia się odrębnie. Powołanie jest podstawą korporacyjną pełnienia funkcji, a nie automatycznie podstawą zatrudnienia.

Etat

Umowa o pracę może tworzyć pełny tytuł do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, ale musi odpowiadać rzeczywistemu stosunkowi pracy. W przypadku wspólnika dominującego szczególnego znaczenia nabiera faktyczne podporządkowanie, możliwość wydawania poleceń i kontrolowania pracy oraz odrębność roli pracownika od właścicielskiego wpływu na spółkę.

Nie wolno przy tym wracać do uproszczenia, że 99% udziałów samo w sobie czyni wspólnika jedynym wspólnikiem dla ZUS. Ocena ważności i rzeczywistego wykonywania etatu jest niezależna od uchwały III UZP 8/23 dotyczącej tytułu z samego statusu wspólnika.

B2B i jednoosobowa działalność gospodarcza

Prezes może prowadzić własną działalność gospodarczą i świadczyć spółce odrębne usługi. Skutki składkowe wynikają wtedy z rzeczywistego charakteru tej działalności, treści umowy i zasad właściwych dla przedsiębiorcy, z uwzględnieniem ewentualnego zbiegu innych tytułów. Sama nazwa „B2B” ani faktura nie przesądzają o kwalifikacji.

Szczególnej ostrożności wymaga sytuacja, w której zakres B2B sprowadza się faktycznie do zarządzania spółką. Kontrakt menedżerski i usługi zarządcze mają własne reguły podatkowe i ubezpieczeniowe, dlatego nie powinny być automatycznie utożsamiane ze zwykłymi usługami programistycznymi, informatycznymi czy doradczymi wykonywanymi przez przedsiębiorcę.

Kto podpisuje umowę spółki z prezesem — art. 210 K.s.h.

Jeżeli spółka zawiera umowę z osobą, która jest członkiem jej zarządu, zastosowanie ma art. 210 § 1 K.s.h. W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Jeżeli spółka nie ma rady nadzorczej, typowym rozwiązaniem jest uchwała zgromadzenia wspólników powołująca pełnomocnika i określająca zakres jego umocowania. Prezes nie powinien podpisywać tej samej umowy po obu stronach — jako przedsiębiorca oraz jednocześnie w imieniu spółki.

W spółce 99/1, która rzeczywiście ma dwóch wspólników, stosuje się art. 210 § 1. Sam fakt, że jeden wspólnik ma 99% udziałów, nie uruchamia art. 210 § 2 K.s.h.

Art. 210 § 2 dotyczy szczególnej sytuacji, gdy spółka jest naprawdę jednoosobowa, a jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu. Wtedy czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga co do zasady formy aktu notarialnego. Naruszenie zasad reprezentacji z art. 210 może prowadzić do nieważności umowy i dalszych problemów podatkowych, księgowych oraz dowodowych.

Czy prezes może wystawiać faktury własnej spółce?

Tak. Sam fakt bycia prezesem albo wspólnikiem 99% nie zakazuje świadczenia na rzecz spółki usług w ramach własnej działalności gospodarczej. Trzeba jednak wykazać, że są to usługi rzeczywiste i odrębne od samego pełnienia funkcji w zarządzie.

Najłatwiej oddzielić B2B od funkcji zarządczej wtedy, gdy przedmiotem umowy są konkretne świadczenia, np. prace programistyczne, wdrożeniowe, analityczne, projektowe lub utrzymaniowe. Zakres powinien wynikać z umowy, zamówień lub specyfikacji, a wykonanie można dokumentować protokołami odbioru, raportami, repozytorium kodu, ewidencją zadań albo innymi dowodami adekwatnymi do rodzaju usługi.

Faktura nie zastępuje prawidłowo zawartej umowy. Jeżeli usługodawcą jest członek zarządu, po stronie spółki trzeba zachować reprezentację z art. 210 K.s.h. Wynagrodzenie powinno być rynkowe, zwłaszcza że spółka i wspólnik 99% są podmiotami powiązanymi.

Od strony VAT trzeba ocenić, czy usługi są wykonywane samodzielnie i czy relacja ma rzeczywisty charakter gospodarczy. Jeżeli sposób wykonywania obowiązków odpowiada raczej stosunkowi pracy albo kontraktowi zarządczemu, sama faktura i wpis w CEIDG nie wystarczą do utrzymania kwalifikacji typowego B2B.

Zakaz konkurencji, ceny transferowe i estoński CIT

Zakaz konkurencji — art. 211 K.s.h.

Członek zarządu spółki z o.o. nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani uczestniczyć w konkurencyjnych podmiotach w sposób wskazany w art. 211 § 1 K.s.h. Jeżeli działalność gospodarcza prezesa ma podobny profil do działalności spółki, trzeba sprawdzić rzeczywisty zakres konkurencji, a nie tylko kody PKD.

Ryzyko rośnie, gdy prezes obsługuje tych samych klientów, przejmuje zlecenia, wykorzystuje zasoby lub know-how spółki albo wykonuje we własnej firmie usługi, które pozostają w bezpośredniej konkurencji ze spółką. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zgody udziela organ uprawniony do powołania zarządu. W orzecznictwie, w tym w wyroku Sądu Najwyższego z 24 lipca 2014 r., II CSK 627/13, interes konkurencyjny rozumiany jest szerzej niż samo formalne prowadzenie identycznej działalności.

Ceny transferowe i estoński CIT

Transakcja między spółką a wspólnikiem 99% lub jego działalnością gospodarczą jest transakcją między podmiotami powiązanymi. Warunki rozliczenia powinny odpowiadać warunkom, jakie ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane. Obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych zależy natomiast od spełnienia ustawowych warunków, progów i ewentualnych zwolnień.

Jeżeli spółka korzysta z ryczałtu od dochodów spółek, czyli estońskiego CIT, płatności za usługi wspólnika trzeba dodatkowo ocenić pod kątem ukrytych zysków. Nie każda rynkowa zapłata za rzeczywiście potrzebną i wykonaną usługę jest automatycznie ukrytym zyskiem. Znaczenie ma między innymi związek świadczenia z prawem do udziału w zysku, gospodarcza potrzeba usługi, jej rzeczywiste wykonanie i rynkowy poziom wynagrodzenia. Jeżeli świadczenie nie służy działalności spółki, trzeba również uwzględnić ryzyko kwalifikacji jako wydatku niezwiązanego z działalnością gospodarczą.

Przy klasycznym CIT prawidłowo udokumentowane wynagrodzenie za rzeczywistą usługę może być kosztem podatkowym, jeżeli spełnia ogólne warunki ustawowe i nie zachodzi wyłączenie z kosztów. Niezależnie od modelu opodatkowania warto zachować dokumenty pokazujące, czego spółka potrzebowała, co otrzymała i jak ustalono cenę.

Konflikt interesów i odpowiedzialność prezesa

Umowy z własną działalnością gospodarczą powinny być zawierane z poszanowaniem interesu spółki. Jeżeli członek zarządu doprowadza do zawarcia nierynkowej lub gospodarczo nieuzasadnionej umowy i wyrządza spółce szkodę, może ponosić odpowiedzialność wobec spółki. W skrajnych przypadkach, przy spełnieniu ustawowych przesłanek, może wchodzić w grę także odpowiedzialność karna, w tym z art. 296 Kodeksu karnego.

FAQ

Czy 99/1 oznacza ZUS jak w spółce jednoosobowej?

Nie. Zgodnie z uchwałą SN III UZP 8/23 wspólnik dwuosobowej spółki z o.o. posiadający 99% udziałów nie podlega ubezpieczeniom społecznym na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 5 w związku z art. 8 ust. 6 pkt 4 tylko z powodu tego statusu. Składki mogą jednak wynikać z innych tytułów, np. etatu, zlecenia, usług albo działalności gospodarczej.

Czy wspólnik 1% musi być aktywny, aby wspólnik 99% nie płacił ZUS z udziałów?

Nie ma takiego warunku w art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy systemowej. Sam mały udział i bierność drugiego wspólnika nie przekształcają prawidłowo istniejącej spółki dwuosobowej w jednoosobową dla tego tytułu ubezpieczeniowego. Odrębną sprawą jest ewentualna nieważność lub pozorność samej czynności, na podstawie której drugi wspólnik nabył udziały.

Czy powołanie prezesa podlega składkom społecznym?

Sam akt powołania do zarządu nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych. Jeżeli członek zarządu otrzymuje wynagrodzenie z powołania, co do zasady podlega z tego tytułu ubezpieczeniu zdrowotnemu. Jeżeli ma równolegle umowę o pracę, zlecenie albo inny tytuł, trzeba go rozliczyć odrębnie.

Jak podpisać umowę B2B z prezesem?

W spółce z o.o. umowę z członkiem zarządu podpisuje za spółkę rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników zgodnie z art. 210 § 1 K.s.h. Jeżeli spółka jest rzeczywiście jednoosobowa, a jedyny wspólnik jest jedynym członkiem zarządu, trzeba uwzględnić szczególną regulację art. 210 § 2 i co do zasady formę aktu notarialnego.

Czy wspólnik 99% może być pracownikiem swojej spółki?

Sam udział 99% nie rozstrzyga tej kwestii. Trzeba ustalić, czy istnieje rzeczywisty stosunek pracy, w szczególności faktyczne podporządkowanie pracodawcy. Jeżeli warunki stosunku pracy są spełnione, etat jest odrębnym tytułem ubezpieczeniowym; jeżeli ich nie ma, ZUS lub sąd może zakwestionować pracowniczą kwalifikację.

Czy faktury prezesa mogą być kosztem spółki?

Przy klasycznym CIT mogą stanowić koszt, jeżeli dotyczą rzeczywistych świadczeń związanych z działalnością spółki, są prawidłowo udokumentowane, mają rynkową wartość i nie podlegają ustawowemu wyłączeniu. Przy estońskim CIT trzeba zamiast klasycznej analizy kosztu dodatkowo sprawdzić, czy płatność nie stanowi ukrytego zysku.