Samochód spółki dla prezesa – koszty i podatki

Samochód dla prezesa – uchwała, umowa czy regulamin?

Spółka z o.o. może posiadać samochód i udostępnić go prezesowi zarządu, jeżeli ma to uzasadnienie gospodarcze albo stanowi element wynagrodzenia lub dodatkowego świadczenia. Trzeba jednak jasno ustalić, czy samochód służy wyłącznie sprawom spółki, czy także celom prywatnym. Samo nazwanie dokumentu umową użyczenia nie rozstrzyga skutków podatkowych.

Podstawa korzystania z auta powinna odpowiadać podstawie pełnienia funkcji. Gdy prezes jest pracownikiem, zasady mogą wynikać z umowy o pracę, regulaminu samochodowego lub odrębnego porozumienia. Przy kontrakcie menedżerskim warto uregulować je w kontrakcie. Jeżeli prezes pełni funkcję wyłącznie na podstawie powołania, zasady korzystania z auta mogą wynikać z uchwały właściwego organu, w szczególności gdy samochód jest elementem świadczeń związanych z pełnieniem funkcji.

Dokument powinien określać co najmniej: kto może korzystać z samochodu, zakres użytku służbowego i prywatnego, zasady pokrywania kosztów paliwa, serwisu, parkingów i innych opłat, sposób dokumentowania przejazdów oraz sposób rozliczania prywatnego użytku. Jeżeli samochód ma ostatecznie zostać przeniesiony ze spółki do majątku osoby prywatnej, jest to odrębna sytuacja; przykładem jest darowizna samochodu ze spółki z o.o..

Limity amortyzacji i leasingu samochodów od 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 r. wysokość limitu kosztów podatkowych zależy od rodzaju napędu i emisji CO2 samochodu osobowego. Limity dotyczą odpisów amortyzacyjnych, a odpowiednio także opłat wynikających z leasingu, najmu, dzierżawy lub podobnych umów.

Dla samochodów wprowadzonych do podatkowej ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych przed 1 stycznia 2026 r. przepis przejściowy zachowuje limity obowiązujące w 2025 r. Oznacza to, że samochód spalinowy będący środkiem trwałym spółki już przed tą datą nie przechodzi automatycznie na nowy limit 100 000 zł.

Inaczej trzeba ocenić leasing operacyjny i najem. Jeżeli samochód nie jest środkiem trwałym leasingobiorcy lub najemcy, samo zawarcie umowy przed 1 stycznia 2026 r. nie zamraża starego limitu. Aktualne stanowisko Krajowej Informacji Skarbowej z 2026 r. wskazuje, że do takich opłat od 2026 r. stosuje się nowe limity także wtedy, gdy umowa została zawarta wcześniej. W leasingu operacyjnym ograniczenie odnosi się do tej części opłaty, która stanowi spłatę wartości samochodu; część odsetkowa i inne składniki wymagają odrębnej kwalifikacji.

Ubezpieczenie AC – odrębny limit 150 000 zł

Limit dotyczący składek na ubezpieczenie samochodu osobowego należy oddzielić od nowych progów 100 000 zł, 150 000 zł i 225 000 zł. Art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT nadal ogranicza koszt składki według proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Ma to znaczenie przede wszystkim przy ubezpieczeniu AC, którego składka zależy od wartości pojazdu. Nowe limity emisyjne nie podwyższają tego progu do 225 000 zł dla samochodu elektrycznego ani nie obniżają go do 100 000 zł dla samochodu o wyższej emisji CO2.

Użytek mieszany – kiedy 75% kosztów?

Jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany zarówno do działalności spółki, jak i do celów prywatnych prezesa, art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT wyłącza z kosztów 25% wydatków z tytułu używania samochodu. Co do zasady oznacza to możliwość zaliczenia do KUP 75% kosztów używania, takich jak paliwo, serwis, naprawy, myjnia, opłaty parkingowe i autostradowe. Jeżeli rata leasingowa zawiera również część eksploatacyjną, ograniczenie 75% stosuje się do tej części opłaty, która odpowiada kosztom eksploatacji.

Przy obliczaniu kosztu trzeba uwzględnić także zasady VAT. Nieodliczona część VAT, która podatkowo powiększa wydatek, jest uwzględniana przy stosowaniu ograniczeń przewidzianych w ustawie o CIT.

Jeżeli spółka chce rozliczać 100% wydatków jako związanych wyłącznie z działalnością gospodarczą, prywatny użytek musi być rzeczywiście wykluczony. Sama uchwała lub zapis w regulaminie nie wystarczy, jeżeli prezes faktycznie korzysta z auta prywatnie. Znaczenie mają realne zasady używania pojazdu, ich egzekwowanie oraz dokumentacja wymagana dla samochodów używanych wyłącznie firmowo. Ustawa o CIT wiąże tę ocenę także z ewidencją prowadzoną dla celów VAT, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków.

Prywatny użytek prezesa będącego pracownikiem – 250/400 zł

Jeżeli prezes jest zatrudniony w spółce na podstawie umowy o pracę i używa samochodu służbowego prywatnie, wartość nieodpłatnego świadczenia ustala się według art. 12 ust. 2a ustawy o PIT. Ryczałt wynosi:

• 250 zł miesięcznie – dla samochodu o mocy silnika do 60 kW oraz dla samochodu elektrycznego lub napędzanego wodorem,
• 400 zł miesięcznie – dla pozostałych samochodów.

Jeżeli samochód jest używany prywatnie tylko przez część miesiąca, za każdy dzień przyjmuje się 1/30 właściwego ryczałtu. Jeżeli pracownik częściowo płaci za prywatne korzystanie z auta, przychodem jest różnica między wartością ryczałtu a odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

Prezes z powołania lub kontraktu – jak ustalić przychód?

Pracowniczego ryczałtu 250/400 zł nie należy automatycznie stosować do prezesa, który nie jest pracownikiem. Jeżeli członek zarządu pełni funkcję wyłącznie na podstawie powołania albo wykonuje obowiązki na podstawie kontraktu menedżerskiego, przychód z prywatnego używania samochodu trzeba ustalić według zasad właściwych dla danego źródła przychodu i reguł wyceny nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.

Wartość świadczenia ustala się według zasad art. 11 ust. 2a ustawy o PIT, z uwzględnieniem charakteru świadczenia. Przy udostępnieniu samochodu punktem odniesienia mogą być warunki rynkowe, np. ceny najmu porównywalnego pojazdu, zakres prywatnego korzystania i koszty ponoszone przez spółkę. Dlatego przy prezesie z powołania lub kontraktu ważne są zapisy uchwały albo umowy oraz sposób dokumentowania prywatnego użytku.

Jeżeli prezes płaci spółce za prywatne używanie auta, odpłatność należy rzeczywiście pobierać i dokumentować. Odpłatność zmniejsza wartość świadczenia, ale kwota symboliczna, istotnie odbiegająca od wartości świadczenia, może nie wyeliminować całego przychodu.

Dokumentacja i reprezentacja spółki

Dokumenty powinny odpowiadać rzeczywistemu sposobowi korzystania z pojazdu. W zależności od sytuacji przydatne będą: uchwała właściwego organu, umowa lub aneks, regulamin korzystania z samochodu, protokół przekazania pojazdu, zasady pokrywania paliwa i innych kosztów, ewidencja wymaganych przejazdów, miesięczne rozliczenie użytku prywatnego oraz faktury i dowody związane z istotnymi podróżami.

Jeżeli spółka zawiera umowę z członkiem zarządu, zastosowanie ma art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych: spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Szczególny przypadek dotyczy spółki jednoosobowej, w której jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu – czynność prawna między nim a spółką wymaga formy aktu notarialnego. Jeżeli zasady korzystania z auta wynikają wyłącznie z uchwały korporacyjnej, a nie z umowy z członkiem zarządu, trzeba najpierw ustalić charakter danej czynności zamiast automatycznie stosować art. 210 K.s.h.

Jeżeli prezes jest jednocześnie wspólnikiem, nie oznacza to automatycznie, że każdy wydatek na samochód jest wyłączony z kosztów. Spółka musi jednak wykazać gospodarczy związek wydatku z działalnością i oddzielić świadczenia związane z pełnieniem funkcji od prywatnej korzyści wspólnika.

Delegacje i podróże służbowe prezesa

Spółka może zwracać prezesowi wydatki poniesione w podróżach odbywanych w interesie spółki. Jeżeli prezes jest pracownikiem, stosuje się zasady właściwe dla podróży służbowych pracowników. Przy prezesie niebędącym pracownikiem prawo do zwrotu kosztów powinno wynikać z umowy, uchwały albo innej podstawy regulującej wykonywanie funkcji.

Dla celów CIT podstawą pozostaje art. 15 ust. 1 ustawy o CIT: wydatek powinien być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła i nie może być objęty ustawowym wyłączeniem. W dokumentacji warto wskazać cel podróży, miejsce i termin, sprawę lub kontrahenta, którego dotyczył wyjazd, oraz zachować faktury, rachunki, bilety i inne dowody poniesienia kosztów.

FAQ

Czy leasing zawarty w 2025 r. zachowuje stary limit 150 000 zł?

Nie automatycznie. Jeżeli jest to leasing operacyjny i samochód nie został wprowadzony do podatkowej ewidencji środków trwałych spółki, aktualna wykładnia KIS wskazuje na stosowanie od 2026 r. nowych limitów także do umów zawartych wcześniej. Przepis przejściowy chroni przede wszystkim pojazdy wprowadzone do ewidencji środków trwałych i WNiP przed 1 stycznia 2026 r.

Czy limit AC od 2026 r. wynosi 100 000 zł dla auta o wyższej emisji CO2?

Nie. Limit składki ubezpieczeniowej z art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT pozostaje odrębny i opiera się na kwocie 150 000 zł wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Czy prezes z powołania może rozliczać prywatny użytek ryczałtem 250 lub 400 zł?

Nie na podstawie samego art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, ponieważ ten przepis dotyczy pracownika. Przy powołaniu lub kontrakcie menedżerskim trzeba ustalić wartość świadczenia według zasad właściwych dla danego źródła przychodu.

Czy uchwała zakazująca użytku prywatnego wystarczy do 100% kosztów?

Nie, jeśli rzeczywisty sposób korzystania z auta temu przeczy. Dla pełnego rozliczenia wydatków spółka musi faktycznie wykluczyć użytek prywatny i spełniać warunki dokumentacyjne przewidziane dla samochodu używanego wyłącznie w działalności.

Kto podpisuje umowę z prezesem spółki z o.o. dotyczącą samochodu?

Jeżeli dokument ma charakter umowy między spółką a członkiem zarządu, spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. W jednoosobowej spółce z o.o., gdy jedyny wspólnik jest jedynym członkiem zarządu, czynność prawna między nim a spółką wymaga formy aktu notarialnego.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – w szczególności art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 pkt 4, 49, 49a i 51: tekst jednolity w ELI.
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – w szczególności art. 11 oraz art. 12 ust. 2a–2c: tekst jednolity w ELI.
3. Ustawa z dnia 2 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych oraz niektórych innych ustaw – nowe limity od 2026 r. i przepis przejściowy: Dz.U. 2021 poz. 2269.
4. Kodeks spółek handlowych – art. 210: ELI.
5. Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 11 lutego 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.651.2025.2.AK, dotycząca limitów dla leasingu operacyjnego od 2026 r.: EUREKA MF.
6. Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 13 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.70.2026.1.AP, dotycząca rat leasingowych i najmu samochodów osobowych: EUREKA MF.

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.