Wykonanie usługi przez jedną firmę dla innej bez umowy

Brak pisemnej umowy między przedsiębiorcami a wystawienie faktury

Odpowiedź na Pani pytanie brzmi TAK – wykonanie przez jednego przedsiębiorcę zamówienia i przyjęcie tego zamówienia przez zlecającego jego wykonanie przedsiębiorcę jest podstawą do wystawienia faktury, pomimo braku umowy pisemnej.

Na gruncie polskich przepisów prawnych istnieje możliwość zawierania umów w różnej formie, np. ustnej, pisemnej, elektronicznej czy drogą faksu. Kwestie form zawierania umów regulują dokładnie przepisy ustawy Kodeks cywilny w art. 73–81. Niezależnie jednak od formy, w jakiej umowa została zawarta, jest ona zawsze wiążąca dla stron, nawet jeżeli została zawarta w formie ustnej (nie dotyczy do przypadków, dla których zastrzeżona jest szczególna forma, np. aktu notarialnego dla m.in. transakcji dotyczących przeniesienia nieruchomości).

Jest to zgodne z jedną z głównych zasad zawierania umów, tzw. zasadą swobody umów, regulowaną przez art. 353¹ Kodeksu cywilnego, który to artykuł stanowi, że „strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego”.

Umowa zawarta między przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej

A zatem do zawarcia umowy dochodzi, gdy obie strony dojdą do porozumienia co do skutków prawnych, jakie zawarcie umowy ma wywołać. Umowa zostaje zawarta poprzez złożenie oświadczeń woli przez każdą ze stron. Oświadczenia te muszą być zgodne, a forma ich złożenia zależy jedynie od ustaleń stron umowy. W przepisie art. 60 § 1 Kodeksu cywilnego, przyjęto co do zasady, że wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, która ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej czy nawet telefonicznej. To oznacza, że do złożenia oświadczenia woli przez każdą ze stron może dojść przez tzw. czynności faktyczne (konkludentnie). A zatem zawarcie umowy może nastąpić w każdych dowolnych okolicznościach, jeżeli tylko z zachowania stron taką wolę (zawarcia umowy) można odczytać w sposób dostatecznie zrozumiały. Tak więc w przeważającej większości przypadków wystarczające jest zawarcie umowy w formie ustnej.

Należy jednak pamiętać, że w wypadku, gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej (np. telefonicznie) jedna strona niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony, a pismo to zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym, chyba, że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła na piśmie (art. 771). Zatem zawarcie umowy i jej treść może potwierdzać korespondencja w przedmiocie zawieranej umowy prowadzona przez przedsiębiorców, pomimo że pisma takie nie mają formy umowy.

Oświadczenie o przyjęciu oferty

W Pani przypadku dobrze byłoby też pamiętać o treści art. 682 Kodeksu cywilnego, z którego wynika, że „jeżeli przedsiębiorca otrzymał od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, ofertę zawarcia umowy w ramach swojej działalności, brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty”. Innymi słowy, jeżeli drugi przedsiębiorca nie zawiadomi natychmiast o braku swojej woli zawarcia umowy, to faktycznie dojdzie do jej zawarcia. Ponadto, jeżeli według ustalonego w danych stosunkach zwyczaju lub według treści oferty nie wymaga się złożenia oświadczenia o przyjęciu oferty, w szczególności jeżeli składający ofertę zażądał niezwłocznego wykonania umowy, to umowa dochodzi do skutku, jeśli tylko druga strona w czasie właściwym przystąpi do jej wykonywania. Taki jest efekt utrzymywania stałych stosunków gospodarczych, tj. sytuacji, w której strony stale ze sobą współpracują w dłuższym okresie.

Zatem rygor formy zawieranych czynności prawnych jest w stosunku do przedsiębiorców dość swobodny. Do umów zawieranych między przedsiębiorcami nie stosuje się bowiem przepisów o formie pisemnej zastrzeżonej dla celów dowodowych, co oznacza, że w razie jej niezachowania można bez przeszkód przeprowadzić dowód ze świadków czy z przesłuchania stron na okoliczność, że faktycznie umowa została zawarta.

Wystawienie faktury za wykonanie zamówienia bez zachowania pisemnej formy umowy na wykonanie takiego zamówienia 

Być może w Pani przypadku nie można mówić o stałych stosunkach gospodarczych, jeżeli zamówienia, o których Pani wspomina, miały charakter incydentalny i były składane jedynie co jakiś czas. Nie zmienia sytuacji, że z całą pewnością doszło do zawarcia umowy/ów ustnej. A w takim przypadku istnieje cały szereg wyżej wymienionych możliwości dowiedzenia, że do umowy doszło, tj. zeznania świadków, pisma, pokwitowania odbioru zamówienia, korespondencja mailowa sms-y, wydruk komputerowy itp. To z kolei dowodzi, że złożenie zamówienia, jego wykonanie i przyjęcie przez zamawiającego stanowi dostateczny powód do wystawienia faktury, bez konieczności zachowania pisemnej formy umowy na wykonanie takiego zamówienia.

Reasumując – do uprawdopodobnienia faktu dokonania czynności prawnej posłużyć może jakikolwiek i sporządzony przez kogokolwiek pisemny dokument, nawet sms, który nie stwierdza co prawda treści samej czynności prawnej, jednak którego treść uzasadnia mimo wszystko prawdopodobieństwo zaistnienia takiego faktu. Niezależnie od trudności procesowych oczywiście umowa jest ważna i może zostać wykonana dobrowolnie, co jest podstawą do wystawienia faktury.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.