Jak rozwiązać spółkę z o.o. w organizacji?

Najpierw ustal, czy spółka została wpisana do KRS

Najważniejsze jest ustalenie, na jakim etapie znajduje się spółka. Brak NIP, REGON, zgłoszenia VAT i faktycznej działalności zwykle wskazuje, że spółka nie została jeszcze wpisana do KRS, ale warto to potwierdzić w dokumentach i w rejestrze przedsiębiorców. Sam brak działalności gospodarczej nie przesądza jeszcze o sposobie zakończenia sprawy.

Przy odtwarzaniu dokumentacji warto ustalić, na którym etapie zatrzymała się procedura, którą standardowo przechodzi się, aby założyć spółkę z o.o. w 2026 roku. Ma to znaczenie zwłaszcza dla oceny, czy spółka nadal jest w organizacji, czy została już skutecznie zarejestrowana.

Zgodnie z art. 161 § 1 Kodeksu spółek handlowych z chwilą zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Taka spółka nie jest jeszcze docelową osobą prawną wpisaną do KRS, ale może działać w ograniczonym zakresie, np. przez zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników.

Jeżeli spółka nie została zarejestrowana, najczęściej nie trzeba przeprowadzać pełnej likwidacji właściwej dla spółki wpisanej do KRS. Trzeba jednak sprawdzić, czy wniesiono wkłady, czy zawarto jakiekolwiek umowy i czy istnieją wierzyciele.

Spółka z o.o. w organizacji: kiedy umowa rozwiązuje się sama

Jeżeli spółka z o.o. nie została zgłoszona do sądu rejestrowego w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki, umowa spółki ulega rozwiązaniu. Jeżeli umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie S24, termin na zgłoszenie jest krótszy i wynosi 7 dni.

W praktyce oznacza to, że jeżeli wspólnicy zawarli umowę, ale nie złożyli skutecznego wniosku o wpis do KRS w wymaganym terminie, spółka w organizacji nie przechodzi w zwykłą spółkę z o.o. wpisaną do rejestru. W takiej sytuacji trzeba uporządkować rozliczenia, dokumenty i ewentualne wkłady.

Jeżeli spółka nie ma wierzycieli, nie zawarła umów, nie rozpoczęła działalności i nie ma sporu o wkłady, najprostsze rozwiązanie polega zwykle na udokumentowaniu wspólnej decyzji o rezygnacji z rejestracji oraz zwrocie lub rozliczeniu wkładów, jeśli zostały wniesione. Warto zachować umowę spółki, uchwałę lub porozumienie wspólników oraz potwierdzenia ewentualnych rozliczeń.

Jeżeli natomiast spółka w organizacji nie może niezwłocznie zwrócić wszystkich wkładów albo pokryć wierzytelności osób trzecich, zarząd powinien przeprowadzić likwidację. Gdy zarządu nie ma, likwidatora ustanawia zgromadzenie wspólników albo sąd rejestrowy.

Co zrobić, gdy spółka została już wpisana do KRS

Jeżeli spółka została wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS, sytuacja jest inna. Od tej chwili spółka z o.o. ma osobowość prawną, a jej zakończenie wymaga co do zasady formalnej procedury. Nie wystarczy samo porozumienie wspólników ani informacja, że spółka nie rozpoczęła działalności.

Wspólnicy powinni podjąć uchwałę o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji. W tradycyjnym trybie uchwała taka wymaga zaprotokołowania przez notariusza, chyba że przepisy i tryb S24 pozwalają w konkretnej sprawie na dokonanie czynności elektronicznie. Należy również sprawdzić treść umowy spółki, ponieważ może ona przewidywać szczególne zasady podjęcia uchwały, większości głosów albo reprezentacji.

Rozwiązanie spółki następuje dopiero po przeprowadzeniu likwidacji i wykreśleniu spółki z KRS. Takie stanowisko potwierdza również uchwała Sądu Najwyższego z 18.01.1994 r., sygn. akt III CZP 178/93, zgodnie z którą spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, która nie rozpoczęła prowadzenia przedsiębiorstwa ani nie zaciągała zobowiązań, może zostać wykreślona z rejestru dopiero po przeprowadzeniu likwidacji.

Jak przebiega likwidacja spółki z o.o.

Po podjęciu uchwały o rozwiązaniu spółki należy zgłosić otwarcie likwidacji do KRS. Zgłoszenia dokonuje się obecnie elektronicznie we właściwym systemie obsługującym postępowanie rejestrowe. W zgłoszeniu wskazuje się m.in. likwidatorów, ich dane oraz sposób reprezentacji spółki w likwidacji.

Najczęściej likwidatorami są członkowie zarządu, chyba że umowa spółki albo uchwała wspólników stanowi inaczej. Likwidatorzy zastępują zarząd w prowadzeniu spraw spółki i reprezentowaniu jej na zewnątrz.

Likwidatorzy powinni ogłosić w Monitorze Sądowym i Gospodarczym rozwiązanie spółki i otwarcie likwidacji oraz wezwać wierzycieli do zgłoszenia wierzytelności w terminie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia. Jest to obowiązek formalny, którego nie pomija się tylko dlatego, że spółka nie prowadziła działalności.

Następnie likwidatorzy sporządzają bilans otwarcia likwidacji i przedstawiają go zgromadzeniu wspólników do zatwierdzenia. Ich zadaniem jest zakończenie bieżących spraw, ściągnięcie wierzytelności, wykonanie zobowiązań, upłynnienie majątku i przygotowanie spółki do wykreślenia z rejestru.

Jeżeli spółka przed zakończeniem działalności korzystała z estońskiego CIT, porządkowanie rozliczeń powinno objąć także wydatki niezwiązane z działalnością w estońskim CIT, ponieważ mogą one wywołać odrębne skutki podatkowe.

Kiedy można podzielić majątek między wspólników

Majątek pozostały po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli można podzielić między wspólników dopiero po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli. Termin ten obowiązuje również wtedy, gdy wspólnicy są przekonani, że spółka nie ma żadnych długów.

Po zakończeniu likwidacji likwidatorzy sporządzają sprawozdanie likwidacyjne, przedstawiają je wspólnikom do zatwierdzenia i składają do KRS wniosek o wykreślenie spółki z rejestru. Dopiero wykreślenie spółki z KRS kończy jej byt prawny.

Rozwiązanie spółki bez likwidacji przez sąd rejestrowy

Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym przewiduje sytuacje, w których sąd rejestrowy może wszcząć z urzędu postępowanie o rozwiązanie podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Chodzi m.in. o przypadki związane z bezskuteczną upadłością, niewykonywaniem obowiązków rejestrowych albo długotrwałym brakiem składania sprawozdań finansowych.

Nie jest to jednak standardowy, szybki tryb do dobrowolnego zamknięcia spółki na żądanie wspólników. Sąd bada przesłanki ustawowe i może odmówić zastosowania tej procedury, jeżeli uzna, że nie ma podstaw do rozwiązania spółki bez likwidacji. Celowe ignorowanie obowiązków rejestrowych lub sprawozdawczych nie jest bezpiecznym sposobem zakończenia działalności.

Dlatego jeżeli spółka jest już wpisana do KRS, a wspólnicy zgodnie chcą ją zakończyć, najpewniejszą drogą pozostaje uchwała o rozwiązaniu spółki, otwarcie likwidacji, ogłoszenie w MSiG, przeprowadzenie czynności likwidacyjnych i złożenie wniosku o wykreślenie spółki.

FAQ

Czy spółkę z o.o. w organizacji trzeba likwidować?

Nie zawsze. Jeżeli spółka nie została zgłoszona do KRS w terminie, nie ma wierzycieli i można niezwłocznie rozliczyć wkłady, likwidacja może nie być potrzebna. Likwidacja jest konieczna, gdy spółka w organizacji nie może zwrócić wkładów albo pokryć zobowiązań.

Czy brak NIP i REGON oznacza, że spółka nie istnieje?

Nie. Po zawarciu umowy powstaje spółka z o.o. w organizacji. Brak NIP i REGON może wskazywać, że nie doszło do wpisu do KRS, ale sam w sobie nie oznacza, że nie powstały żadne obowiązki ani rozliczenia.

Czy wspólnicy mogą po prostu podpisać rezygnację ze spółki?

Jeżeli spółka nie została wpisana do KRS, a nie ma długów ani nierozliczonych wkładów, pisemne porozumienie wspólników może być praktycznym sposobem udokumentowania rezygnacji z rejestracji. Jeżeli spółka jest już w KRS, samo porozumienie nie wystarczy.

Ile trwa likwidacja zarejestrowanej spółki z o.o.?

Nie da się jej zakończyć natychmiast, ponieważ podział majątku między wspólników nie może nastąpić przed upływem 6 miesięcy od ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli. Do tego dochodzi czas potrzebny na czynności likwidatorów i rozpoznanie wniosku przez KRS.

Czy sąd może wykreślić spółkę bez likwidacji?

Tak, ale tylko w szczególnych przypadkach przewidzianych w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym i zasadniczo w postępowaniu wszczynanym z urzędu. Nie jest to pewny ani rekomendowany sposób dobrowolnego zakończenia spółki przez wspólników.

Podsumowanie

Najszybszy sposób zakończenia sprawy zależy od tego, czy spółka została wpisana do KRS. Jeśli nie doszło do rejestracji, a spółka nie ma zobowiązań i można rozliczyć wkłady, zakończenie bytu spółki w organizacji może sprowadzać się do upływu ustawowego terminu i uporządkowania dokumentów. Jeżeli jednak spółka została zarejestrowana, trzeba co do zasady przeprowadzić likwidację, nawet przy braku działalności, majątku i wierzycieli.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym
3. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 10.3.2016 r., sygn. akt III SA/Kr 836/15
4. Uchwała Sądu Najwyższego z 18.01.1994 r., sygn. akt III CZP 178/93

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.