Przeniesienie zysku na kapitał zapasowy sp. z o.o.

Uchwała o przeznaczeniu zysku na kapitał zapasowy

Zysk spółki z o.o. może zostać wypłacony wspólnikom jako dywidenda albo pozostawiony w spółce, na przykład przez przeznaczenie go na kapitał zapasowy, rezerwowy lub inne cele wskazane w uchwale. Zgodnie z art. 231 § 2 pkt 2 Kodeksu spółek handlowych przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być między innymi powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników.

Jeżeli więc spółka ma 100 tys. zł kapitału zakładowego oraz zysk z lat ubiegłych, który ma zostać przeniesiony na kapitał zapasowy, zasadniczo wystarczy uchwała wspólników. Nie jest to czynność wymagająca aktu notarialnego tylko dlatego, że kwota jest wysoka. Decydujące jest to, czy uchwała ingeruje w umowę spółki lub kapitał zakładowy.

Kapitał zapasowy w spółce z o.o. nie jest co do zasady obowiązkowy w takim znaczeniu jak kapitał zakładowy. Może jednak wynikać z umowy spółki, polityki finansowej spółki albo z wcześniejszych uchwał wspólników. Dlatego przed podjęciem uchwały warto sprawdzić, czy umowa spółki nie określa szczególnych zasad przeznaczania zysku, tworzenia funduszy lub ograniczeń w wypłacie dywidendy.

Czy uchwała wymaga aktu notarialnego?

Nie, jeżeli uchwała dotyczy wyłącznie przeznaczenia zysku na kapitał zapasowy. Taka decyzja nie zmienia wysokości kapitału zakładowego, nie zmienia liczby ani wartości nominalnej udziałów i nie zmienia treści umowy spółki. Wystarczy więc prawidłowo podjęta i zaprotokołowana uchwała wspólników.

W praktyce uchwała powinna wskazywać przede wszystkim kwotę zysku, okres, którego zysk dotyczy, oraz cel przeznaczenia środków, czyli kapitał zapasowy. Jeżeli chodzi o zysk z lat ubiegłych, należy upewnić się, że był on prawidłowo wykazany w księgach i nie został wcześniej rozdysponowany w sposób wykluczający ponowną uchwałę.

Domyślne zasady głosowania nad uchwałami w spółce z o.o. wynikają z Kodeksu spółek handlowych, ale umowa spółki może wprowadzać surowsze wymagania, na przykład kwalifikowaną większość głosów albo zgodę określonego wspólnika. Jeżeli umowa przewiduje szczególne postanowienia dotyczące zysku lub kapitału zapasowego, trzeba je zastosować.

Kiedy potrzebny będzie notariusz?

Notariusz będzie potrzebny przede wszystkim wtedy, gdy wspólnicy chcą jednocześnie zmienić umowę spółki. Dotyczy to na przykład sytuacji, w której kapitał zapasowy ma zostać uregulowany w umowie spółki, mają zostać zmienione zasady podziału zysku albo spółka ma podwyższyć kapitał zakładowy w sposób wymagający zmiany umowy.

Inaczej należy ocenić przekazanie zysku na kapitał zakładowy. Podwyższenie kapitału zakładowego może wymagać odrębnej procedury, uchwały o podwyższeniu, zgłoszenia do KRS, a w wielu przypadkach także protokołu notarialnego. To nie jest zwykłe przeksięgowanie na kapitał zapasowy, lecz zmiana struktury kapitałowej spółki.

Jeżeli spółka chce tylko zatrzymać środki w firmie i wykazać je jako kapitał zapasowy, bez zmiany umowy spółki i bez podwyższania kapitału zakładowego, uchwała w zwykłej formie pisemnej powinna być wystarczająca.

Jak przygotować uchwałę wspólników?

Uchwała powinna być podjęta na zgromadzeniu wspólników, najczęściej przy okazji zwyczajnego zgromadzenia, na którym zatwierdza się sprawozdanie finansowe i decyduje o wyniku finansowym. Jeżeli uchwała dotyczy zysku z lat ubiegłych, można ją podjąć także później, o ile mieści się to w kompetencjach wspólników i jest zgodne z umową spółki.

W treści uchwały warto ująć:

• oznaczenie spółki i zgromadzenia wspólników,
• podstawę, czyli zatwierdzony wynik finansowy lub zysk z lat ubiegłych wykazany w księgach,
• dokładną kwotę przeznaczaną na kapitał zapasowy,
• wskazanie, że środki nie są przeznaczane do wypłaty wspólnikom jako dywidenda,
• wynik głosowania i informację o przyjęciu uchwały.

Protokół zgromadzenia powinien zostać podpisany zgodnie z przyjętą praktyką spółki, najczęściej przez przewodniczącego zgromadzenia i protokolanta. Jeżeli zgromadzenie odbywa się bez formalnego zwołania, trzeba dodatkowo zadbać o spełnienie warunków udziału całego kapitału zakładowego i braku sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia oraz porządku obrad.

Skutki podatkowe i księgowe

Przeznaczenie zysku na kapitał zapasowy oznacza pozostawienie środków w spółce. Wspólnicy nie otrzymują w tym momencie dywidendy, więc sama uchwała nie jest wypłatą zysku na ich rzecz. Nie zmienia to faktu, że zysk spółki został albo powinien zostać rozliczony podatkowo na zasadach właściwych dla okresu, w którym został osiągnięty.

Jeżeli w przyszłości spółka zdecyduje się wypłacić wspólnikom środki zgromadzone wcześniej na kapitale zapasowym, trzeba będzie ponownie ocenić podstawę prawną i skutki podatkowe takiej wypłaty. Samo nazwanie środków kapitałem zapasowym nie powoduje, że można je dowolnie wypłacić bez uchwały i bez analizy podatkowej.

FAQ

Czy przeniesienie zysku na kapitał zapasowy wymaga aktu notarialnego?

Co do zasady nie. Akt notarialny nie jest potrzebny, jeżeli uchwała dotyczy tylko przeznaczenia zysku na kapitał zapasowy i nie zmienia umowy spółki ani kapitału zakładowego.

Czy kapitał zapasowy w spółce z o.o. jest obowiązkowy?

Zasadniczo nie jest obowiązkowy tak jak kapitał zakładowy. Może jednak wynikać z umowy spółki albo z uchwał wspólników. W praktyce często służy zatrzymaniu zysku w spółce i finansowaniu jej rozwoju.

Jaką większością należy podjąć uchwałę?

Należy sprawdzić Kodeks spółek handlowych i umowę spółki. Jeżeli umowa spółki nie wprowadza surowszych zasad, uchwały wspólników zapadają według reguł ogólnych przewidzianych dla spółki z o.o.

Czy zysk z lat ubiegłych można przeznaczyć na kapitał zapasowy?

Tak, jeżeli zysk jest prawidłowo wykazany i nie został wcześniej rozdysponowany w sposób wykluczający taką decyzję. W uchwale warto dokładnie wskazać, jakiego okresu i jakiej kwoty dotyczy przeksięgowanie.

Czy taka uchwała oznacza wypłatę dywidendy?

Nie. Przeniesienie zysku na kapitał zapasowy oznacza pozostawienie go w spółce. Wspólnicy nie otrzymują w tym momencie wypłaty, a ewentualna późniejsza dystrybucja środków wymaga odrębnej analizy.

Podsumowanie

Przeniesienie zysku spółki z o.o. na kapitał zapasowy jest typową uchwałą o przeznaczeniu zysku. Jeżeli uchwała nie zmienia umowy spółki, nie podwyższa kapitału zakładowego i nie narusza szczególnych postanowień umowy spółki, nie wymaga aktu notarialnego. Wystarczy prawidłowo podjęta uchwała wspólników i odpowiednie ujęcie księgowe.

Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy wspólnicy mylą kapitał zapasowy z kapitałem zakładowym albo gdy umowa spółki przewiduje szczególne zasady podziału zysku. Dlatego przed zgromadzeniem warto sprawdzić umowę spółki, historię uchwał o zysku oraz dokumenty księgowe.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.