Aresztowanie prezesa spółki z o.o. – co robić?

Aresztowanie jedynego członka zarządu a działanie spółki

Zarząd prowadzi sprawy spółki z o.o. i reprezentuje ją na zewnątrz. Jeżeli zarząd jest jednoosobowy, a prezes został tymczasowo aresztowany, spółka może znaleźć się w praktycznym paraliżu: nie ma osoby, która podpisze umowę, dyspozycję bankową, pełnomocnictwo, zgłoszenie do KRS albo dokument wymagający działania zarządu.

Sam fakt aresztowania nie oznacza jednak automatycznego odwołania prezesa. Mandat członka zarządu wygasa w przypadkach wynikających z Kodeksu spółek handlowych, umowy spółki i konkretnych zdarzeń, takich jak odwołanie, rezygnacja, śmierć albo upływ kadencji. Tymczasowe aresztowanie jest przede wszystkim przeszkodą faktyczną w wykonywaniu funkcji, a nie samodzielną podstawą wygaśnięcia mandatu.

Dlatego pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie umowy spółki. Trzeba ustalić, kto powołuje i odwołuje zarząd, czy umowa przewiduje kadencję, ilu członków zarządu może liczyć organ oraz czy dopuszcza powołanie kolejnej osoby bez odwoływania dotychczasowego prezesa.

Czy trzeba odwołać prezesa po aresztowaniu?

Nie zawsze. Jeżeli nieobecność ma być krótka, spółka ma ustanowionych pełnomocników do bieżących czynności, a najważniejsze sprawy mogą poczekać, odwołanie prezesa może nie być konieczne. W spółce z jednoosobowym zarządem ryzyko jest jednak większe, bo każda czynność wymagająca działania zarządu może zostać zablokowana.

Jako jedyny wspólnik wykonujesz uprawnienia zgromadzenia wspólników. Co do zasady możesz więc podjąć uchwałę o odwołaniu obecnego członka zarządu i powołaniu nowego albo uchwałę o powołaniu dodatkowego członka zarządu, o ile umowa spółki na to pozwala. W praktyce często lepszym rozwiązaniem jest powołanie dodatkowej osoby do zarządu, jeżeli nie chcesz od razu rozstrzygać o odwołaniu prezesa.

Odwołanie z funkcji w zarządzie trzeba odróżnić od umowy o pracę, kontraktu menedżerskiego albo innej umowy łączącej prezesa ze spółką. Odwołanie powoduje utratę funkcji w organie, ale nie zawsze automatycznie rozwiązuje stosunek zatrudnienia lub współpracy. Te kwestie należy przeanalizować osobno, zwłaszcza gdy prezes ma zawartą umowę ze spółką.

Czy można powołać prokurenta na czas nieobecności prezesa?

Prokura może być bardzo użyteczna, ale w opisanej sytuacji trzeba zachować ostrożność. W spółce z o.o. prokurenta ustanawia zarząd. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu, a odwołać prokurę może każdy członek zarządu.

Jeżeli w spółce jest tylko jeden członek zarządu, to właśnie on musiałby skutecznie ustanowić prokurę. Jedyny wspólnik nie może samodzielnie udzielić prokury uchwałą wspólników, jeżeli nie działa jednocześnie jako uprawniony zarząd. Jeżeli prezes przebywa w areszcie i nie ma realnej możliwości podjęcia uchwały oraz podpisania wymaganych dokumentów, ustanowienie prokurenta może okazać się niewykonalne.

Jeżeli prokura została ustanowiona wcześniej, prokurent może nadal reprezentować spółkę w granicach prokury. Nie rozwiązuje to jednak wszystkich problemów, ponieważ część obowiązków ustawowych i korporacyjnych nadal spoczywa na zarządzie. Prokurent nie zastępuje zarządu jako organu spółki.

Najbezpieczniejszy sposób zapewnienia ciągłości działania

W jednoosobowej spółce z o.o. z jednoosobowym zarządem najczęściej należy działać szybko i formalnie. Praktyczna ścieżka wygląda zwykle następująco:

• sprawdzić umowę spółki i aktualny wpis w KRS, zwłaszcza zasady powoływania zarządu oraz reprezentacji,
• ustalić, czy wystarczy powołać dodatkowego członka zarządu, czy konieczne jest odwołanie dotychczasowego prezesa i powołanie nowego,
• podjąć uchwałę jedynego wspólnika w prawidłowej formie,
• uzyskać zgodę nowej osoby na powołanie do zarządu oraz jej dane potrzebne do zgłoszenia,
• złożyć wniosek o zmianę wpisu w KRS przez Portal Rejestrów Sądowych,
• poinformować bank, księgowość, kluczowych kontrahentów i osoby odpowiedzialne za bieżące rozliczenia.

Co do zasady wniosek o wpis zmiany danych w KRS składa się nie później niż w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis, czyli najczęściej od podjęcia uchwały o zmianie składu zarządu. Do zgłoszenia dołącza się dokumenty wymagane przez system i przepisy, w szczególności uchwałę oraz oświadczenia dotyczące adresów do doręczeń osób powołanych do zarządu.

Kiedy grozi ustanowienie kuratora?

Kurator osoby prawnej może zostać ustanowiony przez sąd, jeżeli osoba prawna nie może prowadzić swoich spraw z braku organu albo braku w składzie organu uprawnionego do jej reprezentowania. W spółce z o.o. problem pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy nie ma zarządu albo skład zarządu jest niepełny w takim stopniu, że spółka nie może być skutecznie reprezentowana.

Jeżeli prezes formalnie nadal pełni funkcję, ale z powodu aresztowania nie może wykonywać czynności, sytuacja wymaga indywidualnej oceny. Sąd może badać, czy rzeczywiście doszło do niemożności działania spółki. Dla wspólnika praktyczny wniosek jest prosty: lepiej samodzielnie i szybko uzupełnić skład zarządu, niż doprowadzić do długotrwałego paraliżu i ryzyka ingerencji sądu.

O czym pamiętać przy zmianie zarządu?

Uchwała o zmianie zarządu powinna być jednoznaczna. Warto wskazać, czy dotychczasowy prezes zostaje odwołany, czy powoływana jest dodatkowa osoba, od kiedy uchwała obowiązuje oraz jaki jest skład zarządu po zmianie. Jeżeli umowa spółki przewiduje szczególne wymagania, trzeba je zachować.

Po zmianie zarządu należy zadbać o sprawy organizacyjne: aktualizację dostępu do rachunku bankowego, upoważnienia dla księgowości, podpisy elektroniczne, pełnomocnictwa, kontakty z kontrahentami oraz dokumenty wewnętrzne. Jeżeli spółka ma zawarte umowy, w których wskazano konkretną osobę reprezentującą spółkę, warto sprawdzić, czy wymagane jest zawiadomienie drugiej strony.

Warto też zabezpieczyć dokumenty spółki i dostęp do systemów. Aresztowanie członka zarządu często powoduje problem nie tylko prawny, lecz także organizacyjny: brak haseł, tokenów bankowych, podpisu kwalifikowanego, dostępu do korespondencji albo dokumentacji księgowej.

FAQ

Czy aresztowanie automatycznie pozbawia prezesa funkcji?

Nie. Tymczasowe aresztowanie nie powoduje samo przez się wygaśnięcia mandatu członka zarządu. Prezes nadal formalnie pełni funkcję, dopóki nie zostanie odwołany, nie złoży skutecznej rezygnacji, nie upłynie jego kadencja albo nie wystąpi inna przewidziana prawem lub umową spółki przyczyna wygaśnięcia mandatu.

Czy jedyny wspólnik może odwołać prezesa?

Co do zasady tak, ponieważ jedyny wspólnik wykonuje uprawnienia zgromadzenia wspólników. Trzeba jednak sprawdzić umowę spółki, bo może ona przewidywać szczególne zasady powoływania i odwoływania członków zarządu albo ograniczenia wymagające zachowania określonej procedury.

Czy zamiast zmieniać zarząd można powołać prokurenta?

Nie zawsze. Prokurenta ustanawia zarząd spółki, a nie sam wspólnik. Jeżeli jedyny członek zarządu jest aresztowany i nie może skutecznie działać, ustanowienie prokurenta może być niemożliwe. Jeżeli prokurent został powołany wcześniej, może nadal działać w granicach udzielonej prokury.

Czy trzeba zgłaszać zmianę zarządu do KRS?

Tak. Zmiana składu zarządu spółki z o.o. podlega zgłoszeniu do KRS. Co do zasady wniosek należy złożyć w terminie 7 dni od podjęcia uchwały. Wpis w KRS ma znaczenie praktyczne dla banków, kontrahentów i urzędów, dlatego nie warto zwlekać ze zgłoszeniem.

Kiedy sąd może ustanowić kuratora dla spółki?

Kurator może zostać ustanowiony, gdy spółka nie może prowadzić swoich spraw z braku organu albo z powodu braków w składzie organu uprawnionego do reprezentacji. Wspólnik powinien unikać takiego stanu, ponieważ szybkie powołanie zarządu jest zwykle prostsze i mniej ryzykowne niż postępowanie kuratorskie.

Źródła

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 201, art. 203 i art. 208.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 42.
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności art. 22.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 stycznia 2000 r., sygn. akt I PKN 479/99.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.