Indywidualne Porady Prawne specjalistów

Masz problem z prawem handlowym? Opisz swój problem i zadaj pytania.
(zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje)

Ile czasu i jakie dokumenty muszą być archiwizowane w stowarzyszeniu?

Filip Syrkiewicz • Opublikowane: 2019-02-27

Jestem likwidatorem stowarzyszenia. Po naszej kilkuletniej działalności zebrało się trochę dokumentów finansowych i sprawozdań z działalności stowarzyszenia. Co mówią przepisy na temat archiwizacji dokumentacji? Ile czasu i jakie dokumenty muszą być archiwizowane w stowarzyszeniu?

Masz podobny problem? Kliknij tutaj i zadaj pytanie.

W pierwszej kolejności wymaga podkreślenia, że obowiązek przechowywania dokumentacji po likwidacji powinien wynikać z przepisów szczególnych, regulujących ustrój tego podmiotu. Tytułem przykładu należy wskazać, iż w odniesieniu do spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, regulację taką stanowi art. 288 § 3 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1577 z późn. zm.), stosownie do którego księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny być przechowywane w miejscu określonym w umowie spółki lub orzeczeniu sądu.

Ustrój i postępowanie po likwidacji stowarzyszenia regulują wyczerpująco przepisy ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. – Prawo stowarzyszeń (Dz. U. z 2017 r., poz. 210 z późn. zm.). Akt ten nie normuje w szczególny sposób zasad postępowania z dokumentacją stowarzyszenia. W konsekwencji, rodzaj dokumentów stowarzyszenia oraz zasady ich archiwizacji określają przepisy odrębne.

Stowarzyszenie jest osobą prawną, do której odpowiednio stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r., poz. 395 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 74 ww. ustawy zatwierdzone sprawozdania roczne podlegają trwałemu przechowaniu, a ponadto inne dokumenty przechowuje się co najmniej przez okres:

– księgi rachunkowe – 5 lat,

– karty wynagrodzeń pracowników – przez okres wymagany w przepisach odrębnych, jednak nie krócej niż przez 5 lat,

– dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, jednak nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objętych sprzedażą detaliczną,

– dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym operacje, transakcje lub postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

– dokumentację przyjętego sposobu rachunkowości – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,

– dokumenty dotyczące rękojmi i gwarancji – 1 rok po terminie upływu gwarancji lub rękojmi,

– dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,

– pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.

Jednocześnie, zgodnie z art. 76 ustawy o rachunkowości o miejscu przechowywania dokumentacji, po zakończeniu likwidacji, likwidator zobowiązany jest powiadomić organ rejestrowy (właściwy sąd prowadzący Krajowy Rejestr Sądowy).

Jeżeli stowarzyszenie było płatnikiem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 z późn. zm.), archiwizacji podlegać będą dokumenty związane z poborem podatku do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika. Stosownie do art. 32 § 1a ustawy – Ordynacja podatkowa, po zakończeniu likwidacji na likwidatorze spoczywać będzie obowiązek pisemnego zawiadomienia właściwego organu podatkowego o miejscu przechowywania dokumentacji. Po upływie okresu archiwizacji, płatnik powinien zwrócić podatnikowi dokumenty związane z poborem podatku, a w przypadku gdy nie jest to możliwe – dokonać ich zniszczenia.

W wypadku, gdy stowarzyszenie było pracodawcą, do dokumentacji kadrowej stosuje się przepisy art. 51u i nast. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r., poz. 217 z późn. zm.).

Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (dokumentacja osobowa) lub od daty wytworzenia (dokumentacja płacowa). Likwidator obowiązany jest wówczas oddać dokumentację na przechowanie podmiotowi profesjonalnie zajmującemu się działalnością w zakresie archiwizacji.

Dodatkowy obowiązek w zakresie archiwizacji dokumentacji kadrowo-płacowej spoczywa na likwidatorze w odniesieniu do list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których ustala się prawo do emerytury.

Zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1270 z późn. zm.) okres przechowywania tych dokumentów wynosi 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego.

Jeżeli likwidowane stowarzyszenie nie posiada środków na archiwizację dokumentów, dokumentacja może być przekazana do właściwego archiwum państwowego.

Niezależnie od wyżej omówionych reguł postępowania z dokumentacją archiwalną, jeżeli w dyspozycji likwidowanego stowarzyszenia znajdują się jakiekolwiek materiały posiadające wartość historyczną, z chwilą likwidacji podmiotu stają się własnością państwa i podlegają niezwłocznemu przekazaniu do właściwego archiwum państwowego.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>


Indywidualne Porady Prawne specjalistów

Masz problem z prawem handlowym? Opisz swój problem i zadaj pytania.
(zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje)

Podobne materiały

W jaki sposób przekazać alkohol z likwidowanego sklepu do spółki z o.o.?

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zamierza zamknąć prowadzony sklep. W jaki sposób może przekazać (sprzedać) alkohol,...

Jak zamknąć fundację?

Kilka lat temu żona razem ze mną założyła fundację, którą teraz chcielibyśmy formalnie zamknąć. Fundacja nie prowadziła działalności finansowej...

Cofnięcie wykreślenia spółki z KRS

Nie otrzymałam postanowienia sądu, ale spółka została wykreślona z rejestru przedsiębiorców KRS. Czy można zaskarżyć postanowienie sądu, starając...

Hodowla psów w ramach działów specjalnych produkcji rolnej

Mam pytanie dotyczące hodowli psów w ramach działów specjalnych produkcji rolnej. Aktualnie prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą, ale...

Forma spółki dla cichego wspólnika

Szukam formy spółki dla cichego wspólnika, tzn. moje dane nie mogą pojawić się w KRS. Spotkałem się z opiniami, że taką anonimowość zapewnia...

Czasowe oddelegowanie członka rady nadzorczej banku spółdzielczego do zarządu

Rada nadzorcza banku spółdzielczego czasowo oddelegowała swego członka do zarządu, czym pozbawiła go możliwości głosowania. Czy obecność oddelegowanego...

Współpraca pomiędzy firmami bez umowy

Jestem właścicielką salonu kosmetycznego i prowadzę jednoosobową działalnością gospodarczą. Chcę zacząć współpracę z kosmetyczką, która...

Założenie fundacji prywatnej w Liechtensteinie

Żona i ja jesteśmy właścicielami 100% udziałów w spółce z o.o. Jednocześnie jestem jednoosobowym zarządem spółki. W związku...

Porad przez Internet udzielają
prawnicy z dużym doświadczeniem:
Prawnicy
wizytówka Zadaj pytanie »