Archiwizacja dokumentów po likwidacji stowarzyszenia

Czy Prawo stowarzyszeń określa zasady archiwizacji?

Ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo stowarzyszeń reguluje tworzenie, działanie i likwidację stowarzyszeń, ale nie opisuje szczegółowo, jak długo należy przechowywać poszczególne kategorie dokumentów po zakończeniu likwidacji. Oznacza to, że likwidator musi sięgnąć do innych przepisów, przede wszystkim do ustawy o rachunkowości, Ordynacji podatkowej, przepisów pracowniczych i archiwalnych.

W praktyce trzeba odróżnić dokumenty organizacyjne, księgowe, podatkowe, kadrowo-płacowe, projektowe oraz materiały mające wartość archiwalną. Każda z tych grup może podlegać innemu terminowi przechowywania.

Dla porównania, w spółkach kapitałowych przepisy wskazują szczególne reguły przechowywania ksiąg i dokumentów po rozwiązaniu podmiotu, czego przykładem jest art. 288 § 3 Kodeksu spółek handlowych. W przypadku stowarzyszenia takie szczegółowe rozwiązanie nie wynika jednak wprost z Prawa stowarzyszeń.

Zobacz również: likwidacja stowarzyszenia krok po kroku

Jakie dokumenty stowarzyszenia należy zabezpieczyć?

Przed zakończeniem likwidacji warto sporządzić wykaz dokumentacji. Pozwala to ustalić, co należy przekazać do przechowania, co można zniszczyć po upływie wymaganego terminu, a co powinno trafić do profesjonalnego archiwum.

Najczęściej w stowarzyszeniu występują następujące grupy dokumentów:

• dokumenty rejestrowe i ustrojowe, w tym statut, uchwały, protokoły walnych zebrań, dokumenty zarządu, komisji rewizyjnej i likwidatora,
• księgi rachunkowe albo uproszczona ewidencja przychodów i kosztów, jeżeli stowarzyszenie mogło z niej korzystać,
• sprawozdania finansowe, sprawozdania merytoryczne, zestawienia i zatwierdzenia sprawozdań,
• faktury, rachunki, umowy, wyciągi bankowe, raporty kasowe, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne,
• dokumenty podatkowe, w tym dokumenty płatnika podatku, deklaracje i informacje podatkowe,
• dokumentacja kadrowa, płacowa i ubezpieczeniowa, jeżeli stowarzyszenie zatrudniało pracowników albo zleceniobiorców,
• dokumenty dotyczące dotacji, grantów, środków publicznych, projektów unijnych i rozliczeń z instytucjami finansującymi,
• materiały mające wartość historyczną lub archiwalną.

Nie należy zakładać, że dokumenty można zniszczyć tylko dlatego, że stowarzyszenie zostało wykreślone z KRS. Wykreślenie podmiotu nie skraca ustawowych terminów przechowywania dokumentacji.

Terminy przechowywania dokumentów księgowych

Do stowarzyszeń, jako osób prawnych, co do zasady stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Jeżeli stowarzyszenie prowadziło księgi rachunkowe, podstawowe terminy przechowywania wynikają z art. 74 tej ustawy.

Zgodnie z aktualnymi zasadami szczególne znaczenie mają następujące okresy:

• zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe przechowuje się co najmniej przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone,
• księgi rachunkowe przechowuje się przez 5 lat,
• dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów, a także roszczeń dochodzonych w postępowaniach przechowuje się przez 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym dana operacja, transakcja lub postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone albo przedawnione,
• dokumentację przyjętych zasad rachunkowości przechowuje się przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,
• dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się przez 5 lat,
• pozostałe dowody księgowe i dokumenty sprawozdawcze, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy, przechowuje się przez 5 lat, chyba że inny przepis albo umowa wymagają dłuższego okresu.

Terminy z ustawy o rachunkowości liczy się zwykle od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Dlatego dokument z danego roku nie zawsze można zniszczyć dokładnie po upływie pięciu lat od daty jego wystawienia.

Jeżeli stowarzyszenie korzystało z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, również powinno zachować ewidencję oraz dokumenty źródłowe przez okres potrzebny do wykazania prawidłowości rozliczeń, w szczególności podatkowych i dotacyjnych.

Miejsce przechowywania dokumentacji po likwidacji

Po zakończeniu likwidacji likwidator powinien zadbać nie tylko o sam fizyczny odbiór dokumentów, ale także o formalne wskazanie miejsca ich przechowywania. Zgodnie z art. 76 ustawy o rachunkowości dokumentację jednostki zlikwidowanej przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka, a o miejscu przechowywania należy powiadomić właściwy sąd lub organ prowadzący rejestr oraz urząd skarbowy.

W przypadku stowarzyszenia wpisanego do KRS będzie to co do zasady sąd rejestrowy prowadzący Krajowy Rejestr Sądowy oraz właściwy urząd skarbowy. W zawiadomieniu warto wskazać dokładny adres przechowywania, dane osoby lub podmiotu odpowiedzialnego za dokumentację oraz zakres przekazanych akt.

Dobrym rozwiązaniem praktycznym jest sporządzenie protokołu przekazania dokumentów. Protokół powinien opisywać rodzaj akt, liczbę teczek lub segregatorów, okres, którego dotyczą, oraz dane podmiotu przejmującego dokumentację.

Dokumenty podatkowe i obowiązki płatnika

Jeżeli stowarzyszenie było płatnikiem podatku, na przykład pobierało zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń, trzeba stosować również przepisy Ordynacji podatkowej. Dokumenty związane z poborem podatku należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika.

Po likwidacji płatnika likwidator powinien pisemnie zawiadomić właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem podatku. Dotyczy to w szczególności dokumentów kadrowo-płacowych, list płac, rachunków do umów cywilnoprawnych oraz informacji potrzebnych do weryfikacji prawidłowości pobrania i odprowadzenia podatku.

Po upływie okresu przechowywania dokumenty związane z poborem podatku powinny zostać zwrócone podatnikowi, a jeżeli nie jest to możliwe, mogą zostać zniszczone w sposób zapewniający ochronę danych osobowych.

Dokumentacja pracownicza i płacowa

Jeżeli stowarzyszenie było pracodawcą, samo zastosowanie pięcioletniego terminu z ustawy o rachunkowości może być niewystarczające. Dokumentacja pracownicza podlega odrębnym zasadom, które zależą od okresu zatrudnienia pracownika oraz od tego, czy zostały spełnione warunki skrócenia okresu przechowywania.

Obecnie w uproszczeniu należy przyjąć następujące reguły:

• dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. dokumentację pracowniczą przechowuje się zasadniczo przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł,
• dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. i przed 1 stycznia 2019 r. możliwe jest skrócenie okresu przechowywania do 10 lat, jeżeli pracodawca spełnił przewidziane prawem obowiązki informacyjne wobec ZUS,
• jeżeli warunki skrócenia nie zostały spełnione, dokumentację dotyczącą wcześniejszych okresów zatrudnienia trzeba co do zasady przechowywać przez 50 lat,
• w przypadku dokumentacji płacowej mającej znaczenie dla ustalenia prawa do emerytury lub renty należy zachować szczególną ostrożność i uwzględnić przepisy ubezpieczeniowe.

Przy likwidacji stowarzyszenia dokumentację pracowniczą należy przekazać podmiotowi uprawnionemu do jej przechowywania, jeżeli przepisy tego wymagają. Przechowywanie akt osobowych i płacowych w prywatnym mieszkaniu likwidatora bez odpowiedniego zabezpieczenia może być niewystarczające, zwłaszcza z punktu widzenia ochrony danych osobowych i dostępu byłych pracowników do dokumentów.

Jeżeli likwidowane stowarzyszenie nie ma środków na dalsze przechowywanie dokumentacji pracowniczej, należy sprawdzić możliwość przekazania jej do właściwego archiwum państwowego na zasadach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Dotacje, granty i projekty finansowane ze środków publicznych

Osobnej analizy wymagają dokumenty dotyczące dotacji, grantów, projektów unijnych, zadań publicznych oraz innych form finansowania zewnętrznego. W takich przypadkach okres przechowywania dokumentów może wynikać nie tylko z ustawy o rachunkowości, lecz także z umowy, regulaminu konkursu, decyzji o dofinansowaniu albo wytycznych instytucji finansującej.

Likwidator powinien sprawdzić każdą umowę dotacyjną lub projektową. Często dokumenty trzeba zachować do czasu zakończenia kontroli, upływu okresu trwałości projektu, przedawnienia roszczeń albo końca terminu wskazanego przez instytucję finansującą.

Do dokumentów projektowych należą zwykle umowy, aneksy, sprawozdania, potwierdzenia płatności, opisy faktur, dokumentacja zamówień, listy uczestników, materiały promocyjne oraz korespondencja z instytucją przyznającą środki.

Materiały archiwalne i dokumenty o wartości historycznej

Jeżeli w zasobach stowarzyszenia znajdują się materiały mające znaczenie historyczne, społeczne, naukowe lub kulturalne, nie powinny być traktowane jak zwykła dokumentacja przeznaczona do zniszczenia po upływie terminu. Mogą one stanowić materiały archiwalne w rozumieniu przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Dotyczy to zwłaszcza organizacji działających przez wiele lat, prowadzących istotną działalność społeczną, kulturalną, kombatancką, edukacyjną, sportową albo lokalną. W razie wątpliwości warto skontaktować się z właściwym archiwum państwowym i ustalić, czy dana część dokumentacji powinna zostać przekazana do zasobu archiwalnego.

Co grozi za zbyt wczesne zniszczenie dokumentów?

Zbyt wczesne zniszczenie dokumentacji może utrudnić albo uniemożliwić wykazanie prawidłowości rozliczeń stowarzyszenia. Problem może pojawić się podczas kontroli podatkowej, kontroli dotacji, sporu z byłym pracownikiem, sprawy o wynagrodzenie, sprawy ubezpieczeniowej albo przy dochodzeniu roszczeń wynikających z umów.

W zależności od rodzaju dokumentów i okoliczności w grę mogą wchodzić konsekwencje podatkowe, rachunkowe, pracownicze albo odpowiedzialność likwidatora za nienależyte wykonanie obowiązków. Dlatego decyzję o brakowaniu dokumentacji warto poprzedzić przeglądem akt i sporządzeniem protokołu zniszczenia.

FAQ

Czy po wykreśleniu stowarzyszenia z KRS można zniszczyć dokumenty?

Nie. Wykreślenie stowarzyszenia z KRS nie powoduje automatycznego wygaśnięcia obowiązku przechowywania dokumentów. Likwidator powinien zachować dokumenty przez okresy wynikające z właściwych przepisów i umów.

Kto odpowiada za wskazanie miejsca przechowywania dokumentacji?

Co do zasady odpowiada za to likwidator. Powinien wyznaczyć osobę lub podmiot przechowujący dokumentację oraz powiadomić właściwy sąd rejestrowy i urząd skarbowy, jeżeli wymagają tego przepisy.

Czy sprawozdania finansowe trzeba przechowywać wieczyście?

Aktualne przepisy ustawy o rachunkowości przewidują dla zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych okres co najmniej 5 lat, liczony od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie.

Czy dokumenty pracownicze zawsze przechowuje się 50 lat?

Nie zawsze. Dla części dokumentacji pracowniczej obowiązuje okres 10 lat, ale zależy to od daty zatrudnienia i spełnienia dodatkowych warunków przewidzianych w przepisach. W starszych sprawach lub przy braku wymaganych zgłoszeń okres może nadal wynosić 50 lat.

Czy dokumenty z dotacji trzeba przechowywać dłużej niż dokumenty księgowe?

Może tak być. Oprócz przepisów rachunkowych trzeba sprawdzić umowę dotacyjną, regulamin konkursu i wytyczne instytucji finansującej. Te dokumenty mogą przewidywać odrębny termin przechowywania dokumentacji projektu.

Podsumowanie

Archiwizacja dokumentów po likwidacji stowarzyszenia wymaga podziału akt na kategorie i zastosowania różnych terminów przechowywania. Najczęściej trzeba uwzględnić ustawę o rachunkowości, Ordynację podatkową, przepisy pracownicze, przepisy archiwalne oraz umowy dotyczące dotacji lub grantów.

Likwidator powinien zabezpieczyć dokumenty, wskazać miejsce ich przechowywania, zawiadomić właściwe organy i zachować dowody przekazania akt. Dopiero po upływie właściwych terminów można rozważyć zniszczenie dokumentacji, najlepiej w sposób udokumentowany i zapewniający ochronę danych osobowych.