Wprowadzenie nowego wspólnika do spółki z o.o.

Jak nowy wspólnik może wejść do spółki z o.o.?

W praktyce są trzy najczęstsze warianty wprowadzenia nowego wspólnika do spółki z o.o. Każdy z nich inaczej wpływa na majątek dotychczasowego wspólnika, majątek spółki, strukturę głosów i rozliczenia podatkowe.

1. Sprzedaż części udziałów – nowy wspólnik płaci cenę dotychczasowemu udziałowcowi. Spółka nie otrzymuje pieniędzy, a sprzedający nadal pozostaje jej wierzycielem, jeżeli wcześniej udzielił jej pożyczek.
2. Podwyższenie kapitału zakładowego – nowy wspólnik obejmuje nowe udziały i wnosi wkład do spółki. Środki trafiają do spółki, ale procentowy udział dotychczasowego wspólnika w kapitale i głosach może się zmniejszyć.
3. Konwersja długu na udziały oraz równoległe objęcie udziałów przez nowego wspólnika – można rozważyć zamianę wierzytelności wobec spółki na udziały i jednoczesne dofinansowanie spółki przez inwestora. Rozwiązanie to wymaga starannego przygotowania uchwał, dokumentacji księgowej i podatkowej.

Podstawowe pytanie negocjacyjne brzmi: kto ma otrzymać środki z transakcji – dotychczasowy wspólnik czy spółka? Jeżeli celem jest częściowe wyjście kapitałowe obecnego udziałowca, odpowiada temu sprzedaż udziałów. Jeżeli spółka potrzebuje finansowania, właściwsze może być objęcie nowych udziałów przez inwestora.

Sprzedaż udziałów a podwyższenie kapitału zakładowego

Sprzedaż udziałów oznacza zmianę właściciela istniejących udziałów. Zgodnie z art. 180 Kodeksu spółek handlowych zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części wymaga co do zasady formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. W spółce, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca, możliwe jest także zbycie udziałów przy wykorzystaniu odpowiedniego wzorca w systemie teleinformatycznym. Trzeba ponadto sprawdzić, czy umowa spółki nie uzależnia zbycia od zgody spółki albo nie wprowadza innych ograniczeń.

O przejściu udziałów należy zawiadomić spółkę i przedstawić dowód dokonania czynności. Jest to istotne, ponieważ przejście udziału staje się skuteczne wobec spółki od chwili otrzymania przez nią zawiadomienia wraz z dowodem przejścia udziału.

Podwyższenie kapitału zakładowego wymaga zbadania umowy spółki. Jeżeli dotychczasowe postanowienia umowy określają maksymalną wysokość podwyższenia i jego termin, podwyższenie może nastąpić na ich podstawie. W przeciwnym razie konieczna jest zmiana umowy spółki. Samo podwyższenie kapitału zakładowego następuje z chwilą wpisania go do rejestru.

Trzeba również ustalić, czy dotychczasowym wspólnikom przysługuje pierwszeństwo objęcia nowych udziałów i czy umowa spółki albo uchwała o podwyższeniu przewiduje odmienne zasady.

W negocjacjach należy jasno określić:

• liczbę i wartość nominalną udziałów nowego wspólnika,
• cenę sprzedaży udziałów albo wysokość wkładu do spółki,
• czy wkład będzie pieniężny, czy niepieniężny,
• termin zapłaty lub wniesienia wkładu,
• skutki opóźnienia, w tym odsetki i inne dopuszczalne zabezpieczenia wykonania umowy,
• docelowy procent głosów i udziału w zysku,
• ewentualne zmiany w zarządzie i reprezentacji spółki.

Pożyczki udzielone spółce przez wspólnika

Jeżeli spółka jest zadłużona wobec dotychczasowego wspólnika, przed wejściem inwestora trzeba uporządkować dokumenty pożyczkowe. Należy sprawdzić umowy, przelewy, potwierdzenia sald, terminy wymagalności, odsetki oraz to, czy roszczenia nie są przedawnione. Termin przedawnienia zależy od charakteru konkretnego roszczenia, a odsetki podlegają regułom właściwym dla świadczeń okresowych.

Nowy wspólnik może oczekiwać, że zadłużenie wobec dotychczasowego udziałowca zostanie spłacone, podporządkowane innym zobowiązaniom, rozłożone na raty albo zamienione na udziały. Każde z tych rozwiązań ma inne konsekwencje bilansowe, podatkowe i właścicielskie.

Jeżeli rozważana jest konwersja pożyczki na udziały, trzeba prawidłowo określić wierzytelność, jej wysokość, sposób objęcia udziałów oraz sposób rozliczenia wkładu. Kodeks spółek handlowych ogranicza jednostronne potrącenie wierzytelności wspólnika wobec spółki z wierzytelnością spółki o wniesienie wkładu, nie wyłącza natomiast potrącenia umownego. Konstrukcję konwersji należy więc zaplanować przed podjęciem uchwał i złożeniem oświadczeń o objęciu udziałów.

Jak zabezpieczyć kontrolę nad spółką?

Największym ryzykiem przy wprowadzeniu nowego wspólnika nie jest sama zmiana procentowego udziału w kapitale, lecz utrata praktycznej kontroli nad określonymi decyzjami. W spółce z o.o. znaczenie mają nie tylko procenty udziałów, ale także treść umowy spółki, ustawowe i umowne progi większości, uprzywilejowanie udziałów, uprawnienia osobiste wspólników oraz zasady powoływania zarządu.

Przed podpisaniem dokumentów warto ustalić, jakie decyzje będą wymagały zwykłej większości, bezwzględnej większości, większości kwalifikowanej albo dodatkowej zgody określonego wspólnika. Dotyczy to zwłaszcza:

• zmiany umowy spółki,
• podwyższenia lub obniżenia kapitału zakładowego,
• zbycia przedsiębiorstwa albo istotnych składników majątku,
• zaciągania dużych zobowiązań, kredytów i pożyczek,
• powoływania i odwoływania członków zarządu,
• wypłaty dywidendy albo pozostawienia zysku w spółce,
• transakcji z podmiotami powiązanymi.

W umowie spółki można przewidzieć mechanizmy ochronne, m.in. odpowiednio ukształtowane większości, szczególne uprawnienia osobiste, dopłaty, zasady umorzenia udziałów oraz ograniczenia ich zbywania. Dodatkowe reguły dotyczące wyjścia wspólnika, zakazu konkurencji, finansowania czy rozwiązywania pata decyzyjnego można uregulować w umowie wspólników.

Nowy wspólnik a zarząd i reprezentacja spółki

Wejście nowego wspólnika często wiąże się z oczekiwaniem miejsca w zarządzie albo wpływu na jego obsadę. Jeżeli zarząd ma być dwuosobowy lub wieloosobowy, należy od razu sprawdzić i ewentualnie odpowiednio ukształtować zasady reprezentacji spółki. Inaczej może dojść do blokady przy podpisywaniu umów i prowadzeniu bieżącej działalności.

Trzeba odróżnić sposób reprezentacji spółki wobec osób trzecich od wewnętrznych zasad podejmowania decyzji. W umowie wspólników, uchwałach albo regulaminie zarządu można przewidzieć limity lub wymóg uzyskania wewnętrznej zgody na określone czynności, ale takie ograniczenia co do zasady nie ograniczają ustawowego lub ujawnionego sposobu reprezentacji wobec osób trzecich.

Trzeba też pamiętać o odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania spółki. Jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, wierzyciel może dochodzić roszczeń od członków zarządu na zasadach określonych w art. 299 Kodeksu spółek handlowych, chyba że członek zarządu wykaże jedną z ustawowych przesłanek uwalniających go od odpowiedzialności.

Wspólnik mniejszościowy, KRS i ZUS

W rejestrze przedsiębiorców KRS ujawnia się wspólników spółki z o.o. posiadających samodzielnie lub łącznie z innymi co najmniej 10% kapitału zakładowego, wraz z informacją o liczbie i łącznej wysokości ich udziałów. Wspólnik posiadający np. 1% kapitału może więc nie być wymieniony z nazwiska w samym wpisie KRS. Nie oznacza to jednak, że spółka jest jednoosobowa. Niezależnie od progu 10% zarząd prowadzi księgę udziałów, a po zmianie składa sądowi rejestrowemu aktualną listę wspólników zgodnie z wymaganiami Kodeksu spółek handlowych.

W zakresie ZUS trzeba odróżnić tytuł wynikający z samego posiadania udziałów od innych podstaw podlegania ubezpieczeniom. Art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wymienia wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. jako osobę prowadzącą pozarolniczą działalność.

Uchwałą z 21 lutego 2024 r., sygn. III UZP 8/23, Sąd Najwyższy jednoznacznie stwierdził, że wspólnik dwuosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością posiadający 99% udziałów nie podlega ubezpieczeniom społecznym na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 5 w związku z art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy systemowej. Oznacza to odejście od traktowania wspólnika większościowego jako osoby podlegającej ZUS z tytułu właściwego jedynemu wspólnikowi tylko dlatego, że drugi wspólnik posiada bardzo mały pakiet udziałów. Późniejsze orzecznictwo Sądu Najwyższego stosuje tę wykładnię także w sprawach dotyczących silnie dominującego wspólnika spółki dwuosobowej.

Nie oznacza to jednak, że wspólnik 99% nigdy nie podlega ubezpieczeniom. Jeżeli wykonuje na rzecz spółki pracę na podstawie umowy o pracę, zlecenia, umowy o świadczenie usług albo innej podstawy stanowiącej tytuł ubezpieczeniowy, obowiązek składkowy ocenia się odrębnie. W przypadku umowy o pracę samo podpisanie dokumentu nie wystarcza – stosunek prawny musi rzeczywiście mieć cechy stosunku pracy, w tym odpowiednie podporządkowanie. Podobnie przy zleceniu lub umowie o świadczenie usług znaczenie ma rzeczywista treść i sposób wykonywania umowy.

Jeżeli celem transakcji jest także zakończenie podlegania ubezpieczeniom jako jedyny wspólnik, trzeba ustalić moment, w którym struktura spółki rzeczywiście staje się wieloosobowa. Zależy on od zastosowanego mechanizmu i dokumentów transakcji; przy podwyższeniu kapitału należy pamiętać, że podwyższenie następuje z chwilą wpisania go do rejestru.

Wkład pieniężny czy aport?

Wkład pieniężny jest zazwyczaj prostszy do udokumentowania pod względem wysokości i terminu wniesienia. Aport, czyli wkład niepieniężny, może być korzystny, ale wymaga zbadania przedmiotu wkładu, jego wartości oraz możliwości skutecznego przeniesienia na spółkę.

Przy aporcie trzeba zweryfikować w szczególności:

• prawo własności albo inne prawo wnoszącego do składnika majątku,
• obciążenia, np. hipoteki, zastawy, leasing lub zajęcie egzekucyjne,
• realną wartość przedmiotu aportu,
• przydatność składnika dla działalności spółki,
• skutki podatkowe po stronie wspólnika i spółki,
• odpowiedzialność związaną z zawyżeniem wartości wkładu niepieniężnego.

Jeżeli inwestor proponuje aport zamiast pieniędzy, nie należy opierać proporcji udziałów wyłącznie na jego własnej wycenie. W przypadku wartościowych albo nietypowych składników majątku niezależna wycena może ograniczyć ryzyko późniejszego sporu.

Umowa wspólników poza umową spółki

Oprócz zmiany umowy spółki warto rozważyć zawarcie osobnej umowy wspólników. Może ona regulować m.in. zasady głosowania, dalszego finansowania, zakaz konkurencji, poufność, sprzedaż udziałów, wyjście inwestora, zasady wyceny udziałów oraz sposób postępowania w razie trwałego konfliktu.

Umowa wspólników nie zastępuje umowy spółki ani przepisów Kodeksu spółek handlowych. Jeżeli określone uprawnienie ma wywoływać skutek korporacyjny wobec spółki albo innych wspólników, trzeba sprawdzić, czy powinno znaleźć się również w umowie spółki. Naruszenie samej umowy wspólników może prowadzić przede wszystkim do skutków kontraktowych między jej stronami i nie musi automatycznie powodować nieważności uchwały lub czynności spółki.

FAQ

Czy lepiej sprzedać udziały, czy podwyższyć kapitał zakładowy?

To zależy od celu transakcji. Przy sprzedaży udziałów cena trafia do dotychczasowego wspólnika. Przy objęciu nowych udziałów wkład trafia do spółki i służy jej finansowaniu. Różne są również skutki korporacyjne i podatkowe, dlatego oba warianty trzeba porównać przed podpisaniem dokumentów.

Czy nowy wspólnik musi zostać wpisany do KRS?

Wpis w rejestrze przedsiębiorców obejmuje wspólników posiadających samodzielnie lub łącznie z innymi co najmniej 10% kapitału zakładowego. Wspólnik z mniejszym pakietem nie musi być ujawniony imiennie w samym wpisie KRS, ale zmiana składu wspólników nadal wymaga odpowiedniego udokumentowania, aktualizacji księgi udziałów i złożenia przez zarząd aktualnej listy wspólników do sądu rejestrowego.

Czy wspólnik 99% płaci ZUS jak jedyny wspólnik sp. z o.o.?

Nie z samego faktu posiadania 99% udziałów. Sąd Najwyższy w uchwale z 21 lutego 2024 r., III UZP 8/23, stwierdził, że wspólnik dwuosobowej spółki z o.o. posiadający 99% udziałów nie podlega ubezpieczeniom na podstawie przepisów dotyczących jedynego wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. Może jednak podlegać ubezpieczeniom z innego tytułu, np. rzeczywiście wykonywanej umowy o pracę, zlecenia lub umowy o świadczenie usług.

Czy księgowa może zostać wspólnikiem spółki, którą obsługuje?

Może, ale warto uregulować konflikt interesów, poufność, zakres dostępu do informacji, rozliczenia za usługi oraz zasady zakończenia współpracy. Trzeba też oddzielić jej uprawnienia jako wspólnika od obowiązków wynikających z umowy o obsługę księgową lub ewentualnej funkcji w organach spółki.

Czy można zamienić pożyczkę wspólnika na udziały?

Tak, ale trzeba prawidłowo przygotować podwyższenie kapitału i sposób rozliczenia wierzytelności. Należy ustalić wysokość długu, zasady objęcia udziałów oraz właściwy mechanizm potrącenia lub innego rozliczenia. Transakcję warto wcześniej zweryfikować także pod kątem księgowym i podatkowym.

Co sprawdzić przed podpisaniem dokumentów?

Wprowadzenie nowego wspólnika powinno być poprzedzone analizą umowy spółki, zadłużenia wobec dotychczasowego wspólnika, zasad reprezentacji, struktury głosów oraz skutków podatkowych i ubezpieczeniowych. Sam procent udziałów nie daje pełnego obrazu przyszłego układu sił w spółce.

Przed negocjacjami warto ustalić warunki brzegowe transakcji, w szczególności:

• jaki pakiet udziałów ma otrzymać inwestor i ile głosów będzie z nim związanych,
• czy środki mają trafić do spółki, czy do sprzedającego wspólnika,
• jak zostaną rozliczone dotychczasowe pożyczki i inne finansowanie wspólnika,
• kto będzie powoływał i odwoływał członków zarządu,
• które decyzje wymagają szczególnej większości albo dodatkowej zgody,
• jak będą działały ograniczenia zbywania udziałów i mechanizm wyjścia ze spółki,
• co stanie się w razie trwałego konfliktu między wspólnikami.

Źródła:

Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych – tekst ustawy w ELI

Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym – tekst ustawy w ELI

Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jednolity ogłoszony w 2026 r. – Dz.U. 2026 poz. 199

Uchwała Sądu Najwyższego z 21 lutego 2024 r., III UZP 8/23 – Sąd Najwyższy; postanowienie Sądu Najwyższego z 23 października 2024 r., III USK 320/23.

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.