Zatrudnienie członka zarządu spółki z o.o.

Czy członek zarządu może pracować w spółce z o.o. na innym stanowisku?

Tak. Sam fakt powołania do zarządu spółki z o.o. i pobierania wynagrodzenia z tego tytułu nie wyklucza zawarcia z tą samą osobą dodatkowej umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej na zadania inne niż sprawowanie funkcji zarządczej. Możliwe jest więc zatrudnienie członka zarządu jako handlowca, specjalisty do spraw sprzedaży, programisty, kierownika projektu czy doradcy technicznego.

Warunkiem jest jednak rzeczywiste rozdzielenie dwóch ról. Wynagrodzenie z powołania powinno dotyczyć pełnienia funkcji w zarządzie, a wynagrodzenie z umowy o pracę albo zlecenia powinno odpowiadać konkretnym, odrębnym zadaniom wykonywanym na rzecz spółki. Jeżeli umowa pracownicza tylko pozornie opisuje inne czynności, a w praktyce obejmuje wyłącznie prowadzenie spraw spółki i jej reprezentację, może zostać zakwestionowana.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że pracownicy mogą zakładać spółki kapitałowe, a wspólnik może być zatrudniony w spółce, także wtedy, gdy pełni funkcję w jej zarządzie. Nie oznacza to jednak automatycznie, że każda umowa o pracę z członkiem zarządu będzie skuteczna wobec ZUS, sądu pracy albo organów podatkowych.

Najważniejszy warunek: realne podporządkowanie pracownicze

O tym, czy członek zarządu jest pracownikiem, nie decyduje sama nazwa umowy. Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

W przypadku członka zarządu kluczowe jest więc ustalenie, kto w praktyce wydaje mu polecenia dotyczące pracy na stanowisku niezwiązanym z zarządem, kto rozlicza efekty tej pracy, kto akceptuje urlopy, ewidencjonuje czas pracy, przydziela zadania i może reagować na niewykonywanie obowiązków. Podporządkowanie nie musi oznaczać codziennego, drobiazgowego nadzoru. Przy stanowiskach samodzielnych może mieć charakter organizacyjny albo zadaniowy, ale musi być realne.

Jeżeli członek zarządu sam sobie wyznacza zadania, sam siebie nadzoruje i nie istnieje osoba lub organ, który faktycznie wykonuje wobec niego funkcje pracodawcy, umowa o pracę może zostać uznana za pozorną albo niespełniającą cech stosunku pracy. Ma to znaczenie zwłaszcza przy kontroli ZUS i przy ustalaniu prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Zobacz również: wykonywanie pracy dla spółki przez jej udziałowca i prezesa

Jak prawidłowo zawrzeć umowę z członkiem zarządu?

Przy zawieraniu umowy między spółką z o.o. a członkiem jej zarządu trzeba zastosować art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Przepis ten stanowi, że w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

W praktyce oznacza to, że umowy o pracę, umowy zlecenia, kontraktu menedżerskiego, umowy o świadczenie usług, aneksu do takiej umowy albo porozumienia rozwiązującego nie powinien podpisywać za spółkę sam zarząd, jeżeli drugą stroną jest członek tego zarządu. Spółkę reprezentuje wtedy rada nadzorcza, jeżeli została ustanowiona, albo specjalny pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. W podobnych sprawach spółkowych warto też uwzględnić zagadnienie: świadczenie usług spółce przez członka zarządu.

Uchwała powinna jasno wskazywać, kto jest pełnomocnikiem i do jakich czynności został umocowany. Najbezpieczniej określić w niej, czy pełnomocnik może zawrzeć konkretną umowę, podpisać aneksy, ustalić wynagrodzenie, rozwiązać umowę oraz reprezentować spółkę w ewentualnym sporze.

Czym różni się powołanie do zarządu od umowy o pracę?

Powołanie do zarządu na podstawie uchwały wspólników tworzy stosunek organizacyjny między członkiem zarządu a spółką. Członek zarządu prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, umową spółki oraz uchwałami wspólników.

Umowa o pracę jest odrębnym stosunkiem prawnym. Powinna obejmować inne obowiązki niż te, które wynikają z samego członkostwa w zarządzie. Jeżeli ta sama osoba otrzymuje wynagrodzenie z powołania i wynagrodzenie z etatu, dokumenty spółki powinny pozwalać odróżnić, za co dokładnie płacone jest każde z tych wynagrodzeń.

Warto zadbać o opis stanowiska, zakres obowiązków, sposób raportowania, ewidencję czasu pracy, regulamin wynagradzania lub indywidualne zasady premiowania. Im bardziej uporządkowana dokumentacja, tym łatwiej wykazać, że zatrudnienie nie służyło wyłącznie stworzeniu tytułu do ubezpieczeń społecznych.

Umowa zlecenia albo B2B z członkiem zarządu

Zamiast umowy o pracę spółka może zawrzeć z członkiem zarządu umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług albo inną umowę cywilnoprawną. Taka umowa również powinna dotyczyć czynności odrębnych od funkcji zarządczych, a przy jej zawieraniu także należy stosować art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych.

Trzeba jednak pamiętać, że sama nazwa umowy nie przesądza o jej charakterze. Jeżeli zleceniobiorca ma obowiązek wykonywać pracę osobiście, w stałych godzinach, pod bieżącym kierownictwem spółki, w miejscu przez nią wskazanym i w sposób typowy dla etatu, może powstać ryzyko ustalenia istnienia stosunku pracy. Z drugiej strony, jeżeli członek zarządu działa samodzielnie, odpowiada za rezultat organizacyjny usługi i nie jest podporządkowany jak pracownik, umowa cywilnoprawna może lepiej odpowiadać rzeczywistej współpracy.

Przy kontraktach B2B trzeba dodatkowo ocenić kwestie podatkowe, składkowe i ryzyko uznania, że czynności wykonywane w ramach działalności gospodarczej w istocie pokrywają się z obowiązkami członka zarządu. W razie kontroli znaczenie będą miały fakty: zakres usług, sposób rozliczeń, samodzielność wykonawcy i dokumenty potwierdzające wykonanie świadczeń.

Jedyny wspólnik i jedyny członek zarządu

Szczególnie ostrożnie trzeba ocenić sytuację, w której jedna osoba jest jedynym wspólnikiem spółki z o.o. i jedynym członkiem jej zarządu. W takim układzie co do zasady trudno mówić o podporządkowaniu pracowniczym, ponieważ ta sama osoba faktycznie kontroluje spółkę i nie ma odrębnego podmiotu, który mógłby wykonywać wobec niej funkcje pracodawcy.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego utrwalone jest stanowisko, że umowa o pracę zawarta w takich warunkach może nie tworzyć ważnego tytułu do pracowniczych ubezpieczeń społecznych. Podobne ryzyko może wystąpić także przy wspólniku dominującym, jeżeli pozostali wspólnicy mają jedynie marginalny wpływ na spółkę, a w praktyce nie istnieje realne podporządkowanie.

Art. 210 § 2 Kodeksu spółek handlowych przewiduje ponadto szczególną formę dla czynności prawnej między spółką a jedynym wspólnikiem będącym zarazem jedynym członkiem zarządu. Taka czynność wymaga formy aktu notarialnego. Nie rozwiązuje to jednak problemu podporządkowania pracowniczego, który jest odrębną przesłanką ważnego zatrudnienia na etacie.

Ryzyka przy nieprawidłowym zatrudnieniu

Nieprawidłowe zawarcie umowy z członkiem zarządu może prowadzić do kilku konsekwencji. Po pierwsze, umowa może zostać uznana za nieważną z powodu wadliwej reprezentacji spółki. Po drugie, nawet formalnie podpisana umowa o pracę może nie zostać uznana za rzeczywisty stosunek pracy, jeżeli nie występują elementy z art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Po trzecie, ZUS może zakwestionować podleganie ubezpieczeniom społecznym z tytułu etatu.

Znaczenie ma nie tylko treść umowy, ale również jej wykonywanie. Dowodami mogą być korespondencja służbowa, raporty, harmonogramy, ewidencja czasu pracy, polecenia przełożonego, dokumenty urlopowe, rozliczenia delegacji, efekty pracy oraz uchwały i pełnomocnictwa dotyczące reprezentacji spółki.

W praktyce najbezpieczniej przygotować zatrudnienie członka zarządu przed rozpoczęciem pracy: ustalić, kto podpisze umowę, kto będzie przełożonym, jakie obowiązki nie należą do zarządu, jak będą dokumentowane zadania oraz czy wybrane rozwiązanie nie tworzy sztucznego tytułu do ubezpieczeń.

FAQ

Czy członek zarządu może mieć jednocześnie wynagrodzenie z powołania i pensję z etatu?

Tak, ale wynagrodzenia powinny dotyczyć odrębnych podstaw. Wynagrodzenie z powołania obejmuje pełnienie funkcji w zarządzie, a pensja z etatu powinna odpowiadać rzeczywistej pracy na innym stanowisku.

Kto podpisuje umowę o pracę z członkiem zarządu spółki z o.o.?

Spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Wynika to z art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych.

Czy wystarczy sama uchwała o zatrudnieniu członka zarządu?

Nie zawsze. Uchwała może powołać pełnomocnika albo wyrazić zgodę na określone warunki, ale trzeba jeszcze prawidłowo zawrzeć umowę i faktycznie wykonywać ją zgodnie z jej charakterem.

Czy ZUS może zakwestionować etat członka zarządu?

Tak. ZUS może badać, czy umowa o pracę była realnie wykonywana, czy istniało podporządkowanie pracownicze i czy zatrudnienie nie miało charakteru pozornego.

Czy lepiej zawrzeć umowę zlecenia zamiast umowy o pracę?

To zależy od sposobu wykonywania zadań. Jeżeli współpraca ma cechy samodzielnego świadczenia usług, umowa cywilnoprawna może być właściwa. Jeżeli jednak w praktyce występują cechy etatu, sama nazwa umowy zlecenia nie wyeliminuje ryzyka uznania jej za stosunek pracy.