Jedyny wspólnik i prezes sp. z o.o. – jaka umowa?

Umowa o pracę jedynego wspólnika i prezesa spółki

W jednoosobowej spółce z o.o. trzeba bardzo ostrożnie podchodzić do zatrudniania jedynego wspólnika na podstawie umowy o pracę, zwłaszcza gdy ta sama osoba jest prezesem zarządu i faktycznie kieruje spółką. Stosunek pracy wymaga podporządkowania pracownika pracodawcy, wykonywania pracy pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Przy jedynym wspólniku, który sam kontroluje spółkę, takie podporządkowanie bywa pozorne.

W orzecznictwie od lat wskazuje się, że umowa o pracę zawarta w takich warunkach może zostać zakwestionowana, w szczególności przez ZUS. W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 17 grudnia 1996 r., sygn. akt II UKN 37/96, przyjęto, że umowa o pracę zawarta w imieniu jednoosobowej spółki z o.o. z jej prezesem przez pełnomocnika ustanowionego w sposób opisany w tym orzeczeniu była nieważna.

Nie oznacza to jednak, że każdy wspólnik spółki z o.o. nigdy nie może być pracownikiem. Sądy dopuszczają taką możliwość w szczególnych układach, zwłaszcza gdy wspólnik nie zarządza bieżąco spółką, wykonuje realną pracę specjalistyczną, a nad jego pracą istnieje faktyczne kierownictwo innej osoby. Takie stanowisko pojawiło się m.in. w wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 4 października 2018 r., sygn. akt III AUa 611/18, oraz w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 7 marca 2018 r., sygn. akt I UK 575/16.

W opisanej sytuacji, gdy jest Pani jedynym udziałowcem, prezesem zarządu, zarządza spółką i osobiście wykonuje czynności na jej rzecz, umowa o pracę byłaby rozwiązaniem obarczonym istotnym ryzykiem. ZUS może uznać, że nie istnieje rzeczywisty stosunek pracy, lecz wykonywanie działalności we własnej spółce. Podobny problem szerzej opisuje artykuł o tym, kiedy ryzykowna jest umowa o pracę prezesa będącego jedynym wspólnikiem.

Powołanie do zarządu a wynagrodzenie prezesa

Samo pełnienie funkcji prezesa zarządu wynika z powołania uchwałą wspólników. Powołanie jest stosunkiem organizacyjnym w spółce i nie musi być połączone z umową o pracę ani umową-zleceniem. Jeżeli spółka chce wypłacać wynagrodzenie za pełnienie funkcji prezesa, może to wynikać z uchwały wspólnika albo z odrębnej umowy, o ile zostanie zachowana prawidłowa reprezentacja spółki. Przy ustalaniu zasad wypłaty warto porównać także omówienie, jak dokumentować wynagrodzenie prezesa zarządu.

W praktyce przy jednoosobowej spółce z o.o. często najbezpieczniej jest rozdzielić dwie kwestie: zarządzanie spółką jako członek zarządu oraz ewentualne wykonywanie usług operacyjnych, np. obsługi klientów, prowadzenia konkretnych projektów lub czynności specjalistycznych. Jeżeli wszystko zostanie ujęte w jedną umowę, a jej treścią będzie faktycznie prowadzenie spraw spółki, wzrasta ryzyko sporu z ZUS i organami podatkowymi.

Wynagrodzenie z tytułu powołania do zarządu może rodzić obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe, w tym dotyczące składki zdrowotnej. Szczegółowe rozliczenie zależy od tego, czy wynagrodzenie jest wypłacane, z jakiego tytułu, jakie są inne tytuły do ubezpieczeń oraz czy dana osoba pobiera emeryturę.

Umowa-zlecenie albo kontrakt usługowy ze spółką

Umowa-zlecenie lub inna umowa o świadczenie usług może być rozważana, ale nie powinna sztucznie zastępować ani umowy o pracę, ani samego powołania do zarządu. Jeżeli umowa dotyczy wyłącznie zarządzania własną spółką przez jedynego wspólnika, ZUS może potraktować ją jako dodatkowe potwierdzenie, że dana osoba wykonuje czynności w ramach statusu wspólnika jednoosobowej spółki.

W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 15 lipca 1998 r., sygn. akt II UKN 131/98, wskazano, że jedyny wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wykonujący odpłatnie czynności zarządzania swoją spółką podlegał ubezpieczeniu społecznemu osób prowadzących działalność gospodarczą, choćby zawarł ze spółką umowę o ciągłe świadczenie usług podobnych do zlecenia.

Jeżeli jednak umowa-zlecenie ma dotyczyć rzeczywistych usług niezwiązanych z samym pełnieniem funkcji zarządczej, powinna dokładnie określać zakres czynności, wynagrodzenie, sposób dokumentowania wykonania usług i odpowiedzialność. Warto unikać zapisów, które sugerują klasyczne podporządkowanie pracownicze, jeżeli strony nie chcą tworzyć stosunku pracy.

Składki ZUS jedynego wspólnika sp. z o.o.

Jedyny wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest na gruncie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych traktowany jak osoba prowadząca pozarolniczą działalność. Podstawowym przepisem określającym obowiązek ubezpieczeń społecznych takich osób jest art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, przy czym status wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. wynika z regulacji tej ustawy dotyczących osób prowadzących pozarolniczą działalność.

Jeżeli wspólnik jest emerytem, sytuacja ubezpieczeniowa wymaga osobnej analizy. Co do zasady pobieranie emerytury może wpływać na obowiązek opłacania składek społecznych, natomiast nie oznacza automatycznie braku obowiązku składki zdrowotnej. Znaczenie mają także inne tytuły do ubezpieczeń, wysokość świadczeń i przychodów oraz sposób wypłaty wynagrodzenia ze spółki.

Dlatego odpowiedź na pytanie, która forma będzie najkorzystniejsza, nie sprowadza się wyłącznie do wyboru między umową o pracę a zleceniem. Trzeba porównać skutki powołania, ewentualnej umowy cywilnoprawnej, statusu jedynego wspólnika oraz Pani sytuacji jako emerytki.

Kto podpisuje umowę ze spółką?

W zwykłej spółce z o.o. przy umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Wynika to z art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Ma to zapobiegać sytuacji, w której członek zarządu sam ustala warunki umowy z samym sobą.

Jeżeli jednak mamy do czynienia z jednoosobową spółką z o.o., w której jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, zastosowanie ma art. 210 § 2 Kodeksu spółek handlowych. Czynność prawna między takim wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. Notariusz zawiadamia sąd rejestrowy o dokonaniu czynności.

W praktyce oznacza to, że nie należy podpisywać zwykłej umowy cywilnoprawnej samodzielnie po obu stronach bez sprawdzenia zasad reprezentacji. Jeżeli jest Pani jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu, konieczna będzie wizyta u notariusza. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy albo w spółce powołano radę nadzorczą lub pełnomocnika, sposób działania trzeba ocenić na podstawie umowy spółki i aktualnego składu organów.

Jakie rozwiązanie jest najbezpieczniejsze?

Najczęściej praktycznym punktem wyjścia jest pozostawienie zarządzania spółką w ramach powołania do zarządu. Jeżeli za pełnienie funkcji prezesa ma być wypłacane wynagrodzenie, powinno ono wynikać z prawidłowo podjętej uchwały albo z właściwie zawartej umowy, z zachowaniem zasad reprezentacji.

Jeżeli oprócz zarządzania wykonuje Pani konkretne usługi na rzecz spółki, można rozważyć odrębną umowę cywilnoprawną. Powinna ona dotyczyć realnych czynności innych niż samo prowadzenie spraw spółki, być rynkowo uzasadniona i prawidłowo udokumentowana. Umowa o pracę w opisanym modelu będzie zazwyczaj najmniej bezpieczna.

Przed wyborem rozwiązania warto przygotować krótką analizę obejmującą: zakres czynności, sposób reprezentacji spółki, planowane wynagrodzenie, skutki podatkowe, składki ZUS oraz status emeryta. Dopiero łączne zestawienie tych elementów pozwala ocenić, która forma jest rzeczywiście najkorzystniejsza.

FAQ

Czy jedyny wspólnik sp. z o.o. może być pracownikiem swojej spółki?

W praktyce jest to bardzo ryzykowne, zwłaszcza gdy jedyny wspólnik jest jednocześnie prezesem i sam zarządza spółką. Problemem jest brak realnego podporządkowania pracowniczego. Wyjątki mogą występować w szczególnych sytuacjach, np. gdy funkcje zarządcze wykonują inne osoby, a wspólnik rzeczywiście pracuje na stanowisku specjalistycznym pod cudzym kierownictwem.

Czy lepsze będzie zlecenie niż umowa o pracę?

Zlecenie może być bezpieczniejsze niż umowa o pracę, ale tylko wtedy, gdy odzwierciedla rzeczywiste usługi i jest prawidłowo zawarte. Nie powinno służyć pozornemu zastąpieniu stosunku pracy ani obejmować wyłącznie zarządzania własną spółką bez analizy skutków ZUS.

Czy prezes może pobierać wynagrodzenie tylko z powołania?

Tak, wynagrodzenie za pełnienie funkcji w zarządzie może wynikać z powołania i uchwały wspólnika. Trzeba jednak prawidłowo rozliczyć podatek oraz ewentualne obowiązki ubezpieczeniowe, w szczególności składkę zdrowotną.

Czy umowa z jedynym wspólnikiem wymaga notariusza?

Jeżeli jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu i zawiera czynność prawną ze spółką, zastosowanie ma art. 210 § 2 k.s.h. W takim przypadku czynność wymaga formy aktu notarialnego, a notariusz zawiadamia sąd rejestrowy.

Czy emeryt będący jedynym wspólnikiem musi płacić ZUS?

Status emeryta może wpływać na obowiązek składek społecznych, ale nie wyłącza automatycznie wszystkich obowiązków wobec ZUS. Szczególnie trzeba sprawdzić składkę zdrowotną oraz zbiegi tytułów do ubezpieczeń.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji umowa o pracę z własną jednoosobową spółką z o.o. jest zwykle rozwiązaniem najmniej bezpiecznym. Najrozsądniej rozważyć wykonywanie funkcji prezesa na podstawie powołania, a ewentualne dodatkowe usługi dla spółki uregulować odrębną, rzeczywistą umową cywilnoprawną. Należy przy tym bezwzględnie zachować zasady reprezentacji z art. 210 k.s.h., a przy jednoosobowym zarządzie i jednym wspólniku liczyć się z koniecznością aktu notarialnego.

Ostateczny wybór powinien uwzględniać nie tylko prawo spółek, ale też ZUS, składkę zdrowotną, podatki oraz Pani status emerytki. Warto przygotować rozwiązanie tak, aby dokumenty odpowiadały faktycznemu sposobowi działania spółki.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 grudnia 1996 r., sygn. akt II UKN 37/96
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 lipca 1998 r., sygn. akt II UKN 131/98
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 marca 2018 r., sygn. akt I UK 575/16
6. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 4 października 2018 r., sygn. akt III AUa 611/18

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.