Rezygnacja prezesa spółki z o.o. a odpowiedzialność

Odpowiedzialność członka zarządu spółki z o.o.

Podstawową regulacją dotyczącą osobistej odpowiedzialności członków zarządu spółki z o.o. za jej zobowiązania jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania.

Nie jest to jednak odpowiedzialność za każdy problem spółki ani za każdą umowę podpisaną w czasie pełnienia funkcji. Wierzyciel musi co do zasady wykazać istnienie zobowiązania spółki oraz bezskuteczność egzekucji wobec spółki. Dopiero wtedy aktualne staje się badanie, czy członek zarządu może się uwolnić od odpowiedzialności.

Członek zarządu może bronić się w szczególności przez wykazanie, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości, że w odpowiednim czasie otwarto postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ, że niezgłoszenie wniosku o upadłość nastąpiło bez jego winy, albo że mimo braku takiego wniosku wierzyciel nie poniósł szkody.

W praktyce oznacza to, że dla byłego prezesa najważniejsze są dokumenty pokazujące stan spółki na dzień rezygnacji: saldo rachunków, zestawienie zobowiązań i należności, dokumenty księgowe, informacje o terminowości płatności, umowy, korespondencja z kontrahentami oraz ewentualne uchwały wspólników.

Czy nowy zarząd przejmuje odpowiedzialność po rezygnacji prezesa?

Nowy zarząd przejmuje prowadzenie spraw spółki od chwili skutecznego powołania i odpowiada za decyzje podejmowane w okresie swojej kadencji. Nie oznacza to jednak prostego „przeniesienia” całej odpowiedzialności z poprzedniego prezesa na następcę.

Za wykonanie umowy wobec kontrahenta odpowiada przede wszystkim sama spółka jako strona umowy. Jeżeli więc spółka przyjęła zaliczkę i zobowiązała się do wykonania robót, to obowiązek realizacji kontraktu nadal obciąża spółkę, a nie prywatnie osobę, która podpisała umowę jako prezes zarządu.

Były prezes może zostać pozwany przez wierzyciela dopiero w określonych sytuacjach, zwłaszcza gdy spółka nie wykona zobowiązania, wierzyciel uzyska możliwość dochodzenia należności od spółki, egzekucja wobec spółki okaże się bezskuteczna, a były członek zarządu nie wykaże przesłanek uwalniających go od odpowiedzialności.

Istotne jest również to, czy zobowiązanie istniało w czasie pełnienia funkcji. W orzecznictwie przyjmuje się, że odpowiedzialność z art. 299 K.s.h. może obejmować także zobowiązania jeszcze niewymagalne w okresie sprawowania funkcji, jeżeli powstały one w tym czasie. Nie przesądza to jednak automatycznie o odpowiedzialności byłego prezesa, bo nadal może on wykazywać brak winy w niezłożeniu wniosku o upadłość albo brak szkody wierzyciela.

Znaczenie upadłości i wypłacalności spółki

Dla oceny ryzyka byłego prezesa najważniejsze jest to, czy w czasie pełnienia funkcji powstały podstawy do złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości. Prawo upadłościowe przewiduje obowiązek złożenia takiego wniosku w terminie 30 dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości.

Co do zasady chodzi o stan niewypłacalności, czyli sytuację, w której spółka utraciła zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych. W przypadku osób prawnych znaczenie może mieć również sytuacja nadmiernego zadłużenia, oceniana według zasad prawa upadłościowego.

Jeżeli na dzień rezygnacji spółka nie miała zaległości, regulowała zobowiązania na bieżąco, posiadała środki na prowadzenie działalności, a z dokumentów nie wynikały podstawy do ogłoszenia upadłości, ryzyko odpowiedzialności byłego prezesa jest istotnie mniejsze. Nadal warto jednak zachować dokumenty, które pozwolą wykazać ten stan po latach.

Jeżeli natomiast już w czasie pełnienia funkcji spółka nie płaciła wymagalnych zobowiązań, narastały zaległości wobec kontrahentów, pracowników, ZUS albo urzędu skarbowego, a zarząd nie podjął działań przewidzianych prawem, były prezes może mieć trudniejszą sytuację procesową.

Umowy podpisane przed rezygnacją z funkcji

Podpisanie umowy przez prezesa działającego w imieniu spółki nie powoduje, że prezes staje się prywatnym dłużnikiem kontrahenta. Jeżeli umowa została zawarta przez spółkę z o.o., to stroną zobowiązania jest spółka. Dotyczy to zarówno umów z kontrahentami, jak i umów o pracę, o ile zostały prawidłowo zawarte w imieniu spółki.

Po rezygnacji były prezes nie prowadzi już spraw spółki, nie ma obowiązku nadzorowania realizacji kontraktu i nie odpowiada za decyzje nowego zarządu. Nie ma też obowiązku wykonywania za spółkę umów, których stroną jest spółka.

Ryzyko z art. 299 K.s.h. może jednak pojawić się później, jeżeli zobowiązanie nie zostanie wykonane, wierzyciel będzie dochodził zapłaty od spółki, egzekucja okaże się bezskuteczna, a sąd uzna, że w czasie pełnienia funkcji przez byłego prezesa istniały podstawy do działań upadłościowych albo restrukturyzacyjnych.

W wyroku z 24 października 2018 r., sygn. akt CSK 619/17, Sąd Najwyższy wskazywał na znaczenie tego, czy dana osoba miała realną możliwość złożenia wniosku o upadłość w czasie, którego dotyczy zarzut. Jeżeli ktoś nie jest już członkiem zarządu, zasadniczo nie ma wpływu na późniejsze działania spółki i jej aktualnego zarządu.

Również w orzecznictwie dotyczącym art. 299 K.s.h. podkreśla się, że sama chronologia zdarzeń nie wystarcza. Trzeba badać, kiedy powstało zobowiązanie, kiedy stało się wymagalne, kiedy ewentualnie powstał stan niewypłacalności oraz czy były członek zarządu miał realną możliwość podjęcia wymaganych prawem działań.

Jak skutecznie złożyć rezygnację z zarządu?

Rezygnacja członka zarządu jest jednostronnym oświadczeniem woli. Dla bezpieczeństwa powinna być złożona na piśmie, z jednoznacznym wskazaniem daty, osoby rezygnującej, funkcji oraz momentu, od którego rezygnacja ma być skuteczna. Należy zachować dowód doręczenia oświadczenia spółce.

Sposób złożenia rezygnacji zależy od składu zarządu i postanowień umowy spółki. Jeżeli po rezygnacji w zarządzie nadal pozostaje osoba uprawniona do reprezentacji albo ustanowiony jest prokurent, oświadczenie składa się spółce zgodnie z zasadami reprezentacji biernej.

Jeżeli rezygnacja miałaby doprowadzić do tego, że żaden mandat w zarządzie nie będzie obsadzony, zastosowanie mają szczególne zasady z Kodeksu spółek handlowych. W takiej sytuacji członek zarządu powinien złożyć rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników, chyba że umowa spółki przewiduje inne rozwiązanie. Zaproszenie na zgromadzenie powinno zawierać oświadczenie o rezygnacji, a rezygnacja staje się skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie.

Wpis zmiany zarządu w KRS jest bardzo ważny praktycznie, ale co do zasady nie decyduje sam o skuteczności rezygnacji. Warto jednak dopilnować, aby spółka złożyła wniosek do KRS, a jeżeli tego nie robi, rozważyć pisemne zawiadomienie sądu rejestrowego i zachować potwierdzenie wysłania dokumentów.

Co zabezpieczyć przed odejściem ze spółki?

Przed rezygnacją warto przygotować i zachować dokumenty potwierdzające, że w czasie pełnienia funkcji spółka nie była niewypłacalna albo że zarząd podejmował adekwatne działania. Chodzi zwłaszcza o zestawienie aktualnych zobowiązań, należności, rachunków bankowych, zawartych umów, przyjętych zaliczek oraz przewidywanych kosztów realizacji kontraktów.

W praktyce pomocne może być także sporządzenie protokołu przekazania spraw nowemu zarządowi albo wspólnikom. W protokole można wymienić podpisane umowy, terminy wykonania, otrzymane zaliczki, stan rozliczeń z pracownikami, ZUS, urzędem skarbowym i kontrahentami oraz dokumenty przekazane następcy.

Jeżeli rezygnacja jest nagła z powodu stanu zdrowia, warto zadbać o to, aby oświadczenie było jasne i doręczone w sposób możliwy do udowodnienia. Dobrze jest również wezwać wspólników do niezwłocznego powołania nowego zarządu, jeśli bez tego spółka nie będzie mogła prawidłowo działać.

Trzeba pamiętać także o odpowiedzialności za zobowiązania publicznoprawne. Za zaległości podatkowe członek zarządu może odpowiadać na podstawie art. 116 Ordynacji podatkowej, jeżeli egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna i nie wykaże on przesłanek zwalniających. Podobne znaczenie mogą mieć zaległości wobec ZUS. Dlatego szczególnie istotne jest sprawdzenie, czy na dzień rezygnacji nie istnieją zaległości publicznoprawne.

Przedawnienie roszczeń wobec byłego członka zarządu

Roszczenia kierowane przeciwko członkowi zarządu na podstawie art. 299 K.s.h. nie są bezterminowe. W praktyce przyjmuje się, że istotne znaczenie ma uchwała Sądu Najwyższego z 7 listopada 2008 r., sygn. akt III CZP 78/08, zgodnie z którą do tego rodzaju roszczeń stosuje się trzyletni termin przedawnienia wynikający z art. 442¹ Kodeksu cywilnego.

Początek biegu przedawnienia może wymagać odrębnej analizy, ponieważ zależy od tego, kiedy wierzyciel dowiedział się o szkodzie i osobie obowiązanej do jej naprawienia. W sprawach z art. 299 K.s.h. często łączy się to z momentem stwierdzenia bezskuteczności egzekucji przeciwko spółce, ale każdy przypadek trzeba oceniać na podstawie konkretnych dokumentów.

FAQ

Czy po rezygnacji odpowiadam za wykonanie umowy podpisanej jako prezes?

Nie odpowiada Pan automatycznie za samo wykonanie umowy. Stroną umowy jest spółka. Odpowiedzialność osobista byłego prezesa może pojawić się dopiero przy spełnieniu dodatkowych przesłanek, zwłaszcza bezskuteczności egzekucji wobec spółki i braku skutecznych argumentów obronnych z art. 299 K.s.h.

Czy nowy prezes przejmuje wszystkie moje zobowiązania?

Nowy prezes przejmuje prowadzenie spraw spółki na przyszłość, ale nie powoduje to automatycznego wygaśnięcia potencjalnej odpowiedzialności poprzedniego zarządu za okres jego kadencji. Każdy członek zarządu odpowiada w granicach wynikających z przepisów i okoliczności sprawy.

Czy wykreślenie z KRS jest konieczne, aby rezygnacja była skuteczna?

Wpis w KRS ma zasadniczo charakter deklaratoryjny, więc skuteczność rezygnacji nie zależy wyłącznie od daty wykreślenia. Z praktycznego punktu widzenia trzeba jednak dopilnować aktualizacji KRS, bo nieaktualny wpis może powodować problemy w kontaktach z kontrahentami, urzędami i sądem.

Jakie dokumenty zachować po rezygnacji?

Warto zachować dowód złożenia rezygnacji, dokumenty finansowe pokazujące stan spółki na dzień odejścia, zestawienie zobowiązań i należności, potwierdzenia braku zaległości, korespondencję ze wspólnikami oraz protokół przekazania spraw, jeżeli został sporządzony.

Czy choroba uzasadnia natychmiastową rezygnację?

Stan zdrowia może być ważnym powodem rezygnacji, ale nie zwalnia z konieczności złożenia oświadczenia w prawidłowy sposób. Jeżeli rezygnacja doprowadziłaby do braku zarządu, trzeba uwzględnić szczególne zasady przewidziane dla takiej sytuacji w Kodeksie spółek handlowych.

Podsumowanie

Rezygnacja z funkcji prezesa spółki z o.o. kończy obowiązek prowadzenia spraw spółki na przyszłość, ale nie zawsze zamyka ryzyko odpowiedzialności za okres wcześniejszy. Najważniejsze jest to, czy w czasie pełnienia funkcji istniały podstawy do ogłoszenia upadłości lub restrukturyzacji oraz czy spółka była w stanie regulować swoje zobowiązania.

Jeżeli spółka była wypłacalna, nie miała zaległości, a rezygnacja została prawidłowo złożona i udokumentowana, były prezes ma mocne argumenty obronne. Jeżeli jednak problemy finansowe istniały już wcześniej, konieczna jest szczegółowa analiza dokumentów i terminów.