Rezygnacja prezesa spółki z o.o. a brak wykreślenia z KRS

Kiedy rezygnacja prezesa spółki z o.o. jest skuteczna?

Członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w tym prezes zarządu, może zrezygnować z funkcji przed końcem kadencji. Wynika to z art. 202 § 4 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym mandat członka zarządu wygasa między innymi wskutek rezygnacji.

Rezygnacja nie jest prośbą o odwołanie. Nie wymaga zgody wspólników, rady nadzorczej ani pozostałych członków zarządu, o ile przepisy lub umowa spółki nie przewidują w danym przypadku szczególnej procedury. Dla bezpieczeństwa powinna być złożona w formie pozwalającej wykazać jej treść, datę i adresata, na przykład pisemnie, pocztą za potwierdzeniem odbioru, przez e-mail z potwierdzeniem doręczenia albo przez doręczenie osobiste za pokwitowaniem.

Do rezygnacji stosuje się także regułę z art. 61 k.c.. Oświadczenie woli jest złożone z chwilą, gdy doszło do adresata w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią. Nie chodzi więc wyłącznie o faktyczne przeczytanie dokumentu, lecz o realną możliwość zapoznania się z nim.

Trzeba też odróżnić mandat członka zarządu od stosunku pracy. Urlop bezpłatny, wypowiedzenie umowy o pracę albo ustanie zatrudnienia nie powodują automatycznie wygaśnięcia mandatu w zarządzie. I odwrotnie: rezygnacja z funkcji prezesa nie zawsze rozwiązuje umowę o pracę, jeżeli taka umowa została osobno zawarta.

Powiązany temat omawia artykuł: komu prezes zarządu spółki z o.o. składa rezygnację.

Komu złożyć oświadczenie o rezygnacji?

Co do zasady oświadczenie o rezygnacji członka zarządu spółki kapitałowej składa się spółce. W spółce z o.o. znaczenie ma art. 205 § 2 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta.

Takie stanowisko potwierdziła uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 31 marca 2016 r., sygn. akt III CZP 89/15. Sąd Najwyższy wskazał, że oświadczenie członka zarządu spółki kapitałowej o rezygnacji składa się spółce reprezentowanej w tym zakresie według art. 205 § 2 Kodeksu spółek handlowych, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach szczególnych.

Jeżeli w spółce działa inny członek zarządu albo prokurent, doręczenie rezygnacji takiej osobie może być wystarczające. Sam skan rezygnacji wysłany e-mailem również może mieć znaczenie, jeżeli da się wykazać, że wiadomość dotarła do właściwego adresata w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią oświadczenia. W sporze decydują jednak dowody: pełna korespondencja, potwierdzenia odbioru, potwierdzenia nadania, protokoły i ewentualni świadkowie przekazania dokumentu.

Szczególna sytuacja: ostatni albo jedyny członek zarządu

Inaczej należy ocenić sytuację, w której wskutek rezygnacji żaden mandat w zarządzie spółki z o.o. nie byłby obsadzony. W takim przypadku zastosowanie ma art. 202 § 6 Kodeksu spółek handlowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Przepis przewiduje, że członek zarządu składa rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników. Zaproszenie na zgromadzenie powinno zawierać oświadczenie o rezygnacji. Rezygnacja jest wtedy skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników.

Dlatego jedyny albo ostatni członek zarządu nie powinien ograniczać się do wysłania krótkiej informacji do księgowej, prawnika spółki czy na ogólny adres e-mail, bez sprawdzenia umowy spółki i aktualnego składu organów. Błąd w adresacie albo procedurze może prowadzić do sporu o to, czy mandat rzeczywiście wygasł i od kiedy.

Czy brak wykreślenia z KRS oznacza, że nadal jesteś prezesem?

Nie. Wpis dotyczący członka zarządu w KRS ma zasadniczo charakter deklaratoryjny. Potwierdza stan wynikający z powołania, odwołania albo rezygnacji, ale sam nie tworzy mandatu. Jeżeli rezygnacja została skutecznie złożona, mandat wygasł niezależnie od tego, czy spółka prawidłowo złożyła wniosek aktualizacyjny do KRS.

Nie oznacza to jednak, że nieaktualny wpis można zignorować. Dane ujawnione w rejestrze mają znaczenie w obrocie gospodarczym. Banki, urzędy, sądy, kontrahenci albo wierzyciele mogą kierować korespondencję do osoby nadal widniejącej w KRS jako członek zarządu. Były prezes może też otrzymywać żądania podpisania dokumentów albo wezwania do złożenia wyjaśnień.

W razie sporu o odpowiedzialność za zobowiązania spółki sama treść KRS nie musi przesądzać sprawy, ale będzie istotnym elementem praktycznym. Decydujące znaczenie mają dowody wygaśnięcia mandatu: treść rezygnacji, data doręczenia, adresat, potwierdzenia odbioru oraz dokumenty ze spółki.

Zobacz również: rezygnacja prezesa spółki z o.o. z długami

Kto odpowiada za zgłoszenie zmiany do KRS?

Zgodnie z art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Zdarzeniem takim jest między innymi wygaśnięcie mandatu członka zarządu wskutek rezygnacji.

Obowiązek zgłoszenia zmiany obciąża spółkę działającą przez osoby uprawnione do reprezentacji. Jeżeli po rezygnacji w zarządzie pozostali inni członkowie, to oni powinni doprowadzić do aktualizacji wpisu. Jeżeli zarząd nie jest obsadzony, konieczne może być powołanie nowego zarządu przez wspólników, a w skrajnych przypadkach również interwencja sądu rejestrowego.

Były prezes, którego mandat skutecznie wygasł, co do zasady nie powinien podpisywać wniosku KRS w imieniu spółki. Nie jest już organem uprawnionym do jej reprezentowania. Może natomiast działać we własnym interesie: wezwać spółkę do złożenia wniosku, zawiadomić sąd rejestrowy o niezgodności wpisu z rzeczywistym stanem prawnym i przedstawić dokumenty potwierdzające skuteczną rezygnację.

Zobacz również: obowiązek zgłoszenia zmiany danych w KRS przez członka spółki z o.o.

Co zrobić, gdy spółka nie składa wniosku do KRS?

Najpierw należy zabezpieczyć dowody rezygnacji. W zależności od sytuacji mogą to być: kopia oświadczenia, potwierdzenie nadania, zwrotne potwierdzenie odbioru, wydruk korespondencji e-mail, protokół posiedzenia, potwierdzenie doręczenia prokurentowi, zaproszenie na zgromadzenie wspólników z treścią rezygnacji albo inny dokument pokazujący, kiedy i komu rezygnacja została doręczona.

Następnie warto pisemnie wezwać spółkę do aktualizacji wpisu w KRS. W piśmie należy wskazać datę i sposób złożenia rezygnacji, podkreślić, że mandat wygasł, oraz zażądać wykonania obowiązków rejestrowych. Takie wezwanie nie zawsze rozwiąże problem, ale porządkuje materiał dowodowy.

Jeżeli spółka pozostaje bezczynna, można zawiadomić sąd rejestrowy właściwy dla spółki. W zawiadomieniu warto wskazać numer KRS, datę rezygnacji, sposób doręczenia, aktualny problem z wpisem oraz załączyć kopie dowodów. Pismo powinno wyraźnie wskazywać, że nie jest to wniosek o wpis składany za spółkę, lecz zawiadomienie osoby zainteresowanej o niezgodności danych ujawnionych w rejestrze.

Sąd rejestrowy może wezwać spółkę do złożenia prawidłowego wniosku i dokumentów, a w razie niewykonywania obowiązków rejestrowych stosować środki przewidziane w ustawie o KRS, w tym grzywny wobec osób zobowiązanych. W określonych przypadkach, gdy wymagają tego bezpieczeństwo obrotu i dokumenty znajdujące się w aktach rejestrowych, sąd może podjąć czynności z urzędu.

Czy były prezes musi podpisać sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości. W spółce z o.o. kierownikiem jednostki jest zarząd. Jeżeli organ jest wieloosobowy, zastosowanie mają aktualne zasady podpisywania sprawozdania przez członków tego organu, w tym możliwość podpisania przez co najmniej jedną osobę z zarządu przy spełnieniu warunków z art. 52 ustawy o rachunkowości.

Osoba, której mandat skutecznie wygasł przed momentem podpisywania sprawozdania, nie powinna być traktowana jako aktualny kierownik jednostki tylko dlatego, że nadal figuruje w KRS. Nie oznacza to jednak, że nie ponosi żadnej odpowiedzialności za okres, w którym rzeczywiście pełniła funkcję. To są dwie różne kwestie.

Jeżeli spółka żąda podpisu od byłego prezesa, warto zażądać podstawy prawnej i dokumentów potwierdzających, dlaczego spółka uważa, że mandat nadal trwa. Podpisanie dokumentu mimo sporu o skuteczność rezygnacji może stworzyć dodatkowy problem dowodowy, zwłaszcza gdy były prezes od dawna nie uczestniczył w prowadzeniu spraw spółki.

Jak napisać zawiadomienie do sądu rejestrowego?

Zawiadomienie powinno być konkretne i oparte na dokumentach. Należy skierować je do sądu rejestrowego prowadzącego akta KRS danej spółki. Warto zachować dowód jego złożenia: potwierdzenie nadania, potwierdzenie złożenia w biurze podawczym albo urzędowe potwierdzenie odbioru przy piśmie elektronicznym.

W piśmie można zawrzeć następujące elementy:

• oznaczenie sądu rejestrowego i numer KRS spółki,
• dane byłego członka zarządu składającego zawiadomienie,
• informację, jaką funkcję pełnił i kiedy złożył rezygnację,
• opis sposobu doręczenia rezygnacji spółce, członkowi zarządu, prokurentowi albo wspólnikom,
• wskazanie, że spółka mimo upływu czasu nie zgłosiła zmiany w KRS,
• wniosek o podjęcie przez sąd czynności przewidzianych w ustawie o KRS,
• listę załączników potwierdzających skuteczne złożenie rezygnacji.

Jeżeli sąd rejestrowy wcześniej zwrócił albo oddalił wniosek spółki, warto ustalić przyczynę. Czasem problem dotyczy nie samej rezygnacji, lecz braków formalnych wniosku, nieprawidłowych załączników albo braku osoby uprawnionej do podpisania zgłoszenia.

Jakie ryzyka powoduje nieaktualny wpis w KRS?

Nieaktualny wpis nie przywraca mandatu, ale może powodować realne komplikacje. Były prezes może otrzymywać korespondencję kierowaną do zarządu, wezwania z urzędów, żądania od banków, pisma od kontrahentów albo próby obciążenia go sprawami spółki. W takiej sytuacji trzeba konsekwentnie wskazywać datę wygaśnięcia mandatu i załączać dowody rezygnacji.

Nieaktualny wpis może też utrudniać obronę w innych postępowaniach, na przykład wtedy, gdy wierzyciel twierdzi, że dana osoba była członkiem zarządu w określonym czasie. Wtedy szczególne znaczenie mają dokumenty pokazujące, kiedy rezygnacja doszła do właściwego adresata i czy była złożona w prawidłowym trybie.

Jeżeli spór dotyczy również kadencji, odwołania, powołania nowego zarządu albo przeoczenia końca mandatu, warto porównać treść uchwał, umowy spółki i wpisów rejestrowych. Praktycznie podobne problemy mogą wystąpić także przy przeoczeniu wygaśnięcia kadencji prezesa spółki.

FAQ

Czy spółka musi przyjąć rezygnację prezesa?

Nie. Rezygnacja jest jednostronnym oświadczeniem woli i co do zasady nie wymaga uchwały o przyjęciu. Kluczowe jest prawidłowe złożenie oświadczenia właściwemu adresatowi.

Czy skan rezygnacji wysłany e-mailem może być skuteczny?

Może być skuteczny, jeżeli dotarł do właściwego adresata w taki sposób, że mógł zapoznać się z treścią oświadczenia. Problemem zwykle jest nie sama forma, lecz udowodnienie doręczenia oraz ustalenie, czy adresat był właściwy.

Czy brak wykreślenia z KRS utrzymuje mandat prezesa?

Nie, jeżeli rezygnacja była skuteczna. Wpis w KRS dotyczący członka zarządu ma zasadniczo charakter deklaratoryjny. Mimo to nieaktualny wpis warto wyjaśnić, bo może powodować problemy w kontaktach z bankami, urzędami, kontrahentami i sądami.

Czy były prezes może sam złożyć wniosek o wykreślenie z KRS?

Po skutecznej rezygnacji były prezes nie reprezentuje już spółki, więc co do zasady nie powinien podpisywać wniosku aktualizacyjnego jako jej organ. Może natomiast zawiadomić sąd rejestrowy o niezgodności wpisu z rzeczywistym stanem i załączyć dowody rezygnacji.

Co dołączyć do zawiadomienia sądu rejestrowego?

Najlepiej dołączyć kopię rezygnacji oraz dokumenty potwierdzające jej doręczenie: potwierdzenie odbioru, potwierdzenie nadania, korespondencję e-mail, protokół, zaproszenie na zgromadzenie wspólników albo inne dokumenty zależne od sposobu złożenia rezygnacji.

Czy były prezes musi podpisać sprawozdanie finansowe?

Jeżeli mandat skutecznie wygasł przed momentem podpisywania sprawozdania, były prezes nie jest aktualnym członkiem zarządu i nie powinien podpisywać dokumentu tylko dlatego, że nadal widnieje w KRS. W razie sporu warto odmowę uzasadnić pisemnie i powołać dowody rezygnacji.

Co zrobić, gdy spółka twierdzi, że rezygnacja nie wpłynęła?

Należy zebrać dowody doręczenia, sprawdzić akta KRS i ustalić, czy spór dotyczy samej skuteczności rezygnacji, czy tylko braków formalnych zgłoszenia. W razie potrzeby trzeba złożyć zawiadomienie do sądu rejestrowego i zachować potwierdzenie jego wniesienia.

Podsumowanie

Skuteczna rezygnacja prezesa spółki z o.o. powoduje wygaśnięcie mandatu niezależnie od tego, czy spółka zdążyła zaktualizować wpis w KRS. Brak wykreślenia z rejestru nie tworzy funkcji na nowo, ale może generować realne problemy dowodowe i praktyczne. Dlatego były prezes powinien zabezpieczyć dowody doręczenia rezygnacji, wezwać spółkę do aktualizacji danych, a w razie bezczynności zawiadomić sąd rejestrowy. Osobno trzeba ocenić sytuację jedynego albo ostatniego członka zarządu oraz żądania podpisania sprawozdania finansowego.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
3. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769
4. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591
5. Uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 31 marca 2016 r., sygn. akt III CZP 89/15 - Sąd Najwyższy

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.