Śmierć wspólnika spółki z o.o. a wpis w KRS

Śmierć wspólnika i członka zarządu to dwie różne sprawy

W opisanej sytuacji trzeba rozdzielić dwie kwestie: wykreślenie zmarłej osoby jako członka zarządu oraz zmianę danych wspólnika ujawnionego w KRS. To, że jedna osoba pełniła obie role, nie oznacza, że do obu zmian potrzebny jest ten sam komplet dokumentów.

Mandat członka zarządu wygasa z chwilą jego śmierci. Spółka powinna więc zgłosić zmianę w KRS, dołączając dokument potwierdzający zgon oraz dokumenty wymagane dla aktualnego składu zarządu, na przykład uchwałę o powołaniu nowego członka zarządu, jeżeli taka uchwała została podjęta. Do samego wykreślenia zmarłego z zarządu spółka nie musi wykazywać, kto odziedziczył jego udziały.

Inaczej wygląda sprawa udziałów. Udziały zmarłego wspólnika wchodzą do spadku, a spółka nie może samodzielnie wskazać nowego wspólnika tylko dlatego, że zna członków rodziny zmarłego albo wie, że część osób odrzuciła spadek. Potrzebny jest dokument potwierdzający, kto ostatecznie nabył spadek.

Czy spadkobiercy mogą wejść do spółki po zmarłym wspólniku?

Zgodnie z art. 183 Kodeksu spółek handlowych umowa spółki z o.o. może ograniczyć albo wyłączyć wstąpienie spadkobierców zmarłego wspólnika do spółki. Jeżeli jednak umowa przewiduje takie ograniczenie, powinna określać warunki spłaty spadkobierców, którzy nie wstępują do spółki. Brak takich postanowień może powodować bezskuteczność ograniczenia wobec spadkobierców.

Jeżeli w umowie spółki nie ma postanowień o wyłączeniu lub ograniczeniu wstąpienia spadkobierców, udziały zmarłego wspólnika podlegają dziedziczeniu na zasadach ogólnych. Nie oznacza to jednak, że spółka może od razu wpisać do księgi udziałów dowolnego potencjalnego spadkobiercę. Najpierw musi zostać wykazane następstwo prawne.

W praktyce potwierdzeniem nabycia spadku jest najczęściej prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza. Dopiero na tej podstawie zarząd może zaktualizować księgę udziałów i sporządzić aktualną listę wspólników.

Przy ustalaniu statusu odziedziczonych udziałów trzeba też sprawdzić sytuację majątkową małżonków, w szczególności udziały małżonków w spółce z o.o. a majątek wspólny, oraz ewentualne obciążenia, takie jak zastaw na udziałach w spółce z o.o..

Praktyczne znaczenie postanowień umowy spółki, dokumentów spadkowych i zasad spłaty szerzej wyjaśnia poradnik o dziedziczeniu udziałów w spółce z o.o.

Zarząd powinien także sprawdzić umowy, na podstawie których spółka korzystała z prywatnych składników majątku zmarłego. Kontynuacji lub rozliczenia mogą wymagać zarówno najem prywatnego majątku wspólnika do spółki z o.o., jak i używanie samochodu prywatnego wspólnika w spółce z o.o..

Osobno trzeba potraktować wierzytelności zmarłego wobec spółki. Jeżeli przed śmiercią planowana była konwersja pożyczki wspólnika na kapitał w spółce z o.o., dalsze działania wymagają najpierw ustalenia, kto nabył prawa wierzyciela w spadku.

Księga udziałów, lista wspólników i wpis w KRS

Zarząd spółki z o.o. prowadzi księgę udziałów. Wpisuje się w niej między innymi dane wspólników, liczbę i wartość nominalną udziałów oraz zmiany dotyczące tych danych. Po zmianie wspólników zarząd składa do sądu rejestrowego aktualną listę wspólników.

Szczegółowe obowiązki zarządu, zakres wpisywanych danych i sposób dokumentowania zmian opisuje poradnik: księga udziałów w spółce z o.o. – jak ją prowadzić.

Przejście udziału albo jego części jest skuteczne wobec spółki dopiero od chwili, gdy spółka otrzyma zawiadomienie o przejściu udziału wraz z dowodem dokonania tej czynności lub następstwa. Przy dziedziczeniu takim dowodem jest dokument spadkowy. Jeżeli spółka go nie ma, nie powinna wpisywać nowego wspólnika do księgi udziałów tylko na podstawie przypuszczeń.

Do KRS wpisuje się wspólników spełniających ustawowe kryteria ujawnienia, w szczególności wspólników posiadających znaczący udział w kapitale zakładowym oraz jedynego wspólnika. Jeżeli zmarły wspólnik był ujawniony w KRS, sąd rejestrowy może oczekiwać wykazania, kto powinien zostać wpisany w jego miejsce. Problem polega na tym, że dopóki postępowanie spadkowe nie jest zakończone, spółka może nie znać tej osoby.

Jeżeli udziały przypadną kilku spadkobiercom, mogą oni wykonywać prawa w spółce przez wspólnego przedstawiciela. Do czasu ustalenia kręgu spadkobierców i przedstawienia spółce dokumentów zarząd nie ma jednak podstaw, aby samodzielnie rozstrzygnąć, kto wykonuje prawa z udziałów.

Jeżeli spadkobiercy po wykazaniu swoich praw chcą następnie zbyć udziały, muszą uwzględnić ograniczenia wynikające z umowy spółki, w tym prawo pierwszeństwa nabycia udziałów w spółce z o.o. oraz ewentualną zgodę spółki na sprzedaż udziałów w spółce z o.o.. Przy nabywcy zagranicznym warto dodatkowo przeanalizować zasady sprzedaży udziałów w spółce z o.o. cudzoziemcowi.

Po ustaleniu następców prawnych trzeba także uwzględnić pozycję pozostałych wspólników. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w której po dziedziczeniu zmienia się układ sił i szczególnego znaczenia nabiera ochrona, jaka przysługuje wspólnikowi mniejszościowemu w spółce z o.o.

Jeżeli po ustaleniu spadkobierców dojdzie do trwałego konfliktu właścicielskiego, odrębnej analizy mogą wymagać wyłączenie wspólnika ze spółki z o.o. oraz to, czy w danym układzie jest dopuszczalny przymusowy wykup udziałów w spółce z o.o.. Nie zastępuje to jednak postępowania spadkowego ani obowiązku prawidłowego ustalenia następcy prawnego.

Co zrobić, gdy spadkobiercy odrzucają spadek?

Odrzucenie spadku przez jednego spadkobiercę nie kończy sprawy. Do dziedziczenia mogą dochodzić kolejne osoby z dalszych kręgów ustawowych, a w ostateczności także podmioty wskazane w przepisach prawa spadkowego. Dlatego samo ustne oświadczenie rodziny, że wszyscy odrzucają spadek, nie wystarcza spółce do aktualizacji danych wspólnika.

Jeżeli brak jest osoby, która przedstawi dokument nabycia spadku, spółka może rozważyć złożenie wniosku o stwierdzenie nabycia spadku po zmarłym wspólniku. Wniosek taki może złożyć nie tylko potencjalny spadkobierca, lecz także podmiot, który wykaże interes prawny. Spółka może mieć taki interes, gdy bez ustalenia spadkobierców nie może prawidłowo prowadzić księgi udziałów ani aktualizować danych w KRS.

W szczególnie problematycznych przypadkach warto rozważyć również ustanowienie kuratora spadku. Kurator spadku nie zastępuje prawomocnego ustalenia spadkobierców, ale może zabezpieczać interesy nieobjętego spadku i ułatwić kontakt w sprawach dotyczących udziałów.

Jak odpowiedzieć na wezwanie albo zwrot wniosku przez KRS?

Jeżeli sąd rejestrowy zwrócił wniosek albo wezwał spółkę do uzupełnienia braków, trzeba najpierw ustalić, czego dokładnie dotyczył wniosek. Częstym błędem jest łączenie w jednym zgłoszeniu zmiany w zarządzie i zmiany wspólnika, mimo że dla każdej z tych zmian potrzebne są inne dokumenty.

W praktyce spółka może podjąć następujące działania:

• złożyć albo ponowić wniosek dotyczący wyłącznie wykreślenia zmarłego członka zarządu, dołączając dokument potwierdzający zgon i dokumenty dotyczące aktualnego składu zarządu;
• w osobnym piśmie wyjaśnić, że spółka nie ma jeszcze dokumentu potwierdzającego nabycie udziałów przez spadkobierców, ponieważ trwa ustalanie kręgu spadkobierców albo kolejne osoby odrzucają spadek;
• złożyć wniosek o stwierdzenie nabycia spadku, jeżeli nikt z rodziny nie prowadzi postępowania, a brak ustalenia spadkobierców blokuje funkcjonowanie spółki;
• po uzyskaniu dokumentu spadkowego zaktualizować księgę udziałów, listę wspólników i dopiero wtedy zgłosić zmianę danych wspólnika do KRS, jeżeli podlega ujawnieniu.

W postępowaniu przymuszającym sąd rejestrowy może wzywać spółkę do wykonania obowiązków rejestrowych i nakładać grzywny, jeżeli obowiązki te nie są realizowane. Dlatego nie warto pozostawiać wezwań bez odpowiedzi. Nawet jeśli spółka nie może jeszcze wskazać spadkobiercy, powinna jasno wykazać, jakie czynności podjęła i dlaczego nie jest w stanie przedstawić listy wspólników z nową osobą.

Czy można umorzyć udziały zmarłego wspólnika?

Udziałów zmarłego wspólnika nie można po prostu wykreślić ani umorzyć tylko dlatego, że spadkobiercy nie są znani albo nie chcą przyjąć spadku. Umorzenie udziałów w spółce z o.o. wymaga podstawy w umowie spółki oraz zachowania zasad przewidzianych w Kodeksie spółek handlowych.

Przed podjęciem uchwały trzeba ustalić, czy w danej sytuacji możliwe jest dobrowolne albo przymusowe umorzenie udziałów w spółce z o.o., jakie wynagrodzenie przysługuje uprawnionym i czy procedura nie narusza praw spadkobierców.

Jeżeli umowa spółki nie zawiera postanowień o umorzeniu udziałów zmarłego wspólnika, spółka nie powinna traktować udziałów jako automatycznie umorzonych. W takiej sytuacji udziały pozostają składnikiem spadku do czasu ustalenia, komu przypadły albo jakie czynności prawne można wobec nich skutecznie podjąć.

Możliwa jest późniejsza zmiana umowy spółki, ale nie rozwiązuje ona automatycznie problemu już powstałego spadku. Zmiana umowy wymaga uchwały wspólników, formy aktu notarialnego i wpisu do KRS, a jej skutki trzeba ocenić z uwzględnieniem praw osób, które nabyły lub mogą nabyć udziały po zmarłym wspólniku.

Jak chronić bieżące działanie spółki?

Najważniejsze jest ustalenie, czy po śmierci członka zarządu spółka nadal ma organ zdolny do reprezentacji. Jeżeli zarząd był wieloosobowy i pozostała wymagana liczba członków, spółka może nadal działać zgodnie z zasadami reprezentacji. Jeżeli zmarły był jedynym członkiem zarządu albo jego śmierć sparaliżowała reprezentację, wspólnicy powinni pilnie powołać nowy zarząd, o ile jest to możliwe.

Wpis nowego członka zarządu do KRS ma znaczenie informacyjne i ochronne wobec osób trzecich, ale powołanie jest skuteczne z chwilą podjęcia prawidłowej uchwały, chyba że z uchwały lub umowy spółki wynika co innego. W praktyce nowy członek zarządu powinien dysponować uchwałą o powołaniu i zadbać o niezwłoczne zgłoszenie zmiany do KRS.

Jeżeli spółka nie ma zarządu i nie może go powołać, może pojawić się potrzeba ustanowienia kuratora dla osoby prawnej. Kurator ma doprowadzić do powołania organu, a gdy okaże się to niemożliwe, może podejmować dalsze czynności przewidziane przepisami. To jednak odrębna procedura od ustalania spadkobierców po zmarłym wspólniku.

FAQ

Czy KRS może żądać poświadczenia dziedziczenia do wykreślenia zmarłego z zarządu?

Co do zasady nie powinno to być konieczne do samego wykreślenia zmarłego członka zarządu. Poświadczenie dziedziczenia albo postanowienie sądu jest potrzebne do ustalenia, kto nabył udziały po zmarłym wspólniku, a nie do wykazania, że mandat w zarządzie wygasł wskutek śmierci.

Czy spółka może wpisać do księgi udziałów osobę, która prawdopodobnie dziedziczy?

Nie. Zarząd powinien działać na podstawie dokumentów potwierdzających nabycie spadku. Wpisanie osoby bez takiego potwierdzenia może narazić spółkę na spór z rzeczywistymi spadkobiercami.

Co zrobić, jeśli wszyscy znani spadkobiercy odrzucili spadek?

Należy ustalić, kto dziedziczy w dalszej kolejności. Jeżeli nikt nie prowadzi postępowania spadkowego, spółka może rozważyć złożenie wniosku o stwierdzenie nabycia spadku, jeżeli wykaże interes prawny w ustaleniu następcy udziałów.

Czy udziały zmarłego wspólnika ulegają automatycznemu umorzeniu?

Nie, samo zdarzenie śmierci nie powoduje automatycznego umorzenia udziałów, jeżeli nie ma do tego podstawy w umowie spółki i nie zostaną spełnione wymogi przewidziane w przepisach. Udziały pozostają składnikiem spadku.

Czy nowy członek zarządu działa dopiero po wpisie do KRS?

Nie zawsze. Powołanie członka zarządu jest co do zasady skuteczne od chwili podjęcia prawidłowej uchwały, chyba że uchwała albo umowa spółki stanowi inaczej. Wpis do KRS należy jednak zgłosić niezwłocznie, bo ułatwia wykazanie reprezentacji spółki wobec kontrahentów i urzędów.

Źródła

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 183, art. 184, art. 187 i art. 188
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności przepisy o obowiązkach rejestrowych i postępowaniu przymuszającym
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, przepisy o dziedziczeniu i odrzuceniu spadku
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, przepisy o stwierdzeniu nabycia spadku i kuratorze spadku

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.