Obniżenie wynagrodzenia pracowników w spółce z o.o.

Czy spółka z o.o. może obniżyć wynagrodzenia z powodu kryzysu finansowego?

Tak, ale tylko w trybie przewidzianym przez prawo pracy. Sama trudna sytuacja finansowa spółki z o.o. nie daje zarządowi prawa do jednostronnego obniżenia wynagrodzeń wynikających z umów o pracę. Wynagrodzenie jest istotnym warunkiem zatrudnienia, dlatego jego zmiana wymaga podstawy prawnej, odpowiednich dokumentów i prawidłowego poinformowania pracowników.

W praktyce pracodawca ma trzy podstawowe możliwości:

• porozumienie stron z każdym pracownikiem, czyli aneks do umowy o pracę zaakceptowany przez pracownika,
• wypowiedzenie zmieniające warunki pracy lub płacy na podstawie art. 42 Kodeksu pracy,
• porozumienie zbiorowe o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia, jeżeli spełnione są warunki z art. 23^1a Kodeksu pracy.

W opisanej sytuacji, przy 15 pracownikach i czasowym charakterze obniżki, najbardziej praktyczne może być porozumienie z art. 23^1a Kodeksu pracy. Ten tryb pozwala czasowo stosować mniej korzystne warunki zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę, jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy.

Porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia

Art. 23^1a Kodeksu pracy dotyczy pracodawcy, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy albo zatrudnia mniej niż 20 pracowników. W takiej sytuacji, jeżeli uzasadnia to kondycja finansowa pracodawcy, może zostać zawarte porozumienie o czasowym stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę.

W przypadku spółki zatrudniającej 15 osób warunek liczby pracowników jest spełniony. Nie oznacza to jednak automatycznej możliwości obniżenia pensji. Spółka powinna umieć wykazać, że obniżka jest rzeczywiście potrzebna, proporcjonalna i czasowa – na przykład z powodu spadku przychodów, utraty kontraktów, zatorów płatniczych lub konieczności utrzymania miejsc pracy.

Porozumienie powinno precyzyjnie określać:

• przyczynę wprowadzenia mniej korzystnych warunków,
• grupę pracowników objętych zmianą,
• zakres obniżki wynagrodzenia albo zmniejszenia etatu,
• datę wejścia w życie i końcową datę obowiązywania porozumienia,
• zasadę automatycznego powrotu do poprzednich warunków po upływie okresu porozumienia,
• informację, że warunki nie mogą naruszać przepisów powszechnie obowiązujących, w tym zasad minimalnego wynagrodzenia i równego traktowania.

Stosowanie mniej korzystnych warunków nie może trwać dłużej niż 3 lata. Jeżeli spółka potrzebuje rozwiązania tylko na kilka miesięcy, należy wprost wpisać ten krótszy okres, np. od 1 sierpnia do 31 grudnia danego roku.

Zobacz również: przy ustalaniu zasad wynagradzania członków organów spółki pomocny może być artykuł o tym, jak prawidłowo określić wynagrodzenie prezesa zarządu w spółce z o.o..

Kto podpisuje porozumienie po stronie pracowników?

Porozumienia z art. 23^1a Kodeksu pracy nie podpisuje się z każdym pracownikiem osobno, chyba że pracodawca wybiera odrębny tryb indywidualnych aneksów do umów. W trybie zbiorowym porozumienie zawiera się z reprezentacją pracowników.

Jeżeli u pracodawcy działa organizacja związkowa, porozumienie zawiera się z nią. Jeżeli organizacji związkowej nie ma, porozumienie zawiera się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Przepisy nie narzucają jednej procedury wyboru przedstawicieli, ale procedura powinna być transparentna i rzeczywiście pozostawiać wybór pracownikom.

Przy niewielkiej spółce dobrym rozwiązaniem jest:

• pisemne poinformowanie pracowników o potrzebie wyboru przedstawiciela albo przedstawicieli,
• krótkie zebranie załogi lub głosowanie korespondencyjne,
• zgłoszenie kandydatów przez pracowników,
• oddanie głosów i sporządzenie protokołu,
• zachowanie dokumentów z wyboru w aktach wewnętrznych pracodawcy.

Pracodawca może technicznie zorganizować głosowanie, ale nie powinien sam wskazywać przedstawiciela ani narzucać pracownikom osoby, która ma ich reprezentować. Taki błąd może podważać wiarygodność całej procedury.

Czy potrzebna jest zgoda każdego pracownika?

To zależy od wybranego trybu. Jeżeli spółka chce obniżyć wynagrodzenie przez aneks do umowy o pracę, potrzebna jest zgoda konkretnego pracownika. Brak zgody oznacza, że dotychczasowe warunki nadal obowiązują, chyba że pracodawca zdecyduje się na wypowiedzenie zmieniające.

Jeżeli natomiast spółka prawidłowo zawrze porozumienie zbiorowe z art. 23^1a Kodeksu pracy, mniej korzystne warunki mogą obowiązywać pracowników objętych porozumieniem w zakresie i przez czas w nim określony. W takim przypadku zasadnicze znaczenie ma prawidłowa reprezentacja pracowników, treść porozumienia i dochowanie obowiązków informacyjnych, a nie osobna zgoda każdego zatrudnionego.

Nie należy mylić obniżenia wynagrodzenia z potrąceniem z wynagrodzenia. Potrącenie polega na odjęciu określonej kwoty od należnej pensji i co do zasady wymaga podstawy ustawowej albo pisemnej zgody pracownika. Czasowe obniżenie wynagrodzenia przez zmianę warunków zatrudnienia to inna konstrukcja prawna.

Minimalne wynagrodzenie i granice obniżki

Obniżka nie może prowadzić do naruszenia przepisów powszechnie obowiązujących. Najważniejszą granicą jest minimalne wynagrodzenie za pracę. Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto przy pełnym etacie. Przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze czasu pracy minimum ustala się proporcjonalnie do etatu.

Oznacza to, że pracownik zatrudniony na pełny etat nie może po obniżce otrzymywać mniej niż ustawowe minimum. Jeżeli spółka zmniejsza nie tylko wynagrodzenie, ale również wymiar czasu pracy, trzeba prawidłowo opisać oba elementy: nowy etat oraz odpowiadające mu wynagrodzenie.

Porozumienie nie może też naruszać zasad równego traktowania. Jeżeli obniżka nie obejmuje wszystkich pracowników albo jej skala jest różna dla poszczególnych grup, spółka powinna mieć obiektywne uzasadnienie – np. różny zakres obowiązków, różny poziom obciążenia pracą, stanowisko albo dział objęty spadkiem zamówień. Brak uzasadnienia może prowadzić do zarzutu dyskryminacji lub nierównego traktowania.

Czy obniżka może objąć prezesa i osoby przeznaczone do zwolnienia?

Jeżeli prezes zarządu jest jednocześnie pracownikiem spółki, jego wynagrodzenie pracownicze może być objęte takimi samymi zasadami jak wynagrodzenia innych pracowników. Trzeba jednak odróżnić wynagrodzenie z umowy o pracę od wynagrodzenia za pełnienie funkcji w zarządzie, wynagrodzenia z powołania, kontraktu menedżerskiego albo umowy cywilnoprawnej. Te podstawy podlegają innym regułom.

Osoby, którym spółka planuje wypowiedzieć umowy o pracę, również mogą zostać objęte porozumieniem, o ile porozumienie tak stanowi i obejmuje ich kategorię pracowników. W praktyce warto jednak jasno rozdzielić dokumenty dotyczące czasowej obniżki wynagrodzeń od dokumentów dotyczących rozwiązania stosunku pracy.

Przy 15 pracownikach co do zasady nie stosuje się przepisów o zwolnieniach grupowych, ponieważ ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Nadal trzeba jednak przestrzegać przepisów Kodeksu pracy o wypowiedzeniach, ochronie pracowników i uzasadnieniu wypowiedzenia, zwłaszcza przy umowach na czas nieokreślony.

Zobacz również: jeżeli wątpliwości dotyczą statusu członka zarządu i jego relacji ze spółką, sprawdź także omówienie tematu umowy prezesa i członka zarządu z własną spółką.

Jakie dokumenty przygotować?

Przy porozumieniu zbiorowym warto przygotować komplet dokumentów, który pokaże, że spółka działała zgodnie z prawem i w sposób przejrzysty. W praktyce będą to przede wszystkim:

• notatka lub uchwała zarządu opisująca sytuację finansową i cel czasowej obniżki,
• informacja dla pracowników o planowanych działaniach, przyczynach i przewidywanym okresie obniżki,
• dokumenty dotyczące wyboru przedstawicieli pracowników, jeżeli nie działa organizacja związkowa,
• protokół z wyboru przedstawicieli pracowników,
• projekt porozumienia z reprezentacją pracowników,
• podpisane porozumienie,
• informacja dla pracowników o wejściu porozumienia w życie,
• potwierdzenie przekazania porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

Jeżeli porozumienie jest zawierane z organizacją związkową, należy dodatkowo uwzględnić aktualne zasady ewidencjonowania porozumień zbiorowych w Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy. W tym zakresie szczególne znaczenie ma ustawa z 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych.

Od kiedy można wprowadzić niższe wynagrodzenie?

Prace nad porozumieniem można rozpocząć w dowolnym czasie. Samo wejście w życie obniżki warto jednak ustalić od początku kolejnego miesiąca. Takie rozwiązanie jest najbezpieczniejsze organizacyjnie, ponieważ ułatwia naliczanie płac, składek ZUS, zaliczek podatkowych i ewidencję czasu pracy.

Nie ma ogólnej zasady, że porozumienie musi być podpisane wyłącznie ostatniego dnia miesiąca. Ważne jest natomiast, aby pracownicy wiedzieli, od kiedy obowiązują nowe warunki, jaki jest okres ich stosowania i kiedy nastąpi powrót do poprzednich zasad.

Jeżeli spółka wybiera wypowiedzenia zmieniające zamiast porozumienia zbiorowego, trzeba liczyć się z okresami wypowiedzenia. Nowe warunki zaczną obowiązywać dopiero po upływie właściwego okresu wypowiedzenia, o ile pracownik ich nie odrzuci. Odrzucenie nowych warunków powoduje rozwiązanie umowy o pracę z upływem okresu wypowiedzenia.

FAQ

Podsumowanie

Spółka z o.o. zatrudniająca 15 osób może czasowo obniżyć wynagrodzenia pracowników, jeżeli uzasadnia to jej sytuacja finansowa i zostanie zastosowana prawidłowa procedura. Najbardziej praktycznym rozwiązaniem może być porozumienie z art. 23^1a Kodeksu pracy, zawarte z organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników.

Trzeba jednak dopilnować dokumentów, okresu obowiązywania porozumienia, minimalnego wynagrodzenia, zasad równego traktowania oraz przekazania porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Jeżeli obniżka dotyczy tylko części pracowników albo łączy się ze zwolnieniami, projekt dokumentów warto przygotować szczególnie ostrożnie.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy – w szczególności art. 23^1a, art. 9¹ i art. 42 – Dz.U. 2025 poz. 277.

2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. – Dz.U. 2025 poz. 1242.

3. Ustawa z dnia 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych – Dz.U. 2025 poz. 1661.

4. Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników – tekst jednolity.

5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 marca 2005 r., sygn. akt I PK 191/04.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.