Zatrudnienie sąsiada przez osobę prywatną

Jaka umowa będzie właściwa przy opiece nad domem i doraźnej pomocy?

W opisanej sytuacji najczęściej wybieranym i zwykle najpraktyczniejszym rozwiązaniem jest umowa zlecenia albo umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu. Może ją zawrzeć także osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej z inną osobą fizyczną, która również nie prowadzi firmy.

Taka umowa pasuje zwłaszcza wtedy, gdy sąsiad ma wykonywać określone czynności: doglądanie nieruchomości, utrzymanie porządku, organizowanie drobnych napraw, zakupy, pomoc w załatwianiu codziennych spraw lub doraźną pomoc osobie bliskiej. W umowie nie trzeba wpisywać „stanowiska” w rozumieniu prawa pracy. Lepiej precyzyjnie opisać zakres usług, częstotliwość ich wykonywania, sposób rozliczania i zasady kontaktu.

Jeżeli jednak sąsiad miałby pracować w stałych godzinach, w określonym miejscu, pod bieżącym kierownictwem, z obowiązkiem wykonywania poleceń tak jak pracownik, wówczas właściwsza może być umowa o pracę. O kwalifikacji relacji nie decyduje sama nazwa umowy, lecz rzeczywisty sposób jej wykonywania.

W zakresie pomocy dla osoby starszej warto odróżnić zwykłą pomoc domową i organizacyjną od czynności medycznych, pielęgniarskich lub rehabilitacyjnych. Jeżeli pomoc miałaby obejmować czynności wymagające kwalifikacji zawodowych, trzeba upewnić się, że osoba wykonująca takie zadania ma odpowiednie uprawnienia.

Co wpisać w umowie z sąsiadem?

W umowie zlecenia warto unikać określeń typowych dla etatu, takich jak „1/2 etatu”, „stanowisko pracy” czy „podporządkowanie służbowe”. Jeżeli strony wybierają zlecenie, bezpieczniej wskazać, że zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonywania określonych usług na rzecz zleceniodawcy.

W praktyce przedmiot umowy może zostać opisany na przykład jako: świadczenie usług w zakresie bieżącej opieki nad nieruchomością, utrzymania porządku, organizowania drobnych napraw oraz doraźnej pomocy domowej i organizacyjnej dla wskazanej osoby. Zakres powinien być możliwie konkretny, aby nie było wątpliwości, za co przysługuje wynagrodzenie.

Umowa powinna regulować w szczególności:

• dane stron umowy,
• dokładny zakres czynności, których oczekuje zleceniodawca,
• czas obowiązywania umowy, np. na okres wyjazdu,
• wynagrodzenie oraz termin i sposób jego wypłaty,
• zasady dokumentowania wykonanych czynności, np. krótkie zestawienie raz w miesiącu,
• zasady zwrotu wydatków poniesionych na zakupy, naprawy lub opłaty,
• odpowiedzialność za powierzone klucze, dokumenty, środki pieniężne i sprzęty,
• możliwość rozwiązania umowy i okres wypowiedzenia,
• zasady kontaktu w nagłych sytuacjach.

Jeżeli sąsiad ma załatwiać sprawy urzędowe w imieniu Pani lub Pani matki, sama umowa zlecenia może nie wystarczyć. W wielu sytuacjach potrzebne będzie odrębne pełnomocnictwo, a przy sprawach dotyczących matki - jej zgoda i pełnomocnictwo, o ile stan zdrowia pozwala na ich udzielenie.

Podatek PIT przy umowie zlecenia między osobami prywatnymi

Przychód z umowy zlecenia zawartej między dwiema osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej zasadniczo rozlicza sam zleceniobiorca. Po stronie zleceniodawcy nie powstają typowe obowiązki płatnika PIT, które występują np. przy zleceniu zawartym przez firmę.

Oznacza to, że zleceniodawca będący osobą prywatną co do zasady:

• nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanego wynagrodzenia,
• nie wpłaca zaliczki do urzędu skarbowego,
• nie wystawia zleceniobiorcy informacji PIT-11 z tego tytułu.

Zleceniobiorca powinien wykazać uzyskany przychód w swoim zeznaniu rocznym jako przychód rozliczany według skali podatkowej, najczęściej w kategorii innych źródeł. W konkretnym przypadku sposób wykazania przychodu zależy od formularza i pozostałych dochodów danej osoby.

Dla bezpieczeństwa warto zachować umowę, potwierdzenia przelewów, pokwitowania wypłat gotówkowych oraz ewentualne zestawienia wykonanych czynności. Dokumenty te mogą mieć znaczenie zarówno podatkowe, jak i dowodowe w razie sporu między stronami.

Składki ZUS od umowy zlecenia

Inaczej wygląda kwestia ZUS. Jeżeli zawarta umowa zlecenia stanowi dla sąsiada tytuł do ubezpieczeń, zleceniodawca staje się płatnikiem składek. Dotyczy to również osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej.

Co do zasady z umowy zlecenia mogą wynikać obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz ubezpieczenie zdrowotne. Ubezpieczenie chorobowe przy zleceniu ma charakter dobrowolny i wymaga zgłoszenia, jeżeli zleceniobiorca chce do niego przystąpić oraz spełnia warunki objęcia tym ubezpieczeniem.

Obowiązek składkowy może jednak wyglądać inaczej, jeżeli zleceniobiorca ma inny tytuł do ubezpieczeń, np. jest pracownikiem w innej firmie, prowadzi działalność, pobiera emeryturę albo jest uczniem lub studentem. Dlatego przed zgłoszeniem do ZUS trzeba ustalić jego aktualną sytuację ubezpieczeniową.

Jeżeli powstaje obowiązek zgłoszenia do ZUS, zleceniodawca powinien zasadniczo:

• zgłosić siebie jako płatnika składek, najczęściej na formularzu ZUS ZFA,
• zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA albo - gdy podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu - na formularzu ZUS ZZA,
• złożyć zgłoszenia w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń,
• co miesiąc składać dokumenty rozliczeniowe, w tym deklarację ZUS DRA i właściwe raporty imienne,
• opłacać składki w terminie właściwym dla płatnika, którym w takim przypadku jest zwykle termin do 20. dnia następnego miesiąca.

Dokumenty można składać za pośrednictwem systemów udostępnianych przez ZUS, a w niektórych sytuacjach także papierowo. W praktyce warto skontaktować się z ZUS przed pierwszym zgłoszeniem, ponieważ poprawny dobór formularza zależy od danych zleceniobiorcy i jego innych tytułów do ubezpieczeń.

Kiedy lepsza będzie umowa o pracę?

Umowa o pracę będzie właściwa wtedy, gdy praca ma być wykonywana osobiście, w miejscu i czasie wyznaczonym przez zatrudniającego, pod jego kierownictwem i za wynagrodzeniem. Przykładowo może tak być, gdy osoba ma codziennie od 8:00 do 12:00 wykonywać polecenia, pozostawać do dyspozycji i realizować obowiązki jak pracownik.

Osoba prywatna może być pracodawcą, ale wiąże się to z szerszymi obowiązkami niż przy zleceniu. Trzeba wtedy liczyć się m.in. z obowiązkami z zakresu prawa pracy, zgłoszeniem do ZUS, prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, rozliczaniem czasu pracy, urlopami, minimalnym wynagrodzeniem proporcjonalnym do wymiaru etatu, obowiązkami BHP oraz obowiązkami podatkowymi pracodawcy jako płatnika PIT.

Jeżeli więc w umowie pojawia się sformułowanie „1/2 etatu”, należy uważać. Etat oznacza stosunek pracy, a nie zlecenie. Przy umowie zlecenia lepiej określić wynagrodzenie miesięczne, ryczałtowe albo godzinowe, opisując jednocześnie czynności, które mają zostać wykonane.

Jak bezpiecznie zorganizować rozliczenia i odpowiedzialność?

Przy dłuższym wyjeździe szczególnie ważne są kwestie praktyczne. W umowie warto wskazać, czy zleceniobiorca może samodzielnie zlecać drobne naprawy, do jakiej kwoty może ponosić wydatki bez odrębnej zgody oraz w jaki sposób ma dokumentować koszty. Dobrym rozwiązaniem jest limit jednorazowego wydatku, np. na drobne awarie, oraz obowiązek przedstawienia rachunku albo paragonu.

Jeżeli sąsiad otrzyma klucze, kody do alarmu, dokumenty, dostęp do korespondencji albo pieniądze na zakupy, umowa powinna przewidywać protokół przekazania. Warto też uregulować, czy wolno mu wpuszczać do nieruchomości osoby trzecie, wykonawców napraw albo członków rodziny.

W przypadku pomocy osobie starszej należy zadbać o zgodę tej osoby na zakres pomocy, sposób kontaktu z rodziną i zasady reagowania w sytuacjach nagłych. Jeżeli pomoc obejmuje sprawy zdrowotne, dokumentację medyczną lub kontakty z placówkami medycznymi, mogą być potrzebne dodatkowe upoważnienia.

FAQ

Czy osoba prywatna może zatrudnić inną osobę?

Tak. Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może zawrzeć umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług albo umowę o pracę. Trzeba jednak dobrać umowę do rzeczywistego sposobu wykonywania obowiązków.

Czy przy umowie zlecenia muszę pobierać podatek od wynagrodzenia sąsiada?

Co do zasady nie, jeżeli umowa jest zawarta między osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Zleceniobiorca powinien sam rozliczyć przychód w swoim zeznaniu rocznym.

Czy muszę zgłosić sąsiada do ZUS?

Tak, jeżeli dana umowa zlecenia stanowi dla niego tytuł do ubezpieczeń. Zakres zgłoszenia zależy od jego sytuacji, w tym od tego, czy ma inne zatrudnienie, status ucznia lub studenta, działalność gospodarczą albo świadczenie emerytalne.

Czy można zawrzeć umowę zlecenia na „1/2 etatu”?

Nie jest to dobre sformułowanie. „Etat” jest pojęciem prawa pracy. Przy zleceniu lepiej określić zakres usług, czas trwania umowy, wynagrodzenie i zasady rozliczeń, bez używania konstrukcji typowych dla umowy o pracę.

Jak nazwać funkcję sąsiada w umowie?

W umowie zlecenia nie trzeba wpisywać stanowiska. Można opisać przedmiot umowy jako bieżącą opiekę nad nieruchomością, utrzymanie porządku, organizowanie drobnych napraw oraz doraźną pomoc domową i organizacyjną.

Czy sąsiad może załatwiać sprawy urzędowe za starszą osobę?

Może, ale często potrzebne będzie pełnomocnictwo udzielone przez osobę, której sprawa dotyczy. Umowa zlecenia między zleceniodawcą a sąsiadem nie zawsze wystarczy wobec urzędu, banku czy placówki medycznej.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, Dz.U. 1964 Nr 16 poz. 93 ze zm.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. 1974 Nr 24 poz. 141 ze zm.
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, Dz.U. 1991 Nr 80 poz. 350 ze zm.
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Dz.U. 1998 Nr 137 poz. 887 ze zm.
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, Dz.U. 2004 Nr 210 poz. 2135 ze zm.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.