Jedyny wspólnik spółki z o.o. a zaległe składki ZUS

Dlaczego ZUS pyta jedynego wspólnika spółki z o.o. o składki?

Spółką jednoosobową jest spółka kapitałowa, w której wszystkie udziały albo akcje należą do jednego wspólnika albo akcjonariusza. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oznacza to, że osoba fizyczna posiadająca 100% udziałów jest jedynym wspólnikiem tej spółki.

Na potrzeby ubezpieczeń społecznych ustawodawca traktuje wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. jak osobę prowadzącą pozarolniczą działalność. Wynika to z art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Z kolei art. 6 ust. 1 pkt 5 tej ustawy przewiduje obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla osób prowadzących pozarolniczą działalność, jeżeli nie występuje zbieg tytułów ubezpieczenia wyłączający ten obowiązek.

Nie ma przy tym decydującego znaczenia, czy wspólnik faktycznie prowadził sprawy spółki, podpisywał dokumenty, pobierał wynagrodzenie ze spółki albo korzystał z usług biura rachunkowego. Dla ZUS punktem wyjścia jest sam status jedynego wspólnika w danym okresie.

Etat a składki wspólnika jednoosobowej spółki z o.o.

Praca na etacie może mieć istotne znaczenie, ale nie należy zakładać automatycznie, że całkowicie zamyka sprawę. Jeżeli w danym miesiącu wspólnik był jednocześnie pracownikiem i z umowy o pracę osiągał co najmniej minimalne wynagrodzenie, to składki emerytalne i rentowe z tytułu działalności pozarolniczej co do zasady nie były obowiązkowe. W takim przypadku z tytułu bycia wspólnikiem mogły występować inne obowiązki, w szczególności zgłoszeniowe oraz związane ze składką zdrowotną, która rządzi się odrębnymi zasadami.

Inaczej należy ocenić miesiące, w których wynagrodzenie z etatu było niższe od minimalnego wynagrodzenia, stosunek pracy ustał, wystąpiła przerwa w zatrudnieniu albo podstawa wymiaru składek z etatu nie spełniała warunków wymaganych do wyłączenia obowiązkowych ubezpieczeń społecznych z drugiego tytułu. Z tego powodu analizę trzeba przeprowadzić miesiąc po miesiącu.

W odpowiedzi do ZUS warto więc przedstawić nie tylko informację, że istniał etat, lecz także dowody wysokości wynagrodzenia w spornych okresach. Mogą to być świadectwa pracy, umowy o pracę, zaświadczenia od pracodawcy, paski płacowe, dokumenty RMUA, informacje z PUE ZUS albo inne dokumenty potwierdzające podstawę wymiaru składek.

Czy składki za lata 2008-2017 mogą być przedawnione?

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych należności z tytułu składek przedawniają się co do zasady po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. Przy bardzo dawnych okresach, takich jak lata 2008-2017, zarzut przedawnienia może więc mieć duże znaczenie praktyczne.

Nie oznacza to jednak, że każde roszczenie ZUS za taki okres jest automatycznie nie do dochodzenia. Bieg przedawnienia mógł zostać przerwany albo zawieszony, na przykład w związku z określonymi czynnościami egzekucyjnymi, wydaniem decyzji, postępowaniem dotyczącym zaległości albo innymi zdarzeniami przewidzianymi w przepisach. Dlatego trzeba ustalić, czy ZUS podejmował wcześniej wobec Pani jakiekolwiek formalne działania dotyczące tych składek.

Jeżeli pismo z ZUS jest jedynie wezwaniem do złożenia dokumentów, a nie decyzją, warto odpowiedzieć rzeczowo i jednocześnie zaznaczyć, że nie uznaje Pani ewentualnych przedawnionych należności. Jeżeli ZUS wyda decyzję, w której ustali podleganie ubezpieczeniom albo wysokość zaległości, można ją zaskarżyć w ustawowym trybie do sądu za pośrednictwem ZUS.

Co zrobić po otrzymaniu wezwania z ZUS?

Najpierw należy ustalić, czego dokładnie oczekuje ZUS. Wezwanie do złożenia dokumentów zgłoszeniowych i deklaracji ZUS DRA nie zawsze oznacza, że ZUS już przesądził wysokość zaległości. Często jest to etap porządkowania konta płatnika i ubezpieczonego.

Praktycznie warto wykonać następujące kroki:

• sprawdzić w KRS lub dokumentach spółki dokładne okresy, w których była Pani jedynym wspólnikiem,
• ustalić, czy w tych okresach istniały zgłoszenia do ZUS jako płatnika i ubezpieczonego,
• zebrać dokumenty dotyczące etatu i wysokości wynagrodzenia w każdym spornym miesiącu,
• poprosić biuro rachunkowe o pełną dokumentację zgłoszeń, deklaracji i korespondencji z ZUS,
• odpowiedzieć ZUS pisemnie, wskazując na zbieg tytułów ubezpieczenia i ewentualne przedawnienie.

Jeżeli biuro rachunkowe nie dopełniło obowiązków, nie zwalnia to automatycznie wspólnika z odpowiedzialności wobec ZUS. Może jednak mieć znaczenie w relacji z biurem rachunkowym, zwłaszcza jeżeli z umowy wynikało, że biuro miało obsługiwać również zgłoszenia i rozliczenia ZUS. W takiej sytuacji można rozważyć dochodzenie odszkodowania od biura, ale jest to odrębny spór cywilny.

Jakie konsekwencje może wyciągnąć ZUS?

Jeżeli ZUS uzna, że w danym okresie istniał obowiązek ubezpieczeń i składki nie zostały opłacone, może domagać się zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami za zwłokę, o ile należności nie są przedawnione. Może również wydać decyzję ustalającą podleganie ubezpieczeniom, podstawę wymiaru składek albo wysokość zadłużenia.

Za niewykonanie obowiązków płatnika składek ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje także sankcje, w tym możliwość nałożenia dodatkowej opłaty oraz odpowiedzialność wykroczeniową, w szczególności grzywnę za niezgłoszenie wymaganych danych albo nieopłacenie składek. W praktyce zakres konsekwencji zależy od tego, czy składki były rzeczywiście należne, czy zaległość jest przedawniona, czy płatnik współpracuje z ZUS oraz czy doszło do uporczywego naruszania obowiązków.

Nie należy ignorować pisma z ZUS. Brak odpowiedzi może spowodować, że organ oprze się wyłącznie na danych posiadanych w systemie i wyda decyzję niekorzystną dla zainteresowanej osoby. Lepiej przedstawić własne stanowisko, dowody oraz zastrzeżenie dotyczące przedawnienia.

Jak sformułować odpowiedź do ZUS?

Odpowiedź powinna być spokojna i rzeczowa. W piśmie można wskazać, że w spornym okresie była Pani zatrudniona na podstawie umowy o pracę, osiągała Pani wynagrodzenie co najmniej minimalne w określonych miesiącach i dlatego w zakresie składek społecznych mógł występować zbieg tytułów ubezpieczenia. Warto dodać, że przed złożeniem ewentualnych korekt konieczne jest ustalenie, jakie dokumenty już znajdują się na koncie ZUS oraz czy należności nie uległy przedawnieniu.

Jeżeli dokumentów nie ma, można złożyć je po analizie, ale najlepiej nie robić tego automatycznie i bez sprawdzenia skutków. Złożenie deklaracji za dawne okresy może zostać potraktowane przez ZUS jako podstawa do dalszych rozliczeń. Dlatego przed wysłaniem zaległych formularzy warto ustalić, czy składki były należne i w jakiej części.

FAQ

Czy jedyny wspólnik spółki z o.o. zawsze płaci składki ZUS?

Co do zasady jest traktowany jak osoba prowadząca pozarolniczą działalność, ale o faktycznym obowiązku zapłaty składek decydują także inne tytuły ubezpieczenia, na przykład etat z odpowiednią podstawą wymiaru składek.

Czy praca na etacie zwalnia ze składek jako wspólnik?

Może zwolnić z obowiązkowych składek społecznych z tytułu bycia wspólnikiem, jeżeli wynagrodzenie z etatu spełnia wymagane warunki. Nie należy jednak utożsamiać tego z pełnym brakiem jakichkolwiek obowiązków zgłoszeniowych lub rozliczeniowych wobec ZUS.

Czy można powołać się na przedawnienie składek ZUS?

Tak, jeżeli od wymagalności składek upłynął termin przedawnienia i nie doszło do zdarzeń wpływających na jego bieg. Przy okresach sprzed wielu lat zarzut przedawnienia powinien być wyraźnie podniesiony w korespondencji z ZUS albo w odwołaniu od decyzji.

Czy biuro rachunkowe odpowiada za brak zgłoszeń do ZUS?

To zależy od umowy z biurem i zakresu powierzonych mu czynności. Wobec ZUS odpowiedzialność płatnika nie znika automatycznie, ale jeżeli biuro miało obowiązek dokonywać zgłoszeń i tego nie zrobiło, można rozważyć roszczenie odszkodowawcze wobec biura.

Czy trzeba od razu składać zaległe deklaracje ZUS DRA?

Najpierw warto ustalić, czy deklaracje rzeczywiście są wymagane, za jakie okresy oraz jakie skutki wywoła ich złożenie. Przy dawnych okresach należy równolegle zbadać zbieg tytułów ubezpieczenia i przedawnienie.

Podsumowanie

Jako jedyny wspólnik spółki z o.o. mogła Pani podlegać obowiązkom wobec ZUS niezależnie od tego, czy faktycznie zajmowała się Pani sprawami spółki. Praca na etacie jest bardzo ważnym argumentem, zwłaszcza gdy wynagrodzenie osiągało co najmniej poziom minimalny, ale nie zwalnia z konieczności dokładnej analizy dokumentów.

Najbezpieczniej odpowiedzieć ZUS pisemnie, wskazać na zatrudnienie i wysokość wynagrodzenia, zażądać doprecyzowania podstaw żądania oraz podnieść zarzut przedawnienia w odniesieniu do dawnych okresów, jeżeli nie wystąpiły zdarzenia przerywające lub zawieszające bieg terminu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 kwietnia 2010 r., sygn. akt II UK 357/09

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.