Prowadzenie firmy mimo zawieszenia działalności

Co oznacza zawieszenie działalności gospodarczej?

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest obecnie uregulowane przede wszystkim w Prawie przedsiębiorców oraz w przepisach dotyczących CEIDG. Dawna ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, na której często opierają się starsze opracowania, nie obowiązuje.

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić działalność, jeżeli spełnia warunki przewidziane przepisami. W okresie zawieszenia zasadą jest brak bieżącego wykonywania działalności gospodarczej i brak osiągania bieżących przychodów z tej działalności. Nie oznacza to jednak całkowitego zakazu wszelkich działań związanych z firmą.

W czasie zawieszenia można wykonywać czynności konieczne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem, zbywać własne środki trwałe i wyposażenie, uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością sprzed zawieszenia, wykonywać obowiązki nakazane przepisami oraz osiągać przychody finansowe także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem.

Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca nie tylko zabezpiecza sprawy firmy, ale faktycznie sprzedaje towary, świadczy usługi, wystawia faktury, przyjmuje nowe zamówienia lub wykonuje umowy zawarte już po zawieszeniu. Takie działania mogą zostać potraktowane jako rzeczywiste prowadzenie działalności mimo braku formalnego wznowienia.

Zobacz również: zawieszona działalność a wykonywanie usług na podstawie umowy zlecenia

Jak naprawić brak formalnego wznowienia działalności?

Pierwszym krokiem powinno być niezwłoczne złożenie wniosku w CEIDG o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej. We wniosku należy podać datę odpowiadającą rzeczywistemu stanowi sprawy, jeżeli formularz i okoliczności pozwalają na wskazanie daty faktycznego wznowienia. Jeżeli przedsiębiorca ma wątpliwość, czy system przyjmie datę wsteczną albo czy w jego sprawie konieczne są dodatkowe wyjaśnienia, warto skontaktować się z urzędem gminy obsługującym CEIDG albo z doradcą podatkowym lub prawnikiem.

Wpis w CEIDG ma znaczenie nie tylko porządkowe. Informacja o wznowieniu jest przekazywana do właściwych instytucji, w tym do urzędu skarbowego, GUS oraz ZUS. Nie oznacza to jednak, że samo złożenie wniosku automatycznie naprawia wszystkie skutki wcześniejszego działania. Trzeba jeszcze sprawdzić, czy rozliczenia za okres faktycznego prowadzenia firmy są prawidłowe.

Jeżeli przedsiębiorca w okresie zawieszenia wystawiał faktury, uzyskiwał przychody, ponosił koszty, składał pliki JPK lub deklaracje, opłacał zaliczki na PIT albo składki ZUS, należy porównać dokumenty z rzeczywistym przebiegiem działalności. Czasem wystarczy uporządkowanie wpisu w CEIDG, ale w innych sprawach konieczne będą korekty deklaracji podatkowych, ewidencji VAT, księgi przychodów i rozchodów, ewidencji ryczałtowej albo dokumentów ZUS.

Podatki w okresie faktycznego prowadzenia firmy

Jeżeli działalność była rzeczywiście wykonywana, osiągnięte przychody powinny zostać rozliczone według zasad właściwych dla danej formy opodatkowania. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej, podatku liniowego, ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, jak i podatników VAT.

Opłacenie zaliczek na podatek dochodowy jest korzystną okolicznością, ponieważ może oznaczać, że nie powstała zaległość podatkowa albo jest ona niższa. Nie przesądza jednak o braku naruszenia obowiązków formalnych. Trzeba sprawdzić, czy przychody zostały ujęte w prawidłowych okresach, czy koszty są właściwie udokumentowane, czy złożono wymagane deklaracje i czy ewidencje odpowiadają rzeczywistym transakcjom.

W przypadku VAT szczególnie ważne jest ustalenie, czy przedsiębiorca był czynnym podatnikiem VAT, czy składał JPK_V7 i czy wykazywał sprzedaż oraz podatek należny. Jeżeli w okresie zawieszenia były wystawiane faktury z VAT, a sprzedaż nie została prawidłowo ujęta, konieczne mogą być korekty plików JPK i zapłata odsetek od ewentualnych zaległości.

Przeczytaj także: zawieszenie działalności gospodarczej i przejście na etat

ZUS po faktycznym wznowieniu działalności

W okresie zawieszenia przedsiębiorca co do zasady nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu z tytułu prowadzenia działalności. Jeżeli jednak faktycznie wykonywał działalność, trzeba zweryfikować zgłoszenia i dokumenty rozliczeniowe w ZUS.

Samo opłacanie składek nie zawsze wystarczy. Ważne jest, czy przedsiębiorca był prawidłowo zgłoszony do ubezpieczeń, czy składał właściwe dokumenty rozliczeniowe, czy stosował odpowiedni kod tytułu ubezpieczenia oraz czy wysokość składek odpowiadała jego sytuacji. Jeżeli były błędy, zwykle konieczne jest złożenie korekt dokumentów ZUS.

W praktyce należy też sprawdzić, czy w okresie zawieszenia przedsiębiorca korzystał z dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego, był ubezpieczony z innego tytułu, na przykład z umowy o pracę, albo powinien podlegać pełnym ubezpieczeniom z działalności. Od tych okoliczności zależy zakres korekt i ewentualnych dopłat.

Czy grozi kara za prowadzenie działalności w czasie zawieszenia?

Ryzyko odpowiedzialności zależy od tego, jakie obowiązki zostały naruszone. Jeżeli podatnik nie zaktualizował danych, nie złożył wymaganych dokumentów, podał dane niezgodne ze stanem rzeczywistym albo nie rozliczył podatku, w grę mogą wchodzić przepisy Kodeksu karnego skarbowego. W starszych opracowaniach często wskazywano art. 81 Kodeksu karnego skarbowego, dotyczący m.in. niedokonania zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacji danych. Obecnie trzeba jednak każdorazowo ustalić, jaki konkretnie obowiązek miał przedsiębiorca i czy został on wykonany przez CEIDG albo bezpośrednio wobec organu.

Jeżeli podatek został zapłacony, składki były opłacane, a dokumenty da się skorygować, ryzyko sankcji może być mniejsze. Nie oznacza to jednak automatycznego braku odpowiedzialności. Organy mogą badać, czy przedsiębiorca działał świadomie, jak długo trwało naruszenie, czy sam ujawnił błąd oraz czy usunął jego skutki.

W razie popełnienia czynu zabronionego w rozumieniu Kodeksu karnego skarbowego warto rozważyć złożenie czynnego żalu. Co do zasady czynny żal powinien zostać złożony zanim organ ścigania uzyska wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu czynu albo zanim rozpocznie czynności służbowe zmierzające do jego ujawnienia. Pismo powinno opisywać, co się stało, kiedy doszło do naruszenia, jakie dokumenty są korygowane i czy należności publicznoprawne zostały zapłacone.

Co zrobić krok po kroku?

1. Złóż wniosek w CEIDG o wznowienie działalności i wskaż datę odpowiadającą faktycznemu wznowieniu, jeżeli jest to możliwe w Twojej sytuacji.
2. Sprawdź dokumenty sprzedażowe z okresu zawieszenia: faktury, rachunki, umowy, płatności i zamówienia.
3. Zweryfikuj podatki: PIT, ryczałt, VAT, JPK, księgę przychodów i rozchodów albo ewidencję przychodów.
4. Zweryfikuj ZUS: zgłoszenia do ubezpieczeń, dokumenty rozliczeniowe, kody ubezpieczenia i faktycznie zapłacone składki.
5. Złóż korekty, jeżeli dokumenty nie odpowiadają rzeczywistemu prowadzeniu działalności.
6. Rozważ czynny żal, jeżeli mogło dojść do naruszenia obowiązków podatkowych lub ewidencyjnych.
7. Zachowaj dowody zapłaty podatków, składek, korespondencji z urzędami i potwierdzenie złożenia wniosku CEIDG.

Najważniejsze jest szybkie i spójne działanie. Inaczej wygląda sprawa przedsiębiorcy, który przez pomyłkę wystawił jedną fakturę podczas zawieszenia, a inaczej sprawa osoby, która przez pół roku normalnie obsługiwała klientów, uzyskiwała przychody i prowadziła regularną sprzedaż.

FAQ

Czy można wznowić działalność z datą wsteczną?

W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG należy złożyć wniosek o wznowienie i wskazać datę odpowiadającą faktycznemu stanowi sprawy, jeżeli system i okoliczności na to pozwalają. Jeżeli sprawa dotyczy spółki wpisanej do KRS, zasady mogą być inne i trzeba sprawdzić właściwe przepisy oraz wpis w rejestrze.

Czy zapłacone składki ZUS rozwiązują problem?

Nie zawsze. Zapłata składek jest ważna, ale trzeba jeszcze sprawdzić, czy przedsiębiorca był prawidłowo zgłoszony do ubezpieczeń i czy złożono właściwe dokumenty rozliczeniowe. Jeżeli wpis w CEIDG wskazywał zawieszenie, mogą być potrzebne korekty.

Czy urząd skarbowy może ukarać przedsiębiorcę, skoro podatki zostały zapłacone?

Może badać nie tylko samą zapłatę podatku, ale także terminowość i prawidłowość deklaracji, ewidencji oraz zgłoszeń. Zapłata podatku zmniejsza ryzyko zaległości, lecz nie zawsze usuwa odpowiedzialność za naruszenia formalne.

Kiedy warto złożyć czynny żal?

Czynny żal warto rozważyć, gdy mogło dojść do wykroczenia lub przestępstwa skarbowego, na przykład przez brak deklaracji, błędne zgłoszenie albo nieprawidłowe rozliczenie podatku. Najlepiej złożyć go przed kontaktem organu w sprawie tego naruszenia i równolegle uporządkować zaległe obowiązki.

Czy każda czynność w czasie zawieszenia jest zakazana?

Nie. Przepisy dopuszczają niektóre czynności, na przykład zabezpieczenie źródła przychodów, przyjmowanie należności sprzed zawieszenia czy sprzedaż środków trwałych. Zakazane jest natomiast bieżące prowadzenie działalności, czyli na przykład regularne przyjmowanie nowych zleceń i uzyskiwanie nowych przychodów z działalności.

Źródła

• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy
• Ustawa z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.