Umowa o dzieło za projekt architektoniczny bez firmy

Projekt architektoniczny bez firmy – kiedy to możliwe?

Projekt dla osoby prywatnej nie zawsze wymaga założenia działalności gospodarczej. Trzeba jednak rozróżnić trzy sytuacje. Pierwsza to rzeczywiście jednorazowe albo wyjątkowo okazjonalne wykonanie dzieła, które ze względu na całokształt okoliczności nie ma cech zorganizowanej i ciągłej działalności gospodarczej. Druga to drobna aktywność zarobkowa prowadzona w ramach ustawowego reżimu działalności nierejestrowanej. Trzecia to działalność gospodarcza wymagająca wpisu do CEIDG.

Zgodnie z Prawem przedsiębiorców działalność gospodarcza jest działalnością zorganizowaną, zarobkową, wykonywaną we własnym imieniu i w sposób ciągły. Dlatego znaczenie ma nie tylko kwota wynagrodzenia albo liczba projektów, lecz także sposób pozyskiwania klientów, przygotowanie zaplecza do świadczenia usług, reklama, powtarzalność czynności i zamiar ich kontynuowania.

Jednorazowe wykonanie konkretnej koncepcji dla osoby prywatnej może więc pozostawać poza działalnością gospodarczą. Jeżeli jednak projektant tworzy stałą ofertę, regularnie przyjmuje klientów i organizuje swoją aktywność w celu ciągłego zarobkowania, sama umowa o dzieło nie wyłącza zastosowania przepisów o działalności gospodarczej.

Jednorazowa umowa o dzieło a działalność gospodarcza

Osoba fizyczna może zawrzeć z inną osobą fizyczną umowę o dzieło. Umowa ta jest właściwa przede wszystkim wtedy, gdy wykonawca zobowiązuje się do osiągnięcia oznaczonego, możliwego do zweryfikowania rezultatu, na przykład wykonania koncepcji architektonicznej, określonego zestawu rysunków, wizualizacji albo projektu wnętrza. Jeżeli po wykonaniu dzieła powstaje spór o wynagrodzenie lub inne należności, trzeba też uwzględnić przedawnienie roszczeń z umowy o dzieło.

Jeżeli przedmiot współpracy polega głównie na stałych konsultacjach, bieżącym doradztwie, wykonywaniu kolejnych poleceń albo starannym działaniu bez z góry oznaczonego rezultatu, sama nazwa „umowa o dzieło” nie przesądza o jej rzeczywistym charakterze. Podobnie jedna umowa nie gwarantuje automatycznie, że aktywność znajduje się poza działalnością gospodarczą, a kilka umów nie oznacza automatycznie obowiązku założenia firmy.

Przy ocenie trzeba patrzeć łącznie na zarobkowy cel działania, stopień jego zorganizowania i ciągłość. Jeśli zamiast pojedynczego projektu współpraca zmienia się w stałe wykonywanie usług na rzecz przedsiębiorcy, odrębnej analizy mogą wymagać również kwestie opisane w materiale umowa B2B z byłym pracodawcą – ryzyka ZUS i podatkowe.

Trzeba też pamiętać o obowiązku informacyjnym wobec ZUS. Osoba fizyczna zlecająca wykonanie dzieła co do zasady zgłasza zawartą umowę na formularzu RUD w ciągu 7 dni od jej zawarcia, także gdy sama nie jest zarejestrowana jako płatnik składek. Od tej zasady istnieją ustawowe wyjątki, między innymi dotyczące niektórych umów z własnym pracownikiem lub przedsiębiorcą wykonującym dzieło w zakresie swojej działalności.

Działalność nierejestrowana w 2026 r. – 10 813,50 zł na kwartał

Działalność nierejestrowana jest odrębnym ustawowym reżimem dla drobnej aktywności zarobkowej. Nie należy jej utożsamiać z jednorazowym przychodem uzyskanym poza działalnością gospodarczą. Może mieć zastosowanie również wtedy, gdy aktywność ma cechy typowe dla działalności gospodarczej, lecz spełnia warunki określone w art. 5 Prawa przedsiębiorców.

Od 1 stycznia 2026 r. limit nie jest już miesięczny. Przychód należny z działalności nierejestrowanej nie może przekroczyć w żadnym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy minimalnym wynagrodzeniu wynoszącym w 2026 r. 4806 zł limit wynosi 10 813,50 zł na kwartał.

Poza limitem trzeba sprawdzić pozostałe warunki, w tym zasadę, zgodnie z którą osoba korzystająca z działalności nierejestrowanej co do zasady nie mogła wykonywać działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy. Działalność nie może też należeć do aktywności, dla których przepisy wymagają koncesji, zezwolenia, licencji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej.

Jak liczyć przychód należny i co po przekroczeniu limitu?

Dla sprawdzenia kwartalnego limitu bierze się pod uwagę przychód należny, czyli kwoty, które należą się wykonawcy, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane. Nie uwzględnia się wartości zwróconych towarów oraz udzielonych bonifikat i skont.

Nie należy tego utożsamiać z przychodem rozliczanym w PIT z działalności nierejestrowanej. Dla podatku dochodowego przychodem są co do zasady pieniądze i wartości pieniężne faktycznie otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika oraz otrzymane świadczenia w naturze i inne nieodpłatne świadczenia. Może więc dojść do sytuacji, w której dana należność jest już uwzględniana przy badaniu limitu działalności nierejestrowanej, ale nie została jeszcze otrzymana i nie stanowi w tym momencie przychodu podatkowego.

Jeżeli przychód należny przekroczy w danym kwartale 10 813,50 zł, działalność staje się działalnością gospodarczą od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie. Wniosek o wpis do CEIDG trzeba złożyć w terminie 7 dni od tego dnia.

Kiedy projekt wymaga uprawnień budowlanych?

Brak obowiązku rejestracji firmy nie oznacza zwolnienia z wymogów Prawa budowlanego. Trzeba odróżnić koncepcję, wizualizację, projekt aranżacyjny lub projekt wnętrza od dokumentacji, której sporządzenie stanowi wykonywanie samodzielnej funkcji technicznej w budownictwie.

Koncepcja wnętrza, układ funkcjonalny, wizualizacja czy opracowanie pomocnicze nie muszą same w sobie być projektem budowlanym. Inaczej jest, gdy wykonawca ma sporządzić projekt budowlany lub jego część w zakresie wymagającym odpowiednich uprawnień budowlanych. W takim przypadku znaczenie mają specjalność i zakres posiadanych uprawnień.

Prawo wykonywania samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie przysługuje osobom spełniającym wymagania ustawowe, w tym posiadającym odpowiednie uprawnienia oraz prawo do wykonywania tych funkcji związane z członkostwem we właściwej izbie samorządu zawodowego. Forma rozliczenia z klientem – umowa o dzieło, działalność nierejestrowana albo działalność wpisana do CEIDG – nie zastępuje tych wymogów.

PIT i 50% koszty autorskie

Jeżeli zamawiającym jest osoba prywatna, która nie zawiera umowy w ramach działalności gospodarczej i nie występuje w innej roli powodującej obowiązki płatnika, co do zasady nie pobiera ona zaliczki na PIT i nie wystawia wykonawcy informacji PIT-11. Wykonawca sam rozlicza właściwy przychód w zeznaniu rocznym.

Źródło przychodu zależy od rzeczywistej treści umowy. Wynagrodzenie za wykonanie dzieła trzeba odróżnić od honorarium za korzystanie z praw autorskich albo rozporządzenie autorskimi prawami majątkowymi. Przy umowie zawartej między dwiema osobami prywatnymi wynagrodzenie nieobjęte prawami autorskimi może być rozliczane jako przychód z innych źródeł, natomiast wynagrodzenie za rozporządzenie prawami autorskimi lub korzystanie z nich może stanowić przychód z praw majątkowych. Przy przychodach rozliczanych bez pośrednictwa płatnika właściwym zeznaniem jest co do zasady PIT-36.

Osobne zasady dotyczą działalności nierejestrowanej. Przychody z niej są dla celów PIT zaliczane do innych źródeł i wykazywane w PIT-36. Podatnik może pomniejszyć je o udokumentowane koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. Dochód podlega opodatkowaniu według skali podatkowej.

Kiedy można zastosować 50% koszty uzyskania przychodu?

Projekt architektoniczny może być utworem w rozumieniu prawa autorskiego, jeżeli stanowi rezultat działalności twórczej o indywidualnym charakterze. Nie każdy rysunek techniczny, schemat lub odtwórcze opracowanie spełnia te warunki.

50% koszty uzyskania przychodu nie przysługują automatycznie tylko dlatego, że wynagrodzenie dotyczy projektu architektonicznego. Musi rzeczywiście powstać utwór, wykonawca musi być jego twórcą, a wynagrodzenie objęte 50% kosztami musi dotyczyć korzystania z praw autorskich lub rozporządzenia tymi prawami. W umowie należy odpowiednio wyodrębnić honorarium autorskie i określić zakres przenoszonych praw albo licencji.

Jeżeli prawa majątkowe są przenoszone, umowa powinna wskazywać pola eksploatacji. W przypadku licencji należy opisać jej zakres, czas i sposób korzystania z projektu. Sam zapis, że „wszystkie prawa przechodzą na zamawiającego”, bez właściwego określenia praw i pól eksploatacji, może być niewystarczający.

Łączna wysokość 50% kosztów uzyskania przychodów podlega rocznemu limitowi. W 2026 r. limit ten wynosi 120 000 zł. Jeżeli ustawowe warunki zastosowania 50% kosztów nie są spełnione, nie należy stosować ich wyłącznie na podstawie nazwania wynagrodzenia honorarium autorskim.

Czy trzeba doliczyć VAT?

VAT trzeba oceniać niezależnie od zasad Prawa przedsiębiorców i PIT. To, że dana aktywność jest działalnością nierejestrowaną na gruncie Prawa przedsiębiorców, nie wyklucza uznania jej za działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT.

W 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi co do zasady 240 000 zł wartości sprzedaży bez podatku, a przy rozpoczęciu wykonywania czynności opodatkowanych w trakcie roku limit ustala się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. Zwolnienie nie ma jednak zastosowania do wszystkich rodzajów usług.

Szczególnej uwagi wymagają usługi mające charakter doradztwa, ponieważ ustawa o VAT wyłącza usługi w zakresie doradztwa z możliwości korzystania ze zwolnienia podmiotowego, poza wskazanymi ustawowo wyjątkami. Nie oznacza to, że każda usługa projektowa jest automatycznie doradztwem – decyduje rzeczywisty zakres świadczenia.

Jeżeli wykonawca korzysta ze zwolnienia z VAT, nie dolicza podatku VAT do wynagrodzenia. Przy jednorazowej czynności wykonywanej rzeczywiście poza działalnością gospodarczą również należy najpierw ustalić, czy wykonawca w ogóle występuje w danej transakcji jako podatnik VAT.

Co powinna zawierać umowa o dzieło na projekt?

Dla bezpieczeństwa obu stron umowę warto zawrzeć na piśmie i dokładnie opisać rezultat, który ma zostać wykonany. W szczególności warto określić:

• zakres i rodzaj projektu oraz materiały, które wykonawca ma przekazać,
• termin wykonania i zasady odbioru dzieła,
• liczbę i zakres możliwych poprawek,
• wysokość oraz terminy płatności wynagrodzenia,
• odpowiedzialność za wady dzieła,
• czy dokumentacja jest wyłącznie koncepcją, czy ma służyć do realizacji robót lub procedury budowlanej,
• czy powstający projekt ma być utworem objętym prawem autorskim oraz w jaki sposób zamawiający może z niego korzystać,
• część wynagrodzenia stanowiącą honorarium autorskie, jeżeli strony przewidują przeniesienie praw albo licencję i ma to znaczenie dla rozliczeń podatkowych.

Jeżeli zamawiający ma otrzymać autorskie prawa majątkowe, trzeba wskazać pola eksploatacji i moment przejścia praw. Jeżeli wykonawca zachowuje prawa i udziela jedynie licencji, umowa powinna określać jej zakres. W przypadku projektu związanego z robotami budowlanymi warto również precyzyjnie rozdzielić odpowiedzialność za koncepcję od czynności wymagających uprawnień budowlanych.

FAQ

Czy 6000 zł za jeden projekt wymaga firmy?

Nie z samego powodu wysokości wynagrodzenia. Jeżeli jest to rzeczywiście pojedyncza czynność, która nie tworzy zorganizowanej i ciągłej działalności gospodarczej, może zostać wykonana bez zakładania firmy. Jeżeli projekt jest elementem działalności nierejestrowanej, 6000 zł mieści się w kwartalnym limicie 10 813,50 zł obowiązującym w 2026 r., ale trzeba spełnić również pozostałe warunki tej formy działalności.

Czy limit działalności nierejestrowanej jest miesięczny?

Nie. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje limit kwartalny. Przychód należny nie może przekroczyć w żadnym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia. W 2026 r. oznacza to 10 813,50 zł na kwartał. Miesięczny limit 75% minimalnego wynagrodzenia obowiązywał do końca 2025 r.

Czy projekt wnętrza wymaga uprawnień?

Nie każdy projekt wnętrza wymaga uprawnień budowlanych. Koncepcja aranżacyjna, wizualizacja lub opracowanie estetyczne mogą pozostawać poza zakresem samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie. Jeśli jednak dokumentacja obejmuje rozwiązania, których projektowanie wymaga odpowiednich uprawnień budowlanych, musi zostać sporządzona przez osobę uprawnioną w wymaganym zakresie.

Kiedy można zastosować 50% KUP?

Gdy rzeczywiście powstaje utwór, wykonawca jest jego twórcą, a wynagrodzenie objęte 50% kosztami dotyczy korzystania z praw autorskich lub rozporządzania nimi. Sam fakt przygotowania projektu albo nazwanie części zapłaty honorarium autorskim nie wystarcza. Treść umowy i sposób wyodrębnienia wynagrodzenia powinny odpowiadać rzeczywistemu charakterowi współpracy.