Etat i działalność gospodarcza dla tego samego pracodawcy

Czy można jednocześnie pracować na etacie i prowadzić działalność dla tego samego pracodawcy?

Co do zasady tak. Polskie przepisy nie zakazują, aby pracownik był zatrudniony na umowę o pracę i jednocześnie prowadził jednoosobową działalność gospodarczą, nawet jeżeli kontrahentem tej działalności jest obecny pracodawca. Taki model musi jednak odpowiadać rzeczywistości. Sama zgoda pracodawcy, założenie firmy i wystawianie faktur nie przesądzają jeszcze, że mamy do czynienia z bezpieczną współpracą B2B.

Kluczowe znaczenie ma art. 22 Kodeksu pracy. Jeżeli praca jest wykonywana osobiście, za wynagrodzeniem, na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, jest to zatrudnienie pracownicze bez względu na nazwę umowy. Nie można więc „przenieść” części etatu na fakturę tylko po to, aby obniżyć koszty zatrudnienia.

Bezpieczniejszy jest model, w którym obowiązki z umowy o pracę i usługi z działalności gospodarczej są różne rodzajowo. Przykładowo etat może obejmować pracę magazyniera, a działalność — odrębne, samodzielne usługi doradcze lub organizacyjne, o ile faktycznie nie są to te same czynności wykonywane po godzinach albo pod bieżącym nadzorem przełożonego.

Kiedy faktury dla pracodawcy mogą zostać zakwestionowane?

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy pracownik wykonuje na fakturze te same albo bardzo podobne czynności, które należą do jego obowiązków etatowych. Jeżeli magazynier po godzinach nadal zajmuje się przyjmowaniem towaru, kompletowaniem zamówień, wydawaniem produktów, porządkowaniem magazynu albo bieżącą obsługą procesów magazynowych, to nazwanie tych czynności usługą gospodarczą może zostać uznane za próbę obejścia przepisów prawa pracy.

Znaczenie ma również sposób wykonywania usług. Jeżeli osoba na działalności pracuje według grafiku pracodawcy, korzysta z jego narzędzi, nie ponosi ryzyka gospodarczego, nie decyduje samodzielnie o sposobie wykonania usługi, nie może posłużyć się zastępcą i podlega bieżącym poleceniom przełożonego, to współpraca coraz bardziej przypomina etat.

W orzecznictwie podkreśla się, że świadczenie tej samej rodzajowo pracy poza normalnym czasem pracy, na podstawie dodatkowej umowy, może być traktowane jako kontynuowanie stosunku pracy w godzinach nadliczbowych. Tak wskazał m.in. Sąd Apelacyjny w Lublinie w wyroku z 17 sierpnia 2006 r., sygn. III APa 24/06. W praktyce konsekwencją może być spór o nadgodziny, zaległe składki, prawidłowe rozliczenie podatków oraz odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie przepisów o czasie pracy.

Czy faktury za „usługi biurowe” albo „doradztwo” rozwiążą problem?

Nie, jeżeli taka nazwa nie odpowiada rzeczywistości. Na fakturze i w umowie należy wskazywać usługi, które są faktycznie wykonywane. Samo dopisanie innego opisu, np. „usługi biurowe”, „doradztwo logistyczne” albo „obsługa administracyjna”, nie zabezpiecza stron, jeżeli w praktyce są to te same zadania, które pracownik wykonuje w ramach etatu.

Jeżeli pracownik rzeczywiście wykonuje dodatkowe czynności biurowe, trzeba sprawdzić, czy nie są one już objęte zakresem obowiązków pracowniczych. Jeżeli od lat w ramach etatu zajmuje się także dokumentacją, ewidencją, zestawieniami, korespondencją lub obsługą zamówień, to fakturowanie tych samych czynności jako odrębnej działalności będzie ryzykowne.

Inaczej można ocenić sytuację, w której działalność obejmuje samodzielny, wyodrębniony projekt: np. opracowanie procedury obiegu dokumentów, stworzenie instrukcji magazynowej, analizę kosztów logistyki, szkolenie wewnętrzne, wdrożenie systemu raportowania albo doradztwo wykonywane poza podporządkowaniem pracowniczym. Wtedy trzeba zadbać o precyzyjną umowę, opis rezultatów i dokumenty potwierdzające wykonanie usługi.

Wybór PKD przy działalności świadczonej dla pracodawcy

PKD powinno odpowiadać rzeczywistemu rodzajowi usług. Nie trzeba jednak szukać kodu, który idealnie opisuje każde pojedyncze zadanie; ważne, aby kod nie był sprzeczny z faktycznym profilem działalności. Od 1 stycznia 2025 r. funkcjonuje PKD 2025, a przedsiębiorcy mają okres przejściowy na dostosowanie wpisów do nowej klasyfikacji. Przy zakładaniu nowej działalności należy korzystać z aktualnej klasyfikacji i wyszukiwarki PKD.

Dla usług administracyjnych, organizacyjnych, doradczych lub logistycznych trzeba dobrać kod po analizie konkretnych czynności. Inny kod będzie właściwy dla prostych usług wspomagających prowadzenie biura, inny dla doradztwa związanego z zarządzaniem, a jeszcze inny dla usług magazynowania lub logistyki. Nie należy wybierać kodu tylko dlatego, że „pasuje pod fakturę”, jeżeli faktycznie wykonywana praca pozostaje magazynowa i pracownicza.

Warto też pamiętać, że sam kod PKD nie przesądza o legalności modelu współpracy. Jeżeli w praktyce występuje podporządkowanie pracownicze, powtarzalny grafik, bieżące polecenia i brak ryzyka gospodarczego, to prawidłowo wpisane PKD nie wyeliminuje ryzyka.

Podatki i ZUS przy przejściu z etatu na B2B lub łączeniu etatu z działalnością

Przy współpracy z obecnym lub byłym pracodawcą trzeba sprawdzić nie tylko przepisy prawa pracy, lecz także podatki i składki. Jeżeli przedsiębiorca wybiera podatek liniowy, a następnie uzyskuje przychody z usług na rzecz obecnego albo byłego pracodawcy odpowiadających czynnościom wykonywanym w ramach stosunku pracy w tym samym roku podatkowym, może utracić prawo do tej formy opodatkowania za dany rok. Szczególnej kontroli wymagają usługi dla byłego pracodawcy a prawo do podatku liniowego i ryczałtu, gdy zakres usług pokrywa się z wcześniejszym etatem.

Podobne ryzyko dotyczy ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Świadczenie usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, które odpowiadają czynnościom wykonywanym na etacie, może spowodować utratę prawa do ryczałtu od dnia uzyskania takiego przychodu. Wtedy rozliczenia trzeba skorygować zgodnie z przepisami.

Osobno trzeba ocenić składki ZUS. Jeżeli ktoś jednocześnie pracuje na pełnym etacie i ma wynagrodzenie co najmniej równe minimalnemu wynagrodzeniu za pracę, z działalności gospodarczej zwykle opłaca obowiązkowo składkę zdrowotną, a ubezpieczenia społeczne z działalności są dobrowolne. W 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto. Gdy etat jest niżej wynagradzany albo nie ma go wcale, zasady składkowe mogą być inne.

Szerzej zbieg tych tytułów oraz obowiązek opłacania składki zdrowotnej omawia materiał etat i działalność gospodarcza a składka zdrowotna.

Przy ulgach ZUS trzeba dodatkowo zbadać, czy działalność nie polega na wykonywaniu dla byłego pracodawcy tych samych czynności, które były wykonywane na etacie w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym. Może to wyłączyć prawo do ulgi na start lub preferencyjnych składek. W tym obszarze decydują szczegóły stanu faktycznego, a nie sama nazwa usługi.

Zakaz konkurencji i lojalność wobec pracodawcy

Nawet jeżeli zakres usług jest inny niż obowiązki etatowe, trzeba sprawdzić umowę o pracę, regulamin pracy i ewentualną umowę o zakazie konkurencji. Pracownik ma obowiązek dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie i zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Jeżeli działalność ma polegać na obsłudze innych podmiotów z tej samej branży, przejmowaniu klientów, korzystaniu z kontaktów pracodawcy albo wykonywaniu usług konkurencyjnych, ryzyko rośnie. W takiej sytuacji potrzebna jest odrębna analiza, czy planowana konkurencyjna firma nie naruszy obowiązków pracowniczych lub umowy o zakazie konkurencji.

Jak przygotować bezpieczniejszą umowę B2B z pracodawcą?

Umowa o współpracy powinna możliwie jasno oddzielać działalność gospodarczą od etatu. W szczególności warto opisać:

• konkretny zakres usług wykonywanych w działalności, inny niż obowiązki pracownicze,
• miejsce i czas wykonywania usług, z unikaniem zwykłego grafiku pracowniczego,
• samodzielność wykonawcy w organizacji pracy,
• odpowiedzialność za rezultat lub należyte wykonanie usługi,
• możliwość świadczenia usług także dla innych klientów, jeżeli nie narusza to zakazu konkurencji,
• sposób dokumentowania wykonanych usług, np. raporty, protokoły, zestawienia, rezultaty projektu,
• zasady korzystania ze sprzętu, danych i pomieszczeń pracodawcy.

Nie jest zakazane posiadanie tylko jednego kontrahenta, ale w połączeniu z innymi elementami — takim jak stały grafik, polecenia przełożonego i wykonywanie tych samych zadań — może to być argument za zakwestionowaniem działalności jako rzeczywiście niezależnej.

Odpowiedź na opisany problem

W opisanej sytuacji samo założenie działalności i wystawianie faktur obecnej firmie nie jest automatycznie zabronione. Problemem jest jednak pomysł pozostawienia pracy magazyniera na minimalnym wynagrodzeniu i wypłacania dodatkowej kwoty 6000 zł netto miesięcznie na fakturze, jeżeli ta faktura miałaby obejmować w istocie te same albo podobne czynności wykonywane dotychczas w ramach etatu.

Jeżeli na etacie wykonuje Pan zarówno pracę magazyniera, jak i obowiązki biurowe, to fakturowanie „usług biurowych” może być ryzykowne, gdy będą one pokrywać się z dotychczasowym zakresem pracy. Bezpieczniej byłoby wyodrębnić rzeczywiste, samodzielne usługi, których nie obejmuje umowa o pracę, oraz przygotować dokumenty potwierdzające, że nie są wykonywane pod kierownictwem pracodawcy jak zwykłe obowiązki pracownicze.

W praktyce przed wdrożeniem takiego modelu warto porównać zakres obowiązków z umowy o pracę, opis stanowiska, rzeczywiste codzienne czynności, projekt umowy B2B, planowane faktury, wybraną formę opodatkowania i zasady składkowe. Dopiero całość tych elementów pozwala ocenić, czy współpraca jest do obrony.

Najczęstsze pytania

Czy urząd skarbowy może zakwestionować faktury wystawiane pracodawcy?

Tak, zwłaszcza gdy faktury nie odpowiadają rzeczywistym usługom albo gdy działalność służy tylko przeniesieniu części wynagrodzenia z etatu na fakturę. Szczególnie ryzykowne jest wykonywanie tych samych czynności dla tego samego podmiotu w tym samym czasie.

Czy można mieć tylko jednego klienta w działalności gospodarczej?

Tak, przepisy tego nie zakazują. Jeden kontrahent nie przesądza jeszcze o pozorności działalności, ale może zwiększać ryzyko, jeżeli jednocześnie występuje podporządkowanie, stały grafik, brak ryzyka gospodarczego i wykonywanie tych samych zadań co na etacie.

Czy wystarczy zmienić nazwę usługi na fakturze?

Nie. Opis na fakturze powinien być zgodny z rzeczywistością. Jeżeli faktura obejmuje „doradztwo”, ale faktycznie wykonywana jest zwykła praca magazynowa albo biurowa pod nadzorem pracodawcy, sama nazwa usługi nie zabezpieczy stron.

Czy działalność dla pracodawcy wyklucza podatek liniowy lub ryczałt?

Nie zawsze. Problem pojawia się wtedy, gdy usługi dla obecnego albo byłego pracodawcy odpowiadają czynnościom wykonywanym na etacie. W takim przypadku przepisy przewidują ryzyko utraty prawa do podatku liniowego albo ryczałtu na zasadach określonych w ustawach podatkowych.

Czy pracodawca może obniżyć pensję do minimum i resztę płacić na fakturę?

Może to być bardzo ryzykowne, jeżeli faktura zastępuje normalne wynagrodzenie za pracę. Taki model powinien być stosowany tylko wtedy, gdy faktury obejmują realne, odrębne usługi gospodarcze, a nie dotychczasowe obowiązki pracownicze.

Podsumowanie

Łączenie umowy o pracę z działalnością gospodarczą dla tego samego pracodawcy jest dopuszczalne, ale wymaga realnego rozdzielenia obu relacji. Najważniejsze jest to, aby działalność nie była ukrytym etatem ani sposobem na obejście przepisów o czasie pracy, składkach i podatkach. W opisanym przypadku szczególnie problematyczne byłoby fakturowanie usług biurowych lub magazynowych, jeżeli te czynności już należą do obowiązków pracownika.

Przed wdrożeniem współpracy warto przygotować odrębny zakres usług, sprawdzić umowę o pracę i ewentualny zakaz konkurencji, dobrać właściwe PKD, przeanalizować formę opodatkowania oraz składki ZUS. Jeżeli te elementy nie zostaną uporządkowane, ryzyko zakwestionowania modelu przez urząd, ZUS, PIP albo samego pracownika w przyszłości jest istotne.