Praca zdalna w Polsce dla firmy z UK

Praca zdalna z Polski dla brytyjskiego pracodawcy

W opisanej sytuacji żona wykonuje obowiązki z miejsca zamieszkania w Polsce, choć kontaktuje się z pacjentami w Anglii i korzysta z systemów informatycznych pracodawcy z Wielkiej Brytanii. Dla podatków i ubezpieczeń społecznych najważniejsze jest zasadniczo to, gdzie pracownik fizycznie wykonuje pracę oraz gdzie ma rezydencję podatkową.

Sama lokalizacja serwerów, telefonii internetowej, bazy pacjentów lub siedziby pracodawcy nie przesądza, że praca jest wykonywana w Wielkiej Brytanii. Jeżeli rozmowy i inne czynności służbowe są wykonywane z mieszkania w Polsce, punktem wyjścia jest traktowanie pracy jako wykonywanej w Polsce.

Trzeba jednak odróżnić trzy kwestie: podatek dochodowy, ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz obowiązki formalne zagranicznego pracodawcy. Każda z nich może być oceniana według innych przepisów.

Rezydencja podatkowa w Polsce

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych osoba fizyczna mająca miejsce zamieszkania na terytorium Polski podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, czyli rozlicza tu całość swoich dochodów bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów.

Za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce uważa się osobę, która spełnia co najmniej jeden z dwóch warunków: ma w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych, czyli ośrodek interesów życiowych, albo przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Przy wyjazdach lub pracy poza Polską trzeba także analizować rezydencję podatkową za granicą.

Jeżeli po przeprowadzce do Polski żona mieszka tu na stałe, ma tu rodzinę, mieszkanie, codzienne sprawy życiowe i wykonuje pracę z Polski, bardzo prawdopodobne jest, że stanie się polskim rezydentem podatkowym. Nie trzeba spełnić obu warunków jednocześnie. Wystarczy jeden z nich.

Jeżeli osoba nie jest polskim rezydentem podatkowym, ale wykonuje pracę z terytorium Polski, może mimo to powstać w Polsce ograniczony obowiązek podatkowy w zakresie dochodów osiąganych z pracy wykonywanej w Polsce. Dlatego także w sytuacjach przejściowych nie należy zakładać automatycznie, że sam brytyjski pracodawca oznacza rozliczenie wyłącznie w Wielkiej Brytanii.

Gdzie opodatkować wynagrodzenie z firmy z Wielkiej Brytanii?

Konwencja między Polską a Wielką Brytanią w sprawie unikania podwójnego opodatkowania przewiduje, że wynagrodzenia z pracy najemnej osoby mającej miejsce zamieszkania w Polsce co do zasady podlegają opodatkowaniu w Polsce, chyba że praca jest wykonywana w drugim państwie. Jeżeli praca jest faktycznie wykonywana z Polski, to w typowej sytuacji wynagrodzenie za tę pracę powinno być rozliczane w Polsce.

Inaczej może być, gdy pracownik okresowo wykonuje część pracy fizycznie w Wielkiej Brytanii, odbywa tam dyżury, pracuje z biura, wyjeżdża służbowo albo ma równolegle inne źródła dochodu. Wtedy trzeba oddzielić okresy i rodzaje pracy oraz sprawdzić, czy wynagrodzenie może być opodatkowane również w Wielkiej Brytanii.

Jeżeli brytyjski pracodawca nadal potrąca podatek w systemie PAYE, warto ustalić, z jakiego powodu to robi i czy jest możliwe skorygowanie rozliczeń po stronie brytyjskiej. W Polsce pracownik powinien wykazać dochód zgodnie z polskimi zasadami, a ewentualne podwójne opodatkowanie rozliczać według właściwej metody przewidzianej w konwencji.

Zaliczki na PIT od zagranicznej pensji

Jeżeli pracownik mieszkający w Polsce otrzymuje wynagrodzenie ze stosunku pracy od zagranicznego pracodawcy, który nie działa jako polski płatnik, dochód jest uzyskiwany bez pośrednictwa płatnika. W takim przypadku podatnik co do zasady sam oblicza i wpłaca zaliczki na podatek dochodowy.

Art. 44 ust. 3a ustawy o PIT przewiduje obowiązek wpłacania zaliczek miesięcznych do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dochód został uzyskany, a za grudzień - w terminie złożenia zeznania rocznego. Zaliczki oblicza się według skali podatkowej.

Wynagrodzenie otrzymywane w funtach należy przeliczać na złote według zasad z ustawy o PIT, czyli co do zasady według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Od przychodu można odliczyć właściwe koszty uzyskania przychodu oraz składki na ubezpieczenia społeczne, jeżeli spełniają warunki odliczenia.

Roczne rozliczenie takiego dochodu następuje zwykle w zeznaniu PIT-36, ponieważ podatnik rozlicza dochody, od których samodzielnie wpłacał zaliczki. W konkretnym przypadku trzeba jednak sprawdzić całość dochodów, ewentualne podatki pobrane za granicą oraz dokumenty od pracodawcy.

ZUS przy pracy zdalnej dla firmy z UK

W zakresie ubezpieczeń społecznych zasadą jest podleganie ustawodawstwu jednego państwa. Dla pracy najemnej najczęściej decyduje miejsce faktycznego wykonywania pracy. Jeżeli pracownik stale wykonuje obowiązki z Polski, punktem wyjścia jest podleganie polskim ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym.

Treść pierwotnego artykułu odwoływała się do sytuacji, w której Wielka Brytania była traktowana jak państwo członkowskie UE. Tego założenia nie można już stosować automatycznie. Po Brexicie należy sprawdzić, czy dana sytuacja mieści się w przepisach przejściowych, umowie o wystąpieniu albo w zasadach koordynacji wynikających z relacji UE - Wielka Brytania. Nie zmienia to jednak praktycznego wniosku, że przy stałej pracy wykonywanej z Polski bardzo często właściwy będzie polski system ubezpieczeń.

Jeżeli właściwe są polskie przepisy, płatnikiem składek co do zasady jest pracodawca. Zagraniczna firma, nawet bez oddziału w Polsce, może mieć obowiązek zgłoszenia się jako płatnik w ZUS, zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń oraz opłacania składek.

W praktyce możliwe jest także pisemne porozumienie, w którym pracownik przejmuje techniczne obowiązki rozliczania i opłacania składek w imieniu zagranicznego pracodawcy. Takie rozwiązanie powinno być jednoznaczne, pisemne i zgłoszone do ZUS. Nie oznacza ono, że składki stają się prywatną sprawą pracownika bez związku z pracodawcą - nadal wynikają z zatrudnienia.

Czy praca na brytyjskich serwerach zmienia miejsce pracy?

Nie należy utożsamiać miejsca położenia serwera z miejscem wykonywania pracy. Pracownik wykonuje pracę tam, gdzie fizycznie wykonuje czynności: rozmawia z pacjentami, obsługuje system, odbiera polecenia, prowadzi dokumentację lub realizuje inne zadania. Jeżeli robi to z mieszkania w Polsce, to praca jest wykonywana w Polsce, nawet gdy system informatyczny znajduje się w Wielkiej Brytanii.

Znaczenie mogą mieć natomiast umowa o pracę, regulaminy pracodawcy, faktyczne polecenia służbowe, harmonogram pracy, miejsce logowania, dokumenty płacowe oraz to, czy pracownik wyjeżdża do Wielkiej Brytanii w celu wykonywania obowiązków. W razie kontroli liczy się rzeczywisty sposób pracy, a nie wyłącznie zapis w umowie.

Co powinien zrobić pracownik po przeprowadzce do Polski?

1. Ustalić, od kiedy centrum interesów życiowych lub pobyt w Polsce powoduje polską rezydencję podatkową.
2. Sprawdzić, czy brytyjski pracodawca pobiera podatek i na jakiej podstawie.
3. Ustalić sposób wpłacania zaliczek na PIT w Polsce oraz sposób przeliczania wynagrodzenia w funtach.
4. Wyjaśnić z pracodawcą, kto zgłasza pracownika do ZUS i kto technicznie opłaca składki.
5. Zebrać dokumenty płacowe, umowę, aneksy o pracy zdalnej, potwierdzenia przelewów i informacje o ewentualnych dniach pracy poza Polską.

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy pracownik zakłada, że skoro firma jest brytyjska, to wszystkie rozliczenia pozostają w Wielkiej Brytanii. Po przeprowadzce do Polski taki wniosek często jest nieprawidłowy.

FAQ

Czy firma z Wielkiej Brytanii musi mieć oddział w Polsce, aby zatrudniać pracownika mieszkającego w Polsce?

Nie zawsze musi mieć oddział, ale brak oddziału nie zwalnia automatycznie z obowiązków wobec ZUS ani z konieczności prawidłowego ułożenia rozliczeń. Zagraniczny pracodawca może być zobowiązany do działania jako płatnik składek w Polsce.

Czy wynagrodzenie z UK trzeba rozliczać w Polsce?

Jeżeli pracownik jest polskim rezydentem podatkowym i wykonuje pracę z Polski, co do zasady powinien rozliczać wynagrodzenie w Polsce. Jeżeli podatek jest potrącany również w Wielkiej Brytanii, trzeba sprawdzić konwencję o unikaniu podwójnego opodatkowania i dokumenty płacowe.

Czy kod podatkowy lub payslip z Wielkiej Brytanii wystarczy do rozliczenia w Polsce?

Nie. Dokumenty od brytyjskiego pracodawcy są ważne dowodowo, ale polskie rozliczenie trzeba wykonać według polskich przepisów, w tym zasad przeliczania waluty, kosztów uzyskania przychodu, zaliczek i zeznania rocznego.

Kto płaci ZUS przy pracy dla zagranicznego pracodawcy?

Jeżeli właściwe są polskie przepisy ubezpieczeniowe, płatnikiem składek co do zasady jest pracodawca. W praktyce pracownik może przejąć techniczne obowiązki rozliczeniowe na podstawie pisemnego porozumienia, ale wymaga to prawidłowego zgłoszenia i dokumentacji.

Czy praca na serwerze w Wielkiej Brytanii oznacza, że praca jest wykonywana w UK?

Zwykle nie. Dla podatków i ubezpieczeń większe znaczenie ma fizyczne miejsce wykonywania czynności przez pracownika. Jeżeli pracownik dzwoni, loguje się i realizuje obowiązki z Polski, to zasadniczo praca jest wykonywana w Polsce.

Podsumowanie

Praca zdalna z Polski dla pracodawcy z Wielkiej Brytanii wymaga uporządkowania podatku dochodowego i ubezpieczeń społecznych. W typowej sytuacji po przeprowadzce do Polski pracownik staje się polskim rezydentem podatkowym albo co najmniej osiąga dochód z pracy wykonywanej w Polsce. To może oznaczać obowiązek samodzielnego wpłacania zaliczek na PIT i wykazania dochodu w polskim zeznaniu rocznym.

W zakresie ZUS najważniejsze jest ustalenie właściwego ustawodawstwa. Przy stałej pracy wykonywanej z Polski bardzo często będzie to polski system ubezpieczeń. Trzeba wtedy ustalić, czy obowiązki płatnika wykonuje zagraniczny pracodawca, czy na podstawie pisemnego porozumienia robi to pracownik.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350 ze zm.
2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887 ze zm.
3. Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od zysków majątkowych, podpisana w Londynie dnia 20 lipca 2006 r.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 stycznia 2014 r., sygn. akt I UK 275/13
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 czerwca 2013 r., sygn. akt II UK 333/12

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.