Niezgłoszenie sprzedaży udziałów i rezygnacja z zarządu

Kto zgłasza sprzedaż udziałów i zmiany w KRS?

Sprzedaż udziałów w spółce z o.o. oraz zakończenie pełnienia funkcji w zarządzie to dwa odrębne zdarzenia. Były wspólnik nie składa we własnym imieniu wniosku o wykreślenie siebie jako wspólnika tylko dlatego, że sprzedał udziały. Po transakcji zainteresowani powinni jednak zawiadomić spółkę o przejściu udziałów i przedstawić dowód dokonanej czynności. Zgodnie z art. 187 Kodeksu spółek handlowych przejście udziału jest skuteczne wobec spółki od chwili otrzymania takiego zawiadomienia wraz z dowodem przejścia udziału.

Zarząd prowadzi księgę udziałów i wpisuje do niej zmiany dotyczące wspólników oraz przysługujących im udziałów. Po każdej zmianie powinien również złożyć sądowi rejestrowemu nową listę wspólników podpisaną przez wszystkich członków zarządu, z podaniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego wspólnika.

Trzeba przy tym odróżnić listę wspólników składaną do akt rejestrowych od danych widocznych bezpośrednio w odpisie KRS. Rejestr przedsiębiorców ujawnia w przypadku spółki z o.o. m.in. wspólników posiadających samodzielnie lub łącznie z innymi co najmniej 10% kapitału zakładowego oraz informację o jedynym wspólniku. Jeżeli sprzedaż zmienia takie dane, trzeba odpowiednio zaktualizować wpis. Wniosek o zmianę wpisu w KRS składa spółka działająca przez uprawnione osoby, a w sprawach podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców wnioski składa się elektronicznie przez system teleinformatyczny.

Jeżeli zdarzenie wymaga zmiany wpisu w KRS, wniosek powinien być co do zasady złożony w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Nie oznacza to jednak, że sama sprzedaż udziałów staje się ważna dopiero po ujawnieniu jej w KRS.

Sprzedaż udziałów a CRBR

Po sprzedaży udziałów trzeba odrębnie sprawdzić Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. Nie każda transakcja sprzedaży udziałów powoduje obowiązek złożenia nowego zgłoszenia do CRBR. Aktualizacja jest potrzebna wtedy, gdy w wyniku transakcji zmieniły się informacje podlegające ujawnieniu w rejestrze, w szczególności osoba beneficjenta rzeczywistego albo wielkość lub charakter przysługujących mu uprawnień.

W przypadku zmian, dla których skuteczności nie jest wymagany wpis do KRS, informacje w CRBR aktualizuje się co do zasady w terminie 14 dni od dnia dokonania zmiany. Do tego terminu nie wlicza się sobót ani dni ustawowo wolnych od pracy. Nie należy więc czekać z aktualizacją CRBR na późniejsze ujawnienie zmian w KRS, jeżeli sam wpis do KRS nie ma charakteru konstytutywnego.

Zgłoszenia do CRBR dokonuje osoba ustawowo uprawniona do reprezentacji podmiotu. Były wspólnik nie aktualizuje rejestru wyłącznie dlatego, że był stroną umowy sprzedaży. Trzeba natomiast przekazać spółce informacje potrzebne do prawidłowego ustalenia beneficjentów rzeczywistych i sprawdzić, czy po transakcji dane w CRBR odpowiadają rzeczywistemu stanowi.

Czy członek zarządu musi być wspólnikiem?

Nie. W spółce z o.o. członek zarządu nie musi posiadać udziałów. Art. 201 § 3 Kodeksu spółek handlowych stanowi, że do zarządu mogą być powołane osoby spośród wspólników albo spoza ich grona. Sprzedaż udziałów nie powoduje więc sama przez się utraty funkcji w zarządzie.

O tym, czy dana osoba nadal jest członkiem zarządu, decyduje istnienie mandatu. Mandat może wygasnąć wskutek rezygnacji, odwołania, śmierci albo w związku z upływem kadencji na zasadach wynikających z Kodeksu spółek handlowych i umowy spółki. Utrata statusu wspólnika nie jest sama w sobie podstawą wygaśnięcia mandatu.

Jak skutecznie zrezygnować z funkcji członka zarządu?

Rezygnacja z funkcji członka zarządu jest jednostronnym oświadczeniem woli. Co do zasady nie wymaga przyjęcia przez spółkę. Dla celów dowodowych najlepiej złożyć ją w sposób pozwalający jednoznacznie wykazać treść oświadczenia oraz moment, w którym dotarło ono do spółki.

Jeżeli w zarządzie pozostają inni członkowie albo ustanowiony jest prokurent, zastosowanie ma m.in. art. 205 § 2 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym oświadczenia składane spółce oraz pisma doręczane spółce mogą być składane jednemu członkowi zarządu lub prokurentowi. Warto zachować dowód doręczenia rezygnacji, ponieważ może być później potrzebny w postępowaniu rejestrowym albo przy wyjaśnianiu odpowiedzialności za okres pełnienia funkcji.

Szczególna procedura obowiązuje, jeżeli w wyniku rezygnacji żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony. Zgodnie z art. 202 § 6 Kodeksu spółek handlowych członek zarządu składa wtedy rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Zaproszenie na zgromadzenie powinno zawierać oświadczenie o rezygnacji, a rezygnacja staje się skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie.

Co zrobić, gdy spółka nie aktualizuje wpisu w KRS?

Jeżeli rezygnacja została skutecznie złożona, ale spółka nie zgłasza zmiany do KRS, były członek zarządu powinien zabezpieczyć dokumenty potwierdzające ustanie mandatu. Najważniejsze są samo oświadczenie o rezygnacji, dowód jego skutecznego złożenia oraz – w przypadku rezygnacji ostatniego członka zarządu – dokumenty potwierdzające zachowanie szczególnej procedury.

Były członek zarządu może poinformować sąd rejestrowy o niezgodności wpisu ze stanem rzeczywistym i przedstawić posiadane dowody. Takie zawiadomienie nie zastępuje wniosku, który powinna złożyć spółka, ale może dać sądowi podstawę do zbadania, czy należy podjąć czynności z urzędu.

Art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przewiduje postępowanie przymuszające, gdy wymagany wniosek albo dokument nie został złożony mimo upływu terminu. Sąd może wyznaczyć obowiązanym dodatkowy 7-dniowy termin pod rygorem grzywny, a po bezskutecznym upływie tego terminu zastosować grzywnę. Może ona być ponawiana.

Jakie konsekwencje grożą za brak aktualizacji KRS i CRBR?

Brak aktualnego wpisu w KRS nie oznacza automatycznie, że prawidłowo dokonana sprzedaż udziałów jest nieważna albo że skuteczna rezygnacja z zarządu nie wywołała skutku. Może jednak powodować poważne problemy praktyczne: korespondencja może nadal trafiać do osoby widniejącej w rejestrze, kontrahenci i organy mogą opierać się na nieaktualnych danych, a spółka może zostać objęta postępowaniem przymuszającym.

Odrębne konsekwencje dotyczą CRBR. Podmiot, który nie dopełnił w terminie obowiązku zgłoszenia lub aktualizacji danych objętych rejestrem albo podał informacje niezgodne ze stanem faktycznym, może podlegać karze pieniężnej do 1 000 000 zł. Dlatego po sprzedaży udziałów nie wystarczy sprawdzić wyłącznie KRS – trzeba również ustalić, czy transakcja wpłynęła na informacje o beneficjentach rzeczywistych.

Ewentualna odpowiedzialność byłego członka zarządu za zobowiązania spółki jest natomiast odrębną kwestią. Nie wynika automatycznie z samego faktu, że po skutecznej rezygnacji jego nazwisko przez pewien czas pozostawało w KRS. Przy ocenie odpowiedzialności znaczenie ma rzeczywisty okres pełnienia funkcji, właściwa podstawa prawna oraz okoliczności konkretnej sprawy.

Co sprawdzić po sprzedaży udziałów i rezygnacji z zarządu?

• czy spółka otrzymała zawiadomienie o przejściu udziałów wraz z dowodem transakcji,
• czy zaktualizowano księgę udziałów i sporządzono nową listę wspólników,
• czy sprzedaż zmieniła dane wspólników ujawniane bezpośrednio w KRS,
• czy po transakcji zmieniły się dane podlegające zgłoszeniu do CRBR,
• czy ewentualna rezygnacja z zarządu została złożona we właściwym trybie i można wykazać datę jej skuteczności,
• czy po dokonaniu zgłoszeń dane w KRS i CRBR odpowiadają rzeczywistemu stanowi.

FAQ

Czy po sprzedaży wszystkich udziałów nadal mogę być członkiem zarządu?

Tak. Sprzedaż udziałów nie kończy automatycznie mandatu członka zarządu. Członkiem zarządu może być także osoba, która nie jest wspólnikiem spółki.

Czy każdą sprzedaż udziałów trzeba zgłaszać jako zmianę wspólnika widoczną w KRS?

Nie każdy wspólnik jest imiennie ujawniany w odpisie KRS. Zarząd powinien jednak zaktualizować księgę udziałów i po zmianie złożyć do akt rejestrowych nową listę wspólników. Jeżeli transakcja zmienia dane podlegające wpisowi do KRS, konieczna jest również aktualizacja samego wpisu.

Czy każda sprzedaż udziałów wymaga aktualizacji CRBR?

Nie. Trzeba sprawdzić, czy transakcja zmieniła informacje podlegające ujawnieniu w CRBR, np. osobę beneficjenta rzeczywistego albo wielkość lub charakter jego uprawnień. Jeżeli dane pozostają bez zmian, sama sprzedaż udziałów nie tworzy automatycznie obowiązku nowego zgłoszenia.

Ile czasu jest na aktualizację CRBR po sprzedaży udziałów?

Jeżeli wskutek transakcji zmieniły się dane podlegające zgłoszeniu, a skuteczność zmiany nie zależy od wpisu do KRS, aktualizacji dokonuje się zasadniczo w terminie 14 dni od dnia dokonania zmiany. Do biegu tego terminu nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.

Od kiedy działa rezygnacja z zarządu?

Przy zwykłej rezygnacji moment skuteczności zależy przede wszystkim od prawidłowego złożenia oświadczenia spółce oraz jego treści. Jeżeli jednak rezygnacja pozostawiłaby zarząd bez żadnego obsadzonego mandatu, stosuje się szczególną procedurę z art. 202 § 6 Kodeksu spółek handlowych; wtedy rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników, chyba że umowa spółki przewiduje inne rozwiązanie dopuszczone przez ustawę.

Czy nieaktualny wpis w KRS oznacza, że nadal jestem członkiem zarządu?

Nie. Wpis członka zarządu do KRS ma charakter deklaratoryjny. Jeżeli mandat skutecznie wygasł, sam brak wykreślenia nie powoduje jego dalszego trwania. Nieaktualny wpis należy jednak możliwie szybko uporządkować i zachować dokumenty pozwalające wykazać rzeczywistą datę zakończenia pełnienia funkcji.