Niezgłoszenie sprzedaży udziałów i rezygnacja z zarządu

Kto zgłasza sprzedaż udziałów i zmiany w KRS?

Sprzedaż udziałów w spółce z o.o. nie jest czynnością, którą były wspólnik samodzielnie wpisuje do KRS we własnym imieniu. Co do zasady to spółka, działająca przez zarząd, aktualizuje dokumenty i dane rejestrowe. Zbycie udziałów powinno zostać zgłoszone spółce wraz z dowodem przejścia udziałów, a zarząd powinien zaktualizować księgę udziałów oraz, gdy jest to wymagane, złożyć do akt rejestrowych aktualną listę wspólników.

Art. 168 Kodeksu spółek handlowych przewiduje, że zmiany danych podlegających ujawnieniu w rejestrze zarząd powinien zgłosić sądowi rejestrowemu. W praktyce oznacza to, że jeżeli sprzedaż udziałów wpływa na dane ujawniane w KRS albo na dokumenty składane do akt, obowiązek działania spoczywa na spółce reprezentowanej przez zarząd.

Ważna jest też aktualna forma składania wniosków. W sprawach spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców nie posługuje się już klasycznym papierowym zestawem formularzy KRS-Z3, KRS-ZE czy KRS-ZK w taki sposób, jak dawniej. Wnioski składa się co do zasady elektronicznie przez właściwy system rejestrowy, a system prowadzi użytkownika przez dane i załączniki wymagane dla danej zmiany.

Jeżeli w chwili sprzedaży udziałów był Pan nadal członkiem zarządu, obowiązek zgłoszenia zmian obciążał spółkę, ale wykonywał go zarząd. Przy zarządzie wieloosobowym znaczenie ma sposób reprezentacji spółki, a przy zarządzie jednoosobowym praktycznie to jedyny członek zarządu powinien zadbać o złożenie wniosku. Nie jest to jednak prywatny wniosek byłego wspólnika, lecz działanie w imieniu spółki.

Czy członek zarządu musi być wspólnikiem?

Nie. W spółce z o.o. członek zarządu nie musi posiadać udziałów. Art. 201 § 3 Kodeksu spółek handlowych stanowi, że do zarządu mogą być powołane osoby spośród wspólników albo spoza ich grona. Sprzedaż udziałów nie powoduje więc sama przez się utraty funkcji w zarządzie.

O tym, czy dana osoba nadal jest członkiem zarządu, decyduje mandat do pełnienia funkcji. Mandat może wygasnąć w szczególności wskutek odwołania, rezygnacji, upływu kadencji albo innych zdarzeń przewidzianych w umowie spółki lub przepisach. Sam fakt, że dana osoba przestała być wspólnikiem, nie wystarczy do wykreślenia jej jako członka zarządu.

Jak skutecznie zrezygnować z funkcji członka zarządu?

Rezygnacja z funkcji członka zarządu jest jednostronnym oświadczeniem woli. Dla bezpieczeństwa należy złożyć ją w formie pisemnej albo elektronicznej z kwalifikowanym podpisem, tak aby można było wykazać treść oświadczenia i datę jego doręczenia spółce.

Jeżeli w spółce pozostają inni członkowie zarządu albo ustanowiony jest prokurent, oświadczenie o rezygnacji powinno trafić do spółki w sposób umożliwiający jej zapoznanie się z treścią rezygnacji. Warto zachować potwierdzenie doręczenia, np. potwierdzenie odbioru przesyłki, urzędowe poświadczenie przedłożenia albo inne wiarygodne potwierdzenie.

Szczególnej ostrożności wymaga sytuacja, w której rezygnacja spowodowałaby, że w zarządzie nie pozostanie żaden członek. W takim przypadku Kodeks spółek handlowych przewiduje szczególny tryb złożenia rezygnacji wspólnikom oraz zwołania zgromadzenia wspólników. Jeżeli ten tryb zostanie pominięty, mogą powstać wątpliwości, od kiedy rezygnacja jest skuteczna.

Co zrobić, gdy spółka nie aktualizuje wpisu w KRS?

Jeżeli rezygnacja została skutecznie złożona, a spółka nie zgłasza zmiany do rejestru, były członek zarządu nie powinien biernie czekać. Może złożyć do sądu rejestrowego pismo informujące, że spółka nie dopełniła obowiązku aktualizacji danych. Do pisma warto dołączyć kopię rezygnacji, dowód jej doręczenia oraz aktualny odpis KRS albo wskazanie, że wpis nadal ujawnia nieaktualne dane.

Na podstawie art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające. Sąd wzywa obowiązanych do złożenia wniosku lub dokumentów w dodatkowym 7-dniowym terminie, a w razie niewykonania obowiązku może nałożyć grzywnę przewidzianą w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego dotyczących egzekucji świadczeń niepieniężnych.

Pismo byłego członka zarządu nie zastępuje wniosku spółki o wpis zmiany, ale może uruchomić reakcję sądu rejestrowego. Ma też praktyczne znaczenie dowodowe, ponieważ pokazuje, że osoba ujawniona w KRS podjęła działania w celu usunięcia nieaktualnego wpisu.

Jakie konsekwencje grożą za brak zgłoszenia?

Brak zgłoszenia sprzedaży udziałów albo rezygnacji z zarządu nie oznacza automatycznie, że czynność sprzedaży udziałów jest nieważna albo że rezygnacja nie wywołała skutku. Wpis w KRS ma jednak istotne znaczenie praktyczne, bo kontrahenci, wierzyciele i organy często opierają się na danych ujawnionych w rejestrze.

Najbardziej typową konsekwencją jest postępowanie przymuszające i grzywna nakładana na osoby obowiązane do złożenia wniosku. W określonych sytuacjach mogą pojawić się także roszczenia odszkodowawcze, jeżeli nieaktualny wpis doprowadził do szkody. Ocena odpowiedzialności zależy jednak od konkretnego stanu faktycznego, zakresu obowiązków danej osoby oraz tego, czy można wykazać normalny związek przyczynowy między zaniechaniem a szkodą.

Dodatkowym ryzykiem są problemy organizacyjne: doręczanie pism na dane osoby widniejącej w KRS, kierowanie do niej korespondencji wierzycieli, utrudnienia przy zawieraniu umów przez spółkę oraz konieczność wyjaśniania, że wpis jest nieaktualny. Dlatego po sprzedaży udziałów i rezygnacji z zarządu warto zadbać nie tylko o treść dokumentów, ale też o dowody doręczenia i późniejszą kontrolę wpisu.

FAQ

Czy po sprzedaży udziałów nadal mogę być członkiem zarządu?

Tak. Sprzedaż udziałów nie kończy automatycznie funkcji w zarządzie. Członkiem zarządu może być osoba, która nie jest wspólnikiem, o ile została prawidłowo powołana i jej mandat nie wygasł.

Czy były wspólnik sam składa wniosek do KRS?

Co do zasady nie. Wniosek o aktualizację danych składa spółka reprezentowana przez zarząd. Były wspólnik lub były członek zarządu może jednak zawiadomić sąd rejestrowy, jeżeli spółka nie wykonuje obowiązku.

Czy papierowe formularze KRS-Z3 i KRS-ZK są nadal właściwe?

W sprawach spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców wnioski składa się obecnie zasadniczo elektronicznie. Dawne nazwy formularzy mogą pomagać w identyfikacji rodzaju zmiany, ale nie oznaczają, że należy wysłać papierowy druk.

Od kiedy działa rezygnacja z zarządu?

Zasadniczo od chwili, gdy oświadczenie o rezygnacji zostało skutecznie doręczone spółce, chyba że z treści oświadczenia albo szczególnych przepisów wynika późniejszy termin. Przy rezygnacji ostatniego członka zarządu trzeba uwzględnić szczególną procedurę przewidzianą w Kodeksie spółek handlowych.

Czy nieaktualny wpis w KRS oznacza, że nadal odpowiadam za spółkę?

Nie zawsze. Sam wpis nie tworzy mandatu, jeżeli mandat już wygasł. Nieaktualny wpis może jednak powodować praktyczne ryzyka, dlatego warto zebrać dowody rezygnacji i zawiadomić sąd rejestrowy, jeżeli spółka nie dokonuje zmiany.

Podsumowanie

Sprzedaż udziałów w spółce z o.o. i rezygnacja z funkcji członka zarządu to dwie odrębne kwestie. Można przestać być wspólnikiem, a nadal pełnić funkcję w zarządzie, ponieważ przepisy dopuszczają powołanie do zarządu osób spoza grona wspólników. Aby zakończyć funkcję, potrzebne jest odwołanie, skuteczna rezygnacja albo inne zdarzenie powodujące wygaśnięcie mandatu.

Aktualizacja danych w KRS należy do spółki działającej przez zarząd. Jeżeli spółka nie składa wniosku, były członek zarządu powinien zabezpieczyć dowody i może zawiadomić sąd rejestrowy. Brak aktualnego wpisu może prowadzić do postępowania przymuszającego, grzywny i wielu praktycznych problemów, dlatego nie warto pozostawiać sprawy bez reakcji.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
3. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.