Rachunek spółki cywilnej po przekształceniu w sp. z o.o.

Rachunek spółki cywilnej po przekształceniu w spółkę z o.o.

Przy przekształceniu spółki cywilnej w spółkę z o.o. trzeba rozdzielić dwie kwestie: kto jest stroną umowy rachunku bankowego wobec banku oraz do kogo należą środki zgromadzone na rachunku. Te dwie sprawy nie zawsze pokrywają się automatycznie.

Spółka cywilna nie ma osobowości prawnej i co do zasady nie jest odrębnym od wspólników podmiotem praw i obowiązków. W praktyce rachunek używany w działalności spółki cywilnej jest najczęściej rachunkiem wspólnym wspólników prowadzących działalność gospodarczą. Obecnie status przedsiębiorcy wspólnika spółki cywilnej wynika z ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, która zastąpiła dawną ustawę o swobodzie działalności gospodarczej.

Podstawą prowadzenia rachunku wspólnego jest art. 51 ustawy - Prawo bankowe. Z kolei z art. 51a Prawa bankowego wynika, że przy rachunku wspólnym, o ile umowa rachunku nie stanowi inaczej, każdy ze współposiadaczy może samodzielnie dysponować środkami zgromadzonymi na rachunku oraz wypowiedzieć umowę ze skutkiem dla pozostałych współposiadaczy.

Nie oznacza to jednak, że każdy przelew ze starego rachunku po przekształceniu jest prawidłowy z punktu widzenia spółki z o.o. Uprawnienie techniczne do złożenia dyspozycji w banku nie przesądza jeszcze o tym, czy wspólnik miał materialnoprawne prawo zatrzymać pieniądze.

Zobacz również: korzystanie z konta prywatnego w spółce cywilnej

Czy stary rachunek automatycznie staje się rachunkiem spółki z o.o.?

Nie można bezpiecznie przyjąć, że rachunek używany wcześniej przez wspólników spółki cywilnej automatycznie, bez żadnych czynności, staje się rachunkiem bankowym spółki z o.o. W sensie prawnym przekształcenie zakłada kontynuację działalności i przejście praw oraz obowiązków na spółkę przekształconą, ale umowa rachunku bankowego była zwykle zawarta przez wspólników jako współposiadaczy rachunku.

Dlatego po wpisie spółki z o.o. do KRS należy niezwłocznie zgłosić przekształcenie do banku, przedłożyć wymagane dokumenty i ustalić, czy bank:

• aneksuje dotychczasową umowę rachunku i oznaczy spółkę z o.o. jako posiadacza rachunku,
• utrzyma numer rachunku po zmianie danych podmiotu,
• wymaga zamknięcia starego rachunku i otwarcia nowego rachunku dla spółki z o.o.,
• wprowadzi okres przejściowy na przekierowanie płatności od kontrahentów.

Stanowisko banku ma duże znaczenie praktyczne, ale nie rozstrzyga samodzielnie o własności pieniędzy. Jeżeli środki były składnikiem majątku przedsiębiorstwa objętego przekształceniem, to po dniu przekształcenia powinny być rozliczane jako środki spółki z o.o., nawet gdy technicznie znajdowały się jeszcze na rachunku prowadzonym na dotychczasowych wspólników.

Skutek przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.

Zgodnie z art. 551 Kodeksu spółek handlowych spółka cywilna może zostać przekształcona w spółkę handlową, w tym w spółkę z o.o. Do takiego przekształcenia stosuje się odpowiednio przepisy o przekształceniu spółki jawnej, z uwzględnieniem szczególnych regulacji dotyczących spółki cywilnej.

Zasadą jest kontynuacja praw i obowiązków. Spółce przekształconej przysługują prawa i obowiązki spółki przekształcanej, a wspólnicy uczestniczący w przekształceniu stają się z dniem przekształcenia wspólnikami spółki przekształconej. Dniem przekształcenia jest dzień wpisu spółki przekształconej do rejestru przedsiębiorców KRS.

W praktyce oznacza to, że od tego dnia należy traktować działalność jako prowadzoną przez spółkę z o.o. Wpływy i wydatki związane z przedsiębiorstwem powinny być księgowane w spółce z o.o., a wypłaty na rzecz wspólników muszą mieć podstawę w przepisach, umowie spółki albo odrębnej czynności prawnej.

Jak zakwalifikować wypłaty na prywatne konta wspólników?

Wypłaty dokonane po dniu przekształcenia nie powinny być automatycznie traktowane jak swobodne pobranie z rachunku wspólników. Jeżeli środki objęte były majątkiem przedsiębiorstwa wniesionego lub przejętego w ramach przekształcenia, ich wypłata na prywatne rachunki wspólników wymaga uzasadnienia.

W zależności od dokumentów i celu przelewu taka wypłata może być zakwalifikowana między innymi jako:

• wypłata dywidendy, jeżeli spełniono warunki przewidziane dla podziału zysku w spółce z o.o.,
• wynagrodzenie za pracę, usługi, powtarzające się świadczenia niepieniężne albo pełnienie funkcji, jeżeli istnieje właściwa podstawa prawna i dokumentacja,
• zwrot pożyczki, zaliczki, wydatków poniesionych za spółkę albo innej wierzytelności wspólnika wobec spółki,
• pożyczka udzielona wspólnikowi przez spółkę, jeżeli została prawidłowo uchwalona, udokumentowana i rozliczona,
• nienależne pobranie środków ze spółki, jeżeli nie ma ważnej podstawy prawnej wypłaty.

Najbardziej ryzykowna jest sytuacja, w której przelewy opisano ogólnie, nie podjęto żadnych uchwał, nie ma umów ani dokumentów księgowych, a środki zostały potraktowane jak prywatne pieniądze byłych wspólników spółki cywilnej. W spółce z o.o. wspólnik nie może dowolnie pobierać środków z majątku spółki tylko dlatego, że wcześniej był współposiadaczem rachunku używanego w spółce cywilnej.

Co trzeba sprawdzić w pierwszej kolejności?

Ocena wypłat powinna zacząć się od dokumentów, a nie od samego numeru rachunku. Kluczowe jest ustalenie, czy środki widniejące na rachunku w dniu przekształcenia zostały objęte majątkiem spółki z o.o. oraz czy wspólnicy mieli jakikolwiek tytuł do ich pobrania.

W praktyce należy przeanalizować:

• plan przekształcenia i załączniki określające składniki majątku,
• umowę spółki z o.o. oraz ewentualne uchwały wspólników,
• umowę rachunku bankowego i regulamin banku,
• korespondencję z bankiem dotyczącą zmiany formy prawnej,
• historię rachunku na dzień poprzedzający i następujący po wpisie do KRS,
• opisy przelewów oraz dokumenty księgowe przypisane do wypłat,
• rozliczenia podatkowe i bilans otwarcia spółki z o.o.

Jeżeli wypłaty nie mają podstawy, spółka powinna rozważyć ich ujęcie jako należności od wspólników i wezwanie do zwrotu. W razie istnienia podstawy wypłaty konieczne może być prawidłowe opisanie operacji, podjęcie brakujących uchwał, sporządzenie umów lub korekta księgowa, o ile jest to dopuszczalne w konkretnym stanie faktycznym.

Znaczenie stanowiska banku

Bank może wymagać zamknięcia rachunku wspólnego wspólników spółki cywilnej i otwarcia nowego rachunku dla spółki z o.o. Może też dopuścić kontynuację obsługi po dostarczeniu dokumentów rejestrowych, aneksu i aktualizacji danych. Zależy to od umowy, regulaminu banku, procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz oceny ryzyka przez bank.

Jeżeli bank nie został poinformowany o przekształceniu, a byli wspólnicy nadal korzystali ze starego rachunku, nie oznacza to automatycznie, że wypłaty są prawidłowe wobec spółki z o.o. Może to jedynie oznaczać, że bank technicznie wykonał dyspozycję osoby nadal widniejącej jako współposiadacz rachunku.

Dla bezpieczeństwa po przekształceniu warto pisemnie poinformować bank, złożyć dokumenty potwierdzające wpis do KRS, ustalić zasady dalszej obsługi rachunku i przekazać kontrahentom aktualny numer rachunku spółki z o.o. Pozwala to ograniczyć spory o to, czy dana płatność była dokonana na rachunek właściwego podmiotu.

Podsumowanie

Po przekształceniu spółki cywilnej w spółkę z o.o. dotychczasowy rachunek nie zawsze automatycznie staje się rachunkiem spółki z o.o. w relacji z bankiem, ponieważ wcześniej był zwykle rachunkiem wspólnym wspólników. Jednocześnie środki związane z działalnością i objęte przekształceniem mogą stanowić majątek spółki z o.o. od dnia jej wpisu do KRS.

Wypłaty dokonane po tej dacie na prywatne konta wspólników trzeba oceniać według ich tytułu prawnego. Jeżeli nie były dywidendą, wynagrodzeniem, zwrotem wierzytelności, pożyczką ani inną prawidłowo udokumentowaną wypłatą, mogą zostać potraktowane jako nieuprawnione pobranie pieniędzy ze spółki i rodzić obowiązek zwrotu.

FAQ

Czy wspólnik może wypłacić pieniądze ze starego rachunku, skoro nadal ma dostęp w banku?

Sam dostęp techniczny do rachunku nie wystarcza. Po przekształceniu trzeba ustalić, czy środki należą już do spółki z o.o. oraz czy wspólnik ma tytuł do wypłaty. Bez takiej podstawy przelew może być kwotą do zwrotu.

Czy bank musi zachować ten sam numer rachunku po przekształceniu?

Nie zawsze. Bank może zgodzić się na kontynuację rachunku po aktualizacji dokumentów, ale może też wymagać zamknięcia rachunku wspólników spółki cywilnej i otwarcia nowego rachunku dla spółki z o.o. Decyduje umowa rachunku, regulamin banku i procedury bankowe.

Od kiedy środki powinny być traktowane jako majątek spółki z o.o.?

Co do zasady od dnia przekształcenia, czyli od dnia wpisu spółki z o.o. do KRS, w zakresie w jakim środki były objęte majątkiem przedsiębiorstwa podlegającego przekształceniu. Szczegóły trzeba sprawdzić w dokumentach przekształceniowych i księgach.

Jak naprawić wypłatę bez podstawy prawnej?

Najczęściej trzeba ustalić kwotę, datę i osobę, która otrzymała pieniądze, a następnie zdecydować o zwrocie, przeksięgowaniu albo prawidłowym udokumentowaniu operacji, jeżeli istnieje dopuszczalna podstawa. W wielu przypadkach potrzebna jest także analiza podatkowa i księgowa.

Czy wystarczy uchwała wspólników podjęta po wypłacie?

Nie zawsze. Uchwała podjęta później może pomóc uporządkować dokumentację, ale nie w każdej sytuacji skutecznie legalizuje wcześniejsze pobranie środków. Zależy to od rodzaju wypłaty, treści umowy spółki, przepisów o spółce z o.o. i skutków podatkowych.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe - Dz.U. 1997 nr 140 poz. 939
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
3. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.