Rozszerzenie firmy o usługi transportowe

Kiedy działalność transportowa wymaga zezwolenia?

Jeżeli przedsiębiorca produkcyjny chce wozić wyłącznie własne towary na potrzeby własnej działalności, sytuacja jest inna niż przy odpłatnym świadczeniu usług przewozowych dla kontrahentów. Przewóz na potrzeby własne nie jest tym samym co zarobkowy transport drogowy i może podlegać odrębnym zasadom oraz obowiązkom dokumentacyjnym.

Jeżeli natomiast firma ma przyjmować zlecenia przewozowe od innych podmiotów i otrzymywać za to wynagrodzenie, trzeba ustalić, czy dany przewóz podlega przepisom regulującym dostęp do zawodu przewoźnika drogowego. Znaczenie ma przede wszystkim rodzaj przewozu oraz dopuszczalna masa całkowita pojazdu lub zespołu pojazdów.

W szczególności przedsiębiorca wykonujący zarobkowy transport drogowy rzeczy pojazdami lub zespołami pojazdów o DMC powyżej 3,5 t co do zasady musi posiadać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. W międzynarodowym transporcie rzeczy obowiązki związane z dostępem do zawodu przewoźnika obejmują również pojazdy lub zespoły pojazdów o DMC przekraczającej 2,5 t.

W starszych opracowaniach można spotkać odwołania do ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Ten akt nie stanowi już właściwej podstawy oceny. Obecnie należy opierać się przede wszystkim na ustawie o transporcie drogowym, przepisach unijnych dotyczących dostępu do zawodu przewoźnika oraz przepisach regulujących czas pracy kierowców, tachografy i kwalifikacje kierowców.

Samo posiadanie samochodów ciężarowych, nawet w pełni sprawnych i ubezpieczonych, nie wystarcza więc do rozpoczęcia przewozów objętych działalnością regulowaną. Trzeba uzyskać właściwe uprawnienia i zapewnić zgodną z prawem organizację przewozów.

Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego

Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego jest podstawowym dokumentem dla przedsiębiorcy wykonującego transport drogowy w zakresie, w którym przepisy wymagają dostępu do zawodu przewoźnika. Zezwolenia udziela się przedsiębiorcy spełniającemu wymogi przewidziane w przepisach krajowych i unijnych.

Najważniejsze warunki to:

• posiadanie rzeczywistej i stałej siedziby przedsiębiorstwa,
• spełnienie wymogu dobrej reputacji przez przedsiębiorcę i osoby zarządzające transportem,
• posiadanie odpowiedniej zdolności finansowej, ustalanej według liczby i rodzaju pojazdów,
• zapewnienie kompetencji zawodowych przez osobę posiadającą certyfikat kompetencji zawodowych,
• dysponowanie pojazdami na podstawie ważnego tytułu prawnego, na przykład własności, leasingu, najmu lub innej umowy,
• zapewnienie bazy eksploatacyjnej oraz organizacji pozwalającej realnie zarządzać przewozami.

Zezwolenie jest udzielane na czas nieoznaczony. Sam fakt wpisania do CEIDG lub KRS odpowiedniego kodu PKD nie zastępuje jednak zezwolenia. PKD opisuje rodzaj działalności, ale nie daje uprawnienia do wykonywania działalności regulowanej.

Jeżeli pojazdy są w leasingu, trzeba sprawdzić umowy leasingowe. W wielu umowach korzystanie z pojazdu w określonym rodzaju działalności, podnajęcie, oddanie pojazdu osobie trzeciej albo eksploatacja za granicą wymagają zgody finansującego. Naruszenie umowy leasingu może powodować konsekwencje cywilne niezależnie od przepisów transportowych.

Licencja wspólnotowa przy transporcie międzynarodowym

Jeżeli firma zamierza wykonywać międzynarodowy transport drogowy rzeczy objęty przepisami o dostępie do zawodu przewoźnika, samo zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego nie wystarczy. Konieczna jest licencja wspólnotowa udzielana na zasadach wynikających z rozporządzenia (WE) nr 1072/2009 oraz ustawy o transporcie drogowym.

Licencję wspólnotową może uzyskać przedsiębiorca, który spełnia warunki wykonywania zawodu przewoźnika drogowego. W praktyce należy również uzyskać wypisy z licencji dla pojazdów wykorzystywanych do przewozu. Kierowca powinien mieć przy sobie wymagane dokumenty, a przedsiębiorca powinien prowadzić dokumentację w sposób pozwalający wykazać legalność przewozu podczas kontroli.

W przypadku przewozów zagranicznych trzeba dodatkowo zwrócić uwagę na przepisy dotyczące kabotażu, delegowania kierowców, czasu prowadzenia pojazdu, odpoczynków, tachografów oraz dokumentów przewozowych. Naruszenia w tym zakresie mogą skutkować karami dla przedsiębiorcy, zarządzającego transportem i kierowcy.

Busy 2,5–3,5 t w transporcie międzynarodowym od 1 lipca 2026 r.

Od 1 lipca 2026 r. rozporządzenie (WE) nr 561/2006 obejmuje również przewóz rzeczy w międzynarodowym transporcie drogowym oraz kabotażu, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdu lub zespołu pojazdów, łącznie z przyczepą lub naczepą, przekracza 2,5 t i nie przekracza 3,5 t.

Dla przedsiębiorcy wykorzystującego takie pojazdy oznacza to konieczność stosowania właściwego inteligentnego tachografu oraz przestrzegania zasad dotyczących czasu prowadzenia pojazdu, obowiązkowych przerw i odpoczynków kierowcy. Tachograf należy stosować na całej trasie przewozu objętego tymi przepisami, a nie dopiero po przekroczeniu granicy Polski.

Nowa regulacja nie oznacza jednak, że każdy krajowy przewóz rzeczy busem o DMC do 3,5 t został od 1 lipca 2026 r. objęty takim samym obowiązkiem. Rozszerzenie zakresu rozporządzenia nr 561/2006 dotyczy w tym przypadku międzynarodowego transportu drogowego rzeczy i kabotażu. Przy ocenie konkretnego przewozu trzeba również sprawdzić, czy nie ma zastosowania jedno z przewidzianych w przepisach zwolnień.

Przed wyjazdem zagranicznym przedsiębiorca powinien więc zweryfikować nie tylko licencję wspólnotową i wypis dla pojazdu, lecz także wyposażenie pojazdu w wymagany tachograf, kartę kierowcy, sposób rejestrowania aktywności oraz organizację pracy pozwalającą przestrzegać norm czasu jazdy i odpoczynku.

Certyfikat kompetencji zawodowych i zarządzający transportem

Jednym z kluczowych warunków uzyskania zezwolenia jest posiadanie kompetencji zawodowych. Nie zawsze certyfikat musi posiadać właściciel firmy. Dopuszczalne jest wyznaczenie zarządzającego transportem, który posiada certyfikat kompetencji zawodowych i realnie, stale zarządza operacjami transportowymi przedsiębiorstwa.

Zarządzający transportem nie może być osobą podstawioną wyłącznie formalnie. Umowa powinna określać jego zadania, a w praktyce powinien mieć wpływ między innymi na organizację przewozów, kontrolę dokumentów, obsługę kierowców, przydzielanie pojazdów, nadzór nad czasem pracy i procedury bezpieczeństwa.

Jeżeli zarządzający transportem działa na rzecz kilku przedsiębiorców, trzeba zweryfikować limity i warunki przewidziane w przepisach unijnych. Przekroczenie dopuszczalnego zakresu współpracy może podważać spełnienie warunku kompetencji zawodowych.

Czy można użyczyć licencję transportową innej firmie?

Nie. Zgodnie z art. 13 ustawy o transporcie drogowym zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego ani licencji nie można odstępować osobom trzecim ani przenosić wynikających z nich uprawnień na inny podmiot. Licencja i zezwolenie są związane z konkretnym przedsiębiorcą, jego organizacją oraz spełnianiem przez niego wymaganych warunków.

Oznacza to, że inna firma nie może wykonywać przewozów we własnym imieniu i na własny rachunek, posługując się zezwoleniem, wypisem z licencji lub dokumentami innego przedsiębiorcy. Taki model może zostać potraktowany jako wykonywanie transportu bez wymaganych uprawnień albo jako niedopuszczalne obejście przepisów.

Pogląd o osobistym charakterze licencji potwierdza orzecznictwo administracyjne. W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 25 listopada 2009 r., sygn. akt II GSK 173/09, wskazano, że licencja na prowadzenie transportu drogowego jest uprawnieniem osobistym i nie może być przedmiotem obrotu prawnego.

Udostępnienie samochodów ciężarowych z kierowcami

Udostępnienie pojazdów wraz z kierowcami wymaga szczególnej ostrożności. Jeżeli przyjmuje Pan zlecenie przewozowe i to Pana firma organizuje przewóz, odpowiada za kierowców, dokumenty, pojazdy i wykonuje usługę na rzecz kontrahenta, jest to co do zasady dopuszczalna usługa transportowa, o ile posiada Pan wymagane uprawnienia.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której inna firma chce faktycznie wykonywać transport, wystawiać usługę klientowi, kierować przewozem i jedynie korzystać z Pana aut, kierowców oraz dokumentów. Taki układ może być ryzykowny, zwłaszcza gdy druga firma nie ma własnych zezwoleń lub licencji.

Współpraca z inną firmą transportową jest możliwa, ale powinna zostać ułożona w sposób jasny. Umowa powinna określać, kto jest przewoźnikiem, kto przyjmuje zlecenie, kto odpowiada za ładunek, kto zatrudnia lub angażuje kierowców, kto rozlicza czas pracy i kto ponosi odpowiedzialność za naruszenia transportowe.

Jeżeli planowane jest samo oddanie pojazdu bez kierowcy, trzeba odrębnie ocenić przepisy o najmie, leasingu, warunki umowy z finansującym oraz dokumenty wymagane od podmiotu, który będzie faktycznie wykonywał przewozy. Nawet przy najmie pojazdu nie dochodzi do przeniesienia licencji transportowej.

Obowiązki po rozpoczęciu usług transportowych

Uzyskanie zezwolenia lub licencji nie kończy obowiązków przedsiębiorcy. W działalności transportowej trzeba stale dbać o zgodność z przepisami, ponieważ kontrole mogą dotyczyć zarówno dokumentów firmowych, jak i konkretnego przewozu.

W szczególności należy zwrócić uwagę na:

• ważne wypisy z zezwolenia lub licencji wymagane dla danego przewozu i pojazdu,
• kwalifikacje kierowców, badania, szkolenia i dokumenty uprawniające do wykonywania przewozów,
• czas prowadzenia pojazdu, przerwy i odpoczynki w przewozach objętych rozporządzeniem nr 561/2006,
• prawidłową instalację i obsługę tachografów oraz pobieranie i przechowywanie wymaganych danych,
• od 1 lipca 2026 r. także prawidłowe stosowanie tachografu przy objętych przepisami międzynarodowych przewozach rzeczy i kabotażu pojazdami lub zespołami pojazdów o DMC powyżej 2,5 t do 3,5 t,
• dokumenty przewozowe, zlecenia, listy przewozowe i ewentualne dokumenty celne,
• ubezpieczenie OC przewoźnika oraz odpowiednie ubezpieczenia pojazdów,
• zgodność rzeczywistej działalności z zakresem posiadanych uprawnień.

Odpowiedzialność może dotyczyć nie tylko przedsiębiorcy. W określonych przypadkach kary mogą zostać nałożone również na zarządzającego transportem, osobę zarządzającą przedsiębiorstwem albo kierowcę.

FAQ

Czy firma produkcyjna może rozpocząć usługi transportowe?

Tak. Trzeba jednak ustalić, jakie przepisy mają zastosowanie do planowanych przewozów, biorąc pod uwagę m.in. DMC pojazdów, rodzaj przewozu i to, czy będzie on wykonywany wyłącznie w Polsce, czy również za granicą. Samo posiadanie samochodów i kierowców nie zastępuje wymaganych uprawnień.

Czy właściciel firmy musi mieć certyfikat kompetencji zawodowych?

Nie zawsze. Certyfikat może posiadać zarządzający transportem, który rzeczywiście i stale zarządza operacjami transportowymi przedsiębiorstwa. Nie może to być funkcja wyłącznie formalna.

Czy można używać w transporcie pojazdów w leasingu?

Tak. Pojazd w leasingu może być wykorzystywany w działalności transportowej, jeżeli przedsiębiorca ma do niego odpowiedni tytuł prawny i spełnia wymogi transportowe. Trzeba jednak sprawdzić, czy umowa leasingu nie wymaga zgody leasingodawcy na określony sposób używania pojazdu, wyjazdy zagraniczne, podnajem albo udostępnianie go innym osobom.

Czy można udostępnić auto z kierowcą innej firmie?

Można świadczyć usługę transportową na rzecz innej firmy, jeżeli to przedsiębiorstwo posiadające wymagane uprawnienia jest faktycznym przewoźnikiem i odpowiada za wykonanie przewozu. Nie można natomiast pozwolić, aby inna firma wykonywała własny transport na cudzym zezwoleniu lub licencji.

Czy od 1 lipca 2026 r. bus 2,5–3,5 t musi mieć tachograf?

Jeżeli pojazd lub zespół pojazdów o DMC przekraczającej 2,5 t i nieprzekraczającej 3,5 t jest używany do międzynarodowego transportu drogowego rzeczy lub kabotażu objętego rozporządzeniem nr 561/2006, od 1 lipca 2026 r. trzeba stosować wymagany tachograf oraz przestrzegać zasad czasu prowadzenia, przerw i odpoczynków. Trzeba przy tym uwzględniać zwolnienia przewidziane w przepisach.

Czy tachograf w busie 2,5–3,5 t stosuje się dopiero po przekroczeniu granicy?

Nie. Jeżeli dany przewóz międzynarodowy podlega nowym zasadom, tachograf powinien być stosowany na całej trasie tego przewozu zgodnie z dokumentami przewozowymi, a nie wyłącznie na zagranicznym odcinku trasy. Sam nowy obowiązek dotyczący busów 2,5–3,5 t nie oznacza natomiast automatycznego objęcia nim każdego krajowego przewozu takim pojazdem.

Źródła

• Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym, w aktualnym brzmieniu
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 r. ustanawiające wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1072/2009 z dnia 21 października 2009 r. dotyczące wspólnych zasad dostępu do rynku międzynarodowych przewozów drogowych
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 561/2006 z dnia 15 marca 2006 r. dotyczące harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego, w szczególności art. 2 ust. 1 lit. aa
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014 z dnia 4 lutego 2014 r. w sprawie tachografów stosowanych w transporcie drogowym
• Główny Inspektorat Transportu Drogowego, „Busy do 3,5 tony z tachografami. Nowy obowiązek w transporcie międzynarodowym”, informacja z 16 czerwca 2026 r.
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 25 listopada 2009 r., sygn. akt II GSK 173/09

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.