Umowa o pracę z członkiem zarządu sp. z o.o.

Kto podpisuje umowę o pracę z członkiem zarządu spółki z o.o.?

W opisanej sytuacji biuro księgowe słusznie zwróciło uwagę na problem reprezentacji. Jeżeli umowa ma być zawarta między spółką z o.o. a osobą, która jest członkiem jej zarządu, nie wystarczy zwykła zasada reprezentacji zapisana w umowie spółki, nawet jeżeli każdy członek zarządu może działać samodzielnie.

Zgodnie z art. 210 Kodeksu spółek handlowych w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Przepis obejmuje także umowę o pracę, nawet jeżeli członek zarządu ma wykonywać obowiązki techniczne, programistyczne, badawcze lub operacyjne, a nie tylko czynności zarządcze.

Oznacza to, że osoba A jako członek zarządu nie powinna podpisywać w imieniu spółki umowy o pracę z osobą B lub C, jeżeli B i C również są członkami zarządu. Analogicznie osoba B nie powinna podpisywać umowy z osobą A wyłącznie na podstawie ogólnej reprezentacji zarządu. Taki mechanizm omijałby szczególną ochronną regulację dotyczącą umów spółki z członkami zarządu.

Jeżeli w spółce nie działa rada nadzorcza, praktycznym rozwiązaniem jest uchwała zgromadzenia wspólników powołująca pełnomocnika do zawarcia umów o pracę z konkretnie wskazanymi członkami zarządu.

Jak powołać pełnomocnika do zawarcia umowy?

Pełnomocnik powinien zostać powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Sama umowa spółki nie może skutecznie zastąpić tej uchwały ani przekazać uprawnienia do powołania pełnomocnika zarządowi. To zgromadzenie wspólników decyduje, kto będzie reprezentował spółkę przy zawarciu umowy z członkiem zarządu.

W praktyce uchwała powinna wskazywać co najmniej:

• imię i nazwisko pełnomocnika,
• członka zarządu, z którym ma zostać zawarta umowa,
• rodzaj umowy, na przykład umowa o pracę,
• stanowisko lub zakres obowiązków,
• podstawowe warunki zatrudnienia, zwłaszcza wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i datę rozpoczęcia pracy,
• upoważnienie do podpisania dokumentów związanych z zatrudnieniem, jeżeli jest to potrzebne.

Najbezpieczniej powołać pełnomocnika do konkretnej czynności albo do ściśle określonego zestawu czynności, na przykład do podpisania trzech wskazanych umów o pracę z trzema członkami zarządu. W spółce, w której wszyscy członkowie zarządu mają być zatrudnieni, rozsądnym wyborem jest pełnomocnik spoza zarządu, na przykład jeden ze wspólników niebędący członkiem zarządu, adwokat, radca prawny albo inna zaufana osoba.

Ze względu na osobowy charakter uchwały należy zadbać o prawidłowy tryb jej podjęcia, w szczególności o tajne głosowanie, jeżeli jest wymagane. Warto też zachować protokół zgromadzenia i listę obecności, ponieważ dokumenty te mogą być potrzebne przy kontroli dotacji, w postępowaniu rejestrowym, przy badaniu dokumentów przez księgowość albo w razie sporu z ZUS.

Czy członek zarządu może być pełnomocnikiem dla innego członka zarządu?

W opisanym modelu, w którym członkowie zarządu mieliby wzajemnie podpisywać sobie umowy o pracę, występuje istotne ryzyko prawne. Celem art. 210 Kodeksu spółek handlowych jest wyłączenie zwykłej reprezentacji zarządu w relacjach spółki z członkiem zarządu i zapobieganie konfliktowi interesów.

Z tego powodu bezpiecznym rozwiązaniem jest niepowoływanie na pełnomocnika osoby, która jest członkiem zarządu, zwłaszcza gdy wszyscy członkowie zarządu mają zawrzeć ze spółką umowy o pracę. Powołanie osoby z zarządu może zostać ocenione jako próba obejścia szczególnej regulacji reprezentacyjnej. W skrajnej sytuacji może to prowadzić do sporu o ważność umowy i skuteczność zgłoszeń pracowniczych.

Nie oznacza to, że wspólnik spółki z o.o. nigdy nie może być pracownikiem. Może, ale trzeba oddzielić dwie kwestie: prawidłowe podpisanie umowy w imieniu spółki oraz rzeczywiste spełnianie przesłanek stosunku pracy.

Warunki zatrudnienia członka zarządu na etacie

Samo prawidłowe podpisanie umowy przez pełnomocnika nie przesądza jeszcze, że zatrudnienie będzie bezpieczne. Umowa o pracę powinna odpowiadać rzeczywistości. W praktyce oznacza to, że członek zarządu powinien wykonywać określoną pracę na rzecz spółki, za wynagrodzeniem, w sposób zorganizowany i podporządkowany pracodawcy.

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy ta sama osoba jako członek zarządu faktycznie sama wyznacza sobie zadania, sama kontroluje swoją pracę, sama zatwierdza urlopy i nie ma żadnego realnego podporządkowania. W przypadku start-upu nie wyklucza to zatrudnienia, ale wymaga dobrego ułożenia dokumentów i praktyki działania.

Warto w szczególności określić:

• czym różnią się obowiązki pracownicze od funkcji w zarządzie,
• kto w imieniu spółki organizuje i nadzoruje pracę członka zarządu jako pracownika,
• jak dokumentowany jest czas pracy, urlopy, zadania i odbiór rezultatów,
• czy wynagrodzenie jest rynkowe i zgodne z warunkami dotacji,
• czy zakres obowiązków technicznych nie pokrywa się w całości z prowadzeniem spraw spółki jako członek zarządu.

Jeżeli instytucja finansująca wymaga umów o pracę, należy też sprawdzić, czy wymóg dotyczy samego rodzaju umowy, minimalnego wymiaru etatu, okresu zatrudnienia, kwalifikowalności wynagrodzenia, zakazu finansowania określonych składników wynagrodzenia lub obowiązku utrzymania zatrudnienia przez konkretny czas.

Skutki wadliwego podpisania umowy

Umowa zawarta z naruszeniem szczególnych zasad reprezentacji z art. 210 Kodeksu spółek handlowych jest narażona na zarzut nieważności albo bezskuteczności. W sprawach pracowniczych sądy mogą dodatkowo badać, czy mimo wad formalnych doszło do faktycznego dopuszczenia do pracy i wykonywania obowiązków, ale nie warto opierać bezpieczeństwa spółki na późniejszym sporze.

W praktyce wadliwe podpisanie umowy może spowodować problemy przy rozliczeniu dotacji, kontroli ZUS, sporze o wynagrodzenie, rozwiązaniu umowy, uznaniu kosztów projektu albo przy badaniu dokumentów spółki przez inwestora. Dlatego w start-upie, który otrzymał finansowanie, najlepiej uporządkować uchwały, pełnomocnictwa, zakresy obowiązków i dokumenty kadrowe przed zgłoszeniem zatrudnienia.

Wyjątek dotyczy szczególnej sytuacji, gdy jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu. Wtedy ustawodawca przewiduje odrębne zasady, w tym co do formy czynności. Nie jest to jednak typowy przypadek spółki z kilkoma wspólnikami i wieloosobowym zarządem.

Jak bezpiecznie przeprowadzić zatrudnienie w opisanej spółce?

W spółce, w której trzy osoby są jednocześnie wspólnikami i członkami zarządu, a wszystkie mają zostać zatrudnione na stanowiskach technicznych, praktyczny schemat działania może wyglądać następująco:

1. sprawdzić umowę spółki, aktualny skład zarządu, listę wspólników i zasady podejmowania uchwał,
2. zweryfikować warunki dofinansowania dotyczące formy i okresu zatrudnienia,
3. przygotować projekty umów o pracę oraz zakresy obowiązków technicznych,
4. zwołać zgromadzenie wspólników i podjąć uchwałę o powołaniu pełnomocnika,
5. w uchwale dokładnie wskazać, do jakich umów pełnomocnik jest umocowany,
6. podpisać umowy przez pełnomocnika w imieniu spółki,
7. wdrożyć realną organizację pracy, nadzoru, ewidencji czasu pracy i dokumentacji kadrowej.

Takie działanie ogranicza ryzyko, że umowy zostaną zakwestionowane tylko dlatego, że podpisał je inny członek zarządu. Jednocześnie pozwala wykazać instytucji finansującej, że zatrudnienie nie jest wyłącznie formalne.

FAQ

Czy zapis o jednoosobowej reprezentacji zarządu wystarczy do podpisania umowy o pracę z członkiem zarządu?

Nie. Taki zapis działa w zwykłych sprawach reprezentacji spółki, ale nie zastępuje szczególnej zasady z art. 210 Kodeksu spółek handlowych. Przy umowie między spółką a członkiem zarządu potrzebna jest rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany przez zgromadzenie wspólników.

Czy jeden pełnomocnik może podpisać umowy z kilkoma członkami zarządu?

Tak, jeżeli uchwała zgromadzenia wspólników wyraźnie go do tego umocuje. Uchwała powinna wskazywać, z kim i jakie umowy pełnomocnik może zawrzeć oraz określać najważniejsze warunki tych umów.

Czy pełnomocnikiem może być wspólnik?

Co do zasady tak, jeżeli nie jest członkiem zarządu objętym konfliktem interesów i uchwała została prawidłowo podjęta. W praktyce często wybiera się wspólnika spoza zarządu albo profesjonalnego pełnomocnika.

Czy członek zarządu może być pracownikiem własnej spółki z o.o.?

Może, ale zatrudnienie musi mieć realne cechy stosunku pracy. Trzeba wykazać faktyczne wykonywanie pracy, odpłatność, organizację pracy i podporządkowanie. Jeżeli osoba sama sobie wyznacza zadania i sama się kontroluje, ryzyko zakwestionowania etatu rośnie.

Co grozi, jeśli umowę podpisze inny członek zarządu zamiast pełnomocnika?

Powstaje ryzyko zarzutu wadliwej reprezentacji i nieważności umowy. Może to mieć znaczenie przy kontroli dotacji, sporze pracowniczym, rozliczeniach z ZUS i ocenie kosztów projektu.

Podsumowanie

W przypadku zatrudniania członków zarządu spółki z o.o. najważniejsze jest odróżnienie zwykłej reprezentacji spółki od szczególnej reprezentacji wymaganej przy umowach z członkami zarządu. Jeżeli spółka nie ma rady nadzorczej, konieczna jest uchwała zgromadzenia wspólników powołująca pełnomocnika.

W opisanym start-upie najbezpieczniej nie stosować mechanizmu wzajemnego podpisywania umów przez członków zarządu. Lepszym rozwiązaniem jest powołanie niezależnego pełnomocnika do podpisania konkretnych umów o pracę oraz przygotowanie dokumentacji pokazującej, że zatrudnienie jest rzeczywiste i zgodne z warunkami dofinansowania.