Czy małżonkowie mogą prowadzić dwie takie same firmy?

Czy małżonkowie mogą prowadzić firmy w tej samej branży?

Co do zasady tak. Polskie przepisy nie przewidują ogólnego zakazu prowadzenia przez męża i żonę dwóch odrębnych działalności gospodarczych o takim samym albo bardzo podobnym zakresie. Jeżeli żona zarejestrowała własną firmę handlową, a mąż od lat prowadzi podobną działalność, samo podobieństwo branży nie jest podstawą do nakazania zamknięcia firmy.

Każdy z małżonków prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą jest odrębnym przedsiębiorcą. Odrębnie odpowiada za wpis do ewidencji, rozliczenia podatkowe, składki, dokumenty sprzedaży, umowy z kontrahentami i obowiązki ewidencyjne. Małżeństwo nie powoduje automatycznego połączenia dwóch firm w jedną.

W praktyce urząd skarbowy może jednak interesować się tym, czy działalności są rzeczywiście samodzielne. Znaczenie ma zwłaszcza to, czy każdy z małżonków ma własne przychody, koszty, klientów, dokumenty, rachunek bankowy, kasę fiskalną, zaplecze organizacyjne i realnie podejmuje decyzje gospodarcze.

Kiedy urząd skarbowy może mieć zastrzeżenia?

Zastrzeżenia urzędu nie powinny dotyczyć samego faktu, że małżonkowie działają w tej samej branży. Mogą natomiast dotyczyć sposobu prowadzenia działalności. Ryzyko rośnie, gdy jedna firma istnieje tylko formalnie, a faktycznie całą sprzedaż, kontakty z klientami, zakup towaru i organizację pracy prowadzi drugi małżonek.

Wątpliwości mogą powstać również wtedy, gdy rozdzielenie działalności służy wyłącznie osiągnięciu korzyści podatkowej, na przykład rozbiciu przychodów, korzystniejszemu rozliczeniu kosztów albo utrzymaniu preferencji podatkowych. Nie oznacza to, że dwie firmy małżonków są zakazane. Oznacza natomiast, że powinny być prowadzone w sposób udokumentowany i gospodarczo uzasadniony.

Dla bezpieczeństwa warto zadbać o oddzielne dokumentowanie sprzedaży i zakupów, prawidłowe fakturowanie, odrębne ewidencje, umowy z kontrahentami zawierane przez właściwego przedsiębiorcę oraz jasne zasady korzystania ze wspólnego lokalu, samochodu, magazynu albo sprzętu.

Małżeńska wspólność majątkowa a dwie firmy

Jeżeli między małżonkami istnieje ustawowa wspólność majątkowa, nie oznacza to, że mogą prowadzić tylko jedną działalność. Wspólność majątkowa wpływa przede wszystkim na to, do jakiego majątku należą dochody, towary, środki trwałe lub pieniądze uzyskiwane z działalności, ale nie odbiera małżonkom statusu odrębnych przedsiębiorców.

W praktyce trzeba jednak uważać na mieszanie majątku prywatnego i firmowego. Jeżeli oboje małżonkowie korzystają z tego samego lokalu, samochodu, magazynu albo sprzętu, warto ustalić, kto faktycznie ponosi koszty, kto używa danego składnika majątku i jak jest to dokumentowane w księgowości.

Przy większej skali działalności, wspólnych inwestycjach albo ryzyku odpowiedzialności za długi warto rozważyć konsultację nie tylko podatkową, ale także cywilnoprawną. Znaczenie może mieć ustrój majątkowy małżeński, zgody na określone czynności oraz sposób zabezpieczenia majątku rodziny.

Karta podatkowa i działalność małżonka w tym samym zakresie

Najważniejszy praktyczny wyjątek dotyczy karty podatkowej. Obecnie karta podatkowa nie jest zasadniczo dostępna dla nowych przedsiębiorców. Mogą z niej korzystać tylko podatnicy, którzy zachowali prawo do tej formy opodatkowania na zasadach przewidzianych w przepisach przejściowych.

Jeżeli jeden z małżonków nadal rozlicza działalność w formie karty podatkowej, rozpoczęcie przez drugiego małżonka działalności w tym samym zakresie może spowodować utratę prawa do tej formy opodatkowania. Skutkiem nie jest obowiązek zamknięcia firmy przez żonę albo męża, lecz konieczność przejścia na inną dopuszczalną formę rozliczeń.

W takiej sytuacji trzeba sprawdzić, czy zakres działalności rzeczywiście jest taki sam, od kiedy wystąpiła zmiana i jakie obowiązki informacyjne wobec urzędu skarbowego powstały po stronie podatnika. Zaniechanie zgłoszenia istotnej zmiany może wywołać zaległości podatkowe.

VAT przy dwóch firmach małżonków

W typowej działalności handlowej lub usługowej każdy z małżonków może być odrębnym podatnikiem VAT, jeżeli samodzielnie wykonuje działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów o VAT. Odrębność ma znaczenie dla rejestracji, faktur, ewidencji, plików rozliczeniowych i prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Trzeba jednak uważać na sytuacje, w których dwa wpisy w CEIDG są wykorzystywane wyłącznie formalnie, a faktycznie działa jedno przedsiębiorstwo. Urząd może wtedy badać, kto rzeczywiście sprzedaje towar, kto negocjuje z klientami, kto ponosi koszty i kto uzyskuje przychody.

Szczególne zasady dotyczą także działalności rolniczej. Przy wspólnym gospodarstwie rolnym przepisy o VAT przewidują rozwiązania, w których jako podatnik z tytułu prowadzenia tego gospodarstwa występuje osoba dokonująca zgłoszenia rejestracyjnego. Nie należy więc automatycznie przenosić zasad z typowej firmy handlowej na wspólne gospodarstwo rolne.

Ten sam adres, pracownicy i kontrahenci

Dwie firmy małżonków mogą działać pod tym samym adresem, o ile jest to zgodne z tytułem prawnym do lokalu oraz faktycznym sposobem korzystania z miejsca prowadzenia działalności. Sam wspólny adres nie przesądza o pozorności działalności.

Podobnie nie jest zakazane, aby małżonkowie współpracowali ze sobą gospodarczo, sprzedawali sobie towary lub usługi albo korzystali z podobnej grupy dostawców. Takie relacje powinny być jednak rzeczywiste, udokumentowane i rozliczane na warunkach, które można racjonalnie uzasadnić.

Jeżeli jeden z małżonków ma pomagać w firmie drugiego, trzeba odróżnić współpracę małżonków jako dwóch przedsiębiorców od osobistego wykonywania pracy w cudzej działalności. Może to mieć znaczenie dla ZUS, podatków i odpowiedzialności za zobowiązania.

Co zrobić, gdy urzędnik twierdzi, że trzeba zamknąć firmę?

W pierwszej kolejności warto poprosić o wskazanie konkretnego przepisu, który miałby zakazywać prowadzenia dwóch działalności w tej samej branży przez małżonków. Ogólne stwierdzenie urzędnika nie zastępuje podstawy prawnej.

Następnie trzeba ustalić, czy problem dotyczy rejestracji działalności, VAT, formy opodatkowania, kasy fiskalnej, rozliczania kosztów, karty podatkowej czy wspólnego gospodarstwa rolnego. Od tego zależy dalsze działanie.

Jeżeli sprawa dotyczy podatków, pomocne może być wystąpienie o interpretację indywidualną albo przygotowanie pisemnego stanowiska do urzędu. W sporach podatkowych ważne jest, aby nie ograniczać się do rozmowy telefonicznej lub ustnej informacji, lecz mieć dokument, do którego można się odwołać.

FAQ

Czy żona może otworzyć firmę o takim samym PKD jak mąż?

Tak. Samo powtórzenie kodu PKD albo prowadzenie działalności w tej samej branży nie jest zakazane. Trzeba jednak zadbać o rzeczywistą samodzielność obu działalności i prawidłowe rozliczenia.

Czy urząd skarbowy może nakazać zamknięcie jednej z firm?

Nie powinien nakazywać zamknięcia firmy tylko dlatego, że działalność prowadzi także drugi małżonek. Urząd może natomiast kwestionować rozliczenia, jeżeli działalność jest pozorna, źle udokumentowana albo narusza szczególne przepisy podatkowe.

Czy dwie firmy małżonków mogą działać pod jednym adresem?

Tak, jest to możliwe. Należy jednak wykazać prawo do korzystania z lokalu i zachować porządek w dokumentach, zwłaszcza gdy obie firmy korzystają z tego samego magazynu, biura, sprzętu lub pracowników.

Czy działalność żony pozbawia męża prawa do karty podatkowej?

Może tak być, jeżeli mąż nadal korzysta z karty podatkowej, a żona rozpoczyna działalność w tym samym zakresie. Skutek trzeba ocenić według konkretnego rodzaju działalności i aktualnych warunków zachowania prawa do karty.

Czy małżonkowie muszą założyć spółkę cywilną zamiast dwóch firm?

Nie. Spółka cywilna jest tylko jedną z możliwości. Małżonkowie mogą prowadzić dwie osobne jednoosobowe działalności, wspólną spółkę cywilną albo inną formę, jeżeli lepiej pasuje do skali działalności, odpowiedzialności i sposobu rozliczeń.

Podsumowanie

Małżonkowie mogą prowadzić dwie odrębne działalności gospodarcze w tej samej branży. Nie istnieje ogólny przepis, który nakazywałby zamknięcie jednej z firm tylko dlatego, że podobną działalność prowadzi współmałżonek.

Trzeba jednak ocenić skutki podatkowe i organizacyjne. Największe znaczenie mają: rzeczywista samodzielność obu firm, prawidłowe dokumentowanie sprzedaży i kosztów, VAT, ewentualnie kontynuowana karta podatkowa oraz sposób korzystania ze wspólnego majątku.

Jeżeli urząd skarbowy zgłasza zastrzeżenia, warto zażądać konkretnej podstawy prawnej i ustalić, czego dokładnie dotyczy problem. Często rozwiązaniem nie jest zamknięcie działalności, lecz korekta rozliczeń, zmiana formy opodatkowania albo uporządkowanie dokumentacji.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców
2. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
3. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
4. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.