Jak przejść z JDG męża na spółkę cywilną małżonków

Spółka cywilna małżonków – czym naprawdę jest?

Spółka cywilna nie jest spółką handlową, nie ma osobowości prawnej i nie działa jako odrębny właściciel majątku. Jest umową między wspólnikami. Zgodnie z art. 860 § 1 Kodeksu cywilnego wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w oznaczony sposób, w szczególności przez wniesienie wkładów.

W praktyce oznacza to, że przy spółce cywilnej małżonków przedsiębiorcami pozostają konkretne osoby fizyczne: mąż i żona. Sama spółka może mieć NIP i REGON dla celów podatkowych i statystycznych, może występować jako podatnik VAT, ale w sferze cywilnoprawnej zasadnicze prawa i obowiązki dotyczą wspólników.

W opisanej sytuacji nie należy mówić o automatycznym przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej męża w spółkę cywilną. Najczęściej robi się to przez założenie spółki cywilnej między małżonkami, zgłoszenie żony jako przedsiębiorcy, aktualizację wpisu męża i uporządkowanie umów, majątku oraz rozliczeń. Przy zmianie składu osobowego pomocne może być też omówienie, jak wygląda dopisanie wspólnika do spółki cywilnej.

Jak założyć spółkę cywilną żony i męża?

Pierwszym krokiem jest przygotowanie umowy spółki cywilnej. Kodeks cywilny wymaga, aby umowa była stwierdzona pismem. Dla typowej spółki, w której wkładem są pieniądze, praca, know-how, wyposażenie albo prawo korzystania z rzeczy, pisemna umowa jest podstawą dalszych zgłoszeń.

Jeżeli jednak wkładem ma być przeniesienie własności nieruchomości, użytkowania wieczystego albo innego prawa, dla którego przepisy wymagają formy szczególnej, sama zwykła umowa pisemna nie wystarczy. W przypadku nieruchomości konieczna może być forma aktu notarialnego. Dlatego przed wpisaniem lokali lub budynków jako wkładu trzeba ustalić, czy małżonkowie chcą tylko oddać je spółce do używania, czy rzeczywiście przenieść je do majątku objętego wspólnością łączną wspólników.

Umowa spółki powinna określać co najmniej: wspólników, nazwę spółki, cel gospodarczy, wkłady, udział w zyskach i stratach, zasady prowadzenia spraw spółki, reprezentację, sposób podejmowania decyzji, rozliczenia przy wystąpieniu wspólnika oraz postanowienia na wypadek śmierci jednego z małżonków.

Rejestracja w CEIDG, NIP, REGON, VAT i ZUS

Skoro przedsiębiorcami są wspólnicy, żona powinna uzyskać albo zaktualizować wpis w CEIDG jako osoba wykonująca działalność gospodarczą w ramach spółki cywilnej. Mąż, który już prowadzi JDG, powinien zaktualizować swój wpis, wskazując wykonywanie działalności także jako wspólnik spółki cywilnej.

Następnie należy zadbać o identyfikację spółki cywilnej dla celów podatkowych i statystycznych. W praktyce oznacza to uzyskanie albo aktualizację NIP i REGON spółki cywilnej oraz zgłoszenia we właściwym urzędzie skarbowym. Jeżeli działalność polega na opodatkowanym wynajmie lokali i wystawianiu faktur VAT, trzeba szczególnie dobrze ustalić moment rozpoczęcia rozliczeń VAT przez spółkę cywilną, zakres przejęcia umów i sposób fakturowania najemców.

Każdy wspólnik rozlicza własne obowiązki wobec ZUS. W przypadku emerytów prowadzących działalność gospodarczą trzeba sprawdzić, które składki są obowiązkowe, a które mogą być dobrowolne. Zasady te zależą od statusu ubezpieczeniowego, wysokości świadczeń i innych tytułów do ubezpieczeń, dlatego warto skonsultować je z księgowym przed dokonaniem zgłoszeń.

Nieruchomości firmowe a majątek wspólny małżonków

To, że działalność była zarejestrowana tylko na męża, nie przesądza jeszcze, że nieruchomości należą wyłącznie do niego. Jeżeli zostały kupione w czasie trwania wspólności ustawowej małżeńskiej i nie były objęte majątkiem osobistym jednego z małżonków, co do zasady wchodzą do majątku wspólnego małżonków.

Trzeba odróżnić trzy płaszczyzny: wpis przedsiębiorcy w CEIDG, własność nieruchomości oraz podatkowe ujęcie majątku w działalności. Lokal może być wykorzystywany w działalności męża, amortyzowany lub rozliczany podatkowo w firmie, a jednocześnie cywilnoprawnie stanowić majątek wspólny małżonków.

W spółce cywilnej można uregulować korzystanie z nieruchomości na kilka sposobów. Małżonkowie mogą wnieść do spółki wkład w postaci świadczenia usług, prawa używania lokali, określonych składników wyposażenia albo środków pieniężnych. Mogą też rozważać przeniesienie praw do nieruchomości do wspólności łącznej wspólników, ale to rozwiązanie wymaga analizy notarialnej, podatkowej i często nie jest konieczne do prowadzenia najmu.

Podatki i odpowiedzialność wspólników

Umowa spółki cywilnej co do zasady podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych od wartości wkładów. Jeżeli wkładem mają być nieruchomości albo wartościowe prawa, skutki podatkowe mogą być istotne i powinny zostać policzone przed podpisaniem dokumentów.

Dla podatku dochodowego spółka cywilna nie jest klasycznym podatnikiem PIT. Przychody i koszty przypisuje się wspólnikom zgodnie z ich udziałem w zysku, chyba że umowa stanowi inaczej. Inaczej wygląda VAT: spółka cywilna może być traktowana jako podatnik VAT, dlatego w praktyce faktury za najem powinny być wystawiane zgodnie z jej statusem rejestracyjnym.

Wspólnicy spółki cywilnej odpowiadają solidarnie za zobowiązania związane z działalnością spółki. Odpowiedzialność ta jest szeroka i obejmuje majątek wspólników. Jeżeli celem małżonków jest ograniczenie odpowiedzialności, sama spółka cywilna nie rozwiązuje tego problemu. Wtedy trzeba rozważyć inną formę, np. spółkę prawa handlowego, po odrębnej analizie kosztów i skutków podatkowych.

Co zrobić z umowami najmu i bieżącą działalnością?

Po zawarciu umowy spółki cywilnej warto przygotować praktyczny plan przejścia. Najemcy powinni otrzymać informację, kto od określonej daty jest stroną rozliczeń, na jaki rachunek należy płacić czynsz i kto wystawia faktury. W wielu przypadkach najbezpieczniejsze są aneksy do umów najmu. W szerszym wariancie rodzinnym warto porównać także połączenie firm rodzinnych w spółkę cywilną.

Należy także sprawdzić umowy z dostawcami mediów, bankiem, ubezpieczycielem, biurem rachunkowym, administratorem budynku oraz kontrahentami świadczącymi usługi serwisowe. Jeżeli dotychczas wszystkie dokumenty były wystawiane na JDG męża, trzeba ustalić, które umowy pozostają przy nim, a które mają zostać zawarte albo aneksowane na potrzeby spółki cywilnej.

Warto sporządzić wykaz składników majątku używanych w działalności: nieruchomości, wyposażenia, kaucji najemców, środków trwałych, rachunków bankowych, należności i zobowiązań. Taki wykaz ułatwia księgowe otwarcie działalności spółki i zmniejsza ryzyko sporu między wspólnikami albo z organami podatkowymi.

Sukcesja i śmierć wspólnika

Przy małżeńskiej spółce cywilnej szczególnie ważne jest zabezpieczenie ciągłości działania. Zgodnie z art. 872 Kodeksu cywilnego można zastrzec, że spadkobiercy wspólnika wejdą do spółki na jego miejsce. W takim przypadku powinni wskazać jedną osobę, która będzie wykonywała ich prawa.

Brak takiego postanowienia może utrudnić funkcjonowanie firmy po śmierci jednego z małżonków, zwłaszcza gdy spółka ma tylko dwóch wspólników. Dlatego umowa powinna zawierać postanowienia dotyczące spadkobierców, reprezentacji, rozliczeń, kontynuacji najmu i dostępu do dokumentacji.

Jeżeli celem jest przekazanie firmy dorosłym dzieciom, sama klauzula z art. 872 Kodeksu cywilnego może być niewystarczająca. Warto równolegle uporządkować testamenty, ewentualne darowizny, pełnomocnictwa, dostęp do rachunków i dokumentów oraz docelowy model prowadzenia najmu po zmianie pokoleniowej.

Najbezpieczniejsza kolejność działań

W typowej sytuacji kolejność powinna wyglądać następująco: analiza własności nieruchomości i ksiąg wieczystych, decyzja o sposobie używania majątku w spółce, przygotowanie umowy spółki cywilnej, wpis lub aktualizacja CEIDG wspólników, uzyskanie lub aktualizacja numerów identyfikacyjnych, zgłoszenia podatkowe i ZUS, a następnie aneksowanie umów najmu i rozpoczęcie fakturowania przez właściwy podmiot.

Nie należy zaczynać od masowego przepisywania nieruchomości, jeżeli nie jest to konieczne. Często wystarczy prawidłowo opisać w umowie spółki, że wspólnicy wnoszą określone wkłady i umożliwiają spółce korzystanie z nieruchomości na potrzeby działalności. Przy majątku o dużej wartości ostateczny model powinien jednak potwierdzić prawnik i doradca podatkowy.

FAQ

Czy żona musi założyć działalność gospodarczą, aby być wspólnikiem spółki cywilnej?

Tak, jeżeli spółka cywilna ma prowadzić działalność gospodarczą, wspólnik będący osobą fizyczną powinien mieć wpis w CEIDG. Przedsiębiorcą nie jest sama spółka cywilna, lecz jej wspólnicy w zakresie wykonywanej działalności.

Czy można po prostu dopisać żonę do działalności męża?

Nie w sensie prawnym. Jednoosobowa działalność gospodarcza jest przypisana do konkretnej osoby. Można natomiast zawrzeć umowę spółki cywilnej między małżonkami i zgłosić wykonywanie działalności w tej formie.

Czy nieruchomości muszą zostać przeniesione do spółki cywilnej?

Nie zawsze. Często wystarczy, że małżonkowie uregulują w umowie spółki prawo korzystania z nieruchomości. Przeniesienie własności jest poważniejszą czynnością, zwykle wymagającą aktu notarialnego i analizy podatkowej.

Czy spółka cywilna ma własny NIP i wystawia faktury VAT?

Dla celów podatkowych spółka cywilna może posługiwać się własnym NIP i być zarejestrowana jako podatnik VAT. Przy opodatkowanym najmie trzeba ustalić, od kiedy faktury wystawia spółka i jak rozliczyć przejście z dotychczasowej działalności męża.

Czy spółka cywilna ogranicza odpowiedzialność małżonków?

Nie. Wspólnicy odpowiadają solidarnie za zobowiązania związane z działalnością spółki. Jeżeli głównym celem jest ograniczenie odpowiedzialności, trzeba rozważyć inną formę prowadzenia działalności.

Czy umowa spółki cywilnej może zabezpieczyć dzieci na przyszłość?

Może pomóc, zwłaszcza przez postanowienie o wejściu spadkobierców zmarłego wspólnika do spółki. Nie zastępuje jednak pełnego planu sukcesji, testamentu i uporządkowania własności nieruchomości.

Podsumowanie

Najkorzystniejszy sposób przejścia z jednoosobowej działalności męża na spółkę cywilną małżonków zależy od tego, czy nieruchomości mają pozostać w majątku wspólnym, czy zostać formalnie wniesione do spółki. W wielu przypadkach bezpieczniejszym i prostszym rozwiązaniem jest zawarcie dobrej umowy spółki, wpisanie żony do CEIDG, uporządkowanie VAT i aneksowanie umów najmu, bez zbędnego przenoszenia własności lokali.

Przed podpisaniem dokumentów warto przygotować projekt umowy spółki, wykaz majątku i listę umów do zmiany. Przy nieruchomościach, VAT i sukcesji jeden błąd formalny może mieć skutki podatkowe albo utrudnić dalsze prowadzenie firmy przez rodzinę.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

2. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 26 stycznia 1996 r., sygn. akt III CZP 111/95

3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 czerwca 2007 r., sygn. akt V CSK 132/07

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.