Diety właściciela firmy transportowej a koszty PIT

Czy właściciel firmy transportowej ma prawo do diet?

Tak, jeżeli prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą albo jest osobą współpracującą i odbywa podróż związaną z tą działalnością. Trzeba jednak odróżnić dwa pojęcia: delegacja w sensie pracowniczym oraz wartość diety jako koszt podatkowy przedsiębiorcy.

Właściciel firmy nie jest własnym pracownikiem, dlatego nie przysługuje mu delegacja rozumiana jako polecenie wyjazdu służbowego wydane pracownikowi. Może natomiast, na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet za podróż służbową, ale tylko do wysokości diet przysługujących pracownikom.

To, że istotą działalności transportowej jest przemieszczanie się, samo w sobie nie wyłącza prawa do rozliczenia diet. Organy podatkowe i sądy administracyjne od lat przyjmują, że przedsiębiorca transportowy także może odbywać podróże służbowe, jeżeli wyjazd spełnia warunki podatkowe.

Kiedy przejazd przedsiębiorcy jest podróżą służbową?

Dla celów podatkowych najważniejsze jest ustalenie, czy wyjazd jest związany z osiągnięciem przychodu, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu oraz czy odbywa się poza stałym miejscem wykonywania działalności. W praktyce znaczenie mają dane ujawnione w CEIDG, umowy z kontrahentami, zlecenia transportowe, dokumenty przewozowe i faktyczny sposób prowadzenia firmy.

Jeżeli przedsiębiorca ma stałe miejsce wykonywania działalności, a przewóz realizuje poza tym miejscem, można mówić o podróży służbowej na potrzeby art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy PIT. Jeżeli natomiast z dokumentów i realiów działalności wynika, że firma nie ma jednego stałego punktu, a działalność jest wykonywana stale w różnych miejscach, rozliczenie diet wymaga szczególnej ostrożności i dobrego opisania zasad ewidencji.

Nie ma wymogu, aby wyjazd miał charakter wyjątkowy lub incydentalny. Przewozy wykonywane regularnie także mogą stanowić podstawę do naliczenia diet, o ile każda podróż jest udokumentowana i ma gospodarczy cel.

Ile wynosi dieta krajowa przedsiębiorcy?

Wysokość diety krajowej wynika z rozporządzenia dotyczącego należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej. Stawka diety krajowej wynosi 45 zł za dobę podróży. Przedsiębiorca może ująć w kosztach podatkowych wartość diety tylko do tego limitu.

Przy podróży krajowej trwającej krócej niż dobę stosuje się zasady proporcjonalne:

• do 8 godzin dieta nie przysługuje,
• powyżej 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety,
• powyżej 12 godzin przysługuje pełna dieta.

Przy podróży trwającej dłużej niż dobę za każdą pełną dobę przysługuje pełna dieta, a za niepełną rozpoczętą dobę stosuje się zasady wynikające z rozporządzenia. Jeżeli przedsiębiorca miał zapewnione bezpłatne wyżywienie, wartość diety należy odpowiednio pomniejszyć.

Diety zagraniczne w firmie transportowej

W przypadku tras zagranicznych limit diety zależy od państwa, do którego odbywana jest podróż. Stawki dla poszczególnych krajów określa załącznik do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Przedsiębiorca nie może przyjąć dowolnej stawki, nawet jeżeli faktyczne koszty wyżywienia były wyższe.

Przy podróży zagranicznej za pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę co do zasady stosuje się następujące proporcje: do 8 godzin 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin 1/2 diety, ponad 12 godzin pełna dieta. Jeżeli zapewniono posiłki, dietę należy obniżyć według zasad przewidzianych w rozporządzeniu.

W transporcie międzynarodowym szczególnie istotne jest prawidłowe ustalenie czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży, przekroczenia granic, państw docelowych oraz dokumentów potwierdzających zlecenie. W razie kontroli sama informacja, że przedsiębiorca był w trasie, może być niewystarczająca.

Jak ująć dietę w kosztach podatkowych?

Podstawą ujęcia diety w kosztach jest art. 22 ust. 1 ustawy PIT. Wydatek albo wartość rozliczana w kosztach musi być związana z działalnością, racjonalna, prawidłowo udokumentowana i niewyłączona z kosztów przez art. 23 ustawy PIT.

Diety dotyczą kosztów podróży, a nie kosztów stałego miejsca prowadzenia firmy. Te ostatnie trzeba rozliczać odrębnie; inne zasady dotyczą na przykład firmy w mieszkaniu prywatnym, zgody właściciela i kosztów.

Dieta przedsiębiorcy ma szczególny charakter, ponieważ nie jest fakturą za posiłek ani wynagrodzeniem wypłaconym samemu sobie. W praktyce ujmuje się ją na podstawie dowodu wewnętrznego, zestawienia podróży albo innego dokumentu księgowego przyjętego w firmie, pod warunkiem że dokument zawiera dane pozwalające zweryfikować wyliczenie.

W dokumencie warto wskazać co najmniej:

• datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia podróży,
• trasę i kraj docelowy, a przy trasach zagranicznych także informacje potrzebne do ustalenia właściwej stawki,
• cel gospodarczy wyjazdu, numer zlecenia albo kontrahenta,
• liczbę należnych diet i zastosowaną stawkę,
• informację o zapewnionym wyżywieniu, jeżeli miało miejsce.

Dokumentami pomocniczymi mogą być zlecenia transportowe, listy przewozowe CMR, faktury za paliwo, opłaty drogowe, bilety, dane z tachografu, potwierdzenia załadunku i rozładunku oraz korespondencja z kontrahentem.

Czego nie można rozliczyć jak diety?

Do kosztów podatkowych można zaliczyć wartość diet tylko do limitu określonego dla pracowników. Nadwyżka ponad limit nie jest kosztem uzyskania przychodu. Nie należy też traktować diety jako zwrotu wszystkich kosztów utrzymania w trasie.

Inne wydatki, takie jak paliwo, opłaty drogowe, parkingi, promy, naprawy, noclegi czy usługi serwisowe, rozlicza się odrębnie na zasadach ogólnych, jeżeli są poniesione w celu uzyskania przychodu i są prawidłowo udokumentowane. W przypadku noclegu bez faktury lub rachunku samo naliczenie ryczałtu noclegowego przedsiębiorcy może być kwestionowane, dlatego bezpieczniejsze jest ujmowanie rzeczywiście poniesionych i udokumentowanych wydatków.

Jeżeli przedsiębiorca opodatkowuje przychody ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, nie rozlicza kosztów uzyskania przychodów. W takiej formie opodatkowania dieta może mieć znaczenie ewidencyjne lub kalkulacyjne, ale nie obniża podstawy opodatkowania PIT tak jak przy skali podatkowej albo podatku liniowym.

Co z właścicielem spółki albo kierowcą zatrudnionym w firmie?

Zasady opisane w artykule dotyczą przede wszystkim osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą i samodzielnie wykonującej przewozy. Inaczej należy ocenić sytuację, gdy kierowca jest pracownikiem, zleceniobiorcą albo członkiem zarządu spółki. Wtedy znaczenie mają przepisy o podróżach służbowych pracowników, umowa łącząca strony, zasady rozliczania wynagrodzeń oraz przepisy podatkowe właściwe dla danej formy współpracy.

Jeżeli działalność transportowa jest prowadzona w formie spółki z o.o., samo bycie wspólnikiem nie oznacza automatycznie prawa do rozliczania własnych diet na zasadach właściwych dla jednoosobowej działalności gospodarczej. Konieczna jest analiza, czy osoba wykonuje przewozy na podstawie umowy ze spółką, powołania, zatrudnienia, kontraktu menedżerskiego albo własnej działalności.

FAQ

Czy właściciel firmy może wystawić sobie delegację?

Nie w sensie pracowniczym. Przedsiębiorca nie wydaje sam sobie polecenia wyjazdu służbowego jak pracodawca pracownikowi. Może jednak sporządzić dokument wewnętrzny i na jego podstawie ująć w kosztach wartość diet, jeżeli spełnia warunki podatkowe.

Czy kierowca prowadzący własną firmę transportową może rozliczać diety codziennie?

Może rozliczać diety za rzeczywiste podróże związane z działalnością, jeżeli każda z nich jest prawidłowo udokumentowana i odbywa się poza stałym miejscem wykonywania działalności. Automatyczne naliczanie diet bez ewidencji trasy i czasu jest ryzykowne.

Czy dieta przedsiębiorcy jest kosztem brutto czy netto?

Dieta nie jest fakturą za usługę ani zakup towaru, dlatego nie rozlicza się od niej podatku VAT. Do kosztów podatkowych ujmuje się wartość diety obliczoną według właściwego limitu.

Czy można rozliczyć wyższą dietę niż limit pracowniczy?

Nie. Nadwyżka ponad stawkę przewidzianą dla pracowników nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno podróży krajowych, jak i zagranicznych.

Czy faktury za hotel i parking rozlicza się razem z dietą?

Nie. Dieta dotyczy zwiększonych kosztów wyżywienia. Hotel, parking, opłaty drogowe czy paliwo rozlicza się odrębnie jako wydatki firmowe, jeżeli są poniesione w związku z działalnością i prawidłowo udokumentowane.