Wynagrodzenie członka rady nadzorczej za pracę w SA

Czy członek rady nadzorczej może pracować dla spółki akcyjnej?

Tak, ale nie w każdym przypadku. Sam fakt bycia członkiem rady nadzorczej spółki akcyjnej nie wyklucza automatycznie zawarcia ze spółką umowy o pracę, umowy zlecenia albo umowy o dzieło. Nie oznacza to jednak pełnej swobody. O dopuszczalności takiej umowy decydują przede wszystkim przepisy Kodeksu spółek handlowych, treść statutu spółki, regulaminy wewnętrzne oraz rzeczywisty sposób wykonywania pracy lub usług. Jeżeli przedsiębiorcy dopiero wybierają formę spółki i model nadzoru, warto porównać, kiedy warto założyć prostą spółkę akcyjną oraz jak może działać prosta spółka akcyjna w startupie z inwestorem, ponieważ struktura organów PSA może być inna niż w klasycznej S.A.

Najważniejszy jest art. 387 Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem członkiem rady nadzorczej spółki akcyjnej nie może być między innymi członek zarządu, prokurent, likwidator, kierownik oddziału lub zakładu, zatrudniony w spółce główny księgowy, radca prawny albo adwokat. Zakaz obejmuje również osoby bezpośrednio podlegające członkowi zarządu albo likwidatorowi.

W praktyce największe znaczenie ma ostatnia grupa. Jeżeli z zakresu obowiązków, schematu organizacyjnego albo faktycznego wykonywania pracy wynika, że członek rady podlega bezpośrednio zarządowi, połączenie funkcji w radzie z zatrudnieniem może być niedopuszczalne. Nie wystarczy więc sama nazwa stanowiska. Trzeba zbadać realną zależność służbową i sposób wydawania poleceń.

Etat, zlecenie albo dzieło a zakaz podporządkowania zarządowi

Przy umowie o pracę trzeba zachować szczególną ostrożność, ponieważ istotą stosunku pracy jest podporządkowanie pracownika pracodawcy. Nie każde zatrudnienie pracownicze członka rady będzie jednak automatycznie sprzeczne z KSH. Problem powstaje przede wszystkim wtedy, gdy dana osoba znajduje się w strukturze bezpośrednio pod członkiem zarządu albo likwidatorem albo zajmuje stanowisko wyraźnie wymienione w art. 387 KSH.

Jeżeli członek rady miałby pracować na stanowisku specjalistycznym, które podlega kierownikowi działu, dyrektorowi lub innej osobie niebędącej członkiem zarządu, trzeba ocenić, czy nie dochodzi mimo to do faktycznego bezpośredniego podporządkowania zarządowi. Liczy się nie tylko zapis w umowie, ale także praktyka: kto wyznacza zadania, kto kontroluje pracę, kto akceptuje urlopy, rozlicza czas pracy i decyduje o wynagrodzeniu.

Podobnie należy oceniać umowy cywilnoprawne. Umowa zlecenia albo umowa o dzieło nie powinna służyć obejściu zakazu z art. 387 KSH. Jeżeli członek rady wykonuje stałe czynności pod bieżącym kierownictwem zarządu, w godzinach i miejscu wskazanym przez spółkę, ryzyko prawne jest większe. Jeżeli natomiast umowa dotyczy samodzielnego, wyodrębnionego zadania, na rynkowych warunkach i bez podporządkowania organizacyjnego, jej zawarcie może być dopuszczalne.

Zobacz również: porównanie umowy zlecenia i działalności gospodarczej

Wynagrodzenie za funkcję w radzie a wynagrodzenie za pracę

Trzeba odróżnić dwa rodzaje świadczeń. Pierwsze to wynagrodzenie za pełnienie funkcji członka rady nadzorczej. Drugie to wynagrodzenie za odrębną pracę, usługę albo dzieło wykonywane na rzecz spółki.

Art. 392 § 1 Kodeksu spółek handlowych przewiduje, że członkom rady nadzorczej może zostać przyznane wynagrodzenie. Zasady jego przyznania powinny wynikać ze statutu spółki albo uchwały walnego zgromadzenia. Jeżeli członek rady nie otrzymuje wynagrodzenia za udział w pracach rady, nie powstaje z tego tytułu przychód ani obowiązek składkowy.

Inaczej jest z wynagrodzeniem z umowy o pracę, zlecenia albo dzieła. Takie wynagrodzenie jest rozliczane według zasad właściwych dla danego rodzaju umowy. Nie powinno ono jednak w rzeczywistości stanowić ukrytej zapłaty za pełnienie funkcji w radzie nadzorczej. Dla bezpieczeństwa warto zadbać o wyraźny zakres obowiązków, dowody wykonania pracy oraz uchwały lub zgody wymagane przez statut albo regulaminy spółki.

Podatki i składki ZUS od wynagrodzenia członka rady

Jeżeli członek rady nadzorczej otrzymuje wynagrodzenie za pełnienie funkcji w radzie, przychód ten co do zasady kwalifikuje się w podatku PIT jako przychód z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wynagrodzenie członka rady nadzorczej stanowi również odrębny tytuł do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych na podstawie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Obowiązek ten istnieje niezależnie od tego, czy członek rady ma inny tytuł do ubezpieczeń, na przykład umowę o pracę, albo pobiera emeryturę lub rentę. Członkowie rad nadzorczych podlegają także ubezpieczeniu zdrowotnemu na zasadach określonych w ustawie o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Jeżeli jednak członek rady nie otrzymuje wynagrodzenia za pełnienie funkcji, nie ma podstawy do naliczania składek z tego tytułu. Ewentualny etat, zlecenie albo dzieło rozlicza się odrębnie. Umowa o pracę podlega standardowym zasadom opodatkowania i oskładkowania. Umowa zlecenia wymaga oceny zbiegu tytułów do ubezpieczeń. Umowa o dzieło co do zasady nie jest samodzielnym tytułem do składek ZUS, ale wyjątki mogą wystąpić zwłaszcza wtedy, gdy dzieło jest zawierane z własnym pracodawcą albo wykonywane na jego rzecz.

Koszty podatkowe spółki

Na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych trzeba odróżnić wydatki związane z funkcją w radzie nadzorczej od wynagrodzenia za rzeczywiście wykonaną pracę lub usługę. Art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ogranicza zaliczanie do kosztów podatkowych wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Wynagrodzenie wypłacane członkowi rady z tytułu odrębnej umowy może być kosztem podatkowym spółki, jeżeli spełnia ogólne warunki kosztu uzyskania przychodu: jest gospodarczo uzasadnione, pozostaje w związku z działalnością spółki, zostało prawidłowo udokumentowane i nie jest świadczeniem pozornym. W praktyce szczególne znaczenie ma wykazanie, że spółka faktycznie otrzymała pracę, usługę albo dzieło, a wysokość wynagrodzenia odpowiada warunkom rynkowym.

Ryzyka organizacyjne i konflikt interesów

Nawet gdy dodatkowa umowa nie narusza wprost art. 387 KSH, trzeba ocenić ją przez pryzmat konfliktu interesów i niezależności rady nadzorczej. Rada ma kontrolować działalność spółki, w tym działania zarządu. Jeżeli członek rady jest jednocześnie ekonomicznie zależny od zarządu albo wykonuje dla niego bieżące zadania, może powstać wątpliwość co do obiektywizmu nadzoru.

Bezpieczna praktyka obejmuje w szczególności: pisemną umowę, jasny zakres świadczeń, rynkowe wynagrodzenie, dokumenty potwierdzające wykonanie pracy, analizę podporządkowania oraz sprawdzenie, czy statut spółki nie wymaga dodatkowej zgody. W spółkach o rozbudowanej strukturze warto także zadbać o uchwałę właściwego organu albo przynajmniej formalne ujawnienie potencjalnego konfliktu interesów.

Zobacz również: zasady rozliczania diet i delegacji w działalności

FAQ

Czy członek rady nadzorczej może mieć etat w tej samej spółce?

Może, ale tylko wtedy, gdy nie zajmuje stanowiska objętego zakazem z art. 387 KSH i nie podlega bezpośrednio członkowi zarządu albo likwidatorowi. Trzeba ocenić nie tylko umowę, lecz także faktyczną strukturę organizacyjną.

Czy członek rady może zawrzeć ze spółką umowę zlecenia?

Tak, jeżeli zlecenie dotyczy rzeczywistych usług, nie zastępuje wynagrodzenia za funkcję w radzie i nie powoduje bezpośredniego podporządkowania zarządowi. Umowa powinna jasno określać zakres usług i wynagrodzenie.

Czy umowa o dzieło z członkiem rady jest bezpieczniejsza niż etat?

Nie zawsze. Umowa o dzieło może być właściwa tylko wtedy, gdy jej przedmiotem jest konkretny, sprawdzalny rezultat. Jeżeli w praktyce członek rady wykonuje stałe czynności na polecenie zarządu, sama nazwa umowy nie usuwa ryzyka prawnego.

Czy brak wynagrodzenia za radę oznacza brak składek ZUS?

Brak wynagrodzenia za pełnienie funkcji w radzie oznacza brak podstawy do naliczenia składek z tego tytułu. Jeżeli jednak ta sama osoba otrzymuje wynagrodzenie z etatu lub zlecenia, składki rozlicza się według zasad właściwych dla tej umowy.

Czy spółka może zaliczyć takie wynagrodzenie do kosztów podatkowych?

Co do zasady jest to możliwe, jeżeli wynagrodzenie dotyczy realnie wykonanej pracy lub usługi, jest gospodarczo uzasadnione i prawidłowo udokumentowane. Szczególnej ostrożności wymagają świadczenia, które mogą wyglądać jak ukryte wynagrodzenie za funkcję w radzie.

Źródła

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. z 2000 r. Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, Dz.U. z 1991 r. Nr 80, poz. 350 z późn. zm.
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, Dz.U. z 1992 r. Nr 21, poz. 86 z późn. zm.
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Dz.U. z 1998 r. Nr 137, poz. 887 z późn. zm.
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, Dz.U. z 2004 r. Nr 210, poz. 2135 z późn. zm.

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.