Umowa zlecenie czy działalność dla firmy z UE?

Forma współpracy z zagraniczną firmą z UE

W opisanej sytuacji nie należy patrzeć wyłącznie na nazwę umowy. Trzeba ustalić, czy współpraca ma mieć charakter rzeczywistego zlecenia, czy samodzielnej działalności gospodarczej. Jeżeli wykonuje Pani usługi we własnym imieniu, w sposób zorganizowany, powtarzalny i na własne ryzyko, naturalnym rozwiązaniem może być jednoosobowa działalność gospodarcza. Jeżeli natomiast zagraniczny podmiot zleca konkretne czynności, a Pani nie chce prowadzić firmy, możliwa jest umowa zlecenia lub umowa o świadczenie usług.

Przy kontrahencie z UE bez siedziby i przedstawicielstwa w Polsce kluczowe jest to, kto będzie płatnikiem składek i kto faktycznie wykona rozliczenia. W praktyce zagraniczny zleceniodawca może mieć obowiązki w Polsce, ale często strony ustalają, że formalności wykonuje osoba pracująca w Polsce. Takie rozwiązanie trzeba przygotować ostrożnie, ponieważ błędne rozliczenia mogą skutkować zaległościami w ZUS albo podatku.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia albo umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, co do zasady podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Od tej zasady istnieją jednak ważne wyjątki, zwłaszcza dotyczące uczniów i studentów do 26. roku życia.

Zobacz również: B2B dla studenta

Umowa zlecenia: ZUS, podatek i formalności

Jeżeli jest Pani studentką lub uczennicą i nie ukończyła 26 lat, umowa zlecenia z reguły nie powoduje obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne. Dodatkowo wynagrodzenie z umowy zlecenia może korzystać z ulgi dla młodych, o ile spełnione są warunki ustawowe i nie zostanie przekroczony limit zwolnienia. W takim wariancie zlecenie jest zwykle najprostsze i najkorzystniejsze finansowo.

Jeżeli nie ma Pani statusu ucznia lub studenta do 26. roku życia, umowa zlecenia jest już znacznie mniej atrakcyjna. Co do zasady pojawiają się składki emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne, a chorobowe jest dobrowolne. Dochodzi także podatek dochodowy rozliczany z uwzględnieniem kosztów uzyskania przychodów, najczęściej 20%, chyba że przepisy pozwalają na inne koszty.

Biurokratycznie zlecenie może być proste wtedy, gdy polski płatnik rozlicza wszystko za zleceniobiorcę. Przy podmiocie zagranicznym bez siedziby w Polsce ta przewaga może zniknąć, jeżeli to Pani będzie musiała przygotowywać dokumenty do ZUS, pilnować terminów i samodzielnie rozliczać podatek w Polsce.

Powiązany temat omawia artykuł: zawieszenie działalności a wykonywanie usług.

Działalność gospodarcza: kiedy może być korzystniejsza?

Jednoosobowa działalność gospodarcza może być korzystna, gdy współpraca ma charakter stały, samodzielny i usługowy, a Pani chce wystawiać faktury, pozyskiwać kolejnych kontrahentów oraz rozliczać realne koszty. Obecnie podstawą oceny, czy mamy do czynienia z działalnością gospodarczą, jest przede wszystkim Prawo przedsiębiorców, a nie uchylona ustawa o swobodzie działalności gospodarczej.

Te same kryteria warto odnieść do innych regularnych usług wykonywanych samodzielnie; dobrym przykładem są korepetycje i kursy online oraz moment, w którym trzeba założyć działalność.

Przedsiębiorca może wybrać formę opodatkowania, jeżeli spełnia ustawowe warunki. Najczęściej wchodzą w grę: skala podatkowa, podatek liniowy albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Karta podatkowa nie jest już powszechnie dostępna dla nowych przedsiębiorców, dlatego przy nowych działalnościach zwykle nie traktuje się jej jako realnej opcji.

Przy skali podatkowej i podatku liniowym można rozliczać koszty uzyskania przychodu, np. część kosztów Internetu, sprzętu, telefonu albo wydatków związanych z wydzieloną częścią mieszkania, o ile mają rzeczywisty związek z działalnością i są prawidłowo udokumentowane. Przy ryczałcie podatek płaci się od przychodu, bez pomniejszania go o koszty, ale stawka może być niższa. W usługach pośrednictwa właściwa stawka ryczałtu zależy od faktycznego zakresu usług i klasyfikacji, dlatego nie należy automatycznie zakładać jednej stawki dla każdego pośrednictwa.

Osoba rozpoczynająca działalność może, po spełnieniu warunków, korzystać z ulgi na start, a następnie z preferencyjnych składek społecznych przez 24 miesiące. Trzeba jednak pamiętać, że ulga na start nie zwalnia ze składki zdrowotnej, a wysokość tej składki zależy od wybranej formy opodatkowania oraz osiąganych dochodów albo przychodów. Po okresie preferencji obciążenia mogą istotnie wzrosnąć.

VAT i VAT-UE przy usługach dla kontrahenta z UE

Założenie, że przy usługach pośrednictwa nie trzeba interesować się VAT, może być zbyt uproszczone. Nawet jeżeli korzysta Pani ze zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce, usługi świadczone dla podatnika z innego państwa UE mogą wymagać rejestracji do VAT-UE i składania informacji podsumowujących. W wielu typowych relacjach B2B miejscem opodatkowania usługi jest państwo siedziby usługobiorcy, ale prawidłowe rozliczenie zależy od rodzaju usługi, statusu kontrahenta i dokumentów.

W praktyce przed wystawianiem faktur dla firmy z UE trzeba ustalić, czy kontrahent jest podatnikiem VAT, czy posiada ważny numer VAT-UE, jaki opis powinien znaleźć się na fakturze i czy po Pani stronie powstanie obowiązek raportowania. To jest jedna z istotnych różnic między prostym krajowym zleceniem a działalnością gospodarczą świadczącą usługi na rzecz zagranicznego przedsiębiorcy.

Co jest korzystniejsze finansowo i organizacyjnie?

Dla studentki do 26. roku życia, przy niewielkich przychodach i niewielkich kosztach, umowa zlecenia najczęściej będzie korzystniejsza. Brak składek ZUS i możliwość zastosowania ulgi dla młodych mogą sprawić, że obciążenia będą bardzo niskie, a formalności ograniczone.

Dla osoby, która nie jest studentką do 26. roku życia, odpowiedź nie jest już tak jednoznaczna. Jeżeli przychody są naprawdę niskie, stałe obciążenia działalności, składka zdrowotna i księgowość mogą pochłonąć znaczną część wynagrodzenia. Jeżeli jednak współpraca ma być stała, a Pani może korzystać z ulgi na start i preferencyjnego ZUS, działalność gospodarcza może być bardziej opłacalna niż oskładkowane zlecenie.

Pod względem biurokracji zlecenie wygrywa tylko wtedy, gdy zagraniczny zleceniodawca prawidłowo przejmuje obowiązki płatnika albo rozliczenia są proste i jednoznaczne. Jeżeli i tak ma Pani samodzielnie składać dokumenty, działalność gospodarcza może dawać większą przejrzystość: rejestracja w CEIDG, wybrana forma opodatkowania, faktury, ewidencja i jedno rozliczanie przychodów z działalności.

Na co uważać przed podpisaniem umowy?

Przed wyborem formy współpracy warto sprawdzić kilka elementów: kto jest stroną umowy, w jakim kraju będzie wykonywana praca, czy usługi będą wykonywane wyłącznie z Polski, czy ma Pani innych kontrahentów, jak będzie wyglądać odpowiedzialność za rezultat i kto będzie ponosił ryzyko gospodarcze. Jeżeli współpraca wygląda jak podporządkowanie pracownicze, samo nazwanie jej zleceniem albo B2B nie rozwiązuje problemu.

Warto także porównać symulację netto dla obu wariantów. W kalkulacji należy uwzględnić PIT, składki społeczne, składkę zdrowotną, ewentualne koszty księgowości, koszty bankowe, program do faktur, obowiązki VAT-UE i realne koszty pracy w domu. Dopiero takie porównanie pokaże, czy niższe składki na początku działalności rzeczywiście rekompensują dodatkowe formalności.

Przeczytaj również: zakładanie firmy w Polsce

FAQ

Czy zagraniczna firma z UE może zawrzeć ze mną umowę zlecenia?

Tak, jest to możliwe. Trzeba jednak ustalić, jakie prawo ma regulować umowę oraz kto i w jaki sposób rozliczy składki oraz podatek w Polsce. Jeżeli praca jest wykonywana w Polsce, polskie przepisy ubezpieczeniowe mogą mieć istotne znaczenie.

Czy student do 26. roku życia płaci ZUS od umowy zlecenia?

Co do zasady uczeń lub student do 26. roku życia nie podlega składkom ZUS z tytułu umowy zlecenia. Należy jednak upewnić się, że dana osoba rzeczywiście ma status studenta lub ucznia w rozumieniu przepisów i że umowa nie ma innego charakteru.

Czy przy działalności gospodarczej zawsze trzeba być czynnym podatnikiem VAT?

Nie zawsze. Możliwe jest korzystanie ze zwolnienia podmiotowego, jeżeli spełnione są warunki ustawowe. Przy usługach dla firm z UE może jednak pojawić się obowiązek rejestracji do VAT-UE i składania informacji podsumowujących, nawet gdy przedsiębiorca nie rozlicza krajowego VAT jako czynny podatnik.

Czy Internet i część mieszkania można zaliczyć do kosztów firmy?

Tak, ale tylko w zakresie, w jakim wydatek ma związek z działalnością gospodarczą i jest prawidłowo udokumentowany. Przy pracy z domu trzeba zachować rozsądną proporcję i umieć wykazać, że dana część wydatku rzeczywiście służy działalności.

Czy ryczałt zawsze będzie najlepszy przy niskich kosztach?

Nie zawsze. Ryczałt może być korzystny, gdy koszty są niewielkie, ale stawka zależy od rodzaju usług. Trzeba też uwzględnić składkę zdrowotną, brak możliwości rozliczenia kosztów oraz ewentualne ulgi dostępne przy innych formach opodatkowania.

Podsumowanie

Jeżeli jest Pani studentką do 26. roku życia, umowa zlecenia z firmą z UE może być najkorzystniejsza finansowo, bo zwykle pozwala uniknąć składek ZUS. Jeżeli nie spełnia Pani tego warunku, działalność gospodarcza często daje większą elastyczność, możliwość wyboru opodatkowania i rozliczania kosztów, ale wymaga obsługi ZUS, podatków, faktur i potencjalnych obowiązków VAT-UE.

Przy niskich przychodach najbezpieczniej przygotować dwie kalkulacje: zlecenie oraz działalność gospodarczą. Dopiero zestawienie wszystkich składek, podatków i kosztów administracyjnych pokaże, która forma jest realnie korzystniejsza w Pani sytuacji.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887

2. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, Dz.U. 2018 poz. 646

3. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350

4. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535

5. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, Dz.U. 1998 nr 144 poz. 930

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.